Dokument WZ: co musi zawierać – i zdanie, które oszczędzi kłopotów Twojej fakturze

Wystawienie dokumentu WZ w zdecydowanej większości przypadków nie jest obowiązkiem wynikającym z przepisów. Nie ma regulacji, która wymagałaby go w sposób ogólny – inaczej niż w przypadku faktury, której treść niemiecka ustawa o VAT określa dokładnie. Mimo to wystawia go niemal każdy, kto wydaje towar: to dowód na to, kto co i kiedy otrzymał – przydatny w chwili, gdy trzy tygodnie później ktoś twierdzi, że brakowało dwóch kartonów.

Na dokumencie WZ powinny znaleźć się oba adresy, data wydania, numer pozwalający go odnaleźć, a następnie pozycja po pozycji co dokładnie i w jakiej ilości zostało przekazane. Ceny zwykle się pomija. A jeśli późniejsza faktura odsyła do tego dokumentu zamiast sama podawać datę dostawy, na WZ musi wyraźnie widnieć informacja, że data dokumentu jest zarazem datą wydania towaru. Bez tego zdania faktura ma lukę – a Twój klient będzie miał trudność z odzyskaniem z urzędu skarbowego zapłaconego Ci VAT-u. Wtedy zgłosi się do Ciebie.

Ten artykuł opisuje przepisy obowiązujące w Niemczech.

Spis treści

1. Czy w ogóle muszę wystawiać dokument WZ?
2. Co musi zawierać dokument WZ?
3. Czy podawać ceny?
4. Zdanie o dacie dostawy
5. Czy WZ potrzebuje numeru?
6. Dostawa częściowa: jeden dokument czy kilka?
7. Czy klient musi podpisać?
8. Jak długo trzeba przechowywać dokumenty WZ?
9. Z dokumentu WZ do faktury bez przepisywania
10. Czy obowiązek e-faktury coś tu zmienia?

Czy w ogóle muszę wystawiać dokument WZ?

W sytuacji typowej – wydajesz towar klientowi – żaden przepis nie wymaga dokumentu WZ. Możesz przekazać towar bez papierów i po prostu wysłać później fakturę.

Powód, dla którego prawie wszyscy i tak go wystawiają, jest praktyczny: między wydaniem a fakturą mijają często tygodnie. Bez WZ zostaje potem Twoje słowo przeciwko słowu klienta, czy dwie brakujące rolki izolacji kiedykolwiek dotarły na budowę. Podpisany dokument kończy takie rozmowy w trzydzieści sekund.

Do tego dochodzi rzecz oczywista: kierowca albo monter, który wydaje towar, i tak potrzebuje listy tego, co wiezie. Tą listą jest dokument WZ.

Istnieją pojedyncze branże z własnymi obowiązkami dokumentacyjnymi, na przykład towary niebezpieczne albo łańcuch żywnościowy. Jeśli działasz w takiej branży, wyjaśnij to osobno – ten artykuł dotyczy przypadku ogólnego i nie stanowi porady prawnej.

Co musi zawierać dokument WZ?

Ponieważ nie ma wymogu ustawowego, nie ma też urzędowej listy obowiązkowych pól. Oto, co przyjęło się w praktyce i czego potrzebujesz, żeby dokument był coś wart w razie sporu:

• Pełny adres Twojej firmy – kto wydał towar
• Adres klienta oraz, jeśli jest inny, adres dostawy. Zdarza się to częściej, niż się sądzi: faktura do centrali, towar na budowę.
• Numer dokumentu WZ
• Data wydania – dzień, w którym towar rzeczywiście został przekazany
• Pozycje: nazwa towaru, numer katalogowy, ilość i jednostka. „5 sztuk", nie „kilka".
• Twój numer klienta oraz numer zamówienia klienta. Inaczej więksi odbiorcy nie potrafią przypisać dokumentu i odsyłają go z powrotem.
• Miejsce na datę i podpis odbiorcy

Im dokładniejsze pozycje, tym mniej dyskusji później. Wiersz „materiał zgodnie z ustaleniami" nie przyda Ci się w sporze do niczego.

Czy podawać ceny?

Przyjęło się, że nie. Są ku temu dwa powody, a drugi waży więcej.

Pierwszy jest banalny: ten, kto odbiera towar – magazynier, kierownik budowy, czasem sąsiad – nie musi znać Twoich cen.

Drugi dotyczy VAT-u. Papier staje się podatkowo ryzykowny w chwili, gdy wygląda jak faktura: z ceną i VAT-em jako osobną, wykazaną pozycją. Jeśli podatek widnieje w ten sposób na dokumencie WZ, a Ty wystawisz później jeszcze właściwą fakturę, ten sam podatek może stać się należny po raz drugi. § 14c niemieckiej ustawy o VAT wiąże bowiem zobowiązanie z samym faktem wykazania podatku – a nie z tym, że dostawa nastąpiła dwukrotnie. Da się to skorygować, ale to praca, której nikt nie potrzebuje.

Bezpieczna droga: na dokumencie WZ są ilości, żadnych kwot i przede wszystkim żadnego wykazanego VAT-u. Jeśli klient mimo wszystko chce cen, użyj czystych kwot netto bez pozycji podatkowej – a w razie wątpliwości uzgodnij to wcześniej z doradcą podatkowym.

Zdanie o dacie dostawy

To punkt, w którym większość dokumentów WZ jest niekompletna, i kosztuje czas akurat wtedy, gdy cała reszta się zgadza.

Faktura musi podawać moment dostawy. Może jednak składać się z kilku dokumentów: wymagane dane mogą rozkładać się na kilka papierów, o ile jeden dokument podsumowuje cenę i podatek oraz jednoznacznie wskazuje pozostałe (§ 31 ust. 1 UStDV). Właśnie na tym opiera się rozpowszechniona formuła „dostawa zgodnie z dokumentem WZ nr 30112".

Haczyk: data dokumentu WZ nie jest automatycznie datą dostawy. Dokument mógł zostać wydrukowany w poniedziałek, a towar dostarczony dopiero w środę. Jeśli więc faktura odsyła do WZ, data dostawy musi rzeczywiście z niego wynikać – albo jako osobna informacja, albo przez wskazanie, że obie daty są tożsame.

W praktyce: umieść stały wiersz na każdym dokumencie WZ, na przykład

Data dokumentu WZ odpowiada dacie wydania towaru.

Jeśli tej informacji brakuje, a faktura również nie podaje daty dostawy, fakturze brakuje obowiązkowego elementu. Twój klient normalnie odzyskuje z urzędu skarbowego VAT, który Ci zapłacił – to odliczenie podatku naliczonego. Podczas kontroli można mu tego odmówić właśnie wtedy, gdy data dostawy nigdzie nie figuruje. Wróci wtedy z prośbą o fakturę korygującą. Do naprawienia, ale do uniknięcia.

Alternatywnie podaj datę dostawy wprost na fakturze – wtedy odesłanie nie jest w ogóle potrzebne. Dopuszczalne jest zresztą podanie miesiąca kalendarzowego, w którym nastąpiła dostawa (§ 31 ust. 4 UStDV) – co do dnia być nie musi.

Czy WZ potrzebuje numeru?

Numeracja ciągła jest wymagana wyłącznie dla faktur. Przy dokumentach WZ nikt jej nie żąda.

Mimo to: bez numeru odesłanie z poprzedniego akapitu nie działa. „Dostawa zgodnie z dokumentem WZ" bez numeru nie wskazuje żadnego konkretnego dokumentu. A w segregatorze konkretny WZ i tak odnajdziesz wyłącznie po numerze.

Przyjęło się stosować odrębną serię numerów, oddzieloną od numerów faktur – na przykład WZ2026-30001. Dzięki temu po każdym numerze od razu widać, o jaki rodzaj dokumentu chodzi.

Dostawa częściowa: jeden dokument czy kilka?

Na każdą faktyczną dostawę jeden dokument WZ. Jeśli realizujesz zamówienie w trzech etapach, powstają trzy dokumenty – każdy z ilościami rzeczywiście wydanymi tego dnia.

Powodem znów jest data dostawy: trzy dostawy częściowe nastąpiły w trzech różnych dniach. Jeden zbiorczy dokument z jedną datą odzwierciedlałby to błędnie.

Dobrze sprawdza się podawanie w każdej pozycji także pierwotnie zamówionej ilości: „wydano 40 ze 100 m". Klient widzi wtedy przy rozpakowywaniu, że reszta dopiero nadejdzie, i nie dzwoni.

Faktura na końcu może mimo to być jedna i obejmować wszystkie trzy dostawy – o ile jasne jest, które dokumenty WZ do niej należą.

Czy klient musi podpisać?

To również nie jest wymagane. To właściwy sens tego papieru.

Dokument WZ jest środkiem dowodowym. Jego wartość stoi i upada wraz z tym, czy ktoś potwierdził odbiór. Podpisany egzemplarz z datą i czytelnym nazwiskiem w sporze coś znaczy, egzemplarz z nieczytelną parafką znacznie mniej, niepodpisany prawie nic.

Stąd typowy układ z dwoma egzemplarzami: jeden zostaje u klienta, drugi wraca do Ciebie z podpisem. Przy wysyłce kurierem tę rolę przejmuje potwierdzenie doręczenia przewoźnika – wtedy własny podpis nie jest potrzebny, ale zachowaj dowód nadania.

Punkt, o którym często się zapomina: podpis potwierdza odbiór, a nie brak wad. Kto chce mieć pewność, dodaje krótki wiersz, że widoczne uszkodzenia transportowe należy odnotować na dokumencie natychmiast.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty WZ?

Jest tu szczególna zasada, której wielu nie zna, a która wyraźnie odciąża archiwum.

Zasadniczo dokumenty WZ zaliczają się do zwykłej korespondencji handlowej i należałoby je przechowywać sześć lat. § 147 ust. 3 niemieckiej ordynacji podatkowej wyraźnie ten okres skraca, dopóki dokument nie jest dowodem księgowym – czyli dopóki sam nie stanowi podstawy zapisu w Twoich księgach:

• Otrzymane dokumenty WZ: okres przechowywania kończy się z otrzymaniem faktury.
• Wysłane dokumenty WZ: okres kończy się z wysłaniem faktury.

Mówiąc wprost: gdy odpowiadająca faktura już wyszła, Twojej kopii dokumentu WZ nie trzeba dłużej przechowywać dla celów podatkowych. Z ostrożności kupieckiej wiele firm zatrzymuje ją mimo to – ze względu na podpis, który w sporze o rzekomo niedostarczoną przesyłkę jest jedynym dowodem. Ta decyzja należy do Ciebie, nie do urzędu skarbowego.

Skrócenie nie obowiązuje jednak wtedy, gdy dokument WZ staje się dowodem księgowym. Dzieje się tak dokładnie w opisanym wyżej przypadku: jeśli faktura odsyła do WZ po datę dostawy, dokument jest częścią faktury – i przechowuje się go jak fakturę. Dla dowodów księgowych § 147 ust. 3 wskazuje obecnie osiem lat; księgi, sprawozdania roczne i inwentarze pozostają przy dziesięciu.

Jak działa archiwizacja w drugą stronę – przy fakturach, które przychodzą do Ciebie – opisuje artykuł o zarządzaniu fakturami zakupowymi.

Z dokumentu WZ do faktury bez przepisywania

Największym pożeraczem czasu nie jest sam dokument WZ, lecz to, co następuje po nim: wieczorem te same pozycje wpisuje się drugi raz do faktury. Właśnie tam powstają błędy – zamienione ilości, pominięte pozycje, faktura za towar, który nigdy nie wyjechał.

Kto do tej pory wypisuje WZ na bloczku z kalką albo w Wordzie, zyskuje tu najwięcej: nie ze względu na ładniejszy układ, lecz dlatego, że pozycje wprowadza się tylko raz. W Easy Invoice Cloud dokument WZ jest osobnym typem dokumentu z własną serią numerów: z oferty albo zlecenia powstaje jednym kliknięciem, a z niego następnie faktura. Pozycje wędrują razem z nim, a dokument pamięta, z czego powstał – przy dostawach etapami widać dzięki temu także, co już wyjechało. Co jeszcze obejmuje program, opisuje strona główna office1.cloud.

Jeśli na razie szukasz tylko prostego wzoru, artykuł o darmowym szablonie faktury pokazuje drogę przez Worda i Excela – i wskazuje też jej granice.

Czy obowiązek e-faktury coś tu zmienia?

Nie. Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w obrocie między firmami dotyczy faktur, a nie dokumentów WZ. Twój WZ może dalej być PDF-em, wydrukiem na papierze albo bloczkiem z kalką w samochodzie.

Związek jednak istnieje i dlatego temat pojawia się tutaj: faktura elektroniczna przenosi datę dostawy w osobnym polu danych. Kto dotąd pracował z formułą „dostawa zgodnie z WZ", będzie musiał to pole rzetelnie wypełniać. Który etap obowiązuje kiedy, opisuje przegląd obowiązku e-fakturowania w 2027 i 2028.

Jeśli i tak układasz proces na nowo, warto pomyśleć o nim od początku: pisanie ofert, potwierdzenie zlecenia, dokument WZ, faktura. Każdy dokument powstaje z poprzedniego – i żadna pozycja nie jest wpisywana dwa razy.

Ten artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie zastępuje porady podatkowej ani prawnej. W razie wątpliwości w konkretnej sprawie – zwłaszcza przy wykazywaniu podatku i dacie dostawy – zapytaj swojego doradcę podatkowego.