İrsaliye düzenleme: Üzerinde ne olmalı – ve faturanızı dertten kurtaran o cümle

İrsaliye düzenlemek çoğu durumda kanuni bir zorunluluk değildir. Onu genel olarak isteyen bir hüküm yoktur – içeriği Alman KDV kanununda ayrıntılı biçimde belirlenen faturadan farklı olarak. Yine de mal teslim eden hemen herkes düzenler: kimin neyi ne zaman aldığının kaydıdır ve tam da üç hafta sonra birinin „iki koli eksikti" dediği an için vardır.

İrsaliyede her iki adres, teslim tarihi, onu yeniden bulmayı sağlayan bir numara ve ardından kalem kalem tam olarak neyin hangi miktarda teslim edildiği yer almalıdır. Fiyatlar genellikle yazılmaz. Ve sonraki faturanız teslim tarihini kendisi belirtmek yerine bu irsaliyeye atıf yapıyorsa, irsaliyede irsaliye tarihinin aynı zamanda teslim tarihi olduğu açıkça yazmalıdır. Bu cümle yoksa faturada bir boşluk oluşur – ve müşteriniz size ödediği KDV'yi vergi dairesinden geri almakta zorlanır. O zaman size döner.

Bu yazı Almanya'da geçerli kuralları anlatmaktadır.

İçindekiler

1. İrsaliye düzenlemek zorunda mıyım?
2. İrsaliyede neler yer almalı?
3. İrsaliyeye fiyat yazılır mı?
4. Teslim tarihiyle ilgili cümle
5. İrsaliyenin numarası olmalı mı?
6. Kısmi teslimat: bir tane mi, birkaç tane mi?
7. Müşteri imzalamak zorunda mı?
8. İrsaliyeleri ne kadar süre saklamalıyım?
9. İrsaliyeden faturaya, her şeyi yeniden yazmadan
10. E-fatura zorunluluğu irsaliyede bir şeyi değiştirir mi?

İrsaliye düzenlemek zorunda mıyım?

Olağan durumda – bir müşteriye mal teslim ediyorsunuz – irsaliye isteyen bir hüküm yoktur. Malı kâğıtsız teslim edip sonradan yalnızca fatura gönderebilirsiniz.

Buna rağmen neredeyse herkesin düzenlemesinin nedeni pratiktir: teslim ile fatura arasında çoğu zaman haftalar geçer. İrsaliye olmadan, eksik olduğu söylenen iki rulo yalıtımın şantiyeye hiç ulaşıp ulaşmadığı konusunda sizin sözünüz müşterininkine karşı kalır. İmzalı bir irsaliye böyle konuşmaları otuz saniyede bitirir.

Bir de şu var: malı teslim eden şoför ya da montajcı, yanında ne olduğunu gösteren bir listeye zaten ihtiyaç duyar. O liste irsaliyedir.

Kendi belgelendirme yükümlülükleri olan tekil alanlar vardır, örneğin tehlikeli maddeler ya da gıda zinciri. Böyle bir alanda çalışıyorsanız bunu ayrıca netleştirin – bu yazı genel durumu ele alır ve hukuki danışmanlık değildir.

İrsaliyede neler yer almalı?

Kanuni bir zorunluluk olmadığı için resmî bir zorunlu alanlar listesi de yoktur. Uygulamada yerleşmiş olan ve belgenin ihtilaf hâlinde bir değer taşıması için gereken şunlardır:

• Firmanızın tam adresi – kimin teslim ettiği
• Müşterinin adresi ve farklıysa teslimat adresi. Bu sanıldığından sık görülür: fatura merkeze, mal şantiyeye.
• İrsaliye numarası
• Teslim tarihi – malın fiilen teslim edildiği gün
• Kalemler: ürün tanımı, ürün numarası, miktar ve birim. „5 adet", „birkaç" değil.
• Müşteri numaranız ve müşterinin sipariş numarası. Aksi hâlde büyük müşteriler irsaliyeyi hiçbir şeyle eşleştiremez ve geri gönderir.
• Tarih ve alıcının imzası için yer

Kalemler ne kadar net olursa sonrasında o kadar az tartışma çıkar. „Anlaşmaya göre malzeme" yazan bir satır ihtilafta işinize yaramaz.

İrsaliyeye fiyat yazılır mı?

Yerleşik uygulama: hayır. Bunun iki nedeni var ve ikincisi daha ağır basıyor.

Birincisi sıradan: malı teslim alan kişi – depo görevlisi, şantiye şefi, bazen bir komşu – fiyatlarınızı bilmek zorunda değildir.

İkincisi KDV ile ilgili. Bir kâğıt, faturaya benzemeye başladığı anda vergisel olarak hassaslaşır: fiyat ve ayrı bir satırda açıkça gösterilen KDV ile birlikte. Vergi irsaliyede bu şekilde yer alır ve siz sonradan asıl faturayı da düzenlerseniz, aynı vergi ikinci kez doğabilir. Alman KDV kanununun 14c maddesi borcu, verginin gösterilmiş olmasına bağlar – teslimin iki kez yapılmış olmasına değil. Düzeltilebilir, ama kimsenin ihtiyaç duymadığı bir iştir.

Güvenli yol: irsaliyede miktarlar bulunur, tutar bulunmaz ve her şeyden önce gösterilmiş KDV bulunmaz. Müşteriniz yine de fiyat isterse, vergi satırı olmayan sade net tutarlar kullanın – ve tereddüt hâlinde önce mali müşavirinizle görüşün.

Teslim tarihiyle ilgili cümle

Çoğu irsaliyenin eksik kaldığı nokta budur ve tam da geri kalan her şey yerindeyken zaman kaybettirir.

Bir fatura teslimin ne zaman yapıldığını belirtmek zorundadır. Ancak birden fazla belgeden oluşabilir: gerekli bilgiler birden fazla kâğıda dağılabilir, yeter ki bir belge fiyatı ve vergiyi toplu olarak göstersin ve diğer belgeleri açıkça işaret etsin (§ 31 fıkra 1 UStDV). Yaygın „30112 numaralı irsaliyeye göre teslim" ifadesi tam da buna dayanır.

Püf noktası: irsaliye tarihi kendiliğinden teslim tarihi değildir. İrsaliye pazartesi basılmış, mal ise ancak çarşamba teslim edilmiş olabilir. Dolayısıyla faturanız irsaliyeye atıf yapıyorsa, teslim tarihinin gerçekten o irsaliyeden çıkması gerekir – ya ayrı bir bilgi olarak ya da her iki tarihin aynı olduğunu belirten bir açıklamayla.

Uygulamada: her irsaliyeye sabit bir satır koyun, örneğin

İrsaliye tarihi teslim tarihiyle aynıdır.

Bu ifade yoksa ve fatura da bir teslim tarihi belirtmiyorsa, faturada zorunlu bir bilgi eksik kalır. Müşteriniz size ödediği KDV'yi normalde vergi dairesinden geri alır – buna indirim hakkı denir. Bir denetimde, teslim tarihi hiçbir yerde yazmıyorsa tam da bu reddedilebilir. O zaman size düzeltilmiş fatura talebiyle döner. Telafi edilebilir, ama önlenebilir.

Alternatif olarak teslim tarihini doğrudan faturada belirtirsiniz, o zaman atfa hiç gerek kalmaz. Ayrıca teslimin gerçekleştiği takvim ayının belirtilmesi de kabul edilir (§ 31 fıkra 4 UStDV) – gün gün olması şart değildir.

İrsaliyenin numarası olmalı mı?

Sıralı numara yalnızca faturalar için zorunludur. İrsaliyeler için kimse bunu istemez.

Yine de: numara olmadan yukarıdaki atıf işlemez. Numarasız „irsaliyeye göre teslim" hiçbir belirli belgeyi işaret etmez. Ve bir klasörde belirli bir irsaliyeyi zaten yalnızca numarasından bulursunuz.

Yerleşik uygulama, fatura numaralarından ayrı kendi numara serisidir – örneğin IRS2026-30001. Böylece her numaradan hangi tür belge olduğu ilk bakışta anlaşılır.

Kısmi teslimat: bir tane mi, birkaç tane mi?

Her fiili teslimat için bir irsaliye. Bir siparişi üç etapta teslim ederseniz üç irsaliye doğar – her biri o gün gerçekten teslim edilen miktarlarla.

Neden yine teslim tarihidir: üç kısmi teslimat üç ayrı günde gerçekleşmiştir. Tek bir tarih taşıyan tek bir toplu irsaliye bunu yanlış gösterirdi.

Her kalemde başlangıçta sipariş edilen miktarı da taşımak iyi sonuç verir: „100 m'nin 40 m'si teslim edildi". Müşteri paketi açarken kalanın geleceğini görür ve telefon etmez.

Sondaki fatura yine de üç teslimatın tamamını kapsayan tek bir fatura olabilir – hangi irsaliyelerin ona ait olduğu açık olduğu sürece.

Müşteri imzalamak zorunda mı?

Bu da zorunlu değildir. Kâğıdın asıl amacı zaten budur.

İrsaliye bir ispat aracıdır. Değeri, birinin teslim aldığını onaylayıp onaylamadığına bağlıdır. Tarih ve okunaklı ad taşıyan imzalı bir nüsha ihtilafta bir şey ifade eder, okunaksız bir paraf taşıyan çok daha azını, imzasız olan neredeyse hiçbir şeyi.

Bu yüzden alışılmış düzen iki nüshalıdır: biri müşteride kalır, biri imzalı olarak size döner. Kargoyla gönderimde taşıyıcının teslim kaydı bu rolü üstlenir – o zaman kendi imzanıza gerek yoktur, ancak gönderi kaydını saklayın.

Sık atlanan bir nokta: imza teslim alındığını onaylar, malın ayıpsız olduğunu değil. Garantiye almak isteyen, görünür taşıma hasarlarının derhâl irsaliyeye not edilmesi gerektiğine dair kısa bir satır ekler.

İrsaliyeleri ne kadar süre saklamalıyım?

Burada birçok kişinin bilmediği ve arşivi belirgin biçimde hafifleten özel bir kural vardır.

Kural olarak irsaliyeler olağan ticari yazışma sayılır ve altı yıl saklanmaları gerekirdi. Alman Vergi Usul Kanunu'nun 147. maddesinin 3. fıkrası bu süreyi, irsaliye bir muhasebe belgesi olmadığı sürece – yani kendisi muhasebenizdeki bir kaydın dayanağı olmadığı sürece – belirgin biçimde kısaltır:

• Alınan irsaliyeler: saklama süresi faturanın alınmasıyla sona erer.
• Gönderilen irsaliyeler: süre faturanın gönderilmesiyle sona erer.

Açıkçası: ilgili fatura çıktıktan sonra irsaliye nüshanızın vergisel açıdan saklanması gerekmez. Ticari ihtiyat gereği birçok işletme yine de saklar – ulaşmadığı iddia edilen bir teslimat tartışmasında tek kanıt olan imza yüzünden. Bu karar size aittir, vergi dairesine değil.

Ancak kısaltma, irsaliye bir muhasebe belgesi hâline geldiğinde geçerli olmaz. Yukarıda anlatılan durumda tam olarak bu olur: fatura teslim tarihi için irsaliyeye atıf yapıyorsa, irsaliye faturanın bir parçasıdır – ve fatura gibi saklanır. Muhasebe belgeleri için 147. maddenin 3. fıkrası artık sekiz yıl öngörür; defterler, yıllık hesaplar ve envanterler on yılda kalır.

Arşivlemenin ters yönde – yani size gelen faturalarda – nasıl işlediği gelen faturaları yönetmek yazısında anlatılıyor.

İrsaliyeden faturaya, her şeyi yeniden yazmadan

En büyük zaman kaybı irsaliyenin kendisi değil, sonrasında olanlardır: akşam aynı kalemler ikinci kez faturaya girilir. Hatalar tam orada doğar – karışan miktarlar, atlanan kalemler, hiç çıkmamış mal için kesilen fatura.

İrsaliyeleri şimdiye kadar karbon kopyalı bloknotla ya da Word'de yazan en çok burada kazanır: daha güzel bir yerleşim yüzünden değil, kalemler yalnızca bir kez girildiği için. Easy Invoice Cloud'da irsaliye kendi numara serisi olan ayrı bir belge türüdür: bir tekliften ya da siparişten tek tıkla irsaliye, irsaliyeden de fatura oluşur. Kalemler birlikte taşınır ve belge neyden doğduğunu hatırlar – etaplı teslimatlarda neyin çıktığını da böylece görürsünüz. Yazılımın başka neleri kapsadığı office1.cloud ana sayfasında anlatılıyor.

Şimdilik yalnızca basit bir şablon arıyorsanız, ücretsiz fatura şablonu yazısı Word ve Excel yolunu gösteriyor – sınırlarını da adlandırıyor.

E-fatura zorunluluğu irsaliyede bir şeyi değiştirir mi?

Hayır. İşletmeler arasındaki elektronik fatura zorunluluğu faturaları ilgilendirir, irsaliyeleri değil. İrsaliyeniz PDF, kâğıda çıktı ya da araçtaki karbon kopyalı bloknot olarak kalabilir.

Yine de bir bağlantı vardır ve konu bu yüzden burada yer alıyor: elektronik fatura teslim tarihini kendi veri alanında taşır. Şimdiye kadar „irsaliyeye göre teslim" ile çalışanların bundan sonra bu alanı düzgün doldurması gerekecek. Hangi aşamanın ne zaman geçerli olduğu 2027 ve 2028 e-fatura yükümlülüğü genel bakışında yazıyor.

Süreci zaten yeniden kuruyorsanız, en baştan düşünmeye değer: teklif yazma, sipariş onayı, irsaliye, fatura. Her belge bir öncekinden doğar – ve hiçbir kalem iki kez yazılmaz.

Bu yazı genel bilgi verir ve mali ya da hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Somut olayda tereddüt hâlinde – özellikle verginin gösterilmesi ve teslim tarihi konusunda – mali müşavirinize danışın.