Hacer un albarán de entrega: qué debe incluir – y la frase que le evita problemas a su factura

Redactar un albarán de entrega no es, en la gran mayoría de los casos, una obligación legal. No existe ninguna norma que lo exija con carácter general, a diferencia de la factura, cuyo contenido fija con precisión la ley alemana del IVA. Aun así lo escribe casi todo el que entrega mercancía: es el documento que acredita quién recibió qué y cuándo, para ese momento, tres semanas después, en que alguien afirma que faltaban dos cajas.

En el albarán deben figurar ambas direcciones, la fecha de entrega, un número con el que localizarlo y, después, línea por línea, qué se entregó exactamente y en qué cantidad. Los precios suelen omitirse. Y si su factura posterior remite a este albarán en lugar de indicar ella misma la fecha de la operación, en el albarán debe constar expresamente que la fecha del albarán coincide con la fecha de entrega. Sin esa frase la factura tiene una laguna – y su cliente tendrá problemas para recuperar de Hacienda el IVA que le pagó. Entonces volverá a llamarle.

Este artículo describe las reglas aplicables en Alemania.

Contenido

1. ¿Estoy realmente obligado a hacer un albarán?
2. ¿Qué debe incluir el albarán?
3. ¿Deben figurar los precios?
4. La frase sobre la fecha de la operación
5. ¿Necesita el albarán un número?
6. Entrega parcial: ¿uno o varios?
7. ¿Tiene que firmar el cliente?
8. ¿Cuánto tiempo debo conservar los albaranes?
9. Del albarán a la factura sin volver a teclearlo todo
10. ¿Cambia algo la facturación electrónica obligatoria?

¿Estoy realmente obligado a hacer un albarán?

Para el caso normal – usted entrega mercancía a un cliente – no hay norma que exija un albarán. Puede entregar la mercancía sin papel alguno y enviar simplemente una factura más tarde.

La razón por la que casi todo el mundo lo hace de todos modos es práctica: entre la entrega y la factura pasan a menudo semanas. Sin albarán queda después su palabra contra la del cliente sobre si los dos rollos de aislante que faltan llegaron alguna vez a la obra. Un albarán firmado zanja esas conversaciones en treinta segundos.

A eso se añade que el conductor o el montador que entrega la mercancía necesita de todos modos una lista de lo que lleva. Esa lista es el albarán.

Hay sectores concretos con obligaciones de documentación propias, por ejemplo mercancías peligrosas o la cadena alimentaria. Si trabaja en uno de ellos, acláralo por separado: este artículo trata el caso general y no es asesoramiento jurídico.

¿Qué debe incluir el albarán?

Como no hay exigencia legal, tampoco existe una lista oficial. Esto es lo que se ha impuesto en la práctica y lo que necesita para que el documento valga algo en caso de duda:

• Su dirección completa de empresa – quién entregó
• La dirección del cliente y, si difiere, la dirección de entrega. Ocurre más de lo que se piensa: factura a la central, mercancía a la obra.
• El número de albarán
• La fecha de entrega – el día en que la mercancía se entregó realmente
• Las líneas: descripción, número de artículo, cantidad y unidad. «5 unidades», no «algunas».
• Su número de cliente y el número de pedido del cliente. De lo contrario, los clientes más grandes no pueden asignar el albarán y lo devuelven.
• Espacio para la fecha y la firma de quien recibe

Cuanto más precisas sean las líneas, menos discusión habrá después. Una línea que diga «material según lo acordado» no le sirve de nada en un conflicto.

¿Deben figurar los precios?

Lo habitual es que no. Hay dos motivos, y el segundo pesa más.

El primero es sencillo: quien recibe la mercancía – el mozo de almacén, el jefe de obra, a veces un vecino – no tiene por qué conocer sus precios.

El segundo afecta al IVA. Un papel se vuelve delicado en materia fiscal en cuanto parece una factura: con el precio y el IVA como línea separada y expresa. Si el impuesto figura así en el albarán y después emite además la factura propiamente dicha, el mismo impuesto puede resultar exigible por segunda vez. El § 14c de la ley alemana del IVA vincula la deuda al hecho de que se haya consignado un impuesto, no a que se haya entregado dos veces. Se puede corregir, pero es trabajo que nadie necesita.

La vía segura: en el albarán van cantidades, ningún importe y, sobre todo, ningún IVA consignado. Si su cliente quiere precios de todos modos, use importes netos simples sin línea de impuesto – y en caso de duda consúltelo antes con su asesoría fiscal.

La frase sobre la fecha de la operación

Este es el punto en el que la mayoría de los albaranes se queda corta, y cuesta tiempo justo cuando todo lo demás está bien.

Una factura debe indicar el momento de la entrega. Ahora bien, puede componerse de varios documentos: los datos exigidos pueden repartirse entre varios papeles, siempre que un documento resuma el precio y el impuesto y designe con claridad a los demás (§ 31 apdo. 1 UStDV). Precisamente en eso se apoya la conocida fórmula «entrega según albarán n.º 30112».

El truco está aquí: la fecha del albarán no es automáticamente la fecha de la operación. El albarán puede haberse impreso el lunes y la mercancía entregarse el miércoles. Por tanto, si su factura remite al albarán, la fecha de la operación debe deducirse realmente de ese albarán, ya sea como dato propio o mediante una indicación de que ambas fechas coinciden.

En la práctica: ponga una línea fija en cada albarán, por ejemplo

La fecha del albarán coincide con la fecha de la entrega.

Si falta esa indicación y la factura tampoco menciona una fecha de operación, a la factura le falta un dato obligatorio. Su cliente normalmente recupera de Hacienda el IVA que le pagó a usted: es la deducción del IVA soportado. En una inspección puede denegársele exactamente eso si la fecha de la operación no aparece en ninguna parte. Volverá entonces a pedirle una factura rectificada. Subsanable, pero evitable.

También puede indicar la fecha de la operación directamente en la factura, y entonces no necesita ninguna remisión. Por cierto, también se admite indicar el mes natural en que se entregó (§ 31 apdo. 4 UStDV): no hace falta precisión de día.

¿Necesita el albarán un número?

Una numeración correlativa solo se exige para las facturas. Para los albaranes no la pide nadie.

Aun así: sin número, la remisión del apartado anterior no funciona. «Entrega según albarán» sin número no señala ningún documento concreto. Y en un archivador solo encontrará un albarán determinado por su número.

Lo habitual es una serie de numeración propia, separada de la de facturas – por ejemplo ALB2026-30001. Así cada número indica de inmediato de qué tipo de documento se trata.

Entrega parcial: ¿uno o varios?

Un albarán por cada entrega real. Si sirve un pedido en tres tandas, salen tres albaranes, cada uno con las cantidades que ese día se entregaron de verdad.

El motivo vuelve a ser la fecha de la operación: las tres entregas parciales ocurrieron en tres días distintos. Un único albarán conjunto con una sola fecha lo reflejaría mal.

Da buen resultado llevar en cada línea también la cantidad pedida originalmente: «entregados 40 de 100 m». Así el cliente ve al desembalar que el resto está por llegar y no llama.

La factura final puede ser una sola que abarque las tres entregas, siempre que quede claro qué albaranes le corresponden.

¿Tiene que firmar el cliente?

Tampoco es obligatorio. Es el verdadero sentido del documento.

El albarán es un medio de prueba. Su valor depende por completo de que alguien haya confirmado la recepción. Un ejemplar firmado con fecha y nombre legible vale algo en un conflicto; uno con una rúbrica ilegible, bastante menos; uno sin firmar, casi nada.

De ahí el montaje habitual con dos ejemplares: uno se queda el cliente, otro vuelve firmado a usted. En envíos por mensajería, el justificante de entrega del transportista asume ese papel; entonces no necesita firma propia, pero conserve el comprobante de envío.

Un detalle que suele faltar: la firma confirma la recepción, no que la mercancía esté libre de defectos. Quien quiera ir sobre seguro añade una línea breve indicando que los daños de transporte visibles deben anotarse de inmediato en el albarán.

¿Cuánto tiempo debo conservar los albaranes?

Aquí hay una regla especial que muchos desconocen y que aligera notablemente el archivo.

En principio, los albaranes cuentan como correspondencia comercial ordinaria y habría que conservarlos seis años. El § 147 apdo. 3 de la ley tributaria alemana acorta ese plazo de forma considerable mientras el albarán no sea un justificante contable, es decir, mientras no sirva él mismo de base para un asiento en su contabilidad:

• Albaranes recibidos: el plazo de conservación termina con la recepción de la factura.
• Albaranes enviados: el plazo termina con el envío de la factura.

En claro: una vez enviada la factura correspondiente, su copia del albarán ya no debe conservarse a efectos fiscales. Por prudencia mercantil muchas empresas la guardan igualmente, por la firma, que en una disputa sobre una entrega supuestamente no recibida es la única prueba. Esa decisión es suya, no de Hacienda.

El acortamiento no se aplica cuando el albarán se convierte en justificante contable. Es exactamente lo que ocurre en el caso descrito arriba: si la factura remite al albarán para la fecha de la operación, el albarán es una parte de la factura y se conserva como tal. Para los justificantes contables, el § 147 apdo. 3 menciona ahora ocho años; libros, cuentas anuales e inventarios siguen en diez.

Cómo funciona el archivo en el sentido contrario – con las facturas que le llegan a usted – se explica en el artículo sobre gestionar las facturas de proveedores.

Del albarán a la factura sin volver a teclearlo todo

El mayor consumo de tiempo no es el albarán en sí, sino lo que viene después: por la tarde se teclean las mismas líneas una segunda vez en la factura. Ahí surgen los errores: cantidades cambiadas, líneas olvidadas, una factura por mercancía que nunca salió.

Quien hasta ahora escribe los albaranes con talonario autocopiativo o en Word es quien más gana aquí: no por un diseño más bonito, sino porque las líneas se introducen una sola vez. En Easy Invoice Cloud el albarán es un tipo de documento propio con su propia serie de numeración: a partir de un presupuesto o de un pedido, el albarán se crea con un clic y, a partir del albarán, la factura. Las líneas viajan con él y el documento recuerda de qué surgió; con entregas por tandas ve además qué ha salido ya. Lo demás que cubre el programa se explica en la página principal de office1.cloud.

Si de momento solo busca una plantilla sencilla, el artículo sobre la plantilla de factura gratuita muestra el camino con Word y Excel, y también nombra sus límites.

¿Cambia algo la facturación electrónica obligatoria?

No. La obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas afecta a las facturas, no a los albaranes. Su albarán puede seguir siendo un PDF, una impresión en papel o el talonario autocopiativo en la furgoneta.

Existe, aun así, una relación, y por eso aparece aquí: la factura electrónica transporta la fecha de la operación en un campo de datos propio. Quien hasta ahora trabajaba con «entrega según albarán» tendrá que rellenar ese campo correctamente. Qué fase se aplica y cuándo se explica en el resumen sobre la obligación de facturación electrónica en 2027 y 2028.

Si de todos modos va a reorganizar el proceso, conviene pensarlo desde el principio: redactar presupuestos, confirmación de pedido, albarán, factura. Cada documento nace del anterior y ninguna línea se teclea dos veces.

Este artículo informa con carácter general y no sustituye al asesoramiento fiscal o jurídico. En caso de duda en un supuesto concreto – sobre todo con la consignación del impuesto y la fecha de la operación – pregunte a su asesoría fiscal.