Crear facturas de eBay automáticamente

eBay no crea facturas por ti. La única forma de automatizarlo es un software que se conecta con tu cuenta de eBay, recoge los pedidos de forma continua y genera con ellos facturas completas: con tu numeración, tu diseño y tu desglose de impuestos. La configuración lleva media hora; después funciona sin que intervengas.

Tres puntos deciden si la automatización aguanta en el día a día: qué se importa, cuándo debe crearse la factura y si varios pedidos de un mismo comprador caben en una sola factura.

Índice

1. Importación de pedidos de eBay con Easy Invoice Cloud
2. ¿Cuándo debe crearse la factura?
3. Varios pedidos en una sola factura
4. Varias cuentas de eBay en un mismo acceso
5. Lista de comprobación para elegir
6. Dos cosas que se malinterpretan a menudo

Importación de pedidos de eBay con Easy Invoice Cloud

Conectas el software una sola vez con tu cuenta de eBay, a través de la página de autorización de eBay, de modo que el programa nunca ve tu contraseña. A partir de ahí pide con regularidad los pedidos nuevos y toma de ellos: nombre y dirección del comprador, artículos con cantidad y precio, gastos de envío como línea propia, forma y estado del pago, además del número y la fecha del pedido.

Dos detalles deciden si de ahí sale realmente una factura terminada:

• Los clientes habituales se reconocen en lugar de crearse de nuevo cada vez. Sin eso no podrás agrupar pedidos más adelante.
• Los artículos se asignan a tu fichero de artículos. Así el tipo impositivo y la descripción salen de tus propios datos, y no del título del anuncio de eBay, que suele contener palabras publicitarias.

En Easy Invoice Cloud la importación sigue exactamente este patrón, con varias cuentas de eBay y tu propia tienda en un mismo acceso. Cómo es una conexión así lo muestra el artículo sobre la conexión con Etsy.

Si quieres verlo con tus propios pedidos: hay acceso de prueba gratuito sin datos de pago. La prueba termina automáticamente; no hay que cancelar nada.

¿Cuándo debe crearse la factura?

El ajuste más importante, y el que más veces se elige mal:

Activa solo uno. Quien activa los tres para no perderse nada genera varias facturas para un mismo pedido.

Varios pedidos en una sola factura

Un comprador compra tres veces seguidas con "Cómpralo ya" en lugar de usar la cesta. Resultado: tres pedidos, tres veces los gastos de envío, tres facturas, para un solo paquete. Después del pago eBay ya no puede unirlos: el envío combinado solo actúa antes.

Para la factura sí tiene solución: un software que agrupa los pedidos del mismo cliente convierte todo en un documento y un asiento. En Easy Invoice funciona incluso entre varias de tus cuentas de eBay. Ten en cuenta tres cosas: la agrupación debería ser una propuesta que tú confirmas, no un automatismo sobre todo lo que lleve el mismo nombre. Los pedidos ya enviados no entran. Y los gastos de envío cobrados de más deben aparecer como devolución en el documento; de lo contrario el importe no coincidirá con lo que el comprador pagó.

Varias cuentas de eBay en un mismo acceso

Una cuenta para producto nuevo, otra para restos de serie, más tu propia tienda: ese es el punto en el que muchas soluciones se encarecen, porque cobran por cuenta de venta. Pregunta antes: ¿son posibles varias cuentas de eBay sin recargo? ¿Se pueden mantener separadas las series de numeración si detrás hay empresas distintas? ¿Y tu tienda pasa por la misma facturación?

Lista de comprobación para elegir

1. ¿El software recoge los pedidos por sí mismo o tienes que exportar y subir un archivo?
2. ¿Envía también la factura o solo la crea?
3. ¿Se puede elegir el momento de emisión?
4. ¿Reconoce a los clientes habituales y sabe agrupar pedidos?
5. ¿Cuántas cuentas de eBay y tiendas están incluidas?
6. ¿En devoluciones y reembolsos parciales se genera una factura de anulación o rectificativa o el documento simplemente desaparece?
7. ¿Conoce tu situación fiscal: régimen de pequeña empresa, régimen del margen, ventas dentro de la UE?
8. ¿Hasta cuándo hacia atrás recoge pedidos si quieres recuperar meses anteriores?
9. ¿Puedes exportar íntegramente facturas y datos de clientes si cambias de proveedor?

Las ofertas gratuitas casi siempre tienen un límite, y suele estar justo en el número de documentos o en la conexión: consulta Programa de facturación gratis: ¿dónde está la trampa?

Dos cosas que se malinterpretan a menudo

"Enviar factura" en eBay no es una factura. Según la ayuda de eBay, ese botón genera una solicitud de pago dirigida a un comprador que aún no ha pagado. Solo funciona antes del pago, con los anuncios de pago inmediato no funciona en absoluto, y le faltan los datos obligatorios de una factura. Lo que eBay sí te entrega es la factura de tus propias comisiones de venta.

No le debes una factura a cada comprador, pero sí debes documentar cada venta. Según el derecho alemán del IVA (§ 14 UStG), una entrega normal de bienes a un particular no exige factura; a un cliente empresarial, sí. Registrar y justificar cada operación sigue siendo obligatorio: es otra obligación distinta y se aplica siempre. Como en un pedido de eBay no se ve si detrás hay una empresa, emitir factura para todos los pedidos es sencillamente el camino más cómodo. Qué debe contener se explica en la guía Redactar una factura.

Para empezar: conecta la cuenta, ajusta tu situación fiscal, elige "al recibir el pago" e importa diez pedidos antiguos como comprobación. Si esas diez facturas son correctas, activa la automatización.

_Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico._