Créer un bon de livraison : ce qu'il doit contenir – et la phrase qui évite des ennuis à votre facture

Rédiger un bon de livraison n'est, dans la grande majorité des cas, pas une obligation légale. Aucune règle ne l'exige de manière générale – contrairement à la facture, dont le contenu est précisément défini par la loi allemande sur la TVA. Pourtant, presque tous ceux qui livrent des marchandises en rédigent un : c'est la preuve de qui a reçu quoi et quand, pour le moment où, trois semaines plus tard, quelqu'un affirme qu'il manquait deux cartons.

Sur le bon de livraison doivent figurer les deux adresses, la date de livraison, un numéro qui permet de le retrouver, puis, ligne par ligne, ce qui a été remis exactement et en quelle quantité. Les prix en sont habituellement absents. Et si votre facture ultérieure renvoie à ce bon de livraison au lieu d'indiquer elle-même la date de la prestation, le bon doit mentionner expressément que la date du bon correspond à la date de livraison. Sans cette phrase, la facture présente une lacune – et votre client aura du mal à récupérer auprès de l'administration fiscale la TVA qu'il vous a versée. Il reviendra alors vers vous.

Cet article décrit les règles applicables en Allemagne.

Sommaire

1. Suis-je vraiment obligé de rédiger un bon de livraison ?
2. Que doit contenir le bon de livraison ?
3. Les prix ont-ils leur place sur le bon de livraison ?
4. La phrase sur la date de la prestation
5. Le bon de livraison a-t-il besoin d'un numéro ?
6. Livraison partielle : un bon ou plusieurs ?
7. Le client doit-il signer ?
8. Combien de temps dois-je conserver les bons de livraison ?
9. Du bon de livraison à la facture sans tout ressaisir
10. La facturation électronique change-t-elle quelque chose ?

Suis-je vraiment obligé de rédiger un bon de livraison ?

Dans le cas normal – vous livrez de la marchandise à un client – aucune règle n'exige un bon de livraison. Vous pouvez remettre la marchandise sans papier et envoyer simplement une facture plus tard.

La raison pour laquelle presque tout le monde en rédige un malgré tout est pratique : entre la remise et la facture, il s'écoule souvent des semaines. Sans bon de livraison, c'est ensuite votre parole contre celle du client pour savoir si les deux rouleaux d'isolant manquants sont jamais arrivés sur le chantier. Un bon signé met fin à ce genre de discussion en trente secondes.

À cela s'ajoute que le chauffeur ou le monteur qui remet la marchandise a de toute façon besoin d'une liste de ce qu'il transporte. Cette liste, c'est le bon de livraison.

Certains domaines ont leurs propres obligations de preuve, par exemple les marchandises dangereuses ou la chaîne alimentaire. Si vous travaillez dans l'un d'eux, faites-le vérifier séparément – cet article traite du cas général et ne constitue pas un conseil juridique.

Que doit contenir le bon de livraison ?

Comme il n'existe pas d'exigence légale, il n'existe pas non plus de liste officielle. Voici ce qui s'est imposé dans la pratique, et ce dont vous avez besoin pour que le document vaille quelque chose en cas de doute :

• Votre adresse d'entreprise complète – qui a livré
• L'adresse du client et, si elle diffère, l'adresse de livraison. C'est plus fréquent qu'on ne le croit : facture au siège, marchandise sur le chantier.
• Le numéro du bon de livraison
• La date de livraison – le jour où la marchandise a effectivement été remise
• Les lignes : désignation, référence article, quantité et unité. « 5 pièces », pas « quelques-unes ».
• Votre numéro de client et le numéro de commande du client. Sinon, les clients plus importants ne peuvent rattacher le bon à rien et le renvoient.
• De la place pour la date et la signature du destinataire

Plus les lignes sont précises, moins il y aura de discussion ensuite. Une ligne « matériel selon accord » ne vous sert à rien en cas de litige.

Les prix ont-ils leur place sur le bon de livraison ?

L'usage est : non. Il y a deux raisons à cela, et la seconde pèse plus lourd.

La première est banale : celui qui réceptionne la marchandise – le magasinier, le conducteur de travaux, parfois un voisin – n'a pas à connaître vos prix.

La seconde concerne la TVA. Un papier devient délicat sur le plan fiscal dès qu'il ressemble à une facture : avec le prix et la TVA sur une ligne distincte et explicite. Si la taxe figure ainsi sur le bon de livraison et que vous rédigez ensuite la véritable facture, la même taxe peut devenir exigible une seconde fois. Le § 14c de la loi allemande sur la TVA rattache en effet la dette au fait qu'une taxe a été mentionnée – et non au fait qu'il y aurait eu deux livraisons. Cela se corrige, mais c'est un travail dont personne n'a besoin.

La voie sûre : sur le bon de livraison figurent des quantités, pas de montants et surtout pas de TVA mentionnée. Si votre client souhaite malgré tout des prix, utilisez de simples montants hors taxes sans ligne de taxe – et, en cas de doute, voyez-en d'abord avec votre conseil fiscal.

La phrase sur la date de la prestation

C'est le point sur lequel la plupart des bons de livraison sont incomplets, et il coûte du temps précisément lorsque tout le reste est correct.

Une facture doit indiquer la date de la livraison. Elle peut toutefois se composer de plusieurs documents : les mentions requises peuvent être réparties sur plusieurs papiers, dès lors qu'un document récapitule le prix et la taxe et désigne clairement les autres (§ 31 al. 1 UStDV). C'est précisément ce sur quoi repose la formule bien connue « livraison selon bon de livraison n° 30112 ».

Le piège : la date du bon de livraison n'est pas automatiquement la date de la prestation. Le bon peut avoir été imprimé le lundi et la marchandise livrée le mercredi seulement. Si votre facture renvoie donc au bon de livraison, la date de la prestation doit réellement en ressortir – soit comme mention distincte, soit par une indication que les deux dates sont identiques.

Concrètement : ajoutez une ligne fixe sur chaque bon de livraison, par exemple

La date du bon de livraison correspond à la date de la prestation.

Si cette mention manque et que la facture n'indique pas non plus de date de prestation, il manque à la facture une mention obligatoire. Votre client récupère normalement auprès de l'administration fiscale la TVA qu'il vous a payée – c'est ce qu'on appelle la déduction de la TVA en amont. Lors d'un contrôle, c'est exactement cela qui peut lui être refusé si la date de la prestation ne figure nulle part. Il reviendra alors demander une facture rectifiée. Réparable, mais évitable.

Vous pouvez aussi indiquer la date de la prestation directement sur la facture, et vous n'avez alors besoin d'aucun renvoi. Il est d'ailleurs admis d'indiquer le mois civil au cours duquel la livraison a eu lieu (§ 31 al. 4 UStDV) – la précision au jour près n'est pas exigée.

Le bon de livraison a-t-il besoin d'un numéro ?

Un numéro continu n'est imposé que pour les factures. Personne ne l'exige pour les bons de livraison.

Pourtant : sans numéro, le renvoi décrit plus haut ne fonctionne pas. « Livraison selon bon de livraison » sans numéro ne désigne aucun document précis. Et dans un classeur, vous ne retrouverez de toute façon un bon donné que par son numéro.

L'usage veut une série de numéros propre, séparée de celle des factures – par exemple BL2026-30001. Ainsi, chaque numéro indique immédiatement de quel type de document il s'agit.

Livraison partielle : un bon ou plusieurs ?

Un bon de livraison par livraison réelle. Si vous livrez une commande en trois étapes, trois bons apparaissent – chacun avec les quantités effectivement remises ce jour-là.

La raison est de nouveau la date de la prestation : les trois livraisons partielles ont eu lieu trois jours différents. Un bon récapitulatif unique portant une seule date représenterait cela de façon inexacte.

Une pratique qui fonctionne bien : indiquer aussi sur chaque ligne la quantité initialement commandée, « livré 40 sur 100 m ». Le client voit alors au déballage que le reste va suivre, et il n'appelle pas.

La facture finale peut malgré tout être unique et couvrir les trois livraisons – à condition qu'il soit clair quels bons s'y rattachent.

Le client doit-il signer ?

Ce n'est pas imposé non plus. C'est la raison d'être même du document.

Le bon de livraison est un moyen de preuve. Sa valeur dépend entièrement du fait que quelqu'un ait confirmé la réception. Un exemplaire signé avec date et nom lisible vaut quelque chose en cas de litige, un exemplaire portant un paraphe illisible nettement moins, un exemplaire non signé presque rien.

D'où le montage habituel en deux exemplaires : l'un reste chez le client, l'autre vous revient signé. En cas d'expédition par transporteur, la preuve de livraison du prestataire joue ce rôle – vous n'avez alors pas besoin de signature propre, mais conservez le justificatif d'envoi.

Un point souvent oublié : la signature confirme la réception, pas l'absence de défauts. Qui veut être tranquille ajoute une courte ligne indiquant que les dommages de transport visibles doivent être signalés immédiatement sur le bon.

Combien de temps dois-je conserver les bons de livraison ?

Il existe ici une règle particulière que beaucoup ignorent et qui allège sensiblement le classement.

En principe, les bons de livraison relèvent de la correspondance commerciale ordinaire et devraient être conservés six ans. Le § 147 al. 3 du code fiscal allemand raccourcit nettement ce délai, tant que le bon n'est pas une pièce comptable – c'est-à-dire tant qu'il ne sert pas lui-même de base à une écriture dans votre comptabilité :

• Bons de livraison reçus : le délai de conservation prend fin avec la réception de la facture.
• Bons de livraison envoyés : le délai prend fin avec l'envoi de la facture.

En clair : une fois la facture correspondante partie, votre exemplaire du bon n'a plus à être conservé sur le plan fiscal. Par prudence commerciale, beaucoup d'entreprises le gardent tout de même – à cause de la signature, seul élément de preuve en cas de litige sur une livraison prétendument jamais arrivée. Cette décision vous appartient, pas à l'administration.

Le raccourcissement ne s'applique pas lorsque le bon devient une pièce comptable. C'est exactement ce qui se produit dans le cas décrit plus haut : si la facture renvoie au bon pour la date de la prestation, le bon fait partie de la facture – et se conserve comme elle. Pour les pièces comptables, le § 147 al. 3 mentionne désormais huit ans ; livres, comptes annuels et inventaires restent à dix.

Comment fonctionne le classement dans l'autre sens – pour les factures qui vous parviennent – est expliqué dans l'article sur la gestion des factures fournisseurs.

Du bon de livraison à la facture sans tout ressaisir

Le plus grand gouffre à temps n'est pas le bon de livraison lui-même, mais ce qui suit : le soir, les mêmes lignes sont saisies une seconde fois dans la facture. C'est là que naissent les erreurs – quantités interverties, lignes oubliées, une facture pour une marchandise jamais partie.

Ceux qui rédigent encore leurs bons sur carnet autocopiant ou dans Word gagnent le plus ici : non pas grâce à une mise en page plus soignée, mais parce que les lignes ne sont saisies qu'une fois. Dans Easy Invoice Cloud, le bon de livraison est un type de document à part entière, avec sa propre série de numéros : à partir d'un devis ou d'une commande, le bon se crée d'un clic, puis la facture à partir du bon. Les lignes suivent, et le document garde en mémoire ce dont il est issu – en cas de livraisons échelonnées, vous voyez ainsi ce qui est déjà parti. Ce que le logiciel couvre par ailleurs est présenté sur la page d'accueil d'office1.cloud.

Si vous cherchez pour l'instant un simple modèle, l'article sur le modèle de facture gratuit montre la voie via Word et Excel – et en nomme aussi les limites.

La facturation électronique change-t-elle quelque chose ?

Non. L'obligation de facturation électronique entre entreprises porte sur les factures, pas sur les bons de livraison. Votre bon peut rester un PDF, une impression papier ou le carnet autocopiant dans le véhicule.

Il existe malgré tout un lien, et c'est pourquoi le sujet figure ici : la facture électronique transporte la date de la prestation dans un champ de données dédié. Ceux qui travaillaient jusqu'ici avec « livraison selon bon de livraison » devront désormais remplir ce champ proprement. Quelle étape s'applique et quand, c'est expliqué dans l'aperçu de l'obligation de facturation électronique en 2027 et 2028.

Si vous refondez de toute façon le processus, autant le penser depuis le début : rédiger des devis, confirmation de commande, bon de livraison, facture. Chaque document naît du précédent – et aucune ligne n'est saisie deux fois.

Cet article fournit une information générale et ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique. En cas de doute dans un cas particulier – notamment sur la mention de la TVA et sur la date de la prestation – interrogez votre conseil fiscal.