Offertes schrijven: wat erin hoort zodat de klant ja zegt – en niet nagaat onderhandelen

Een offerte heeft vijf dingen nodig: een omschrijving van het werk met cijfers in plaats van verzamelbegrippen, één zin over wat er niet bij zit, de duidelijk weergegeven prijs, een geldigheidsdatum en de mededeling hoe het verder gaat. Al het andere is vormkwestie – want anders dan bij de factuur, waar § 14 van de Duitse omzetbelastingwet (UStG) precies opsomt wat erop moet staan, schrijft geen wet verplichte gegevens voor offertes voor. De opbouw bepaalt u dus zelf. Slechts twee vragen tellen: zegt de klant ja? En valt over drie maanden nog eenduidig aan te tonen wat er is afgesproken?

Inhoudsopgave

1. Wat hoort er in een offerte?
2. Voorbeeld om over te nemen
3. De werkomschrijving bepaalt of er wordt naonderhandeld
4. Vaste prijs of nacalculatie?
5. Hoe u de posten ordent
6. Netto of bruto? Dat hangt af van wie tegenover u zit
7. Offertes schrijven als kleineondernemer
8. Hoe lang moet de offerte geldig zijn?
9. De e-mail bij de offerte
10. Als de klant niet reageert: nabellen
11. Offertes online maken in plaats van een Word-sjabloon

Wat hoort er in een offerte?

Een offerte is geen fiscaal document. De Belastingdienst is er niet in geïnteresseerd en niemand controleert haar op volledigheid. Zij heeft maar twee taken: de klant moet ja zeggen, en later mag niemand meer twisten over wat er eigenlijk was afgesproken. Daaruit volgt de lijst:

• Het woord „offerte" en een eigen nummer. Dat nummer klinkt als bureaucratie, maar bespaart telkens tijd wanneer de klant belt en u anders zou moeten vragen welke van de drie offertes hij bedoelt.
• Datum – zonder datum valt later niet vast te stellen welke versie geldt.
• Uw volledige gegevens en die van de klant. Bij een bedrijf de exacte bedrijfsnaam, niet de naam van de contactpersoon. Wie „de heer Müller" aanschrijft en later Müller GmbH moet aanmanen, heeft een probleem.
• Het werk, zo concreet mogelijk – het belangrijkste punt, daarover zo meer.
• Stukprijzen en totaalprijs, en of btw inbegrepen is of erbij komt.
• Tot wanneer de offerte geldt.
• Betalingsvoorwaarden: betaaltermijn, eventueel termijnbetalingen of een aanbetaling.
• Uitvoeringsperiode of levertijd – het best met de toevoeging „na opdrachtverlening", zodat de datum niet opschuift terwijl de klant drie weken nadenkt.

Afhankelijk van het vak komen daarbij: voorrij- en reiskosten (apart vermelden, anders wordt het later een discussie), materiaal dat de klant zelf levert, en wat u nodig heeft om überhaupt te kunnen werken – stroomaansluiting, vrije toegang, leeggeruimde ruimtes. Dat laatste punt wordt het vaakst vergeten en is de meest voorkomende reden dat een afspraak niet doorgaat en u een dag voor niets heeft ingepland.

Wat er niet in hoort: een betalingsverzoek. Een offerte vraagt geen geld, zij stelt iets voor. En zij mag nergens op een factuur lijken. Wie btw in een document zo vermeldt dat het als factuur kan doorgaan, is die btw onder omstandigheden aan de fiscus verschuldigd – ook als er nooit iets is geleverd (§ 14c UStG).

Voorbeeld om over te nemen

Meer is het niet. De tekst werkt als pdf en, met aangepaste opmaak, ook als e-mail:

Offerte nr. 2026-0117
Datum: 08-08-2026
Geldig tot: 08-09-2026

Geachte mevrouw Roth,

hartelijk dank voor uw aanvraag van 04-08-2026. Graag bied ik u aan:

1. Meterkast in de kelderruimte vernieuwen, 3 rijen, incl. aardlekschakelaar en materiaal · € 1.850,00
2. 6 stopcontacten in de woonkamer plaatsen, inbouw, incl. hak- en stucwerk · € 480,00
3. Voorrijkosten, vast tarief · € 150,00

Subtotaal netto: € 2.480,00
plus 19 % btw: € 471,20
Totaalbedrag: € 2.951,20

Optioneel, niet in het totaal opgenomen:
4. Extra buitenstopcontact terras, incl. muurdoorvoer · € 320,00 netto

Uitvoering: binnen 4 weken na opdrachtverlening, in overleg, ca. 2 werkdagen
Betaling: 14 dagen na ontvangst factuur, zonder aftrek

Niet inbegrepen zijn schilderwerkzaamheden na het stucwerk en een eventueel noodzakelijke vernieuwing van de hoofdleiding; of die nodig is, blijkt pas na het openen van de kast. In dat geval stem ik de meerkosten vooraf met u af.

Op de uitvoeringsdag heb ik vrije toegang tot de kelderruimte nodig en de mogelijkheid de stroom ca. 3 uur uit te schakelen.

Ik zie uw reactie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet
Elektro Sander · Eigenaar Michael Sander · Ahornweg 12, 12345 Musterstadt · Btw-nr. DE123456789

De twee alinea's vóór de afsluiting zijn de alinea's die men bij snel schrijven weglaat – en die het grootste verschil maken. Waarom, staat in het volgende hoofdstuk.

Bij een goederenlevering in plaats van een dienst vervangt u „Uitvoering" door „Levering: naar verwachting week 38, verzending per expediteur tot aan de stoep" en vult u zo nodig het eigendomsvoorbehoud aan – de goederen blijven tot volledige betaling van u.

De werkomschrijving bepaalt of er wordt naonderhandeld

„Elektrawerkzaamheden op de begane grond – € 2.480" is een offerte waarmee u verliest. Niet omdat de prijs verkeerd is, maar omdat die zin drie maanden later alles en niets kan betekenen. De klant herinnert zich vier stopcontacten meer, u herinnert zich zes in totaal. Wie dan gelijk krijgt, hangt ervan af wie het heeft opgeschreven.

Drie dingen maken het verschil:

Cijfers in plaats van verzamelbegrippen. Niet „stopcontacten plaatsen", maar „6 stopcontacten, inbouw". Niet „wanden schilderen", maar „ca. 68 m², tweemaal dekkend". Niet „tegels leggen", maar „badkamer ca. 11 m², formaat 30 × 60, materiaal door opdrachtgever".

Opschrijven wat er niet bij zit. Dat voelt bij het schrijven onprettig, omdat u de opdracht niet met beperkingen in gevaar wilt brengen. In de praktijk werkt het andersom: wie vooraf zegt „schilderwerk is niet inbegrepen", verkoopt het achteraf als meerwerk. Wie niets zegt, doet het uiteindelijk gratis, omdat de klant het vanzelfsprekend vond.

Zeggen wat er gebeurt als het anders loopt. Bij oudbouw, badkamers en alles achter een wand weet u vooraf niet alles. Een zin als „Blijkt bij het openen dat de leiding vernieuwd moet worden, dan stem ik de meerkosten vooraf met u af" kost niets en voorkomt de discussie die anders begint met „daar is nooit sprake van geweest".

Vaste prijs of nacalculatie?

Deze beslissing valt vóór de eerste zin, en zij verandert de hele offerte.

Vaste prijs betekent: u noemt een bedrag en staat daarvoor in. De klant weet waar hij aan toe is – dat verkoopt aanzienlijk beter, zeker bij particulieren. Het risico ligt bij u: duurt het langer dan gecalculeerd, dan legt u erop toe. Zinvol is de vaste prijs als u de omvang werkelijk overziet – nieuwbouw, zichtbare oppervlakken, standaardmontage, alles wat u honderd keer heeft gedaan.

Nacalculatie betekent: uurtarief maal tijd plus materiaal. Het risico ligt bij de klant, en juist daarom is hij sceptisch. Zinvol is het als de omvang eerlijk gezegd niet te overzien is: storingzoeken, oudbouw, waterschade, alles achter een gesloten wand. Biedt u zo aan, dan horen er vier gegevens in, anders wordt elke factuur een discussie:

• het uurtarief, gesplitst naar kwalificatie als dat verschilt
• de afrekeneenheid – bijvoorbeeld „aangevangen 15 minuten"
• hoe voorrijden en reistijd worden berekend
• hoe materiaal wordt afgerekend, met of zonder opslag

De mengvorm is meestal de beste oplossing: vaste prijs voor het calculeerbare deel, nacalculatie voor het onzekere. In het voorbeeld hierboven is dat een vaste prijs voor meterkast en stopcontacten plus de zin „Mocht de hoofdleiding vernieuwd moeten worden, dan bereken ik die werkzaamheden op nacalculatie à € 68/uur plus materiaal, na voorafgaande afstemming."

Een offerte is niet beter dan de calculatie erachter – wie het uurtarief op gevoel bepaalt, verkoopt op den duur opdrachten waaraan hij niets verdient. Hoe u het zuiver doorrekent, staat in uurtarief berekenen.

En nog een afbakening, omdat die voortdurend door elkaar loopt: een kostenraming is juridisch niet hetzelfde als een offerte en mag onder bepaalde voorwaarden worden overschreden.

Daarmee hangt de vraag samen die vooral bij uitgebreid inmeten speelt: mag ik voor de offerte geld vragen? In beginsel niet – het opstellen hoort bij de aanloop naar het contract, en voor de kostenraming zegt de wet zelfs uitdrukkelijk: „Een kostenraming wordt bij twijfel niet vergoed" (§ 632 lid 3 BGB). Toch is het mogelijk, maar alleen als u het vooraf uitdrukkelijk afspreekt – het best met de toevoeging dat u het bedrag bij opdrachtverlening verrekent. Beide uitgebreid in Is een offerte bindend?.

Hoe u de posten ordent

Nummer ze. Dan kunt u aan de telefoon „post 3" zeggen in plaats van te omschrijven welke regel u bedoelt. Bij meerwerk en in de latere factuur betaalt zich dat nogmaals terug.

In de volgorde van het werk, niet op prijs. De klant leest de offerte als een verloop: eerst demontage, dan installatie, dan stucwerk. Wie op bedrag sorteert, dwingt hem het verloop zelf samen te stellen.

Niet te kleinschalig. Wie elke schroef apart opvoert, levert een streeplijst – de klant loopt hem door en zoekt wat weg kan. Vijf tot twaalf posten is meestal de juiste resolutie: fijn genoeg om duidelijk te maken waarvoor het geld is, grof genoeg dat niets afzonderlijk onderhandelbaar lijkt.

Opties zichtbaar scheiden. Alles wat de klant erbij kan nemen, hoort onder het totaalbedrag en uitdrukkelijk niet erin. De meest voorkomende fout is de extra post in de hoofdsom op te nemen: de klant ziet een bedrag dat hoger is dan verwacht en reageert helemaal niet meer. Staat de optie eronder, dan werkt zij als aanbod – en wordt verrassend vaak meebesteld.

Netto of bruto? Dat hangt af van wie tegenover u zit

Hier maken velen dezelfde fout en sturen iedereen dezelfde netto-offerte. De regel verschilt echter:

Aan een bedrijf rekent u netto. Het bedrijf trekt de btw als voorbelasting weer af, voor hem is het nettobedrag het eigenlijke getal. U vermeldt de btw wel degelijk, maar de nettoweergave is gebruikelijk.

Aan een particulier moet de eindprijs inclusief btw herkenbaar zijn. § 3 van de Duitse Prijsaanduidingsverordening (PAngV) verlangt bij aanbiedingen aan consumenten de vermelding van de totaalprijs, en verder: „Wordt een prijs uitgesplitst, dan moet de totaalprijs worden benadrukt." U mag dus nettoposten opsommen – het brutobedrag moet aan het eind alleen duidelijk staan en niet kleiner gedrukt zijn dan de nettoprijs.

De praktische reden weegt nog zwaarder dan de juridische: een particulier die „€ 2.480" leest en uiteindelijk € 2.951,20 moet betalen, voelt zich misleid – ook als u formeel niets fout heeft gedaan. Dat kost u de opdracht of een onaangenaam gesprek.

Weet u niet of u een consument of een ondernemer voor zich heeft – bijvoorbeeld bij een verhuurder die een woning laat moderniseren – noem dan beide bedragen. Daarmee zit u in elk geval goed.

Offertes schrijven als kleineondernemer

Als kleineondernemer volgens § 19 UStG vermeldt u geen btw. In de offerte vervangt u het prijsblok door één regel plus een aanwijzing:

Totaalbedrag: € 2.480,00
In het bedrag is geen btw begrepen (kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG).

De aanwijzing is in de offerte niet voorgeschreven – op de latere factuur wel. Toch hoort zij erin, om een praktische reden: een zakelijke klant rekent er automatisch op dat er nog 19 % bij uw prijs komt, die hij van de fiscus terugkrijgt. Ontbreekt de aanwijzing, dan vergelijkt hij uw offerte met die van een concurrent en rekent de uwe verkeerd. Mét de aanwijzing ziet hij meteen dat € 2.480 ook € 2.480 blijft.

Hoe de latere factuur eruit moet zien, staat in factuur zonder btw schrijven.

Hoe lang moet de offerte geldig zijn?

Zet er een concrete datum op. Zonder vermelding bent u namelijk niet vrij – u bent aan uw aanbod gebonden, en wel zolang u „onder normale omstandigheden" een antwoord mocht verwachten (§ 147 lid 2 BGB). Wat dat in het concrete geval betekent, beslist bij twijfel een rechter. Met „Geldig tot 08-09-2026" beslist u het zelf.

Hoe lang, hangt af van het vak. Bij stabiele prijzen zijn vier weken gebruikelijk. Hangt uw prijs aan materiaalkosten die bewegen, dan zijn twee weken eerlijker dan vier – of u neemt een voorbehoud voor materiaalprijswijzigingen op. De geldigheid is bovendien een stuurmiddel: een offerte met einddatum wordt eerder beantwoord dan een zonder, en zij geeft u een natuurlijke aanleiding om na te bellen.

Of u een offerte nog kunt intrekken, wat „vrijblijvend" en „onder voorbehoud" werkelijk bewerkstelligen en wat geldt als u zich heeft vercalculeerd en de klant al heeft toegezegd, staat uitgebreid in Is een offerte bindend?.

De e-mail bij de offerte

De beste offerte helpt niet als de mail eromheen eruitziet alsof hij per ongeluk is verstuurd. Vier regels volstaan:

Onderwerp: Offerte 2026-0117 – meterkast en stopcontacten, Ahornweg

Geachte mevrouw Roth,

zoals maandag besproken stuur ik u mijn offerte als pdf in de bijlage. Zij omvat de meterkast, zes stopcontacten in de woonkamer en de voorrijkosten; het buitenstopcontact heb ik als optie eronder opgenomen.

De offerte geldt tot 08-09-2026. Bent u akkoord, dan volstaat een kort antwoord per e-mail – ik neem dan contact op over de datum. Bij vragen bereikt u mij op 01234 56789.

Met vriendelijke groet

Drie dingen maken het verschil: het onderwerp bevat het nummer en een trefwoord, zodat de klant de mail over vier weken terugvindt. De tekst zegt concreet wat de volgende stap is – „een kort antwoord volstaat" is een lagere drempel dan „ik zie uw reactie graag tegemoet". En de offerte gaat als pdf de deur uit, niet als Word-bestand: een pdf ziet er bij iedereen hetzelfde uit en kan niet per ongeluk (of expres) worden gewijzigd.

Als de klant niet reageert: nabellen

Geen antwoord betekent meestal geen „nee", maar „ligt nog op de stapel". Toch durven velen niet na te vragen, omdat het opdringerig zou kunnen overkomen. De toon beslist:

Na ongeveer een week een kort bericht dat een vraag stelt in plaats van druk uit te oefenen:

Geachte mevrouw Roth,

ik wilde even navragen of mijn offerte van vorige week duidelijk was of dat er nog iets openstaat. Heeft u iets anders nodig – andere omvang, andere datum – dan pas ik het graag aan.

Het verschil met „Heeft u al besloten?" is groter dan het lijkt: de ene vraag verlangt een beslissing, de andere biedt hulp aan – en levert u en passant de echte reden voor het aarzelen.

Kort voor het aflopen van de geldigheid heeft u een tweede, volstrekt natuurlijke aanleiding: „Mijn offerte loopt op 08-09 af. Zal ik haar verlengen?" Dat is geen dreigement, maar service – en in de praktijk het telefoontje waarbij de meeste toezeggingen binnenkomen.

Bij een afwijzing vraagt u naar de reden. Prijs, planning, omvang of gewoon een ander bedrijf – het antwoord kost de klant tien seconden en verraadt u of u te duur was of alleen te laat. Wie dat een jaar lang noteert, calculeert daarna anders.

Ondertekenen hoeft de klant overigens niet. Een offerte is geen formulier dat medeondertekend moet worden – de aanvaarding is vormvrij, een e-mail met „akkoord" volstaat en is later beter terug te vinden dan een vel papier. Omgekeerd geldt ook: zwijgen is geen ja. Wie niet reageert, heeft niet ingestemd.

Zegt de klant toe, dan is de volgende stap de bevestiging – vooral belangrijk als hij afwijkend toezegt, dus maar twee van de drie posten wil of een andere datum noemt. Dan is dat juridisch geen aanvaarding, maar een nieuw aanbod van de klant, waarmee u eerst moet instemmen. Hoe dat gaat, staat in opdrachtbevestiging.

Offertes online maken in plaats van een Word-sjabloon

Voor de eerste offerte volstaat Word. Wie regelmatig offertes schrijft, kent het probleem vanaf de twintigste: u opent de laatste offerte, slaat haar onder een nieuwe naam op, overschrijft klantnaam, posten en datum – en ziet die ene regel over het hoofd die van de voorganger is blijven staan. Meestal is het het nummer of de geldigheidsdatum, soms de naam van de vorige klant. Daar komt bij dat later elke post nogmaals wordt overgetypt: eenmaal in de opdrachtbevestiging, eenmaal in de factuur. Bij elk overtypen kan een bedrag veranderen, en dat valt pas op wanneer de klant de factuur met de offerte vergelijkt.

Een offerte online maken lost precies deze twee punten op. In office1.cloud komen klantgegevens en artikelen uit de stamgegevens, het offertenummer wordt doorlopend toegekend, en met één klik wordt uit de offerte de opdracht en daaruit de factuur – de posten reizen mee in plaats van opnieuw te worden getypt.

Bij de offerte zelf is Word overigens onkritisch, het is geen fiscaal relevant document. Bij de latere factuur ligt dat anders, en daar wordt het inderdaad hachelijk: facturen met Word of Excel schrijven.

Wilt u aan de manier waarop u offertes schrijft maar één ding veranderen, kies dan de werkomschrijving: cijfers in plaats van verzamelbegrippen, en één zin over wat er niet bij zit. Dat bepaalt later of u meerwerk kunt doorberekenen of weggeeft. En wilt u een tweede ding veranderen: bel na. De meeste offertes worden niet afgewezen, ze worden vergeten.