Automatyczne wystawianie faktur eBay

eBay nie wystawia faktur za Ciebie. Automatycznie da się to zrobić tylko za pomocą oprogramowania, które łączy się z Twoim kontem eBay, na bieżąco pobiera zamówienia i tworzy z nich gotowe faktury – z Twoją numeracją, Twoim układem i Twoim rozliczeniem podatku. Konfiguracja zajmuje pół godziny, potem wszystko działa bez Twojego udziału.

O tym, czy automatyzacja sprawdzi się w praktyce, decydują trzy rzeczy: co jest importowane, kiedy ma powstać faktura i czy kilka zamówień jednego kupującego zmieści się na jednej fakturze.

Spis treści

1. Import zamówień eBay w Easy Invoice Cloud
2. Kiedy ma powstać faktura?
3. Kilka zamówień na jednej fakturze
4. Kilka kont eBay w jednym dostępie
5. Lista kontrolna przy wyborze
6. Dwie rzeczy często rozumiane błędnie

Import zamówień eBay w Easy Invoice Cloud

Oprogramowanie łączysz z kontem eBay jeden raz – przez stronę autoryzacji eBay, więc program nigdy nie widzi Twojego hasła. Od tej chwili regularnie pyta o nowe zamówienia i przejmuje z nich: nazwę i adres kupującego, pozycje z ilością i ceną, koszty wysyłki jako osobną pozycję, sposób i status płatności oraz numer i datę zamówienia.

O tym, czy powstanie z tego naprawdę gotowa faktura, decydują dwa szczegóły:

• Stali klienci są rozpoznawani i nie zakładani od nowa za każdym razem. Bez tego nie połączysz później zamówień.
• Pozycje są przypisywane do Twojej kartoteki towarów. Wtedy stawka podatku i nazwa pochodzą z Twoich danych, a nie z tytułu aukcji eBay, w którym zwykle są słowa reklamowe.

W Easy Invoice Cloud import przebiega dokładnie według tego schematu – z kilkoma kontami eBay i własnym sklepem w jednym dostępie. Jak wygląda takie połączenie, pokazuje artykuł o integracji z Etsy.

Jeśli chcesz zobaczyć to na własnych zamówieniach: bezpłatne konto testowe jest dostępne bez danych płatniczych. Test kończy się automatycznie – nie trzeba nic wypowiadać.

Kiedy ma powstać faktura?

Najważniejsze ustawienie – i najczęściej wybierane błędnie:

Włącz tylko jeden. Kto włączy wszystkie trzy, żeby niczego nie przegapić, wygeneruje kilka faktur do jednego zamówienia.

Kilka zamówień na jednej fakturze

Kupujący kupuje trzy razy pod rząd przez „Kup teraz" zamiast przez koszyk. Efekt: trzy zamówienia, trzy razy przesyłka, trzy faktury – za jedną paczkę. Po zapłacie eBay nie może już tego połączyć; wysyłka łączona działa tylko wcześniej.

Dla faktury rozwiązanie istnieje: oprogramowanie, które łączy zamówienia tego samego klienta, tworzy z nich jeden dokument i jedną operację. W Easy Invoice działa to również pomiędzy kilkoma Twoimi kontami eBay. Zwróć uwagę na trzy rzeczy: łączenie powinno być propozycją, którą potwierdzasz, a nie automatem obejmującym wszystko o tej samej nazwie. Zamówienia już wysłane do tego nie należą. A nadmiarowo naliczone koszty wysyłki muszą być widoczne na dokumencie jako zwrot – inaczej kwota nie zgodzi się z tym, co kupujący zapłacił.

Kilka kont eBay w jednym dostępie

Jedno konto na towar nowy, drugie na końcówki serii, do tego własny sklep – to moment, w którym wiele rozwiązań robi się drogich, bo rozliczają się od konta sprzedażowego. Zapytaj wcześniej: czy kilka kont eBay jest możliwych bez dopłaty? Czy numeracje da się rozdzielić, gdy stoją za nimi różne firmy? I czy własny sklep obsługuje ta sama fakturacja?

Lista kontrolna przy wyborze

1. Czy oprogramowanie samo pobiera zamówienia – czy musisz eksportować plik i go wgrywać?
2. Czy wysyła też fakturę, czy tylko ją tworzy?
3. Czy moment wystawienia jest do wyboru?
4. Czy rozpoznaje stałych klientów i potrafi łączyć zamówienia?
5. Ile kont eBay i sklepów jest w cenie?
6. Czy przy zwrocie i częściowym zwrocie pieniędzy powstaje faktura korygująca lub storno – czy dokument po prostu znika?
7. Czy zna Twój przypadek podatkowy: zwolnienie podmiotowe, procedura marży, sprzedaż w UE?
8. Jak daleko wstecz pobiera zamówienia, jeśli chcesz nadrobić miesiące?
9. Czy możesz w całości wyeksportować faktury i dane klientów, gdybyś zmieniał dostawcę?

Darmowe oferty prawie zawsze mają granicę, i leży ona zwykle właśnie przy liczbie dokumentów albo przy integracji – zobacz Darmowy program do faktur: gdzie jest haczyk?

Dwie rzeczy często rozumiane błędnie

„Wyślij fakturę" na eBay to nie faktura. Zgodnie z pomocą eBay ten przycisk tworzy wezwanie do zapłaty skierowane do kupującego, który jeszcze nie zapłacił. Działa tylko przed zapłatą, przy ofertach z natychmiastową płatnością w ogóle, i brakuje mu obowiązkowych danych faktury. Tym, co eBay rzeczywiście Ci daje, jest faktura za Twoje własne prowizje.

Nie każdemu kupującemu musisz wystawić fakturę – ale każdą sprzedaż musisz udokumentować. Według niemieckiego prawa VAT (§ 14 UStG) zwykła dostawa towaru osobie prywatnej nie wymaga faktury, a klientowi biznesowemu tak. Ewidencjonować i dokumentować musisz mimo to każdy obrót; to inny obowiązek i obowiązuje zawsze. Ponieważ po zamówieniu eBay nie widać, czy stoi za nim firma, wystawianie faktur do wszystkich zamówień jest po prostu prostszą drogą. Co powinno się na niej znaleźć, wyjaśnia przewodnik Pisanie faktur.

Na start: połącz konto, ustaw przypadek podatkowy, wybierz „przy zapłacie" i wczytaj kontrolnie dziesięć starych zamówień. Jeśli te dziesięć faktur się zgadza, włącz automatyzację.

_Ten artykuł ma charakter ogólny i nie zastępuje porady podatkowej ani prawnej._