Créer automatiquement les factures eBay

eBay ne crée pas de factures pour vous. La seule façon d'automatiser cela est un logiciel qui se connecte à votre compte eBay, récupère en continu les commandes et en fait des factures complètes – avec votre numérotation, votre mise en page, votre mention de TVA. La mise en place prend une demi-heure ; ensuite, tout se fait sans vous.

Trois points décident si l'automatisation tient au quotidien : ce qui est importé, quand la facture doit être créée, et si plusieurs commandes d'un même acheteur peuvent figurer sur une seule facture.

Sommaire

1. Import des commandes eBay avec Easy Invoice Cloud
2. Quand la facture doit-elle être créée ?
3. Plusieurs commandes sur une seule facture
4. Plusieurs comptes eBay dans un seul accès
5. Liste de contrôle pour choisir
6. Deux choses souvent mal comprises

Import des commandes eBay avec Easy Invoice Cloud

Vous reliez le logiciel une seule fois à votre compte eBay – via la page d'autorisation d'eBay, de sorte que le programme ne voit jamais votre mot de passe. Ensuite, il demande régulièrement les nouvelles commandes et en reprend : nom et adresse de l'acheteur, articles avec quantité et prix, frais de port en ligne distincte, mode et statut de paiement ainsi que numéro et date de commande.

Deux détails déterminent si cela donne vraiment une facture prête à envoyer :

• Les clients réguliers sont reconnus au lieu d'être recréés à chaque fois. Sans cela, impossible de regrouper les commandes par la suite.
• Les articles sont rattachés à votre fichier articles. Le taux de TVA et la désignation viennent alors de vos propres données – et non du titre de l'annonce eBay, qui contient le plus souvent des mots publicitaires.

Dans Easy Invoice Cloud, l'import suit exactement ce schéma – avec plusieurs comptes eBay et votre propre boutique dans un seul accès. À quoi ressemble une telle connexion, l'article sur la connexion Etsy le montre.

Si vous souhaitez le voir sur vos propres commandes : un accès d'essai gratuit est possible sans données de paiement. L'essai se termine automatiquement – rien à résilier.

Quand la facture doit-elle être créée ?

Le réglage le plus important – et le plus souvent mal choisi :

N'en activez qu'un seul. Activer les trois pour ne rien manquer produit plusieurs factures pour une même commande.

Plusieurs commandes sur une seule facture

Un acheteur achète trois fois de suite en « Achat immédiat » au lieu de passer par le panier. Résultat : trois commandes, trois fois les frais de port, trois factures – pour un seul colis. eBay ne peut plus fusionner cela après le paiement ; la livraison groupée n'agit qu'avant.

Pour la facture, la solution existe : un logiciel qui regroupe les commandes d'un même client en fait un seul document et une seule écriture. Dans Easy Invoice, cela fonctionne aussi entre plusieurs de vos comptes eBay. Faites attention à trois choses : le regroupement doit être une proposition que vous confirmez, pas un automatisme sur tout ce qui porte le même nom. Les commandes déjà expédiées n'en font plus partie. Et les frais de port facturés en trop doivent apparaître comme remboursement sur le document, sinon le montant ne correspond pas à ce que l'acheteur a payé.

Plusieurs comptes eBay dans un seul accès

Un compte pour le neuf, un pour les fins de série, plus votre propre boutique – c'est là que beaucoup de solutions deviennent chères, car elles facturent par compte de vente. Demandez avant : plusieurs comptes eBay sont-ils possibles sans supplément ? Les séries de numéros restent-elles séparables si différentes sociétés sont derrière ? Et votre boutique passe-t-elle par la même facturation ?

Liste de contrôle pour choisir

1. Le logiciel récupère-t-il les commandes lui-même – ou devez-vous exporter et téléverser un fichier ?
2. Envoie-t-il aussi la facture, ou se contente-t-il de la créer ?
3. Le déclencheur est-il au choix ?
4. Reconnaît-il les clients réguliers et sait-il regrouper les commandes ?
5. Combien de comptes eBay et de boutiques sont inclus ?
6. Un retour ou un remboursement partiel produit-il une facture d'annulation ou rectificative – ou le document disparaît-il ?
7. Connaît-il votre situation fiscale : franchise en base, régime de la marge, ventes dans l'UE ?
8. Jusqu'où remonte-t-il si vous voulez rattraper plusieurs mois ?
9. Pouvez-vous exporter intégralement factures et données clients si vous changez ?

Les offres gratuites ont presque toujours une limite, et elle se situe justement au nombre de documents ou à l'interface – voir Logiciel de facturation gratuit : où est le piège ?

Deux choses souvent mal comprises

« Envoyer une facture » sur eBay n'est pas une facture. D'après l'aide eBay, ce bouton crée une demande de paiement adressée à un acheteur qui n'a pas encore réglé. Il ne fonctionne qu'avant le paiement, pas du tout avec les annonces à paiement immédiat, et il lui manque les mentions obligatoires. Ce qu'eBay vous fournit réellement, c'est la facture de vos propres frais de vente.

Vous ne devez pas une facture à chaque acheteur – mais vous devez documenter chaque vente. En droit allemand de la TVA (§ 14 UStG), une livraison ordinaire à un particulier n'exige pas de facture, contrairement à une vente à un professionnel. Vous devez malgré tout enregistrer et justifier chaque opération ; c'est une autre obligation, et elle s'applique toujours. Comme une commande eBay ne dit pas si une entreprise se cache derrière, émettre une facture pour toutes les commandes reste la voie la plus simple. Ce qu'elle doit contenir est expliqué dans le guide Rédiger une facture.

Pour démarrer : relier le compte, régler la situation fiscale, choisir « au paiement » et importer dix anciennes commandes à titre de contrôle. Si ces dix factures sont correctes, activez l'automatisation.

_Cet article fournit des informations générales et ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique._