Pakbon maken: wat erop moet – en de zin die uw factuur problemen bespaart

Een pakbon schrijven is in de meeste gevallen geen wettelijke plicht. Er bestaat geen voorschrift dat hem in het algemeen eist – anders dan bij de factuur, waarvan de inhoud in de Duitse omzetbelastingwet nauwkeurig is vastgelegd. Toch schrijft vrijwel iedereen die goederen uitlevert er een: het is het bewijs van wie wat wanneer heeft gekregen, voor het moment drie weken later waarop iemand zegt dat er twee dozen ontbraken.

Op de pakbon horen beide adressen, de leverdatum, een nummer waarmee u hem terugvindt, en dan regel voor regel wat er precies in welke hoeveelheid is overhandigd. Prijzen laat men er meestal af. En als uw latere factuur naar deze pakbon verwijst in plaats van de leverdatum zelf te noemen, dan moet op de pakbon uitdrukkelijk staan dat de pakbondatum tevens de datum van levering is. Ontbreekt die zin, dan heeft de factuur een gat – en uw klant krijgt problemen om de betaalde btw bij de Belastingdienst terug te vragen. Hij meldt zich dan bij u.

Dit artikel beschrijft de regels die in Duitsland gelden.

Inhoud

1. Moet ik überhaupt een pakbon schrijven?
2. Wat hoort er op de pakbon?
3. Horen prijzen op de pakbon?
4. De zin over de leverdatum
5. Heeft een pakbon een nummer nodig?
6. Deellevering: één of meerdere?
7. Moet de klant tekenen?
8. Hoe lang moet ik pakbonnen bewaren?
9. Van pakbon naar factuur zonder alles over te typen
10. Verandert de e-factureringsplicht iets aan de pakbon?

Moet ik überhaupt een pakbon schrijven?

Voor het normale geval – u levert goederen aan een klant – bestaat geen voorschrift dat een pakbon eist. U mag goederen ook zonder papier overhandigen en later gewoon een factuur sturen.

De reden dat vrijwel iedereen er toch een schrijft, is praktisch: tussen overdracht en factuur zitten vaak weken. Zonder pakbon staat later uw woord tegenover dat van de klant over de vraag of die twee ontbrekende rollen isolatie ooit op de bouwplaats zijn geweest. Een getekende pakbon beëindigt zulke gesprekken in dertig seconden.

Daar komt bij: de chauffeur of monteur die de goederen overhandigt, heeft sowieso een lijst nodig van wat hij bij zich heeft. Die lijst is de pakbon.

Er zijn afzonderlijke sectoren met eigen bewijsplichten, bijvoorbeeld bij gevaarlijke stoffen of in de voedselketen. Werkt u in zo'n sector, laat dat dan apart uitzoeken – dit artikel behandelt het algemene geval en is geen juridisch advies.

Wat hoort er op de pakbon?

Omdat er geen wettelijke eis is, bestaat er ook geen officiële verplichte lijst. Wat zich in de praktijk heeft gevestigd en wat u nodig hebt om het document bij twijfel iets waard te laten zijn:

• Uw volledige bedrijfsadres – wie geleverd heeft
• Adres van de klant en, indien afwijkend, het afleveradres. Dat komt vaker voor dan men denkt: factuur naar het hoofdkantoor, goederen naar de bouwplaats.
• Pakbonnummer
• Leverdatum – de dag waarop de goederen daadwerkelijk zijn overhandigd
• De regels: artikelomschrijving, artikelnummer, aantal en eenheid. „5 stuks", niet „enkele".
• Uw klantnummer en het bestel- of ordernummer van de klant. Grotere klanten kunnen de pakbon anders nergens aan koppelen en sturen hem terug.
• Ruimte voor datum en handtekening van de ontvanger

Hoe nauwkeuriger de regels, hoe minder discussie later. Een regel „materiaal volgens afspraak" is bij een geschil niets waard.

Horen prijzen op de pakbon?

Gebruikelijk is: nee. Daarvoor zijn twee redenen, en de tweede weegt zwaarder.

De eerste is alledaags: wie de goederen aanneemt – de magazijnmedewerker, de uitvoerder, soms een buurman – hoeft uw prijzen niet te kennen.

De tweede betreft de btw. Een papier wordt fiscaal gevoelig zodra het eruitziet als een factuur: met de prijs én de btw als aparte, vermelde regel. Staat de belasting zo op de pakbon en schrijft u later ook nog de eigenlijke factuur, dan kan dezelfde belasting een tweede keer verschuldigd worden. § 14c van de Duitse omzetbelastingwet knoopt de schuld namelijk aan het vermelden van belasting – niet aan het feit dat er tweemaal geleverd zou zijn. Corrigeren kan, maar het is werk dat niemand nodig heeft.

Veilige route: op de pakbon staan aantallen, geen bedragen en vooral geen vermelde btw. Wil uw klant toch prijzen op de pakbon, gebruik dan zuivere nettobedragen zonder belastingregel – en stem het bij twijfel vooraf af met uw belastingadviseur.

De zin over de leverdatum

Dit is het punt waarop de meeste pakbonnen onvolledig zijn, en het kost juist tijd wanneer al het andere klopt.

Een factuur moet het tijdstip van de levering noemen. Zij mag daarvoor echter uit meerdere papieren bestaan: de vereiste gegevens mogen over meerdere documenten verdeeld zijn, zolang één document de prijs en de belasting samenvat en de andere documenten eenduidig aanwijst (§ 31 lid 1 UStDV). Precies daarop steunt de bekende factuurzin „levering volgens pakbon nr. 30112".

De adder: de pakbondatum is niet automatisch de leverdatum. De pakbon kan op maandag zijn gedrukt en de goederen pas op woensdag zijn geleverd. Verwijst uw factuur dus naar de pakbon, dan moet de leverdatum ook werkelijk uit die pakbon blijken – hetzij als eigen vermelding, hetzij door een aanwijzing dat beide data gelijk zijn.

In de praktijk: zet een vaste regel op elke pakbon, bijvoorbeeld

De pakbondatum komt overeen met de datum van levering.

Ontbreekt die vermelding en noemt ook de factuur geen leverdatum, dan mist de factuur een verplicht gegeven. Uw klant haalt de btw die hij u betaald heeft normaal gesproken terug bij de Belastingdienst – dat heet vooraftrek. Bij een controle kan precies dat worden geschrapt wanneer de leverdatum nergens staat. Hij komt dan terug met het verzoek om een gecorrigeerde factuur. Herstelbaar, maar te vermijden.

U kunt de leverdatum ook rechtstreeks op de factuur noemen, dan hebt u de verwijzing helemaal niet nodig. Toegestaan is overigens ook het noemen van de kalendermaand waarin is geleverd (§ 31 lid 4 UStDV) – op de dag nauwkeurig hoeft niet.

Heeft een pakbon een nummer nodig?

Een doorlopend nummer is alleen voor facturen voorgeschreven. Voor pakbonnen eist niemand het.

Toch: zonder nummer werkt de verwijzing uit de vorige paragraaf niet. „Levering volgens pakbon" zonder nummer wijst geen bepaald document aan. En in een ordner vindt u een bepaalde pakbon sowieso alleen via het nummer terug.

Gebruikelijk is een eigen nummerreeks, gescheiden van de factuurnummers – bijvoorbeeld PB2026-30001. Zo ziet u aan elk nummer meteen om welk soort document het gaat.

Deellevering: één of meerdere?

Per feitelijke levering één pakbon. Levert u een order in drie etappes, dan ontstaan drie pakbonnen – elk met de aantallen die die dag werkelijk zijn overhandigd.

De reden is opnieuw de leverdatum: de drie deelleveringen vonden op drie verschillende dagen plaats. Eén verzamelpakbon met één datum zou dat verkeerd weergeven.

Het werkt goed om op elke regel ook het oorspronkelijk bestelde aantal mee te voeren: „geleverd 40 van 100 m". Dan ziet de klant bij het uitpakken dat de rest nog komt, en belt hij niet.

De factuur mag aan het eind toch één enkele zijn die alle drie de leveringen omvat – zolang duidelijk is welke pakbonnen erbij horen.

Moet de klant tekenen?

Voorgeschreven is dat evenmin. Het is het eigenlijke doel van het papier.

De pakbon is een bewijsmiddel. Zijn waarde staat of valt met de vraag of iemand de ontvangst heeft bevestigd. Een getekend exemplaar met datum en leesbare naam is bij een geschil iets waard, één met een onleesbare krabbel aanzienlijk minder, een ongetekend vrijwel niets.

Vandaar de gebruikelijke opzet met twee exemplaren: één blijft bij de klant, één komt getekend bij u terug. Bij verzending via een pakketdienst neemt het afleverbewijs van de vervoerder die rol over – dan hebt u geen eigen handtekening nodig, maar bewaar wel het verzendbewijs.

Een punt dat vaak ontbreekt: de handtekening bevestigt de ontvangst, niet dat de goederen vrij van gebreken zijn. Wie zeker wil zijn, voegt een korte regel toe dat zichtbare transportschade direct op de pakbon moet worden vermeld.

Hoe lang moet ik pakbonnen bewaren?

Hier bestaat een bijzondere regel die velen niet kennen en die de administratie merkbaar verlicht.

In beginsel gelden pakbonnen als gewone zakelijke post en zouden zes jaar bewaard moeten worden. § 147 lid 3 van de Duitse Abgabenordnung verkort dat aanzienlijk, zolang de pakbon geen boekingsstuk is – dus zolang hij niet zelf de grondslag voor een boeking in uw administratie vormt:

• Ontvangen pakbonnen: de bewaartermijn eindigt met de ontvangst van de factuur.
• Verzonden pakbonnen: de termijn eindigt met de verzending van de factuur.

In gewone taal: zodra de bijbehorende factuur eruit is, hoeft uw kopie van de pakbon fiscaal niet meer bewaard te worden. Uit commerciële voorzichtigheid houden veel bedrijven hem toch – vanwege de handtekening, die bij een geschil over een zogenaamd niet aangekomen levering het enige bewijs is. Die keuze ligt bij u, niet bij de Belastingdienst.

De verkorting geldt echter niet wanneer de pakbon een boekingsstuk wordt. Precies dat gebeurt in het geval hierboven: verwijst de factuur voor de leverdatum naar de pakbon, dan is hij een stuk van de factuur – en wordt hij als zodanig bewaard. Voor boekingsstukken noemt § 147 lid 3 inmiddels acht jaar; boeken, jaarrekeningen en inventarissen blijven op tien.

Hoe de administratie in de andere richting werkt – bij de facturen die bij u binnenkomen – staat in het artikel over het beheren van inkoopfacturen.

Van pakbon naar factuur zonder alles over te typen

De grootste tijdvreter is niet de pakbon zelf, maar wat erna komt: 's avonds worden dezelfde regels een tweede keer in de factuur getypt. Daar ontstaan de fouten – verwisselde aantallen, vergeten regels, een factuur voor goederen die nooit de deur uit zijn gegaan.

Wie pakbonnen tot nu toe met een doorschrijfblok of in Word schrijft, wint hier het meest: niet vanwege een mooiere opmaak, maar omdat de regels maar één keer worden ingevoerd. In Easy Invoice Cloud is de pakbon een eigen documentsoort met een eigen nummerreeks: uit een offerte of order ontstaat de pakbon met één klik, uit de pakbon vervolgens de factuur. De regels gaan mee, en het document onthoudt waaruit het is ontstaan – bij leveringen in etappes ziet u zo ook wat al de deur uit is. Wat de software verder afdekt, staat op de startpagina van office1.cloud.

Zoekt u voorlopig alleen een eenvoudig sjabloon: het artikel over het gratis factuursjabloon laat de weg via Word en Excel zien – en noemt ook de grenzen daarvan.

Verandert de e-factureringsplicht iets aan de pakbon?

Nee. De plicht tot elektronisch factureren tussen bedrijven betreft facturen, geen pakbonnen. Uw pakbon mag een pdf blijven, een afdruk op papier of het doorschrijfblok in de bus.

Er is toch een verband, en daarom staat het hier: de elektronische factuur draagt de leverdatum in een eigen gegevensveld. Wie tot nu toe met „levering volgens pakbon" werkte, moet dat veld voortaan netjes vullen. Welke fase wanneer geldt, staat in het overzicht van de e-factureringsverplichting 2027 en 2028.

Zet u het proces toch al opnieuw op, dan loont het om het van voren af aan te denken: offertes schrijven, opdrachtbevestiging, pakbon, factuur. Elk document ontstaat uit het vorige – en geen enkele regel wordt tweemaal getypt.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies. Bij twijfel in een concreet geval – vooral bij het vermelden van btw en bij de leverdatum – vraag het uw belastingadviseur.