eBay Rechnungen automatisch erstellen

eBay erstellt für Sie keine Rechnungen. Automatisch geht es nur mit einer Software, die sich mit Ihrem eBay-Konto verbindet, die Bestellungen laufend abholt und daraus fertige Rechnungen erzeugt – mit Ihrer Nummer, Ihrem Layout, Ihrem Steuerausweis. Eingerichtet ist das in einer halben Stunde, danach läuft es ohne Ihr Zutun.

Drei Punkte entscheiden, ob die Automatik im Alltag trägt: was importiert wird, wann die Rechnung entstehen soll und ob mehrere Bestellungen eines Käufers auf eine Rechnung passen.

Inhaltsverzeichnis

1. eBay Auftragsimport mit der Easy Invoice Cloud
2. Wann die Rechnung entstehen soll
3. Mehrere Bestellungen auf einer Rechnung
4. Mehrere eBay-Konten in einem Zugang
5. Prüfliste für die Auswahl
6. Zwei Dinge, die oft falsch verstanden werden

eBay Auftragsimport mit der Easy Invoice Cloud

Sie verbinden die Software einmal mit Ihrem eBay-Konto – über die Freigabeseite von eBay, Ihr Passwort sieht das Programm dabei nie. Ab dann fragt es regelmäßig nach neuen Bestellungen und übernimmt daraus: Käufername und Anschrift, Artikel mit Menge und Preis, Versandkosten als eigene Position, Zahlungsart und -status sowie Bestellnummer und Datum.

Zwei Details entscheiden darüber, ob daraus wirklich eine fertige Rechnung wird:

• Stammkunden werden wiedererkannt und nicht jedes Mal neu angelegt. Ohne das können Sie später keine Bestellungen bündeln.
• Artikel werden Ihren hinterlegten Artikeln zugeordnet. Dann kommen Steuersatz und Bezeichnung aus Ihrem Stamm – und nicht aus dem eBay-Titel, in dem meist Werbeworte stehen.

In der Easy Invoice Cloud läuft der Import nach diesem Muster – zusätzlich mit mehreren eBay-Konten und Ihrem eigenen Shop in einem Zugang. Wie so eine Anbindung aussieht, zeigt der Beitrag zur Etsy-Anbindung.

Wenn Sie das an Ihren eigenen Bestellungen sehen möchten: Ein kostenloser Testzugang ist ohne Zahlungsdaten möglich. Der Test endet automatisch – Sie müssen nichts kündigen.

Wann die Rechnung entstehen soll

Die wichtigste Einstellung – und die am häufigsten falsch gewählte:

Aktivieren Sie nur einen. Wer alle drei einschaltet, um nichts zu verpassen, erzeugt zu einer Bestellung mehrere Rechnungen.

Mehrere Bestellungen auf einer Rechnung

Ein Käufer kauft dreimal hintereinander per „Sofort-Kaufen" statt über den Warenkorb. Ergebnis: drei Bestellungen, dreimal Porto, drei Rechnungen – für ein Paket. eBay kann das nach der Bezahlung nicht mehr zusammenführen, der Kombiversand greift nur vorher.

Für die Rechnung lässt es sich lösen: Eine Software, die Bestellungen desselben Kunden bündelt, macht daraus ein Dokument und einen Vorgang. In Easy Invoice geht das auch über mehrere Ihrer eBay-Konten hinweg. Achten Sie dabei auf drei Dinge: Die Zusammenfassung sollte ein Vorschlag sein, den Sie bestätigen, nicht eine Automatik über alles mit demselben Namen. Bereits versendete Bestellungen gehören nicht mehr dazu. Und die zu viel berechneten Versandkosten müssen als Erstattung auf dem Beleg sichtbar sein, sonst stimmt der Betrag nicht mit dem gezahlten überein.

Mehrere eBay-Konten in einem Zugang

Ein Konto für Neuware, eines für Restposten, dazu der eigene Shop – das ist der Punkt, an dem viele Lösungen teuer werden, weil sie je Verkaufskonto abrechnen. Fragen Sie vorher: Sind mehrere eBay-Konten ohne Aufpreis möglich? Bleiben die Nummernkreise trennbar, wenn dahinter verschiedene Firmen stehen? Und läuft der eigene Shop über dieselbe Rechnungsstellung?

Prüfliste für die Auswahl

1. Holt die Software die Bestellungen selbst ab – oder müssen Sie exportieren und hochladen?
2. Verschickt sie die Rechnung auch, oder erzeugt sie sie nur?
3. Lässt sich der Auslöser wählen?
4. Erkennt sie Stammkunden wieder und kann sie Bestellungen bündeln?
5. Wie viele eBay-Konten und Shops sind enthalten?
6. Entsteht bei Rücksendung und Teilerstattung eine Storno- oder Korrekturrechnung – oder verschwindet der Beleg einfach?
7. Kennt sie Ihren Steuerfall: Kleinunternehmer, Differenzbesteuerung, EU-Verkäufe?
8. Wie weit zurück holt sie Bestellungen, wenn Sie Monate nachziehen wollen?
9. Können Sie Rechnungen und Kundendaten vollständig exportieren, falls Sie wechseln?

Kostenlose Angebote haben fast immer eine Grenze, und die liegt meist genau bei der Belegzahl oder bei der Schnittstelle – siehe Rechnungsprogramm kostenlos: Wo ist der Haken?

Zwei Dinge, die oft falsch verstanden werden

„Rechnung senden" bei eBay ist keine Rechnung. Der Knopf in der Bestellübersicht erzeugt laut eBay-Hilfe eine Zahlungsaufforderung an einen Käufer, der noch nicht bezahlt hat. Er funktioniert nur vor der Bezahlung, bei „Sofort-Bezahlen" gar nicht, und ihm fehlen die Pflichtangaben. Was eBay Ihnen wirklich liefert, ist die Rechnung über Ihre eigenen Gebühren.

Sie müssen nicht jedem Käufer eine Rechnung geben – aber jeden Verkauf belegen. Gegenüber Privatkunden verlangt § 14 UStG bei normalen Warenlieferungen keine Rechnung, gegenüber Geschäftskunden schon. Aufzeichnen und belegen müssen Sie trotzdem jeden Umsatz – das ist eine andere Pflicht und gilt immer. Da Sie einer eBay-Bestellung nicht ansehen, ob ein Betrieb dahintersteht, ist die Rechnung für alle Bestellungen der einfachere Weg. Was hineingehört, steht im Leitfaden Rechnung schreiben.

Zum Start: Konto verbinden, Steuerfall einstellen, „bei Zahlungseingang" wählen und zehn alte Bestellungen zur Kontrolle einlesen. Stimmen diese zehn Rechnungen, schalten Sie die Automatik scharf.

_Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung._