„Voorbereidende boekhouding" betekent niets anders dan: alles zo ver voorsorteren dat uw belastingadviseur alleen nog hoeft te controleren en te boeken in plaats van bij u na te vragen. Daar horen twee dingen bij die vaak door elkaar worden gehaald. Ten eerste de cijfers – elke factuur en elke uitgave als boekingsregel. Die levert uw facturatieprogramma met één druk op de knop, meestal als DATEV-bestand. Ten tweede alles wat niet in uw programma staat: bankafschriften, kasbonnen, leningen en leasecontracten, grotere aanschaffingen, voorraad. Dat moet u zelf bij elkaar zoeken, en daarop lopen de meeste overdrachten stuk – niet op de techniek.
Voordat u iets verzamelt, klaart u één vraag met uw kantoor uit: boekt uw adviseur het hele jaar door mee, of maakt hij alleen de jaarrekening? Daarvan hangt af of u alles moet aanleveren of alleen de overzichten.
Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen belastingadvies.
Inhoudsopgave
- Eerst uitklaren: wie doet wat?
- Moet dit nu? De termijnen voor 2025
- De checklist: wat op de stapel hoort
- Wat uw programma levert – en wat u zelf moet zoeken
- Weg 1: het DATEV-bestand exporteren
- De twee nummers waar het zonder niet gaat
- Weg 2: uw adviseur een eigen toegang geven
- Welke weg past bij u?
- De eerste keer ontbreken de beginsaldi
- Hoe u de gegevens verstuurt
- Als de adviseur zegt: „Dit kan ik niet inlezen"
- Kleineondernemers: wat voor u vervalt
- Waarom één keer per jaar de duurste weg is
Eerst uitklaren: wie doet wat?
Er zijn twee gebruikelijke verdelingen, en ze leiden tot totaal verschillende stapels:
De adviseur boekt het hele jaar mee. Hij verzorgt uw btw-aangiften en kent elke maand uw cijfers. Dan heeft hij het meeste al. U levert alleen na wat tussentijds niet bij hem is aangekomen – kasbonnen, nieuwe contracten, privégebruik.
U boekt zelf, de adviseur maakt alleen de jaarrekening. Hij controleert, bepaalt de winst en vult de formulieren in. Dan heeft hij uw afgeronde overzichten nodig – de boekingen en de saldibalans – plus de stukken die hij niet uit uw boekingen kan aflezen.
Eén telefoontje naar het kantoor bespaart hier een week heen en weer. Vraag gewoon: „Wat boekt u voor mij, en wat moet ik aanleveren?"
Moet dit nu? De termijnen voor 2025
Voor belastingjaar 2025 gelden weer de normale termijnen. Wie zelf aangifte doet, moest op 31 juli 2026 klaar zijn. Wie een belastingadviseur of een loonbelastinghulpvereniging heeft, krijgt automatisch tot 1 maart 2027 – zonder aanvraag. De eigenlijke datum zou 28 februari zijn, maar die valt op een zondag.
Die termijn is echter van uw adviseur, niet van u. Hij moet in dezelfde weken de jaarrekeningen van al zijn klanten afronden. Wie in februari aanlevert, ligt op dezelfde stapel als iedereen die ook in februari aanlevert. Wie in de nazomer of het najaar levert, is meestal veel sneller klaar en krijgt vragen op een moment dat er nog iemand rustig kan antwoorden.
Alle data op een rij staan in Aangiftetermijnen 2026. Heeft u 31 juli zelf gemist: wat er dan werkelijk gebeurt, staat in Aangiftetermijn gemist.
De checklist: wat op de stapel hoort
Loop dit één keer van boven naar beneden door. Wat bij u niet voorkomt, streept u weg.
Bankafschriften – zonder gaten. Alle zakelijke rekeningen, het hele jaar, zonder ontbrekende nummers. Dit is verreweg de meest voorkomende reden voor vragen achteraf. Uw adviseur controleert daarmee of elke betaling bij een factuur hoort. Ontbreekt een afschrift, dan ontbreekt een stuk van het spoor.
Contant geld. Elke contante betaling met bon, plus uw aantekeningen over kasontvangsten als u die heeft. Contante uitgaven zonder bon kan niemand opvoeren.
Verkoopfacturen. Alles wat u heeft geschreven – ook geannuleerde en gecorrigeerde. Gaten in de factuurnummering vallen bij een controle meteen op.
Inkoopfacturen. Alle bonnen voor uw zakelijke kosten. Hoe u die gedurende het jaar zo opbergt dat er in december niets ontbreekt, staat in Inkoopfacturen beheren.
Grotere aanschaffingen. Hier gelden waardegrenzen die bepalen of u iets meteen aftrekt of over jaren verdeelt:
| Aanschafwaarde (netto) | Wat ermee gebeurt |
|---|---|
| tot € 250 | meteen als bedrijfskosten, geen aparte vastlegging nodig |
| € 250 tot € 800 | meteen volledig aftrekbaar, maar met aparte vastlegging (§ 6 lid 2 Duitse Wet IB) |
| € 250 tot € 1.000 | in plaats daarvan naar keuze een verzamelpost, verdeeld over vijf jaar (§ 6 lid 2a) |
| boven € 800 | niet meteen aftrekbaar, maar verdeeld over de jaren dat u het gebruikt – de factuur gaat sowieso naar de adviseur |
Deze grenzen gelden sinds 2018 ongewijzigd en ook voor 2026. Bepalend is in beginsel het nettobedrag; mag u geen voorbelasting aftrekken, vraag uw adviseur dan welke waarde bij u telt. De keuze tussen directe aftrek en verzamelpost maakt u bovendien niet per apparaat, maar uniform voor alle aanschaffingen van een jaar in dat bereik – laat die keuze aan uw adviseur, hij ziet het geheel.
Contracten. Leningen en renteoverzichten, lease, huur van bedrijfsruimte, verzekeringen. Vooral nieuwe overeenkomsten en wijzigingen uit het afgelopen jaar – contracten die hij al heeft, wil hij niet twee keer.
Voorraad. Handelt u in goederen of slaat u materiaal op: wat er op 31 december nog lag, met waarde. Zonder dat cijfer kan de winst niet kloppen.
Personeel. Loonstroken, meldingen aan de ziektekostenverzekeraars, premieoverzichten – tenzij een loonadministratie dat toch al doet.
Wat u ook privé gebruikt. Auto van de zaak met rittenregistratie of de één-procentregeling, telefoon en internet, werkruimte thuis. De adviseur moet het privédeel eruit rekenen en kan dat alleen als hij ervan weet.
Post van de Belastingdienst. Aanslagen van vorig jaar, vastgestelde voorlopige betalingen, berichten over termijnen.
Wat uw programma levert – en wat u zelf moet zoeken
Dit is de verdeling die de moeite eerlijk laat zien:
| Doet uw facturatieprogramma | Moet u zelf verzamelen |
|---|---|
| Alle verkoopfacturen als boekingsregels | Bankafschriften van uw bank |
| Vastgelegde inkoopfacturen en uitgaven | Kasbonnen die u nooit heeft ingevoerd |
| Klanten- en leverancierslijst | Leningen, lease- en huurcontracten |
| Rekeningschema met omschrijvingen | Voorraad per jaareinde |
| Saldibalans | Loonstukken |
| Btw-bedragen per periode | Privégebruik, rittenregistratie |
De linkerkolom is één druk op de knop. De rechterkolom is het eigenlijke werk – en dat wordt niet kleiner, welke software u ook koopt.
Weg 1: het DATEV-bestand exporteren
Waarom eigenlijk een bestand en niet gewoon de facturen? Omdat een pdf-factuur voor de computer een plaatje met tekst erop is. De mens ziet „netto € 1.000, 19 procent, schilderwerk", de boekhoudsoftware niet. Iemand moet het overtypen of controleren. Bij 300 facturen en twee minuten per stuk zijn dat tien werkuren – die op het kantoor ontstaan en op uw rekening belanden.
Een boekingsbestand is daarentegen in seconden ingelezen. U kiest een periode en downloadt een ZIP-archief met zes bestanden:
| Bestand | Wat erin staat | Waarvoor hij het nodig heeft |
|---|---|---|
| Boekingsbatch | Elke transactie als één regel: datum, bedrag, btw, rekening, tegenrekening, boekstuknummer | Het hart – daaruit ontstaat uw boekhouding |
| Debiteuren | Uw klanten met nummer, naam, adres | Zodat boekingen een naam hebben in plaats van alleen een nummer |
| Crediteuren | Uw leveranciers, idem | Hetzelfde voor de kostenkant |
| Rekeningomschrijvingen | Hoe uw rekeningen heten | Zodat niet alleen het kale nummer „4400" aankomt, maar ook dat dit uw omzet uit schilderwerk is |
| Saldibalans | Alle rekeningen met beginwaarde, mutatie, eindwaarde | Zijn tegenproef: klopt het totaal met wat is ingelezen? |
| Btw-aangifte | Omzet- en btw-bedragen per rubriek | Voor de vergelijking met wat u heeft aangegeven |
De eerste vier zijn in DATEV-formaat. Vraagt uw adviseur waar het precies om gaat, dan luidt het antwoord: EXTF-boekingsbatch – het standaardformaat dat DATEV-programma's inlezen. Niets hernoemen, niets omzetten.
In office1.cloud vindt u dit vanaf het Standard-tarief bij de boekhoudoverzichten als „belastingadviseurpakket". Losse bestanden kunt u ook apart ophalen – sommige kantoren willen alleen de boekingsbatch, omdat klant- en leverancierslijsten bij hen al zijn bijgehouden.
Belangrijk: bon-pdf's zitten niet in het ZIP. Het bevat de cijfers, niet de beelden erbij. Wil uw adviseur bonnen zien – en bij bedrijfskosten wil hij dat vaak –, download de betreffende dan voor hem of geef hem meteen een eigen toegang.
De twee nummers waar het zonder niet gaat
Hier strandt de eerste poging bijna altijd, terwijl het snel geregeld is: elk DATEV-bestand bevat een adviseurnummer en een cliëntnummer. Het adviseurnummer is van uw belastingadviseur, het cliëntnummer bent u in zijn kaartenbak. Alleen hij of zijn secretariaat weet beide.
Vraag het één keer per e-mail – vier gegevens, twee zinnen:
Goedendag, voor de export van mijn boekhouding heb ik uw adviseurnummer en mijn cliëntnummer nodig. En verder: werkt u met SKR 03 of SKR 04, en wanneer begint mijn boekjaar?
De twee laatste vragen besparen u een tweede poging. SKR 03 en SKR 04 zijn twee gangbare Duitse rekeningschema's – nummersystemen voor welke rekening waarvoor staat. Beide zijn gebruikelijk, ze zijn alleen anders gesorteerd. Welk schema uw adviseur gebruikt, stelt u één keer in en daarna nooit meer. Het boekjaar begint bij de meesten op 1 januari; geldt bij u iets anders, dan weet u dat toch al.
Weg 2: uw adviseur een eigen toegang geven
De tweede weg bespaart het versturen helemaal: u legt uw belastingadviseur als eigen gebruiker aan. Hij krijgt een uitnodiging per e-mail, stelt zijn eigen wachtwoord in en werkt daarna met zijn eigen inloggegevens.
Dat is het belangrijkste punt: geef nooit uw eigen wachtwoord af. Anders kan achteraf niemand meer nagaan wie wat heeft gedaan – en draagt u elke wijziging die onder uw naam gebeurt.
Voor belastingadviseurs is er in office1.cloud een eigen rol, die enger is dan een gewone medewerkerstoegang. Hij mag:
- facturen, bonnen, klanten, leveranciers, artikelen en contracten bekijken
- alle overzichten en exports zelf aanmaken, dus ook het DATEV-pakket
- uitgaven en boekingen bewerken, zodat hij bonnen kan toewijzen zonder u te vragen
Hij mag niet: facturen schrijven of versturen, klantgegevens wijzigen, andere gebruikers uitnodigen, instellingen wijzigen of iets verwijderen.
De praktische winst: navragen verdwijnt. „Bij bon 214 mis ik iets" wordt geen e-mail meer aan u – de adviseur ziet de bon zelf.
Welke weg past bij u?
- U levert één keer per jaar alles aan en wilt er niets mee te maken hebben → export. Eén ZIP, één bericht, klaar.
- Uw adviseur boekt doorlopend en doet uw btw → toegang. Bespaart beide kanten de meeste tijd.
- Het kantoor wil het uitdrukkelijk per bestand → export. Sommige laten om goede redenen geen vreemde systemen in hun werkwijze.
Beide tegelijk kan ook: toegang voor de lopende vragen, export voor de jaarrekening.
De eerste keer ontbreken de beginsaldi
Een punt dat bij de eerste overdracht gegarandeerd tot een vraag leidt: een export bevat de mutaties van een periode – wat er in het jaar is gebeurd. Hij bevat niet waarmee u dat jaar bent ingegaan: openstaande klantfacturen uit het vorige jaar, nog niet betaalde leveranciersfacturen, rekeningstanden, lopende afschrijvingen.
Die beginwaarden heeft uw adviseur meestal zelf, als hij het vorige jaar heeft gedaan. Wisselt u net van kantoor of programma, dan moet hij ze bij de vorige partij opvragen. Kaart dit actief aan voordat u exporteert – anders sluiten de eindtotalen niet aan en weet aanvankelijk niemand waarom.
Hoe u de gegevens verstuurt
In dat ZIP staat uw complete omzet en uw klantenlijst. Dat hoort niet onbeschermd over het internet te gaan. De meeste kantoren hebben daarvoor een portaal of een beveiligde upload – vraag ernaar voordat u het aan een e-mail hangt. Moet het toch per mail, beveilig het archief dan met een wachtwoord en geef dat wachtwoord via een andere weg door, bijvoorbeeld telefonisch.
Bij een eigen toegang speelt de vraag helemaal niet: dan verlaten de gegevens uw systeem niet.
Als de adviseur zegt: „Dit kan ik niet inlezen"
Dat gebeurt, en het ligt bijna nooit aan de cijfers. Vier gebruikelijke oorzaken:
Verkeerde of ontbrekende nummers. Adviseur- en cliëntnummer moeten exact kloppen, anders koppelt de kantoorsoftware het bestand aan geen enkele cliënt. Eén omgedraaid cijfer volstaat.
Het andere rekeningschema. U heeft met SKR 03 geëxporteerd, het kantoor werkt met SKR 04. De boekingen komen aan, maar staan op de verkeerde rekeningen. Eén keer omzetten, opnieuw exporteren.
Periode dubbel. Exporteert u dezelfde periode twee keer en leest het kantoor beide in, dan staat de omzet dubbel in de boeken. Houd bij wat u al heeft gestuurd.
Rekeninglengte klopt niet. Hoeveel posities uw rekeningen hebben – meestal vier – moet bij de instellingen van het kantoor passen. Een instelling, geen fout in de gegevens.
Handig bij zulke discussies: elke export wordt bij u vastgelegd – periode, bestandsnaam, grootte, tijdstip, wie hem heeft gemaakt, plus een controlewaarde van het bestand. Daarmee is „heb ik u dat kwartaal al gestuurd?" in tien seconden beantwoord. Waarom zulke logboeken bij een controle meetellen, staat in GoBD-conforme factuur.
Kleineondernemers: wat voor u vervalt
Gebruikt u de kleineondernemersregeling volgens § 19 van de Duitse btw-wet, dan wordt de overdracht flink korter. U brengt geen btw in rekening, draagt er geen af en doet in de regel geen aangiften – het btw-bestand in het pakket blijft dan leeg of vervalt. Sinds belastingjaar 2024 hoeven kleineondernemers in beginsel ook geen btw-jaaraangifte meer te doen – tenzij de Belastingdienst daar uitdrukkelijk om vraagt.
Wat blijft: de inkomsten en uitgaven, de bonnen daarbij, en alles uit de checklist hierboven. Uw inkomstenbelasting staat daar los van. Hoe een factuur zonder btw eruit moet zien, staat in Factuur zonder btw schrijven.
Waarom één keer per jaar de duurste weg is
De meeste kleine bedrijven leveren alles in één klap aan na afloop van het jaar. Dat is het onhandigste moment: u weet niet meer waarvoor de kasbon van maart was, de adviseur vraagt naar zaken van tien maanden geleden, en een btw-fout is een jaar lang gegroeid in plaats van een maand.
Wie in plaats daarvan per kwartaal levert of de adviseur een toegang geeft, verdeelt het werk en merkt fouten vroeg. De moeite is dezelfde druk op de knop – alleen vier keer in plaats van één keer.
Werkt u helemaal zonder adviseur, dan is de export niet uw onderwerp. Dan gaat het om de resultatenrekening en de juiste bijlagen in ELSTER – dat staat in Belastingaangifte als zelfstandige zelf doen.
Voor alle anderen is de volgende stap die korte e-mail aan het kantoor: wie boekt wat, en hoe luiden de twee nummers? Met die antwoorden en de checklist hierboven is de overdracht op één ochtend klaar.
Facturen eenvoudiger beheren
Easy Invoice combineert offertes, facturen en klantenbeheer in de cloud.
Easy Invoice proberenLees verder
Facturatie & boekhouding
GoBD-conforme factuur: waarom die niet bestaat – en wat de Duitse fiscus werkelijk controleert
Veel mensen zoeken naar de GoBD-conforme factuur. Die bestaat niet: de GoBD regelen niet wat er op papier staat, maar hoe u werkt. Welke helft uw software afhandelt – en welke helft bij u blijft, wat u ook koopt.
Facturatie & boekhouding
Factuur naar het EU-buitenland: met of zonder btw – en wat er gebeurt zonder btw-nummer
De eerste klant in het buitenland, en meteen de vraag: 19 procent erbij of niet? Het antwoord hangt van drie vragen af – en van een nummer dat u beter vooraf controleert dan achteraf.
Facturatie & boekhouding
ZUGFeRD-factuur maken: vier stappen – en de test die laat zien of uw pdf er echt een is
Een ZUGFeRD-factuur is uw vertrouwde pdf-factuur met onzichtbare gegevens erin. Wat u daarvoor moet instellen, welke gegevens volledig moeten zijn – en de eenvoudigste manier om het resultaat zelf te controleren.