Termijnfactuur, deelfactuur, eindfactuur: het verschil – en welke u wanneer schrijft

Termijnfactuur: een tussentijdse betaling terwijl de opdracht nog loopt. Ze wordt op het eind in de eindfactuur weer afgetrokken. Deelfactuur: de definitieve factuur voor een deel van de opdracht dat af en opgeleverd is. Ze wordt later niet meer afgetrokken. Eindfactuur: de afrekening op het eind, waarin alle termijnen worden afgetrokken. Het belangrijke verschil zit niet in de naam maar in het gevolg: bij een deelfactuur is dat deel van het werk afgesloten – de termijn voor gebrekenclaims loopt vanaf de oplevering, en u kunt niets meer nasturen. Bij termijnen blijft tot de eindfactuur alles open en corrigeerbaar.

Inhoud

1. De drie naast elkaar
2. Termijnfactuur: de standaardoplossing voor lopende opdrachten
3. Deelfactuur: de voorwaarde die bijna altijd ontbreekt
4. Eindfactuur: wat hier samenkomt
5. Het btw-verschil dat bijna niemand uitlegt
6. De drie meest gemaakte fouten
7. Drie vragen uit de praktijk
8. Wat hiervan overblijft voor kleine ondernemers

De drie naast elkaar

Ezelsbruggetje: termijn = voorschot op onafgewerkt werk. Deelfactuur = klaar en afgevinkt. Eindfactuur = eindafrekening.

Termijnfactuur: de standaardoplossing voor lopende opdrachten

Voor verreweg de meeste gevallen is de termijnfactuur het juiste instrument. U mag termijnen vragen ter hoogte van de waarde die u al hebt geleverd – dat staat in § 632a van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) en geldt zonder aparte afspraak.

Drie dingen om te kennen:

• U moet aantonen wat u hebt geleverd. De wet eist een opstelling die een „snelle en betrouwbare beoordeling" mogelijk maakt. Praktisch: posten zoals in de offerte, met hoeveelheden en stand – niet „termijn 1: 5.000 €".
• Bij gebreken mag de klant inhouden. Voldoet het geleverde niet aan de overeenkomst, dan mag hij een passend deel achterhouden. Tot de oplevering moet u bewijzen dat uw werk in orde was – niet de klant het tegendeel.
• Is de Duitse VOB/B overeengekomen, dan wordt de termijn 21 dagen na ontvangst van uw opstelling opeisbaar. Zonder VOB/B geldt wat in het contract staat.

Het grote voordeel: niets daarvan is definitief. Zet u een termijn te hoog of te laag in, dan wordt dat in de eindfactuur rechtgetrokken.

Hoe zo'n factuur er precies uitziet, staat in Termijnfactuur schrijven.

Deelfactuur: de voorwaarde die bijna altijd ontbreekt

Een deelfactuur is geen „grotere termijnfactuur". Ze veronderstelt dat een deel van de opdracht contractueel als eigen deel is afgesproken – met een eigen prijs – en dat dit deel is opgeleverd. Volgens de VOB/B kunnen in zichzelf afgeronde delen van het werk na een deeloplevering definitief worden vastgesteld en betaald, ongeacht hoe het met de rest verdergaat.

Precies daarop strandt het in de praktijk meestal: in het contract staat één totaalbedrag, er was geen deeloplevering – dan is het een termijnfactuur, ook al staat er „deelfactuur" op.

Bijzonder vaak verkeerd ingedeeld wordt de betaling in termijnen: betalingstermijnen zijn geen deelprestaties. Voert u één opdracht uit en betaalt de klant die in drie termijnen, dan blijft het één eenmalige prestatie – hoe die termijnen ook in het contract staan. Het Duitse Bundesfinanzhof heeft dat met arrest van 1 februari 2022 verduidelijkt: een deelprestatie veronderstelt een prestatie met doorlopend of terugkerend karakter. Bij een bouwopdracht die in opgeleverde fasen loopt, is dat vervuld – bij een eenmalige levering op afbetaling niet.

Waar het wel klopt: een opdracht omvat badkamer en keuken, beide apart opgedragen en apart geprijsd. De badkamer is klaar en opgeleverd, aan de keuken wordt nog gewerkt. De badkamer kunt u definitief afrekenen.

Dat moet u vooraf weten, want een deeloplevering heeft gevolgen:

• De verjaring voor gebreken begint meteen – bij bouwwerken is dat vijf jaar, gerekend vanaf de oplevering van dat deel. Niet vanaf het einde van de hele opdracht.
• Het risico gaat over. Wordt de opgeleverde badkamer later op de bouwplaats beschadigd, dan is dat niet meer automatisch uw probleem.
• Het bedrag is uit de verrekening. Het duikt in de eindfactuur niet meer op in het aftrekblok.

Dat kan gunstig voor u zijn: de garantietermijn loopt eerder af en het geld is definitief verdiend. Voor de klant is het eerder onaantrekkelijk – daarom komen echte deelopleveringen zelden vanzelf tot stand. Wilt u er een, dan moet die in het contract.

Eindfactuur: wat hier samenkomt

De eindfactuur toont de volledige prestatie en trekt daarvan de al gestuurde termijnen af – telkens het nettobedrag en de daarop drukkende btw. Worden de btw-bedragen weggelaten, dan bent u de btw uit de eindfactuur nog een keer volledig verschuldigd. Hoe de aftrek er correct uitziet, met rekenvoorbeeld en model, staat in Eindfactuur met aftrek van de termijnen.

Is de VOB/B overeengekomen, dan gelden extra termijnen: de slotbetaling wordt uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de controleerbare eindfactuur opeisbaar; alleen als dat zakelijk gerechtvaardigd en uitdrukkelijk afgesproken is, mogen het 60 dagen zijn. Betaalt de klant minder dan gefactureerd, dan moet binnen 28 dagen na de mededeling over de slotbetaling een voorbehoud worden gemaakt – en binnen nog eens 28 dagen onderbouwd, anders vervalt het. Wie deze termijnen mist, verliest aanspraken, niet alleen tijd.

Het btw-verschil dat bijna niemand uitlegt

Hier gaan termijnfactuur en deelfactuur echt uiteen – en dat raakt uw rekening.

Bij de termijn ontstaat de btw pas als het geld binnen is. U geeft die aan in het tijdvak waarin de betaling binnenkwam. Stuurt u in juni een termijnfactuur en betaalt de klant in augustus, dan hoort de btw in augustus.

Bij een echte deelprestatie ontstaat de btw met de uitvoering – dus wanneer het deel klaar en opgeleverd is. Of de klant al betaald heeft, doet niet ter zake.

Het verschil in de praktijk: u laat in juni een afgebakende bouwfase van 20.000 euro opleveren en stuurt een deelfactuur. De klant betaalt pas in september. De 3.800 euro btw moet u toch voor juni aangeven en uit eigen zak voorschieten. Bij een termijnfactuur was dat niet gebeurd.

Wie krap bij kas zit, vaart met termijnen dus rustiger.

Eén uitzondering betreft de bouw: werkt u voor een ander bouwbedrijf, dan bent niet u de btw verschuldigd maar uw opdrachtgever – ook bij termijnen. Wanneer dat geldt, staat in § 13b UStG bij bouwdiensten.

De drie meest gemaakte fouten

„Deelfactuur" erop zetten, termijn bedoelen. Het meest voorkomende geval. Zolang geen eigen prestatiedeel is afgesproken en opgeleverd, is het een termijn. Noem het dan ook zo – anders twist u later over wanneer de garantie is gaan lopen.

De deelfactuur in de eindfactuur nog eens aftrekken. Afgetrokken worden alleen termijnen, dus betalingen voor nog niet uitgevoerde prestaties. Een afgerekende deelprestatie is afgehandeld en belast. Op het eind rekent u alleen nog af wat overblijft.

Termijnen zonder opstelling. Eén regel „termijn 2" zonder stand van het werk is niet controleerbaar. De klant mag de betaling ophouden, en bij de VOB/B begint de termijn van 21 dagen niet eens te lopen.

Drie vragen uit de praktijk

Hoeveel termijnen mag ik sturen? Er is geen vast aantal. Maatstaf is de waarde van wat u al hebt geleverd – volgens de VOB/B moeten termijnen zelfs „in korte tijdsafstanden" worden toegekend als u erom vraagt. Praktisch koppelt u ze aan bouwfasen of maanden. Belangrijk: elke termijnfactuur heeft een eigen, doorlopend factuurnummer nodig, anders wordt de aftrek in de eindfactuur onoverzichtelijk.

Moet de klant termijnen überhaupt accepteren? Ja. Het recht op termijnbetalingen staat in de wet en geldt ook als er in het contract niets over staat. De klant mag echter een passend deel achterhouden als het geleverde gebreken heeft – en tot de oplevering moet u bewijzen dat uw werk in orde was.

Is een vooruitbetaling hetzelfde als een termijn? In het dagelijks gebruik niet: een vooruitbetaling komt binnen voordat er überhaupt gewerkt is – bijvoorbeeld als zekerheid voor materiaal. Een termijn veronderstelt dat een deel van het werk al gedaan is. Voor de btw worden beide gelijk behandeld: de btw ontstaat bij ontvangst van het geld, en beide worden in de eindfactuur afgetrokken.

Wat hiervan overblijft voor kleine ondernemers

Als kleine ondernemer volgens § 19 UStG vermeldt u geen btw. Het hele btw-gedeelte vervalt voor u – en daarmee ook de duurste valkuil. Wat blijft, is toch belangrijk:

• Termijnen mag u net zo goed vragen. § 632a BGB geldt los van de btw.
• De opstelling van de stand van het werk hebt u net zo goed nodig.
• En de deeloplevering heeft voor u hetzelfde gevolg: de termijn voor gebrekenclaims begint meteen te lopen.

Bent u onzeker welke van de drie past: vraag uzelf af of de klant dit deel al heeft opgeleverd. Nee? Dan is het een termijn.

Dit artikel legt uit welke factuur wanneer past – niet hoe ze wordt geboekt. Wie ook de boekhoudkant nodig heeft, dus hoe vooruitbetalingen worden geboekt en met de eindfactuur weer worden opgelost, vindt dat bij DATEV in Anzahlungen richtig buchen (stand februari 2026, betaald). Dat is voor boekhouding en belastingadvies geschreven en gaat aanzienlijk dieper.

Bronnen: § 632a BGB · § 634a BGB · § 13 lid 1 nr. 1 UStG · § 14 lid 5 UStG · § 16 VOB/B · Duitse btw-toepassingsbeschikking 13.4 (deelprestaties) · DATEV magazin: btw-ontstaan bij deelprestaties

_Dit artikel informeert algemeen en vervangt geen juridisch of belastingadvies._