eBay-facturen automatisch aanmaken

eBay maakt geen facturen voor u. Automatisch gaat het alleen met software die verbinding maakt met uw eBay-account, doorlopend de bestellingen ophaalt en daar kant-en-klare facturen van maakt – met uw nummer, uw opmaak, uw btw-vermelding. Het instellen kost een half uur, daarna loopt het zonder uw toedoen.

Drie punten bepalen of de automatisering in de praktijk standhoudt: wat er wordt geïmporteerd, wanneer de factuur moet ontstaan en of meerdere bestellingen van één koper op één factuur passen.

Inhoudsopgave

1. eBay-orderimport met de Easy Invoice Cloud
2. Wanneer moet de factuur ontstaan?
3. Meerdere bestellingen op één factuur
4. Meerdere eBay-accounts in één toegang
5. Checklist voor de keuze
6. Twee dingen die vaak verkeerd worden begrepen

eBay-orderimport met de Easy Invoice Cloud

U koppelt de software één keer aan uw eBay-account – via de toestemmingspagina van eBay, waarbij het programma uw wachtwoord nooit te zien krijgt. Vanaf dat moment vraagt het regelmatig om nieuwe bestellingen en neemt daaruit over: naam en adres van de koper, artikelen met aantal en prijs, verzendkosten als aparte regel, betaalwijze en betaalstatus plus ordernummer en datum.

Twee details bepalen of daar echt een kant-en-klare factuur uit komt:

• Vaste klanten worden herkend en niet elke keer opnieuw aangemaakt. Zonder dat kunt u later geen bestellingen bundelen.
• Artikelen worden gekoppeld aan uw eigen artikelbestand. Dan komen btw-tarief en omschrijving uit uw eigen gegevens – en niet uit de eBay-titel, waar meestal reclamewoorden in staan.

In de Easy Invoice Cloud verloopt de import volgens dit patroon – met meerdere eBay-accounts en uw eigen shop in één toegang. Hoe zo'n koppeling eruitziet, laat het artikel over de Etsy-koppeling zien.

Wilt u dat met uw eigen bestellingen bekijken: een gratis proefaccount kan zonder betaalgegevens. De proefperiode stopt automatisch – opzeggen hoeft niet.

Wanneer moet de factuur ontstaan?

De belangrijkste instelling – en degene die het vaakst verkeerd wordt gekozen:

Activeer er maar één. Wie alle drie inschakelt om niets te missen, maakt meerdere facturen voor één bestelling.

Meerdere bestellingen op één factuur

Een koper koopt driemaal achter elkaar via "Nu kopen" in plaats van via het winkelmandje. Resultaat: drie bestellingen, drie keer porto, drie facturen – voor één pakket. eBay kan dat na de betaling niet meer samenvoegen, gecombineerde verzending werkt alleen vooraf.

Voor de factuur is het wel op te lossen: software die bestellingen van dezelfde klant bundelt, maakt er één document en één boeking van. In Easy Invoice kan dat ook over meerdere van uw eBay-accounts heen. Let daarbij op drie dingen: het bundelen hoort een voorstel te zijn dat u bevestigt, geen automatisme over alles met dezelfde naam. Al verzonden bestellingen horen er niet meer bij. En te veel berekende verzendkosten moeten als terugbetaling op het document zichtbaar zijn, anders klopt het bedrag niet met wat de koper heeft betaald.

Meerdere eBay-accounts in één toegang

Eén account voor nieuwe goederen, één voor restpartijen, plus de eigen shop – dat is het punt waarop veel oplossingen duur worden, omdat ze per verkoopaccount afrekenen. Vraag vooraf: zijn meerdere eBay-accounts mogelijk zonder meerprijs? Blijven de nummerreeksen gescheiden als er verschillende bedrijven achter zitten? En loopt de eigen shop via dezelfde facturatie?

Checklist voor de keuze

1. Haalt de software de bestellingen zelf op – of moet u exporteren en uploaden?
2. Verstuurt zij de factuur ook, of maakt zij die alleen aan?
3. Kunt u het moment kiezen?
4. Herkent zij vaste klanten en kan zij bestellingen bundelen?
5. Hoeveel eBay-accounts en shops zijn inbegrepen?
6. Ontstaat bij retour en gedeeltelijke terugbetaling een storno- of correctiefactuur – of verdwijnt het document gewoon?
7. Kent zij uw fiscale situatie: kleineondernemersregeling, margeregeling, verkopen binnen de EU?
8. Hoe ver terug haalt zij bestellingen op als u maanden wilt inhalen?
9. Kunt u facturen en klantgegevens volledig exporteren als u overstapt?

Gratis aanbiedingen hebben bijna altijd een grens, en die ligt meestal precies bij het aantal documenten of bij de koppeling – zie Gratis factuurprogramma: waar zit de adder?

Twee dingen die vaak verkeerd worden begrepen

"Factuur sturen" bij eBay is geen factuur. Die knop maakt volgens de eBay-helppagina een betalingsverzoek aan een koper die nog niet betaald heeft. Hij werkt alleen vóór de betaling, bij "direct betalen" helemaal niet, en de verplichte factuurgegevens ontbreken. Wat eBay u wel levert, is de factuur over uw eigen verkoopkosten.

U hoeft niet elke koper een factuur te geven – maar wel elke verkoop vast te leggen. Naar Duits btw-recht (§ 14 UStG) is bij een gewone levering aan een particulier geen factuur verplicht, bij een zakelijke klant wel. Vastleggen en onderbouwen moet u elke omzet toch; dat is een andere plicht en die geldt altijd. Omdat u aan een eBay-bestelling niet ziet of er een bedrijf achter zit, is een factuur voor alle bestellingen simpelweg de makkelijkere weg. Wat erop hoort, staat in de gids Een factuur schrijven.

Om te beginnen: account koppelen, fiscale situatie instellen, "bij ontvangst betaling" kiezen en tien oude bestellingen ter controle inlezen. Kloppen die tien facturen, dan zet u de automatisering aan.

_Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies._