Как оформить накладную: что в ней должно быть – и фраза, которая избавит ваш счёт от проблем

Оформлять накладную в подавляющем большинстве случаев не обязанность по закону. Нет нормы, которая требовала бы её в общем порядке – в отличие от счёта, содержание которого немецкий закон об НДС описывает подробно. И всё же её выписывает почти каждый, кто отгружает товар: это подтверждение того, кто что и когда получил – ровно для того момента через три недели, когда кто-то заявит, что двух коробок не хватало.

В накладной должны быть оба адреса, дата отгрузки, номер, по которому её можно найти, и затем построчно – что именно и в каком количестве было передано. Цены обычно не указывают. А если ваш последующий счёт ссылается на эту накладную вместо того, чтобы сам называть дату поставки, то в накладной должно быть прямо написано, что дата накладной одновременно является датой поставки. Без этой фразы в счёте образуется пробел – и вашему клиенту будет сложно вернуть из налоговой уплаченный вам НДС. Тогда он обратится к вам.

Эта статья описывает правила, действующие в Германии.

Содержание

1. Обязан ли я вообще оформлять накладную?
2. Что должно быть в накладной?
3. Указывать ли цены?
4. Фраза о дате поставки
5. Нужен ли накладной номер?
6. Частичная поставка: одна накладная или несколько?
7. Должен ли клиент расписаться?
8. Сколько хранить накладные?
9. От накладной к счёту без повторного набора
10. Меняет ли что-то обязательный электронный счёт?

Обязан ли я вообще оформлять накладную?

В обычной ситуации – вы поставляете товар клиенту – нет нормы, требующей накладную. Вы можете передать товар без бумаг и просто выставить счёт позже.

Причина, по которой её всё равно выписывают почти все, чисто практическая: между передачей и счётом часто проходят недели. Без накладной потом остаётся ваше слово против слова клиента о том, попали ли вообще на объект те два недостающих рулона утеплителя. Подписанная накладная заканчивает такие разговоры за тридцать секунд.

К этому добавляется ещё одно: водителю или монтажнику, который передаёт товар, в любом случае нужен список того, что он везёт. Этот список и есть накладная.

Есть отдельные сферы с собственными требованиями к документированию, например опасные грузы или пищевая цепочка. Если вы работаете в такой сфере, выясните это отдельно – статья описывает общий случай и не является юридической консультацией.

Что должно быть в накладной?

Поскольку законодательного требования нет, нет и официального перечня обязательных полей. Вот что закрепилось на практике и что нужно, чтобы документ чего-то стоил в спорной ситуации:

• Полный адрес вашей фирмы – кто поставил
• Адрес клиента и, если он отличается, адрес доставки. Это встречается чаще, чем кажется: счёт в головной офис, товар на объект.
• Номер накладной
• Дата отгрузки – день, когда товар фактически передали
• Позиции: наименование, артикул, количество и единица измерения. «5 штук», а не «несколько».
• Ваш номер клиента и номер заказа клиента. Иначе крупные заказчики не могут сопоставить накладную ни с чем и возвращают её.
• Место для даты и подписи получателя

Чем точнее позиции, тем меньше споров потом. Строка «материал по договорённости» в конфликте вам ничем не поможет.

Указывать ли цены?

Принято: нет. Причин две, и вторая весомее.

Первая проста: тому, кто принимает товар – кладовщику, прорабу, иногда соседу – незачем знать ваши цены.

Вторая касается НДС. Бумага становится налогово рискованной в тот момент, когда выглядит как счёт: с ценой и НДС отдельной, выделенной строкой. Если налог указан так в накладной, а вы затем выставляете ещё и собственно счёт, тот же налог может стать причитающимся во второй раз. § 14c немецкого закона об НДС связывает обязанность именно с фактом указания налога – а не с тем, что поставка произошла дважды. Исправить это можно, но это работа, которая никому не нужна.

Безопасный путь: в накладной – количества, никаких сумм и прежде всего никакого выделенного НДС. Если клиент всё же хочет видеть цены, используйте чистые суммы нетто без налоговой строки – и при сомнениях заранее согласуйте это со своим налоговым консультантом.

Фраза о дате поставки

Это тот пункт, в котором большинство накладных неполны, и он стоит времени именно тогда, когда всё остальное в порядке.

Счёт обязан называть момент поставки. При этом он может состоять из нескольких документов: необходимые сведения могут быть распределены по нескольким бумагам, если один документ сводит воедино цену и налог и однозначно обозначает остальные (§ 31 абз. 1 UStDV). Именно на этом держится распространённая формулировка «поставка согласно накладной № 30112».

Загвоздка: дата накладной не является автоматически датой поставки. Накладную могли распечатать в понедельник, а товар доставить только в среду. Поэтому, если ваш счёт ссылается на накладную, дата поставки действительно должна из неё следовать – либо как отдельное указание, либо через пометку о том, что обе даты совпадают.

На практике: поставьте на каждую накладную постоянную строку, например

Дата накладной соответствует дате поставки.

Если этого указания нет и счёт тоже не называет дату поставки, в счёте отсутствует обязательный реквизит. Ваш клиент обычно возвращает из налоговой уплаченный вам НДС – это называется вычетом входного налога. При проверке именно в нём могут отказать, если дата поставки нигде не указана. Тогда он вернётся с просьбой о скорректированном счёте. Поправимо, но избежать проще.

Как вариант, укажите дату поставки прямо в счёте – тогда ссылка вообще не нужна. Допускается, кстати, и указание календарного месяца, в котором произошла поставка (§ 31 абз. 4 UStDV) – с точностью до дня не требуется.

Нужен ли накладной номер?

Сквозная нумерация предписана только для счетов. Для накладных её никто не требует.

И всё же: без номера ссылка из предыдущего раздела не работает. «Поставка согласно накладной» без номера не указывает ни на один конкретный документ. Да и в папке вы найдёте определённую накладную всё равно только по номеру.

Принято вести отдельный ряд номеров, отделённый от номеров счетов – например НК2026-30001. Тогда по каждому номеру сразу видно, о каком типе документа речь.

Частичная поставка: одна накладная или несколько?

На каждую фактическую отгрузку – своя накладная. Если вы выполняете заказ в три этапа, возникают три накладные, каждая с количествами, действительно переданными в этот день.

Причина снова в дате поставки: три частичные отгрузки состоялись в три разных дня. Одна сводная накладная с единственной датой отразила бы это неверно.

Хорошо себя зарекомендовало указание в каждой строке и первоначально заказанного количества: «отгружено 40 из 100 м». Тогда клиент при распаковке видит, что остальное ещё будет, и не звонит.

Счёт в итоге всё равно может быть один и охватывать все три поставки – если понятно, какие накладные к нему относятся.

Должен ли клиент расписаться?

Это тоже не предписано. В этом весь смысл бумаги.

Накладная – доказательство. Её ценность целиком зависит от того, подтвердил ли кто-то получение. Подписанный экземпляр с датой и разборчивой фамилией в споре чего-то стоит, экземпляр с неразборчивой закорючкой – существенно меньше, неподписанный – почти ничего.

Отсюда привычная схема с двумя экземплярами: один остаётся у клиента, второй возвращается к вам подписанным. При отправке службой доставки эту роль берёт на себя подтверждение вручения перевозчика – тогда собственная подпись не нужна, но сохраните документ об отправке.

Момент, о котором часто забывают: подпись подтверждает получение, а не отсутствие недостатков. Кто хочет подстраховаться, добавляет короткую строку о том, что видимые повреждения при перевозке нужно сразу отметить в накладной.

Сколько хранить накладные?

Здесь есть особое правило, которое многим неизвестно и которое заметно разгружает архив.

В принципе накладные относятся к обычной деловой переписке и подлежали бы хранению шесть лет. § 147 абз. 3 Налогового кодекса Германии заметно сокращает этот срок, пока накладная не является бухгалтерским документом – то есть пока она сама не служит основанием для проводки в вашем учёте:

• Полученные накладные: срок хранения заканчивается с получением счёта.
• Отправленные накладные: срок заканчивается с отправкой счёта.

Проще говоря: как только соответствующий счёт ушёл, ваш экземпляр накладной с налоговой точки зрения хранить больше не нужно. Из коммерческой осторожности многие фирмы всё равно его оставляют – из-за подписи, которая в споре о якобы не доехавшей поставке является единственным доказательством. Это решение за вами, а не за налоговой.

Однако сокращение не действует, когда накладная становится бухгалтерским документом. Именно это происходит в описанном выше случае: если счёт ссылается на накладную ради даты поставки, накладная является частью счёта – и хранится так же. Для бухгалтерских документов § 147 абз. 3 называет теперь восемь лет; книги, годовая отчётность и инвентаризационные описи остаются на десяти.

Как устроено хранение в обратную сторону – со счетами, которые приходят к вам, – описано в статье об управлении входящими счетами.

От накладной к счёту без повторного набора

Больше всего времени съедает не сама накладная, а то, что происходит потом: вечером те же позиции набивают второй раз в счёт. Именно там возникают ошибки – перепутанные количества, забытые позиции, счёт за товар, который вообще не отгружали.

Кто до сих пор пишет накладные на бланке с копиркой или в Word, выигрывает здесь больше всех: не из-за более красивого оформления, а потому что позиции вводятся один раз. В Easy Invoice Cloud накладная – самостоятельный тип документа с собственным рядом номеров: из коммерческого предложения или заказа накладная создаётся одним щелчком, а из накладной затем счёт. Позиции переходят вместе с ней, и документ помнит, из чего он возник – при поставках этапами видно и то, что уже отгружено. Что ещё покрывает программа, описано на главной странице office1.cloud.

Если пока вам нужен только простой шаблон, статья о бесплатном шаблоне счёта показывает путь через Word и Excel – и называет его границы.

Меняет ли что-то обязательный электронный счёт?

Нет. Обязанность выставлять электронные счета в обороте между предприятиями касается счетов, а не накладных. Ваша накладная может и дальше быть PDF, распечаткой на бумаге или бланком с копиркой в машине.

Связь всё же есть, и поэтому тема здесь: электронный счёт передаёт дату поставки в отдельном поле данных. Тем, кто до сих пор работал с формулировкой «поставка согласно накладной», придётся заполнять это поле аккуратно. Какой этап действует и когда, изложено в обзоре обязательств по электронным счетам в 2027 и 2028 годах.

Если вы всё равно перестраиваете процесс, стоит продумать его с самого начала: коммерческое предложение, подтверждение заказа, накладная, счёт. Каждый документ возникает из предыдущего – и ни одна позиция не набирается дважды.

Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию. При сомнениях в конкретном случае – особенно в отношении указания налога и даты поставки – обратитесь к своему налоговому консультанту.