Fattura a un cliente UE: con o senza IVA – e cosa succede senza partita IVA valida

Se il suo cliente è un'azienda di un altro paese dell'UE e le comunica il proprio numero di partita IVA, la fattura si emette senza IVA tedesca. Sulla fattura compaiono allora entrambi i numeri – il suo e quello del cliente – e la frase „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (inversione contabile). Il cliente assolve l'imposta nel proprio paese. Dopodiché l'operazione va comunicata all'Ufficio federale centrale delle imposte tedesco; quella comunicazione si chiama Zusammenfassende Meldung, l'elenco riepilogativo.

Due casi funzionano diversamente, ed entrambi sono più frequenti di quanto si pensi: i clienti privati nell'UE e i lavori eseguiti su un immobile in loco. A ciascuno è dedicata una sezione più avanti.

Indice

1. Il caso normale: cliente aziendale nell'UE
2. Tre domande e conosce il suo caso
3. Cosa deve comparire in fattura
4. La partita IVA: come ottenerla e come verificare quella del cliente
5. Se il numero manca o è sbagliato: chi paga?
6. Dopo la fattura: l'elenco riepilogativo
7. Caso particolare edilizia: lavori su un immobile all'estero
8. Clienti privati nell'UE
9. Cliente in Svizzera o in un altro paese terzo
10. Se rientra nel regime tedesco delle piccole imprese
11. Come funziona in Easy Invoice

Il caso normale: cliente aziendale nell'UE

Lei esegue una prestazione per un'azienda in Austria, nei Paesi Bassi, in Francia. Vale allora questa regola: il luogo della prestazione è dove ha sede il cliente, non dove ha sede lei (§ 3a comma 2 della legge tedesca sull'IVA, UStG). Per lei la conseguenza è semplice. La prestazione non viene tassata in Germania, quindi non espone IVA tedesca.

L'imposta però non sparisce. Si sposta soltanto sul cliente. Nel suo paese applica l'aliquota locale al suo importo, la dichiara al proprio fisco e nella stessa dichiarazione se la detrae. Sulla carta per lui è un'operazione a somma zero. Questo passaggio si chiama inversione contabile, in inglese reverse charge.

In concreto: lei indica l'importo netto, nessuna riga d'imposta e una dicitura che attesta che l'imposta è dovuta dal cliente. Quello che non fa: calcolare l'aliquota austriaca. Non la riguarda.

Non lo confonda con la regola per le prestazioni edili all'interno della Germania. Anche lì si fattura senza IVA e anche lì compare una dicitura, ma è un caso diverso con presupposti diversi – lo trova nell'articolo sull'inversione contabile in edilizia secondo il § 13b UStG.

Tre domande e conosce il suo caso

Prima di scrivere qualsiasi cosa, chiarisca tre punti. Dopo, la risposta è determinata.

Domanda 1: azienda o privato? Riconosce un'azienda dal fatto che può fornirle un numero di partita IVA. Se non può, nel dubbio tratti l'incarico come quello di un cliente privato, con le conseguenze descritte più avanti.

Domanda 2: merce o prestazione? Vende un bene che viene trasportato oltre confine oppure esegue un lavoro? Entrambi portano a una fattura senza IVA tedesca, ma i presupposti sono diversi. Per i beni la legge parla di cessione intracomunitaria (§ 4 n. 1 lettera b in combinato disposto con il § 6a UStG); lì serve inoltre la prova che la merce sia effettivamente arrivata all'estero – nella pratica di solito la cosiddetta Gelangensbestätigung, l'attestazione di arrivo, o un documento di trasporto. Senza quella prova l'esenzione cade, anche se tutto il resto è in regola.

Domanda 3: sta lavorando su un edificio o un terreno? In tal caso la regola base della domanda 1 non vale più. È il caso che quasi tutte le guide saltano – per questo ha una sezione propria più avanti.

Cosa deve comparire in fattura

Oltre a tutto ciò che comunque appartiene a ogni fattura (i dati obbligatori sono raccolti nella guida per scrivere una fattura), le servono tre elementi:

• La sua partita IVA. Non il codice fiscale d'impresa tedesco assegnato dall'ufficio delle imposte: sono due numeri diversi.
• La partita IVA del cliente. Completa, con il prefisso del paese, quindi ad esempio ATU12345678.
• La dicitura sull'inversione contabile. La legge richiede l'indicazione „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a comma 1 UStG). Per il cliente estero può aggiungere „Reverse charge", ma è la formulazione tedesca quella che conta.

E nessuna riga d'imposta. Niente „0 % IVA", niente „19 % = 0,00 EUR". Solo l'importo netto come totale fattura.

C'è anche un termine che quasi nessuno conosce: per queste operazioni la fattura deve essere emessa entro il 15 del mese successivo alla prestazione (§ 14a comma 1 UStG). All'interno del paese ha sei mesi di tempo, qui no.

Ecco come si presenta la parte finale di una fattura di questo tipo:

Totale netto                   4.200,00 EUR
Totale fattura                 4.200,00 EUR

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).
Vostra partita IVA: ATU12345678
Nostra partita IVA: DE123456789

La partita IVA: come ottenerla e come verificare quella del cliente

Il numero di partita IVA intracomunitaria è un secondo numero accanto al normale codice fiscale d'impresa. Esiste solo per le operazioni transfrontaliere. Lo richiede gratuitamente all'Ufficio federale centrale delle imposte, online tramite il modulo di attribuzione. Se non ne ha ancora uno, è il primo passo: senza un numero proprio l'intero percorso non funziona.

Il numero del cliente lo verifichi prima di emettere la fattura. Se ne occupa sempre l'Ufficio federale centrale delle imposte, anch'esso gratuitamente, sotto la voce conferma delle partite IVA estere (§ 18e UStG). Ci sono due livelli:

• La conferma semplice dice soltanto se il numero è valido.
• La conferma qualificata verifica inoltre se nome e indirizzo corrispondono a quel numero e le rilascia una conferma scritta.

Scelga quella qualificata e conservi l'esito. È la sua prova di aver agito con diligenza. Con i clienti per cui lavora abitualmente conviene ripetere la verifica ogni tanto: le società vengono liquidate, i numeri decadono, e nessuno glielo comunica.

Se il numero manca o è sbagliato: chi paga?

È la vera preoccupazione dietro tutta la questione, quindi diciamolo chiaramente: paga lei.

Se in seguito emerge che i presupposti non c'erano – nessun numero valido, nessuna prova del percorso della merce –, la sua prestazione era una normale operazione interna. Il fisco a quel punto estrae l'IVA dall'importo che lei ha incassato. Da 4.200 euro restano 3.529,41 euro netti e 670,59 euro d'imposta. Quei 670,59 euro li deve lei. Il cliente estero non c'entra nulla e la probabilità che paghi spontaneamente sei mesi dopo è scarsa.

Quindi: verificare prima il numero, conservare la prova. Sono cinque minuti a fronte di un rischio pari a quasi il 16 per cento dell'importo fatturato.

Se un cliente aziendale non ha una partita IVA o non gliela vuole comunicare, la via sicura è fatturare normalmente con IVA tedesca. È spiacevole per il cliente, ma altrimenti in gioco ci sono i suoi soldi.

Dopo la fattura: l'elenco riepilogativo

Con la fattura non è finita. Ogni operazione fatturata senza IVA a un cliente aziendale dell'UE va comunicata all'Ufficio federale centrale delle imposte, con la partita IVA del cliente e l'importo. È l'elenco riepilogativo, Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG).

L'essenziale in tre frasi: si presenta per via elettronica, non su carta. Il termine è il 25° giorno successivo alla fine del periodo di riferimento – con presentazione trimestrale quindi il 25 aprile, luglio, ottobre e gennaio. Se il periodo sia trimestrale o mensile dipende dal volume delle cessioni di beni; chi fattura solo prestazioni di servizi rientra di norma nel ritmo trimestrale.

La comunicazione non è un secondo pagamento d'imposta. È il riscontro con cui le amministrazioni fiscali verificano se il cliente ha dichiarato l'operazione dalla sua parte. Dimenticarla costa comunque: ritardo od omissione possono essere sanzionati come illecito amministrativo.

Caso particolare edilizia: lavori su un immobile all'estero

Ed ecco il caso che scavalca la regola base. Se il suo lavoro riguarda un edificio o un terreno determinato – monta una cucina in una filiale a Salisburgo, posa cavi, ristruttura un bagno –, non conta dove ha sede il cliente, ma dove si trova l'immobile (§ 3a comma 3 n. 1 UStG). Vale anche se il committente si trova in Germania mentre l'immobile è all'estero.

Per lei ne derivano tre conseguenze:

1. Il fisco tedesco non ha titolo su questa operazione. Nel testo di legge si dice „non imponibile" e significa semplicemente che la Germania non può prelevare imposta su quell'importo. Anche qui, quindi, non espone IVA tedesca.
2. Se il cliente assuma o meno l'imposta lo decide il paese in cui si costruisce. L'Austria, ad esempio, applica un'inversione contabile ampia alle imprese estere. Altri paesi sono più restrittivi: lì può capitare di doversi registrare in loco ai fini IVA. Non è una formalità ed è il punto in cui una telefonata al consulente fiscale si ripaga, prima ancora di presentare il preventivo.
3. Queste operazioni di norma non rientrano nell'elenco riepilogativo. Quell'elenco riguarda le cessioni intracomunitarie e le prestazioni secondo la regola base: i lavori su un immobile non vi rientrano.

Chi lavora regolarmente oltre confine dovrebbe chiarire il punto una volta per tutte per i propri paesi di destinazione. È la differenza fra una commessa con utile e una commessa con un accertamento.

Clienti privati nell'UE

Con i clienti privati non c'è nessuno su cui l'imposta possa trasferirsi. Resta quindi a lei: la sola domanda è a quale paese spetti.

Finché le vendite a privati nell'UE restano sotto i 10.000 euro l'anno, fattura semplicemente con IVA tedesca come per un cliente di Amburgo. Il limite vale per tutti i paesi UE nel loro insieme, non per singolo paese.

Al di sopra, l'operazione è imponibile nel paese del cliente con l'aliquota locale. Per non doversi registrare in ogni singolo paese esiste il regime One-Stop-Shop: dichiara tutto in forma unificata all'Ufficio federale centrale delle imposte, che poi ripartisce. Registrarsi però è necessario, e la dichiarazione è una dichiarazione a sé, aggiuntiva.

Detto onestamente: è un tema a parte, e chi supera quella soglia dovrebbe affrontarlo una volta con il consulente fiscale. Per le prestazioni a privati valgono inoltre regole proprie a seconda del tipo di prestazione: un corso online viene trattato diversamente da una riparazione in loco.

Cliente in Svizzera o in un altro paese terzo

Fuori dall'UE le cose diventano sorprendentemente più semplici, perché vengono meno gli obblighi di comunicazione europei.

Prestazione a un'azienda: il luogo della prestazione è presso il cliente, la Germania non può tassarla. Fattura senza IVA tedesca e con una breve dicitura che la prestazione è resa e tassata all'estero. Il termine „reverse charge" qui a rigore non è quello corretto – è una procedura dell'UE –, ma molti clienti lo conoscono e non ci inciampano. L'elenco riepilogativo non serve.

Cessione di beni: si tratta di un'esportazione, esente (§ 4 n. 1 lettera a in combinato disposto con il § 6 UStG), ma solo con la prova d'esportazione della dogana. Senza quel documento vale quanto detto sopra: il fisco estrae l'imposta dal suo importo.

Se rientra nel regime tedesco delle piccole imprese

Qui la materia si complica, quindi solo il nocciolo, con onestà: come Kleinunternehmer ai sensi del § 19 UStG lei non espone IVA sul mercato interno, ma questo non significa che le operazioni con l'estero siano automaticamente prive di conseguenze. Non appena lavora per un'impresa dell'UE utilizzando una partita IVA, possono sorgere obblighi di comunicazione e di registrazione che sul mercato interno non esistono. Al contrario, anche gli acquisti nell'UE possono comportare il versamento dell'IVA al fisco, pur non esponendone lei stessa.

Non è un motivo per rifiutare clienti esteri. È un motivo per discutere il primo caso con il consulente fiscale prima di emettere la fattura. Quanto vale per lei sul mercato interno lo trova nel nostro articolo sulla fattura senza IVA secondo il § 19 UStG.

Come funziona in Easy Invoice

Nel cliente registra il paese e la sua partita IVA. Al momento di scrivere la fattura il software riconosce da questi dati il caso, non applica IVA e stampa sul documento la dicitura prescritta „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)". Lo stesso vale per le cessioni intracomunitarie, le esportazioni e le prestazioni ad aziende di paesi terzi, ogni volta con il testo e la motivazione appropriati. Se genera una fattura XRechnung o ZUGFeRD, il motivo di esenzione viene riportato anche lì nel campo corretto: molti destinatari lo controllano automaticamente e altrimenti rifiutano la fattura.

Per l'elenco riepilogativo esiste un prospetto dedicato che raccoglie le operazioni interessate per cliente e periodo e le esporta in PDF. La trasmissione vera e propria la effettua presso l'Ufficio federale centrale delle imposte, ricopiando lì i dati. Anche la verifica del numero del cliente non è sostituita dal software: la richiesta di conferma la presenta all'Ufficio federale centrale delle imposte.

Questo articolo spiega le regole in termini generali e non sostituisce la consulenza fiscale. Se ha davanti il primo incarico estero, due cose sono decisive: verificare la partita IVA del cliente prima che la fattura parta e chiarire preventivamente se il suo lavoro riguarda un immobile. Su questi due punti si decide se la fattura resterà come l'ha scritta.