Creare un documento di trasporto: cosa ci deve stare – e la frase che evita guai alla fattura

Scrivere un documento di trasporto non è, nella grande maggioranza dei casi, un obbligo di legge. Nessuna norma lo richiede in generale – a differenza della fattura, il cui contenuto è stabilito con precisione dalla legge tedesca sull'IVA. Eppure lo compila quasi chiunque consegni merce: è la prova di chi ha ricevuto cosa e quando, per quel momento, tre settimane dopo, in cui qualcuno sostiene che mancavano due scatoloni.

Sul documento di trasporto vanno entrambi gli indirizzi, la data di consegna, un numero con cui ritrovarlo e poi, riga per riga, che cosa è stato consegnato esattamente e in quale quantità. I prezzi di norma si omettono. E se la fattura successiva rimanda a questo documento invece di indicare essa stessa la data della prestazione, sul documento deve essere scritto espressamente che la data del documento coincide con la data della consegna. Senza quella frase la fattura ha una lacuna – e il vostro cliente avrà difficoltà a recuperare dall'ufficio delle imposte l'IVA che vi ha pagato. A quel punto si rifarà vivo con voi.

Questo articolo descrive le regole vigenti in Germania.

Indice

1. Devo davvero emettere un documento di trasporto?
2. Cosa deve contenere il documento di trasporto?
3. I prezzi vanno indicati?
4. La frase sulla data della prestazione
5. Serve un numero?
6. Consegna parziale: uno o più documenti?
7. Il cliente deve firmare?
8. Per quanto tempo vanno conservati?
9. Dal documento di trasporto alla fattura senza ribattere tutto
10. L'obbligo di fattura elettronica cambia qualcosa?

Devo davvero emettere un documento di trasporto?

Nel caso normale – consegnate merce a un cliente – nessuna norma impone un documento di trasporto. Potete consegnare la merce senza alcun foglio e inviare semplicemente la fattura più tardi.

Il motivo per cui quasi tutti lo compilano lo stesso è pratico: tra la consegna e la fattura passano spesso settimane. Senza documento di trasporto è poi la vostra parola contro quella del cliente sul fatto che i due rotoli di isolante mancanti siano mai arrivati in cantiere. Un documento firmato chiude discussioni del genere in trenta secondi.

C'è poi un altro aspetto: l'autista o il montatore che consegna la merce ha comunque bisogno di un elenco di ciò che porta con sé. Quell'elenco è il documento di trasporto.

Esistono singoli settori con obblighi di documentazione propri, per esempio le merci pericolose o la filiera alimentare. Se lavorate in uno di questi, fatelo verificare separatamente – questo articolo tratta il caso generale e non è una consulenza legale.

Cosa deve contenere il documento di trasporto?

Poiché non esiste una prescrizione di legge, non esiste nemmeno un elenco ufficiale. Ecco cosa si è affermato nella pratica e cosa vi serve perché il documento valga qualcosa in caso di dubbio:

• Il vostro indirizzo aziendale completo – chi ha consegnato
• L'indirizzo del cliente e, se diverso, l'indirizzo di consegna. Capita più spesso di quanto si pensi: fattura alla sede, merce in cantiere.
• Il numero del documento
• La data di consegna – il giorno in cui la merce è stata effettivamente consegnata
• Le righe: descrizione, codice articolo, quantità e unità di misura. «5 pezzi», non «alcuni».
• Il vostro numero cliente e il numero d'ordine del cliente. Altrimenti i clienti più strutturati non riescono ad abbinare il documento e ve lo rispediscono.
• Spazio per data e firma di chi riceve

Più le righe sono precise, meno discussioni ci saranno dopo. Una riga «materiale come da accordi» in una contestazione non vi serve a nulla.

I prezzi vanno indicati?

L'uso dice di no. Le ragioni sono due, e la seconda pesa di più.

La prima è banale: chi riceve la merce – il magazziniere, il capocantiere, a volte un vicino – non deve conoscere i vostri prezzi.

La seconda riguarda l'IVA. Un foglio diventa delicato dal punto di vista fiscale nel momento in cui assomiglia a una fattura: con il prezzo e l'IVA come riga separata ed esposta. Se l'imposta compare così sul documento di trasporto e voi in seguito emettete anche la fattura vera e propria, la stessa imposta può diventare dovuta una seconda volta. Il § 14c della legge tedesca sull'IVA collega infatti il debito al fatto che un'imposta sia stata esposta – non al fatto che la consegna sia avvenuta due volte. Si può correggere, ma è lavoro di cui nessuno ha bisogno.

La via sicura: sul documento di trasporto ci sono quantità, nessun importo e soprattutto nessuna IVA esposta. Se il cliente desidera comunque i prezzi, usate semplici importi netti senza riga d'imposta – e nel dubbio parlatene prima con il vostro consulente fiscale.

La frase sulla data della prestazione

È il punto in cui la maggior parte dei documenti di trasporto è incompleta, e costa tempo proprio quando tutto il resto è a posto.

Una fattura deve indicare il momento della consegna. Può però essere composta da più documenti: le indicazioni necessarie possono essere distribuite su più fogli, purché un documento riepiloghi prezzo e imposta e indichi in modo inequivocabile gli altri (§ 31 comma 1 UStDV). È esattamente ciò su cui si regge la diffusa formula «consegna come da documento di trasporto n. 30112».

Il punto critico: la data del documento di trasporto non è automaticamente la data della prestazione. Il documento può essere stato stampato lunedì e la merce consegnata solo mercoledì. Quindi, se la fattura rimanda al documento, la data della prestazione deve davvero risultare da quel documento – o come indicazione autonoma, o attraverso una nota che le due date coincidono.

In pratica: mettete una riga fissa su ogni documento di trasporto, per esempio

La data del documento di trasporto corrisponde alla data della prestazione.

Se questa indicazione manca e nemmeno la fattura riporta una data della prestazione, alla fattura manca un elemento obbligatorio. Il vostro cliente normalmente recupera dall'ufficio delle imposte l'IVA che vi ha pagato – è la cosiddetta detrazione dell'IVA a monte. In una verifica proprio questa può essergli negata se la data della prestazione non compare da nessuna parte. Tornerà quindi a chiedervi una fattura corretta. Rimediabile, ma evitabile.

In alternativa indicate la data della prestazione direttamente in fattura, e il rimando non vi serve affatto. È peraltro ammesso indicare il mese solare in cui la consegna è avvenuta (§ 31 comma 4 UStDV) – non è necessario il giorno esatto.

Serve un numero?

Una numerazione progressiva è prescritta soltanto per le fatture. Per i documenti di trasporto non la pretende nessuno.

Eppure: senza numero il rimando descritto sopra non funziona. «Consegna come da documento di trasporto» senza numero non individua alcun documento preciso. E in un raccoglitore ritroverete un determinato documento comunque solo tramite il numero.

L'uso prevede una serie di numeri propria, separata da quella delle fatture – per esempio DDT2026-30001. Così ogni numero dice subito di che tipo di documento si tratta.

Consegna parziale: uno o più documenti?

Un documento per ogni consegna effettiva. Se evadete un ordine in tre tranche, nascono tre documenti di trasporto – ciascuno con le quantità realmente consegnate quel giorno.

Il motivo è di nuovo la data della prestazione: le tre consegne parziali sono avvenute in tre giorni diversi. Un unico documento cumulativo con una sola data rappresenterebbe male la situazione.

Funziona bene riportare su ogni riga anche la quantità originariamente ordinata: «consegnati 40 di 100 m». Così il cliente vede già mentre disimballa che il resto arriverà, e non telefona.

La fattura finale può comunque essere una sola e comprendere tutte e tre le consegne – purché sia chiaro quali documenti di trasporto vi appartengono.

Il cliente deve firmare?

Nemmeno questo è prescritto. È il vero scopo del foglio.

Il documento di trasporto è un mezzo di prova. Il suo valore dipende interamente dal fatto che qualcuno abbia confermato il ricevimento. Una copia firmata con data e nome leggibile in una contestazione vale qualcosa, una con una sigla illeggibile molto meno, una non firmata quasi nulla.

Da qui la consueta impostazione con due esemplari: uno resta al cliente, uno torna firmato a voi. In caso di spedizione tramite corriere, la prova di consegna del vettore assume quel ruolo – allora non serve una firma vostra, ma conservate la ricevuta di spedizione.

Un aspetto spesso trascurato: la firma conferma il ricevimento, non l'assenza di difetti. Chi vuole andare sul sicuro aggiunge una breve riga secondo cui i danni da trasporto visibili vanno annotati subito sul documento.

Per quanto tempo vanno conservati?

Qui esiste una regola particolare che in molti non conoscono e che alleggerisce sensibilmente l'archivio.

In linea di principio i documenti di trasporto rientrano nella normale corrispondenza commerciale e andrebbero conservati sei anni. Il § 147 comma 3 del codice tributario tedesco accorcia però nettamente questo termine, finché il documento non è una pezza contabile – cioè finché non costituisce esso stesso la base di una registrazione nella vostra contabilità:

• Documenti ricevuti: il termine di conservazione finisce con il ricevimento della fattura.
• Documenti inviati: il termine finisce con l'invio della fattura.

In parole povere: una volta partita la fattura corrispondente, la vostra copia del documento di trasporto non va più conservata a fini fiscali. Per prudenza commerciale molte aziende la tengono comunque – per via della firma, che in una lite su una consegna presuntamente mai arrivata è l'unica prova. Questa decisione spetta a voi, non al fisco.

L'accorciamento non vale però quando il documento diventa una pezza contabile. È esattamente ciò che accade nel caso descritto sopra: se la fattura rimanda al documento per la data della prestazione, il documento è un pezzo della fattura – e si conserva come tale. Per le pezze contabili il § 147 comma 3 indica ormai otto anni; libri, bilanci e inventari restano a dieci.

Come funziona l'archiviazione nella direzione opposta – cioè per le fatture che arrivano a voi – è spiegato nell'articolo su come gestire le fatture dei fornitori.

Dal documento di trasporto alla fattura senza ribattere tutto

Il vero spreco di tempo non è il documento di trasporto in sé, ma ciò che viene dopo: la sera le stesse righe vengono digitate una seconda volta nella fattura. È lì che nascono gli errori – quantità scambiate, righe dimenticate, una fattura per merce mai uscita.

Chi finora scrive i documenti di trasporto con il blocco a ricalco o in Word guadagna qui di più: non per un'impaginazione più bella, ma perché le righe si inseriscono una volta sola. In Easy Invoice Cloud il documento di trasporto è un tipo di documento a sé, con una propria serie di numeri: da un preventivo o da un ordine il documento nasce con un clic, e dal documento poi la fattura. Le righe si spostano insieme e il documento ricorda da cosa è nato – con le consegne a tranche vedete così anche cosa è già uscito. Che altro copre il software è illustrato sulla pagina iniziale di office1.cloud.

Se per ora cercate solo un modello semplice, l'articolo sul modello di fattura gratuito mostra la strada con Word ed Excel – e ne indica anche i limiti.

L'obbligo di fattura elettronica cambia qualcosa?

No. L'obbligo di fattura elettronica tra imprese riguarda le fatture, non i documenti di trasporto. Il vostro documento può restare un PDF, una stampa su carta o il blocco a ricalco nel furgone.

Un collegamento però esiste, ed è il motivo per cui il tema compare qui: la fattura elettronica trasporta la data della prestazione in un campo dati dedicato. Chi finora lavorava con «consegna come da documento di trasporto» dovrà d'ora in poi compilare correttamente quel campo. Quale fase scatta e quando è spiegato nella panoramica sull'obbligo di fatturazione elettronica 2027 e 2028.

Se comunque state riorganizzando il processo, conviene pensarlo dall'inizio: scrivere preventivi, conferma d'ordine, documento di trasporto, fattura. Ogni documento nasce dal precedente – e nessuna riga viene digitata due volte.

Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce una consulenza fiscale o legale. In caso di dubbio nel singolo caso – in particolare sull'esposizione dell'imposta e sulla data della prestazione – rivolgetevi al vostro consulente fiscale.