Lieferschein erstellen: Was drauf muss – und der Satz, der Ihrer Rechnung Ärger erspart

Einen Lieferschein zu schreiben ist in den allermeisten Fällen keine gesetzliche Pflicht. Es gibt keine Vorschrift, die ihn allgemein verlangt – anders als bei der Rechnung, deren Inhalt das Umsatzsteuergesetz genau vorgibt. Trotzdem schreiben ihn fast alle, die Ware ausliefern: Er ist der Beleg dafür, wer was wann bekommen hat, wenn drei Wochen später jemand sagt, zwei Kartons hätten gefehlt.

Auf den Lieferschein gehören beide Anschriften, das Lieferdatum, eine Nummer, über die man ihn wiederfindet, und dann Artikel für Artikel, was genau in welcher Menge übergeben wurde. Preise lässt man üblicherweise weg. Und wenn Ihre spätere Rechnung auf diesen Lieferschein verweist, statt das Leistungsdatum selbst zu nennen, dann muss auf dem Lieferschein ausdrücklich stehen, dass das Lieferscheindatum zugleich das Leistungsdatum ist. Fehlt dieser Satz, hat die Rechnung eine Lücke – und Ihr Kunde bekommt Probleme damit, sich die gezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückzuholen. Er meldet sich dann bei Ihnen.

Inhaltsverzeichnis

1. Muss ich überhaupt einen Lieferschein schreiben?
2. Was gehört auf den Lieferschein?
3. Gehören Preise auf den Lieferschein?
4. Der Satz mit dem Leistungsdatum
5. Braucht der Lieferschein eine Nummer?
6. Teillieferung: einer oder mehrere?
7. Muss der Kunde unterschreiben?
8. Wie lange muss ich Lieferscheine aufheben?
9. Vom Lieferschein zur Rechnung, ohne alles neu zu tippen
10. Ändert die E-Rechnungspflicht etwas am Lieferschein?

Muss ich überhaupt einen Lieferschein schreiben?

Für den Normalfall – Sie liefern Ware an einen Kunden – gibt es keine Vorschrift, die einen Lieferschein verlangt. Sie können Ware auch ohne Papier übergeben und später einfach eine Rechnung schicken.

Der Grund, warum ihn trotzdem fast jeder schreibt, ist ein praktischer: Zwischen Übergabe und Rechnung liegen oft Wochen. Ohne Lieferschein steht später Ihr Wort gegen das des Kunden, ob die zwei fehlenden Rollen Dämmung je auf der Baustelle waren. Der unterschriebene Lieferschein beendet solche Gespräche in dreißig Sekunden.

Dazu kommt: Der Fahrer oder der Monteur, der die Ware übergibt, braucht ohnehin eine Liste, was er dabei hat. Diese Liste ist der Lieferschein.

Es gibt einzelne Bereiche mit eigenen Nachweispflichten, etwa bei Gefahrgut oder in der Lebensmittelkette. Wenn Sie in so einem Bereich arbeiten, klären Sie das gesondert – dieser Artikel behandelt den allgemeinen Fall und ist keine Rechtsberatung.

Was gehört auf den Lieferschein?

Weil es keine gesetzliche Vorgabe gibt, gibt es auch keine amtliche Pflichtliste. Was sich in der Praxis durchgesetzt hat und was Sie brauchen, damit der Beleg im Zweifel etwas wert ist:

• Ihre vollständige Firmenanschrift – wer geliefert hat
• Anschrift des Kunden und, falls abweichend, die Lieferanschrift. Das ist häufiger, als man denkt: Rechnung an die Firmenzentrale, Ware auf die Baustelle.
• Lieferscheinnummer
• Lieferdatum – der Tag, an dem die Ware tatsächlich übergeben wurde
• Die Positionen: Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Menge und Einheit. „5 Stück", nicht „einige".
• Ihre Kundennummer und die Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden. Größere Kunden können den Lieferschein sonst nicht zuordnen und schicken ihn zurück.
• Platz für Datum und Unterschrift des Empfängers

Je genauer die Positionen, desto weniger Diskussion später. Eine Zeile „Material laut Absprache" nützt Ihnen im Streitfall nichts.

Gehören Preise auf den Lieferschein?

Üblich ist: nein. Dafür gibt es zwei Gründe, und der zweite ist der wichtigere.

Der erste ist banal: Wer die Ware entgegennimmt – der Lagerarbeiter, der Bauleiter, manchmal ein Nachbar – muss Ihre Preise nicht kennen.

Der zweite betrifft die Umsatzsteuer. Ein Papier wird umsatzsteuerlich dann heikel, wenn es aussieht wie eine Rechnung: mit dem Preis und der Mehrwertsteuer als eigener, ausgewiesener Zeile. Steht die Steuer so auf dem Lieferschein und schreiben Sie später zusätzlich die eigentliche Rechnung, kann dieselbe Steuer ein zweites Mal fällig werden. § 14c UStG knüpft die Steuerschuld nämlich daran, dass eine Steuer ausgewiesen wurde – nicht daran, dass zweimal geliefert wurde. Korrigieren lässt sich das, aber es ist Arbeit, die niemand braucht.

Sicherer Weg: Auf dem Lieferschein stehen Mengen, keine Beträge und vor allem keine ausgewiesene Mehrwertsteuer. Wenn Ihr Kunde Preise auf dem Lieferschein möchte, dann als reine Nettobeträge ohne Steuerzeile – und im Zweifel vorher mit der Steuerberatung abstimmen.

Der Satz mit dem Leistungsdatum

Das ist der Punkt, an dem die meisten Lieferscheine unvollständig sind, und er kostet ausgerechnet dann Zeit, wenn alles andere stimmt.

Eine Rechnung muss den Zeitpunkt der Lieferung nennen. Sie darf dafür aber aus mehreren Papieren bestehen: Die nötigen Angaben können sich auf mehrere Dokumente verteilen, solange ein Dokument den Preis und die Steuer zusammenfasst und die anderen Dokumente eindeutig benennt (§ 31 Abs. 1 UStDV). Genau davon lebt der verbreitete Rechnungssatz „Lieferung gemäß Lieferschein Nr. 30112".

Der Haken: Das Lieferscheindatum ist nicht automatisch das Leistungsdatum. Der Lieferschein kann am Montag gedruckt und die Ware erst am Mittwoch ausgeliefert worden sein. Verweist Ihre Rechnung also auf den Lieferschein, muss sich das Leistungsdatum aus dem Lieferschein auch wirklich ergeben – entweder als eigene Angabe oder durch einen Hinweis, dass beide Daten identisch sind.

Praktisch heißt das: Setzen Sie eine feste Zeile auf jeden Lieferschein, zum Beispiel

Das Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum.

Fehlt diese Angabe und nennt auch die Rechnung kein Leistungsdatum, fehlt der Rechnung eine Pflichtangabe. Ihr Kunde zieht sich die Mehrwertsteuer, die er Ihnen gezahlt hat, normalerweise vom Finanzamt zurück – das ist der Vorsteuerabzug. Bei einer Prüfung kann ihm genau das gestrichen werden, wenn das Leistungsdatum nirgends steht. Er kommt dann mit der Bitte um eine korrigierte Rechnung zurück. Reparabel, aber vermeidbar.

Alternativ nennen Sie das Leistungsdatum direkt in der Rechnung, dann brauchen Sie den Verweis gar nicht. Zulässig ist übrigens auch die Angabe des Kalendermonats, in dem geliefert wurde (§ 31 Abs. 4 UStDV) – taggenau muss es nicht sein.

Braucht der Lieferschein eine Nummer?

Vorgeschrieben ist eine fortlaufende Nummer nur für Rechnungen. Für Lieferscheine verlangt sie niemand.

Trotzdem: Ohne Nummer funktioniert der Verweis aus dem vorigen Abschnitt nicht. „Lieferung gemäß Lieferschein" ohne Nummer bezeichnet kein bestimmtes Dokument. Und in einem Aktenordner finden Sie einen bestimmten Lieferschein ohnehin nur über die Nummer wieder.

Üblich ist ein eigener Nummernkreis, getrennt von den Rechnungsnummern – etwa LS2026-30001. So sieht man jeder Nummer sofort an, um welche Art Beleg es geht.

Teillieferung: einer oder mehrere?

Pro tatsächlicher Lieferung ein Lieferschein. Liefern Sie einen Auftrag in drei Etappen, entstehen drei Lieferscheine – jeder mit den Mengen, die an diesem Tag wirklich übergeben wurden.

Der Grund ist wieder das Leistungsdatum: Die drei Teillieferungen sind an drei verschiedenen Tagen passiert. Ein einziger Sammel-Lieferschein mit einem einzigen Datum würde das falsch abbilden.

Bewährt hat sich, auf jeder Position auch die ursprünglich bestellte Menge mitzuführen: „geliefert 40 von 100 m". Dann sieht der Kunde beim Auspacken, dass der Rest noch kommt, und ruft nicht an.

Die Rechnung darf am Ende trotzdem eine einzige sein, die alle drei Lieferungen zusammenfasst – solange klar ist, welche Lieferscheine dazugehören.

Muss der Kunde unterschreiben?

Vorgeschrieben ist auch das nicht. Es ist der eigentliche Zweck des Papiers.

Der Lieferschein ist ein Beweismittel. Sein Wert steigt und fällt damit, ob jemand den Empfang bestätigt hat. Ein unterschriebenes Exemplar mit Datum und lesbarem Namen ist im Streitfall etwas wert, eines mit unleserlichem Kürzel deutlich weniger, ein nicht unterschriebenes fast nichts.

Daher der übliche Aufbau mit zwei Ausfertigungen: eine bleibt beim Kunden, eine kommt unterschrieben zu Ihnen zurück. Bei Versand per Paketdienst übernimmt der Zustellnachweis des Dienstleisters diese Rolle – dann brauchen Sie keine eigene Unterschrift, sollten den Sendungsnachweis aber aufheben.

Ein Punkt, der oft fehlt: Die Unterschrift bestätigt den Empfang, nicht die Mängelfreiheit. Wer sichergehen will, ergänzt eine kurze Zeile, dass sichtbare Transportschäden sofort auf dem Lieferschein zu vermerken sind.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufheben?

Hier gibt es eine Sonderregel, die vielen unbekannt ist und die Ablage spürbar entlastet.

Grundsätzlich zählen Lieferscheine zur normalen Geschäftspost und wären sechs Jahre aufzubewahren. § 147 Abs. 3 AO verkürzt das aber deutlich, solange der Lieferschein kein Buchungsbeleg ist – also solange er nicht selbst die Grundlage für eine Buchung in Ihrer Buchhaltung ist:

• Empfangene Lieferscheine: Die Aufbewahrungsfrist endet mit dem Erhalt der Rechnung.
• Abgesandte Lieferscheine: Die Frist endet mit dem Versand der Rechnung.

Im Klartext: Sobald die dazugehörige Rechnung raus ist, muss Ihre Kopie des Lieferscheins steuerlich nicht mehr aufgehoben werden. Aus kaufmännischer Vorsicht behalten viele Betriebe sie trotzdem – wegen der Unterschrift, die im Streit über eine angeblich nicht angekommene Lieferung der einzige Beweis ist. Diese Entscheidung liegt bei Ihnen, nicht beim Finanzamt.

Die Verkürzung gilt aber nicht, wenn der Lieferschein zum Buchungsbeleg wird. Genau das passiert im Fall aus dem Abschnitt oben: Verweist die Rechnung für das Leistungsdatum auf den Lieferschein, ist er ein Stück der Rechnung – und wird wie diese aufbewahrt. Für Buchungsbelege nennt § 147 Abs. 3 AO acht Jahre; Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn.

Wie die Ablage in der Gegenrichtung funktioniert – also bei den Rechnungen, die bei Ihnen eingehen –, steht im Beitrag zum Verwalten von Eingangsrechnungen.

Vom Lieferschein zur Rechnung, ohne alles neu zu tippen

Der häufigste Zeitfresser ist nicht der Lieferschein selbst, sondern das, was danach passiert: Abends werden dieselben Positionen ein zweites Mal in die Rechnung getippt. Dabei entstehen die Fehler – vertauschte Mengen, vergessene Positionen, eine Rechnung über Ware, die gar nicht rausging.

Wer Lieferscheine bisher mit dem Durchschlagblock oder in Word schreibt, spart hier am meisten: nicht wegen des schöneren Layouts, sondern weil die Positionen nur einmal erfasst werden. In der Easy Invoice Cloud ist der Lieferschein ein eigener Belegtyp mit eigenem Nummernkreis: Aus einem Angebot oder Auftrag entsteht der Lieferschein per Klick, aus dem Lieferschein anschließend die Rechnung. Die Positionen wandern mit, und der Beleg merkt sich, woraus er entstanden ist – bei Lieferungen in Etappen sehen Sie damit auch, was schon raus ist. Was das Programm sonst noch abdeckt, steht auf der Seite zum Rechnungsprogramm.

Wenn Sie erst einmal nur eine einfache Vorlage suchen: Der Beitrag zur kostenlosen Rechnungsvorlage zeigt den Weg über Word und Excel – und nennt auch dessen Grenzen.

Ändert die E-Rechnungspflicht etwas am Lieferschein?

Nein. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen betrifft Rechnungen, nicht Lieferscheine. Ihr Lieferschein darf weiterhin ein PDF sein, ein Ausdruck auf Papier oder der Durchschlagblock im Fahrzeug.

Ein Zusammenhang besteht trotzdem, und deshalb steht das hier: Die elektronische Rechnung transportiert das Leistungsdatum in einem eigenen Datenfeld. Wer bisher mit „Lieferung gemäß Lieferschein" gearbeitet hat, muss dieses Feld künftig sauber füllen. Welche Stufe wann greift, steht im Überblick zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Wenn Sie den Ablauf ohnehin gerade neu aufziehen, lohnt es sich, ihn von vorne zu denken: Angebot schreiben, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung. Jeder Beleg entsteht aus dem vorherigen – und keine Position wird zweimal getippt.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Zweifeln im Einzelfall – besonders beim Steuerausweis und beim Leistungsdatum – fragen Sie Ihre Steuerberatung.