Автоматическое создание счетов eBay

eBay не создаёт счета за вас. Автоматически это возможно только с программой, которая подключается к вашему аккаунту eBay, постоянно забирает заказы и превращает их в готовые счета – с вашей нумерацией, вашим оформлением и вашим указанием налога. Настройка занимает полчаса, дальше всё работает без вашего участия.

Три момента решают, выдержит ли автоматика повседневную работу: что именно импортируется, когда должен создаваться счёт и помещаются ли несколько заказов одного покупателя в один счёт.

Содержание

1. Импорт заказов eBay в Easy Invoice Cloud
2. Когда должен создаваться счёт?
3. Несколько заказов в одном счёте
4. Несколько аккаунтов eBay в одном доступе
5. Контрольный список для выбора
6. Два часто неверно понимаемых момента

Импорт заказов eBay в Easy Invoice Cloud

Программу вы один раз связываете со своим аккаунтом eBay – через страницу разрешения самого eBay, поэтому программа никогда не видит ваш пароль. После этого она регулярно запрашивает новые заказы и берёт из них: имя и адрес покупателя, товары с количеством и ценой, стоимость доставки отдельной позицией, способ и статус оплаты, а также номер и дату заказа.

Две детали решают, получится ли из этого действительно готовый счёт:

• Постоянные клиенты распознаются, а не заводятся заново каждый раз. Без этого вы потом не сможете объединять заказы.
• Позиции сопоставляются с вашей номенклатурой. Тогда налоговая ставка и наименование берутся из ваших данных, а не из заголовка объявления eBay, где обычно стоят рекламные слова.

В Easy Invoice Cloud импорт устроен именно так – плюс несколько аккаунтов eBay и ваш собственный магазин в одном доступе. Как выглядит такое подключение, показывает статья про подключение Etsy.

Если хотите посмотреть это на собственных заказах: бесплатный тестовый доступ возможен без платёжных данных. Тест завершается автоматически – отменять ничего не нужно.

Когда должен создаваться счёт?

Самая важная настройка – и та, которую чаще всего выбирают неверно:

Включайте только один вариант. Тот, кто включает все три, чтобы ничего не упустить, получает несколько счетов на один заказ.

Несколько заказов в одном счёте

Покупатель три раза подряд нажимает «Купить сейчас» вместо корзины. Итог: три заказа, три раза доставка, три счёта – при одной посылке. После оплаты eBay уже не может их объединить: объединённая доставка работает только до оплаты.

Для счёта решение есть: программа, которая объединяет заказы одного клиента, делает из них один документ и одну проводку. В Easy Invoice это работает и между несколькими вашими аккаунтами eBay. Обратите внимание на три вещи: объединение должно быть предложением, которое вы подтверждаете, а не автоматикой по всему, что носит одно имя. Уже отправленные заказы туда не входят. А излишне начисленная доставка должна быть видна в документе как возврат, иначе сумма не совпадёт с тем, что оплатил покупатель.

Несколько аккаунтов eBay в одном доступе

Один аккаунт для новых товаров, другой для остатков, плюс собственный магазин – именно здесь многие решения становятся дорогими, потому что тарифицируют каждый торговый аккаунт отдельно. Спросите заранее: возможны ли несколько аккаунтов eBay без доплаты? Останутся ли диапазоны номеров раздельными, если за ними стоят разные фирмы? И идёт ли собственный магазин через ту же систему выставления счетов?

Контрольный список для выбора

1. Забирает ли программа заказы сама – или вам нужно выгружать файл и загружать его?
2. Отправляет ли она счёт или только создаёт его?
3. Можно ли выбрать момент создания?
4. Распознаёт ли она постоянных клиентов и умеет ли объединять заказы?
5. Сколько аккаунтов eBay и магазинов включено?
6. Возникает ли при возврате и частичном возмещении сторнирующий или корректировочный счёт – или документ просто исчезает?
7. Знает ли она ваш налоговый случай: режим малого предприятия, наценочная схема, продажи внутри ЕС?
8. Насколько глубоко назад она подтягивает заказы, если нужно закрыть прошлые месяцы?
9. Сможете ли вы полностью выгрузить счета и данные клиентов при смене поставщика?

У бесплатных предложений почти всегда есть предел, и лежит он обычно как раз в числе документов или в интерфейсе – см. Бесплатная программа для счетов: в чём подвох?

Два часто неверно понимаемых момента

«Отправить счёт» на eBay – это не счёт. Согласно справке eBay, эта кнопка создаёт требование оплаты для покупателя, который ещё не заплатил. Она работает только до оплаты, при объявлениях с немедленной оплатой не работает вовсе, и в ней нет обязательных реквизитов счёта. Что eBay действительно вам предоставляет – это счёт на ваши собственные комиссии.

Вы не обязаны выдавать счёт каждому покупателю – но обязаны документировать каждую продажу. По немецкому законодательству об НДС (§ 14 UStG) обычная поставка товара частному лицу счёта не требует, а поставка бизнес-клиенту требует. Учитывать и подтверждать каждую операцию нужно в любом случае – это другая обязанность, и она действует всегда. Поскольку по заказу eBay не видно, стоит ли за ним предприятие, выставлять счёт на все заказы просто удобнее. Что в нём должно быть, объясняет руководство «Составление счёта».

Для старта: подключите аккаунт, задайте налоговый случай, выберите «при поступлении оплаты» и загрузите для проверки десять старых заказов. Если эти десять счетов верны, включайте автоматику.

_Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию._