Rechnung ins EU-Ausland stellen: mit oder ohne Umsatzsteuer – und was ohne USt-IdNr. passiert

Wenn Ihr Kunde eine Firma in einem anderen EU-Land ist und Ihnen seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nennt, schreiben Sie die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Auf die Rechnung gehören dann beide Nummern – seine und Ihre – und der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Ihr Kunde versteuert den Betrag in seinem Land selbst. Danach melden Sie den Umsatz noch beim Bundeszentralamt für Steuern, das nennt sich Zusammenfassende Meldung.

Zwei Fälle laufen anders, und beide sind häufiger, als man denkt: Privatkunden im EU-Ausland, und Arbeiten an einem Gebäude vor Ort. Dazu weiter unten je ein eigener Abschnitt.

Inhaltsverzeichnis

1. Der Normalfall: Firmenkunde in der EU
2. Drei Fragen, dann kennen Sie Ihren Fall
3. Was auf die Rechnung muss
4. Die USt-IdNr.: woher Sie eine bekommen, wie Sie die vom Kunden prüfen
5. Wenn die Nummer fehlt oder falsch ist: wer zahlt dann?
6. Nach der Rechnung: die Zusammenfassende Meldung
7. Sonderfall Handwerk: Arbeiten an einem Gebäude im Ausland
8. Privatkunden im EU-Ausland
9. Kunde in der Schweiz oder einem anderen Drittland
10. Wenn Sie Kleinunternehmer sind
11. Wie das in Easy Invoice läuft

Der Normalfall: Firmenkunde in der EU

Sie erbringen eine Dienstleistung für ein Unternehmen in Österreich, den Niederlanden, Frankreich. Dann gilt: Der Ort der Leistung ist dort, wo Ihr Kunde sitzt – nicht dort, wo Sie sitzen (§ 3a Abs. 2 UStG). Für Sie hat das eine einfache Folge. Die Leistung wird in Deutschland nicht besteuert, also weisen Sie auch keine deutsche Umsatzsteuer aus.

Die Steuer verschwindet dabei nicht. Sie wandert nur zum Kunden. Der rechnet in seinem Land den dortigen Steuersatz auf Ihren Betrag, meldet ihn seinem Finanzamt und zieht ihn sich in derselben Erklärung wieder ab. Für ihn ist das ein Nullsummenspiel auf dem Papier. Dieser Wechsel heißt Reverse Charge, auf Deutsch Umkehr der Steuerschuld.

Für Sie heißt das konkret: Sie schreiben den Nettobetrag, keine Steuerzeile, und einen Hinweis darauf, dass der Kunde die Steuer schuldet. Was Sie nicht tun: den österreichischen Steuersatz ausrechnen. Damit haben Sie nichts zu tun.

Verwechseln Sie das nicht mit der Regel für Bauleistungen im Inland. Auch dort schreiben Sie ohne Umsatzsteuer und auch dort steht ein Hinweis auf der Rechnung, aber das ist ein anderer Fall mit anderen Voraussetzungen – nachzulesen in § 13b UStG bei Bauleistungen.

Drei Fragen, dann kennen Sie Ihren Fall

Bevor Sie irgendetwas schreiben, klären Sie drei Dinge. Danach steht die Antwort fest.

Frage 1: Firma oder Privatperson? Eine Firma erkennen Sie daran, dass sie Ihnen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geben kann. Kann sie das nicht, behandeln Sie den Auftrag im Zweifel wie einen Privatkunden – mit den Folgen aus dem Abschnitt weiter unten.

Frage 2: Ware oder Leistung? Verkaufen Sie einen Gegenstand, der über die Grenze transportiert wird, oder erbringen Sie eine Arbeit? Beides führt zu einer Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, aber die Bedingungen sind unterschiedlich. Bei Waren spricht das Gesetz von einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 4 Nr. 1 Buchst. b in Verbindung mit § 6a UStG); dort brauchen Sie zusätzlich einen Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins Ausland gelangt ist – in der Praxis meist die sogenannte Gelangensbestätigung oder ein Frachtbeleg. Ohne diesen Nachweis kippt die Steuerfreiheit, auch wenn alles andere stimmt.

Frage 3: Arbeiten Sie an einem Gebäude oder Grundstück? Wenn ja, gilt die Grundregel aus Frage 1 nicht mehr. Das ist der Fall, den die meisten Ratgeber überspringen – er steht deshalb unten in einem eigenen Abschnitt.

Was auf die Rechnung muss

Zusätzlich zu allem, was ohnehin auf jede Rechnung gehört (die Pflichtangaben stehen im Leitfaden zum Rechnung schreiben), brauchen Sie drei Dinge:

• Ihre eigene USt-IdNr. Nicht die Steuernummer vom Finanzamt – das sind zwei verschiedene Nummern.
• Die USt-IdNr. Ihres Kunden. Vollständig, mit Länderkürzel vorn, also zum Beispiel ATU12345678.
• Den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft. Das Gesetz verlangt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 1 UStG). Sie dürfen für den ausländischen Kunden zusätzlich „Reverse charge" dazuschreiben, aber die deutsche Formulierung ist die, auf die es ankommt.

Und keine Steuerzeile. Kein „0 % USt", kein „19 % = 0,00 €". Nur der Nettobetrag als Rechnungsbetrag.

Eine Frist gibt es auch, und die kennt fast niemand: Bei diesen Umsätzen muss die Rechnung spätestens am 15. Tag des Monats nach der Leistung geschrieben sein (§ 14a Abs. 1 UStG). Im Inland dürfen Sie sich sechs Monate Zeit lassen, hier nicht.

So sieht der Schluss einer solchen Rechnung aus:

Zwischensumme netto            4.200,00 EUR
Rechnungsbetrag                4.200,00 EUR

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).
Ihre USt-IdNr.: ATU12345678
Unsere USt-IdNr.: DE123456789

Die USt-IdNr.: woher Sie eine bekommen, wie Sie die vom Kunden prüfen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine zweite Nummer neben Ihrer normalen Steuernummer. Sie ist nur für Geschäfte über die Grenze da. Sie beantragen sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern, online über das Vergabeformular. Wenn Sie noch keine haben, ist das der erste Schritt – ohne eigene Nummer funktioniert der ganze Weg nicht.

Die Nummer Ihres Kunden sollten Sie prüfen, bevor Sie die Rechnung schreiben. Auch das macht das Bundeszentralamt für Steuern, ebenfalls kostenlos, unter dem Stichwort Bestätigung ausländischer USt-IdNrn. (§ 18e UStG). Es gibt zwei Stufen:

• Die einfache Bestätigung sagt nur: Diese Nummer ist gültig.
• Die qualifizierte Bestätigung prüft zusätzlich, ob Name und Anschrift zu der Nummer passen, und Sie bekommen eine schriftliche Bestätigung dazu.

Nehmen Sie die qualifizierte und heben Sie das Ergebnis auf. Es ist Ihr Beleg dafür, dass Sie sorgfältig waren. Bei Kunden, für die Sie laufend arbeiten, lohnt es sich, die Abfrage von Zeit zu Zeit zu wiederholen – Firmen werden aufgelöst, Nummern werden ungültig, und das erfährt man nicht von allein.

Wenn die Nummer fehlt oder falsch ist: wer zahlt dann?

Das ist die eigentliche Sorge hinter der ganzen Frage, deshalb hier klar: Sie zahlen.

Wenn sich später herausstellt, dass die Voraussetzungen nicht vorlagen – keine gültige Nummer, kein Nachweis über den Warenweg –, dann war Ihre Leistung ein ganz normaler Inlandsumsatz. Das Finanzamt rechnet die Umsatzsteuer dann aus dem Betrag heraus, den Sie kassiert haben. Aus 4.200 Euro werden 3.529,41 Euro netto und 670,59 Euro Steuer. Die 670,59 Euro schulden Sie. Ihr Kunde im Ausland hat damit nichts zu tun, und die Chance, dass er ein halbes Jahr später freiwillig nachzahlt, ist gering.

Deshalb: Nummer vorher prüfen, Nachweis aufheben. Der Aufwand sind fünf Minuten, das Risiko sind knapp 16 Prozent Ihres Rechnungsbetrags.

Wenn ein Firmenkunde keine USt-IdNr. hat oder sie Ihnen nicht nennen will, ist der sichere Weg, ganz normal mit deutscher Umsatzsteuer abzurechnen. Das ist für den Kunden unangenehm, aber es ist Ihr Geld, das sonst im Feuer steht.

Nach der Rechnung: die Zusammenfassende Meldung

Mit der Rechnung ist es nicht getan. Jeden Umsatz, den Sie ohne Umsatzsteuer an einen EU-Firmenkunden abgerechnet haben, melden Sie dem Bundeszentralamt für Steuern – mit der USt-IdNr. des Kunden und dem Betrag. Das ist die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG).

Das Wichtigste dazu in drei Sätzen: Sie geben sie elektronisch ab, nicht auf Papier. Die Frist ist der 25. Tag nach Ende des Meldezeitraums – bei vierteljährlicher Abgabe also der 25. April, Juli, Oktober und Januar. Ob Sie vierteljährlich oder monatlich melden, hängt von der Höhe Ihrer Warenlieferungen ab; wer nur Dienstleistungen abrechnet, ist in der Regel im Quartalsrhythmus.

Die Meldung ist kein zweites Mal Steuer zahlen. Sie ist nur die Kontrollmeldung, mit der die Finanzverwaltungen abgleichen, ob Ihr Kunde den Umsatz drüben auch versteuert hat. Vergessen kostet trotzdem: Verspätung oder Auslassung kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Sonderfall Handwerk: Arbeiten an einem Gebäude im Ausland

Jetzt der Fall, der die Grundregel aushebelt. Wenn Ihre Arbeit sich auf ein konkretes Gebäude oder Grundstück bezieht – Sie montieren eine Küche in einer Filiale in Salzburg, verlegen Leitungen, sanieren ein Bad –, dann zählt nicht, wo der Kunde sitzt, sondern wo das Gebäude steht (§ 3a Abs. 3 Nr. 1 UStG). Das gilt auch dann, wenn Ihr Auftraggeber zufällig in Deutschland sitzt und das Gebäude im Ausland steht.

Für Sie hat das drei Folgen:

1. Der Umsatz geht das deutsche Finanzamt nichts an. Im Gesetzestext heißt das „nicht steuerbar" und bedeutet schlicht: Deutschland darf auf diesen Betrag keine Steuer erheben. Deutsche Umsatzsteuer weisen Sie also auch hier nicht aus.
2. Ob der Kunde die Steuer übernimmt, entscheidet das Land, in dem gebaut wird. Österreich zum Beispiel kennt eine breite Reverse-Charge-Regel für ausländische Unternehmer. Andere Länder sind enger – dort kann es passieren, dass Sie sich vor Ort umsatzsteuerlich registrieren müssen. Das ist keine Kleinigkeit und der Punkt, an dem sich ein Anruf beim Steuerberater rechnet, bevor Sie das Angebot abgeben.
3. In die Zusammenfassende Meldung gehören diese Umsätze in der Regel nicht. Die Meldung erfasst innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen nach der Grundregel – Leistungen am Gebäude fallen nicht darunter.

Wer regelmäßig über die Grenze montiert, sollte das einmal sauber für seine Zielländer klären. Es ist der Unterschied zwischen einem Auftrag mit Gewinn und einem Auftrag mit Nachzahlung.

Privatkunden im EU-Ausland

Bei Privatkunden gibt es niemanden, auf den die Steuer übergehen könnte. Also bleibt sie bei Ihnen – die Frage ist nur, welchem Land sie zusteht.

Solange Sie mit Verkäufen an Privatpersonen in der EU im Jahr unter 10.000 Euro bleiben, rechnen Sie einfach mit deutscher Umsatzsteuer ab wie bei einem Kunden aus Hamburg. Die Grenze gilt für alle EU-Länder zusammen, nicht je Land.

Darüber wird der Umsatz im Land des Kunden fällig, mit dem dortigen Steuersatz. Damit Sie sich nicht in jedem Land einzeln anmelden müssen, gibt es das One-Stop-Shop-Verfahren: Sie melden alles gesammelt beim Bundeszentralamt für Steuern, das verteilt es weiter. Anmelden müssen Sie sich dafür trotzdem, und die Meldung ist eine eigene, zusätzliche Erklärung.

Ehrlich gesagt: Das ist ein Thema für sich, und wer diese Grenze reißt, sollte es einmal mit dem Steuerberater durchgehen. Für Dienstleistungen an Privatpersonen gelten außerdem je nach Art der Leistung eigene Regeln – ein Onlinekurs wird anders behandelt als eine Reparatur vor Ort.

Kunde in der Schweiz oder einem anderen Drittland

Außerhalb der EU wird es überraschenderweise einfacher, weil die EU-Meldepflichten wegfallen.

Dienstleistung an eine Firma: Der Ort der Leistung liegt beim Kunden, Deutschland darf darauf keine Steuer erheben. Sie schreiben ohne deutsche Umsatzsteuer und mit einem kurzen Hinweis, dass die Leistung im Ausland erbracht wird und dort besteuert wird. Der Begriff „Reverse Charge" ist hier streng genommen nicht der richtige – das ist ein EU-Verfahren –, aber viele Kunden kennen ihn und stolpern nicht darüber. Eine Zusammenfassende Meldung entfällt.

Warenlieferung: Das ist eine Ausfuhrlieferung und steuerfrei (§ 4 Nr. 1 Buchst. a in Verbindung mit § 6 UStG), aber nur mit Ausfuhrnachweis vom Zoll. Ohne diesen Beleg gilt dasselbe wie oben: Das Finanzamt rechnet die Steuer aus Ihrem Betrag heraus.

Wenn Sie Kleinunternehmer sind

Hier wird es unübersichtlich, deshalb nur der ehrliche Kern: Als Kleinunternehmer weisen Sie im Inland keine Umsatzsteuer aus – das heißt aber nicht, dass Auslandsgeschäfte für Sie automatisch folgenlos sind. Sobald Sie für ein EU-Unternehmen arbeiten und dabei eine USt-IdNr. verwenden, können Melde- und Registrierungspflichten entstehen, die es im Inland nicht gibt. Umgekehrt kann auch der Einkauf im EU-Ausland dazu führen, dass Sie Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen müssen, obwohl Sie selbst keine ausweisen.

Das ist kein Grund, Auslandskunden abzulehnen. Es ist ein Grund, den ersten Fall einmal mit dem Steuerberater durchzusprechen, bevor Sie die Rechnung schreiben. Was für Sie im Inland gilt, steht in unserem Beitrag zur Kleinunternehmer-Rechnung nach § 19 UStG.

Wie das in Easy Invoice läuft

Sie hinterlegen beim Kunden das Land und seine USt-IdNr. Beim Schreiben der Rechnung erkennt die Software daran den Fall, setzt keine Umsatzsteuer an und druckt den vorgeschriebenen Hinweistext „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)" auf den Beleg. Dasselbe gilt für innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhren und Leistungen an Firmen im Drittland – jeweils mit dem passenden Text und der passenden Begründung. Wenn Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erzeugen, wird der Steuerbefreiungsgrund auch dort im richtigen Feld mitgegeben – viele Empfänger prüfen das automatisch und lehnen die Rechnung sonst ab.

Für die Zusammenfassende Meldung gibt es eine eigene Auswertung, die Ihnen die gemeldeten Umsätze je Kunde und Zeitraum zusammenstellt und als PDF ausgibt. Die Übermittlung selbst nehmen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern vor; die Zahlen tippen Sie dort ab. Auch die Prüfung der Kundennummer ersetzt die Software nicht – die Bestätigungsabfrage machen Sie beim Bundeszentralamt.

Dieser Beitrag erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Wenn Sie den ersten Auslandsauftrag vor sich haben, sind zwei Dinge entscheidend: die USt-IdNr. Ihres Kunden prüfen, bevor die Rechnung rausgeht, und vorher klären, ob Ihre Arbeit sich auf ein Gebäude bezieht. An diesen zwei Punkten entscheidet sich, ob die Rechnung so bleibt, wie Sie sie geschrieben haben.