Factuur naar het EU-buitenland: met of zonder btw – en wat er gebeurt zonder btw-nummer

Is uw klant een bedrijf in een ander EU-land en geeft hij u zijn btw-identificatienummer, dan schrijft u de factuur zonder Duitse btw. Op de factuur staan dan beide nummers – dat van hem en dat van u – en de zin „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (verlegging van de btw). Uw klant verrekent de belasting zelf in zijn eigen land. Daarna meldt u de omzet nog bij het Bundeszentralamt für Steuern; die melding heet de zogenoemde Zusammenfassende Meldung.

Twee gevallen lopen anders, en beide komen vaker voor dan gedacht: particuliere klanten in de EU, en werk aan een gebouw ter plaatse. Daarvoor staat hieronder elk een eigen hoofdstuk.

Inhoud

1. Het normale geval: zakelijke klant in de EU
2. Drie vragen en u kent uw situatie
3. Wat er op de factuur moet
4. Het btw-nummer: hoe u er een krijgt en dat van uw klant controleert
5. Als het nummer ontbreekt of onjuist is: wie betaalt dan?
6. Na de factuur: de Zusammenfassende Meldung
7. Bijzonder geval bouw: werken aan een gebouw in het buitenland
8. Particuliere klanten in de EU
9. Klant in Zwitserland of een ander derde land
10. Als u kleineondernemer bent
11. Hoe dit in Easy Invoice werkt

Het normale geval: zakelijke klant in de EU

U levert een dienst aan een bedrijf in Oostenrijk, Nederland, Frankrijk. Dan geldt: de plaats van de dienst is waar uw klant gevestigd is – niet waar u zit (§ 3a lid 2 van de Duitse btw-wet, UStG). Voor u heeft dat één eenvoudig gevolg. De dienst wordt in Duitsland niet belast, dus brengt u ook geen Duitse btw in rekening.

De belasting verdwijnt daarmee niet. Ze verhuist alleen naar de klant. Die berekent in zijn land het daar geldende tarief over uw bedrag, meldt dat aan zijn belastingdienst en trekt het in dezelfde aangifte weer af. Op papier is dat voor hem een nulsom. Deze omkering heet verlegging, in het Duits Reverse Charge.

Concreet betekent dat: u vermeldt het nettobedrag, geen btw-regel, en een verwijzing dat de klant de belasting verschuldigd is. Wat u niet doet: het Oostenrijkse tarief uitrekenen. Daar heeft u niets mee te maken.

Verwar dit niet met de regeling voor bouwprestaties binnen Duitsland. Ook daar factureert u zonder btw en ook daar staat een verwijzing op de factuur, maar dat is een ander geval met andere voorwaarden – na te lezen bij § 13b UStG bij bouwprestaties.

Drie vragen en u kent uw situatie

Regel eerst drie dingen voordat u iets schrijft. Daarna ligt het antwoord vast.

Vraag 1: bedrijf of particulier? Een bedrijf herkent u eraan dat het u een btw-identificatienummer kan geven. Kan het dat niet, behandel de opdracht dan bij twijfel als een particuliere klant – met de gevolgen uit het hoofdstuk verderop.

Vraag 2: goederen of dienst? Verkoopt u een voorwerp dat over de grens wordt vervoerd, of verricht u werk? Beide leiden tot een factuur zonder Duitse btw, maar de voorwaarden verschillen. Bij goederen spreekt de wet van een intracommunautaire levering (§ 4 nr. 1 letter b juncto § 6a UStG); daar heeft u bovendien een bewijs nodig dat de goederen echt in het buitenland zijn aangekomen – in de praktijk meestal de zogenoemde Gelangensbestätigung of een vrachtbrief. Zonder dat bewijs vervalt de vrijstelling, ook als al het andere klopt.

Vraag 3: werkt u aan een gebouw of perceel? Zo ja, dan geldt de hoofdregel uit vraag 1 niet meer. Dat is het geval dat de meeste artikelen overslaan – daarom staat het hieronder in een eigen hoofdstuk.

Wat er op de factuur moet

Naast alles wat sowieso op elke factuur hoort (de verplichte gegevens staan in de leidraad factuur schrijven) heeft u drie dingen nodig:

• Uw eigen btw-identificatienummer. Niet het belastingnummer van de Duitse fiscus – dat zijn twee verschillende nummers.
• Het btw-nummer van uw klant. Volledig, met de landcode ervoor, dus bijvoorbeeld ATU12345678.
• De verwijzing naar de verlegging. De wet vereist de vermelding „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a lid 1 UStG). U mag er voor de buitenlandse klant „Reverse charge" bij zetten, maar het gaat om de Duitse formulering.

En geen btw-regel. Geen „0 % btw", geen „19 % = 0,00 EUR". Alleen het nettobedrag als factuurbedrag.

Er is ook een termijn, en die kent bijna niemand: bij deze omzetten moet de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de prestatie zijn opgemaakt (§ 14a lid 1 UStG). Binnenlands heeft u zes maanden de tijd, hier niet.

Zo ziet het slot van zo'n factuur eruit:

Subtotaal netto                4.200,00 EUR
Factuurbedrag                  4.200,00 EUR

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).
Uw btw-nummer: ATU12345678
Ons btw-nummer: DE123456789

Het btw-nummer: hoe u er een krijgt en dat van uw klant controleert

Het btw-identificatienummer is een tweede nummer naast uw gewone belastingnummer. Het bestaat alleen voor grensoverschrijdende handel. U vraagt het gratis aan bij het Bundeszentralamt für Steuern, online via het aanvraagformulier. Heeft u er nog geen, dan is dat de eerste stap – zonder eigen nummer werkt de hele route niet.

Het nummer van uw klant controleert u het beste voordat u de factuur schrijft. Ook dat doet het Bundeszentralamt für Steuern, eveneens gratis, onder het trefwoord bevestiging van buitenlandse btw-nummers (§ 18e UStG). Er zijn twee niveaus:

• De eenvoudige bevestiging zegt alleen: dit nummer is geldig.
• De gekwalificeerde bevestiging controleert bovendien of naam en adres bij dat nummer horen, en u krijgt daarvan een schriftelijke bevestiging.

Neem de gekwalificeerde en bewaar het resultaat. Het is uw bewijs dat u zorgvuldig was. Bij klanten voor wie u doorlopend werkt, loont het de bevraging af en toe te herhalen – bedrijven worden opgeheven, nummers vervallen, en dat hoort u niet vanzelf.

Als het nummer ontbreekt of onjuist is: wie betaalt dan?

Dat is de eigenlijke zorg achter de hele vraag, dus duidelijk: u betaalt.

Blijkt later dat aan de voorwaarden niet was voldaan – geen geldig nummer, geen bewijs van de goederenroute – dan was uw prestatie een gewone binnenlandse omzet. De Duitse fiscus rekent de btw dan uit het bedrag dat u heeft geïncasseerd. Van 4.200 euro blijft 3.529,41 euro netto over, plus 670,59 euro belasting. Die 670,59 euro bent u verschuldigd. Uw klant in het buitenland staat daarbuiten, en de kans dat hij een half jaar later vrijwillig bijbetaalt, is klein.

Dus: nummer vooraf controleren, bewijs bewaren. Het kost vijf minuten en dekt een risico van bijna 16 procent van uw factuurbedrag.

Heeft een zakelijke klant geen btw-nummer of wil hij het u niet geven, dan is de veilige weg gewoon met Duitse btw af te rekenen. Dat is vervelend voor de klant, maar het is uw geld dat anders op het spel staat.

Na de factuur: de Zusammenfassende Meldung

Met de factuur is het niet klaar. Elke omzet die u zonder btw aan een zakelijke EU-klant heeft gefactureerd, meldt u aan het Bundeszentralamt für Steuern – met het btw-nummer van de klant en het bedrag. Dat is de Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG).

Het belangrijkste in drie zinnen: u dient haar elektronisch in, niet op papier. De termijn is de 25e dag na afloop van het meldtijdvak – bij kwartaalaangifte dus 25 april, juli, oktober en januari. Of u per kwartaal of per maand meldt, hangt af van de omvang van uw goederenleveringen; wie alleen diensten factureert, zit meestal in het kwartaalritme.

De melding is geen tweede keer belasting betalen. Ze is alleen de controlemelding waarmee de belastingdiensten vergelijken of uw klant de omzet aan zijn kant heeft aangegeven. Vergeten kost toch geld: te laat of niet melden kan als overtreding worden beboet.

Bijzonder geval bouw: werken aan een gebouw in het buitenland

Nu het geval dat de hoofdregel opzij zet. Heeft uw werk betrekking op een concreet gebouw of perceel – u monteert een keuken in een filiaal in Salzburg, legt leidingen, renoveert een badkamer –, dan telt niet waar de klant zit, maar waar het gebouw staat (§ 3a lid 3 nr. 1 UStG). Dat geldt ook als uw opdrachtgever toevallig in Duitsland zit terwijl het gebouw in het buitenland staat.

Dat heeft voor u drie gevolgen:

1. De Duitse fiscus heeft met deze omzet niets te maken. In de wettekst heet dat „niet belastbaar" en het betekent simpelweg: Duitsland mag over dat bedrag geen belasting heffen. Duitse btw brengt u dus ook hier niet in rekening.
2. Of de klant de belasting overneemt, bepaalt het land waar gebouwd wordt. Oostenrijk bijvoorbeeld kent een ruime verleggingsregeling voor buitenlandse ondernemers. Andere landen zijn strenger – daar kan het gebeuren dat u zich ter plaatse voor de btw moet registreren. Dat is geen kleinigheid en precies het punt waarop een telefoontje met de belastingadviseur loont, voordat u de offerte uitbrengt.
3. In de Zusammenfassende Meldung horen deze omzetten in de regel niet thuis. Die melding omvat intracommunautaire leveringen en diensten volgens de hoofdregel – werk aan een gebouw valt daar niet onder.

Wie regelmatig over de grens monteert, moet dit eenmalig netjes voor zijn doellanden uitzoeken. Het is het verschil tussen een opdracht met winst en een opdracht met een naheffing.

Particuliere klanten in de EU

Bij particulieren is er niemand op wie de belasting kan overgaan. Ze blijft dus bij u – de vraag is alleen aan welk land ze toekomt.

Zolang u met verkopen aan particulieren in de EU per jaar onder de 10.000 euro blijft, rekent u gewoon met Duitse btw af, net als bij een klant uit Hamburg. De grens geldt voor alle EU-landen samen, niet per land.

Daarboven wordt de omzet in het land van de klant belast, met het daar geldende tarief. Om te voorkomen dat u zich in elk land apart moet aanmelden, bestaat de One-Stop-Shop-regeling: u meldt alles gebundeld bij het Bundeszentralamt für Steuern, dat verdeelt het verder. Aanmelden moet u zich daarvoor wel, en de melding is een aparte, extra aangifte.

Eerlijk gezegd: dat is een onderwerp op zich, en wie die grens overschrijdt, moet het eenmaal met de belastingadviseur doornemen. Voor diensten aan particulieren gelden bovendien per soort dienst eigen regels – een online cursus wordt anders behandeld dan een reparatie ter plaatse.

Klant in Zwitserland of een ander derde land

Buiten de EU wordt het verrassend genoeg eenvoudiger, omdat de EU-meldplichten wegvallen.

Dienst aan een bedrijf: de plaats van de dienst ligt bij de klant, Duitsland mag daarover geen belasting heffen. U factureert zonder Duitse btw en met een korte verwijzing dat de dienst in het buitenland wordt verricht en daar wordt belast. De term „Reverse Charge" is hier strikt genomen niet de juiste – dat is een EU-procedure –, maar veel klanten kennen hem en struikelen er niet over. Een Zusammenfassende Meldung vervalt.

Levering van goederen: dat is een uitvoer en vrijgesteld (§ 4 nr. 1 letter a juncto § 6 UStG), maar alleen met uitvoerbewijs van de douane. Zonder dat document geldt hetzelfde als hierboven: de fiscus rekent de belasting uit uw bedrag.

Als u kleineondernemer bent

Hier wordt het onoverzichtelijk, daarom alleen de eerlijke kern: als kleineondernemer volgens § 19 UStG brengt u binnenlands geen btw in rekening – dat betekent niet dat buitenlandse transacties voor u automatisch zonder gevolgen zijn. Zodra u voor een EU-onderneming werkt en daarbij een btw-nummer gebruikt, kunnen meld- en registratieplichten ontstaan die er binnenlands niet zijn. Omgekeerd kan ook inkoop in het EU-buitenland ertoe leiden dat u btw aan de fiscus moet afdragen, terwijl u zelf geen btw in rekening brengt.

Dat is geen reden om buitenlandse klanten af te wijzen. Het is een reden om het eerste geval met de belastingadviseur door te spreken voordat u de factuur schrijft. Wat voor u binnenlands geldt, staat in ons artikel over de kleineondernemersfactuur volgens § 19 UStG.

Hoe dit in Easy Invoice werkt

U legt bij de klant het land en zijn btw-nummer vast. Bij het schrijven van de factuur herkent de software daaraan het geval, rekent geen btw en drukt de voorgeschreven verwijzing „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)" op het document af. Hetzelfde geldt voor intracommunautaire leveringen, uitvoer en diensten aan bedrijven in derde landen – telkens met de passende tekst en de passende reden. Maakt u een XRechnung of ZUGFeRD-factuur, dan wordt de vrijstellingsgrond ook daar in het juiste veld meegegeven – veel ontvangers controleren dat automatisch en wijzen de factuur anders af.

Voor de Zusammenfassende Meldung is er een eigen overzicht dat de betreffende omzetten per klant en periode samenstelt en als pdf uitgeeft. De indiening zelf doet u bij het Bundeszentralamt für Steuern; de cijfers typt u daar over. Ook de controle van het klantnummer vervangt de software niet – de bevestigingsbevraging doet u bij het Bundeszentralamt.

Dit artikel legt de regels algemeen uit en vervangt geen belastingadvies. Heeft u de eerste buitenlandse opdracht voor u liggen, dan zijn twee dingen doorslaggevend: het btw-nummer van uw klant controleren voordat de factuur de deur uit gaat, en vooraf uitzoeken of uw werk betrekking heeft op een gebouw. Op die twee punten beslist zich of de factuur blijft zoals u hem heeft geschreven.