«Подготовительная бухгалтерия» означает всего лишь: разложить всё настолько заранее, чтобы налоговому консультанту оставалось только проверить и разнести по счетам, а не расспрашивать вас. В неё входят две вещи, которые часто путают. Во-первых, цифры – каждый счёт и каждый расход в виде проводки. Их ваша программа выставления счетов выдаёт одним нажатием, обычно в виде файла DATEV. Во-вторых, всё, чего в программе нет: банковские выписки, наличные чеки, кредитные и лизинговые договоры, крупные покупки, складские остатки. Это придётся собрать самому, и именно на этом спотыкается большинство передач – а вовсе не на технике.
Прежде чем что-либо собирать, выясните с бюро один вопрос: ведёт ли консультант учёт весь год или готовит только годовую отчётность? От этого зависит, нужно ли передавать всё или только сводки.
Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую консультацию.
Содержание
- Сначала выясните: кто что делает?
- Обязательно ли сейчас? Сроки за 2025 год
- Чек-лист: что ложится в стопку
- Что даёт программа – а что искать вам
- Путь 1: выгрузить файл DATEV
- Два номера, без которых ничего не выйдет
- Путь 2: дать консультанту собственный доступ
- Какой путь подходит вам?
- В первый раз не хватает входящих остатков
- Как передавать данные
- Если консультант говорит: «Я это не могу загрузить»
- Малые предприниматели: что для вас отпадает
- Почему раз в год – самый дорогой путь
Сначала выясните: кто что делает?
Есть два обычных распределения, и они ведут к совершенно разным стопкам:
Консультант ведёт учёт весь год. Он подаёт ваши предварительные декларации по НДС и каждый месяц знает ваши цифры. Тогда большая часть уже у него. Вы досылаете лишь то, что в течение года до него не дошло, – наличные чеки, новые договоры, доли личного использования.
Учёт ведёте вы, консультант делает только закрытие года. Он проверяет, определяет прибыль и заполняет формы. Тогда ему нужны ваши готовые сводки – проводки и оборотно-сальдовая ведомость – плюс документы, которых из ваших проводок не вычитать.
Один звонок в бюро экономит здесь неделю переписки. Спросите прямо: «Что вы проводите за меня и что мне вам передать?»
Обязательно ли сейчас? Сроки за 2025 год
За налоговый 2025 год снова действуют обычные сроки. Кто отчитывается сам, должен был закончить к 31 июля 2026 года. У кого есть налоговый консультант или общество налоговой помощи, тот автоматически получает время до 1 марта 2027 года – без заявления. Формальной датой было бы 28 февраля, но оно приходится на воскресенье.
Однако этот срок принадлежит вашему консультанту, а не вам. За те же недели ему нужно закрыть дела всех клиентов. Кто передаёт документы в феврале, попадает в ту же стопку, что и все остальные, кто тоже передаёт в феврале. Кто сдаёт в конце лета или осенью, обычно получает результат значительно быстрее, а уточняющие вопросы – в момент, когда на них ещё есть кому спокойно ответить.
Все даты собраны в статье Сроки подачи деклараций 2026. Если 31 июля пропустили вы сами: что происходит на самом деле, описано в Пропущен срок налоговой декларации.
Чек-лист: что ложится в стопку
Пройдите его один раз сверху вниз. Что у вас не встречается – вычеркните.
Банковские выписки – без пропусков. Все расчётные счета, весь год, без пропущенных номеров. Это самая частая причина уточняющих вопросов. По ним консультант сверяет, соответствует ли каждый платёж какому-то счёту. Нет выписки – нет куска цепочки.
Наличные. Каждая оплата наличными с чеком, а также ваши записи о наличной выручке, если вы их ведёте. Наличные расходы без документа никто не примет.
Исходящие счета. Всё, что вы выставили, – включая аннулированные и исправленные. Пропуски в нумерации при проверке бросаются в глаза сразу.
Входящие счета. Все документы по вашим расходам. Как хранить их в течение года, чтобы в декабре ничего не пропало, описано в Управление входящими счетами.
Крупные покупки. Здесь действуют стоимостные границы, определяющие, списываете ли вы сразу или распределяете на годы:
| Стоимость приобретения (нетто) | Что с этим происходит |
|---|---|
| до 250 € | сразу в расходы, отдельный учёт не нужен |
| от 250 € до 800 € | сразу полностью списывается, но с отдельной записью (§ 6 абз. 2 немецкого закона о подоходном налоге) |
| от 250 € до 1 000 € | как вариант – сводная позиция, распределённая на пять лет (§ 6 абз. 2a) |
| свыше 800 € | не сразу, а распределённо по годам использования – счёт в любом случае идёт консультанту |
Эти границы не менялись с 2018 года и действуют также в 2026-м. Определяющей, как правило, является сумма нетто; если вы не вправе принимать входной НДС к вычету, спросите консультанта, какая величина считается у вас. Кроме того, выбор между немедленным списанием и сводной позицией делается не по каждому предмету отдельно, а единообразно для всех покупок года в этом диапазоне – оставьте этот выбор консультанту, он видит картину целиком.
Договоры. Кредиты и расчёты процентов, лизинг, аренда помещений, страховки. Прежде всего новые договоры и изменения за прошедший год – те, что у него уже есть, второй раз ему не нужны.
Складские остатки. Если вы торгуете товаром или храните материалы: что оставалось на 31 декабря, с указанием стоимости. Без этой цифры прибыль не может быть верной.
Персонал. Расчётные листки, уведомления в больничные кассы, справки о взносах – если этим и так не занимается расчётное бюро.
То, чем вы пользуетесь и лично. Служебный автомобиль с путевым журналом или правилом одного процента, телефон и интернет, рабочий кабинет дома. Консультант должен выделить личную долю и может сделать это, только если знает об этом.
Письма из налоговой. Уведомления за прошлый год, установленные авансовые платежи, сообщения о сроках.
Что даёт программа – а что искать вам
Вот распределение, честно показывающее объём работы:
| Делает программа выставления счетов | Собираете вы сами |
|---|---|
| Все исходящие счета как проводки | Выписки вашего банка |
| Внесённые входящие счета и расходы | Наличные чеки, которые вы не заносили |
| Список клиентов и поставщиков | Кредитные, лизинговые и арендные договоры |
| План счетов с наименованиями | Складские остатки на конец года |
| Оборотно-сальдовая ведомость | Документы по зарплате |
| Суммы НДС по периодам | Доли личного использования, путевой журнал |
Левый столбец – одно нажатие. Правый – собственно работа, и она не уменьшится, какую бы программу вы ни купили.
Путь 1: выгрузить файл DATEV
Почему вообще файл, а не просто счета? Потому что для компьютера PDF-счёт – это картинка с текстом. Человек читает «нетто 1000 евро, 19 процентов, малярные работы», бухгалтерская программа – нет. Кому-то придётся перепечатывать или проверять. При 300 счетах и двух минутах на документ это десять рабочих часов – они возникают в бюро и попадают в ваш счёт.
Файл проводок, напротив, загружается за секунды. Вы выбираете период и скачиваете ZIP-архив из шести файлов:
| Файл | Что содержит | Для чего он нужен консультанту |
|---|---|---|
| Пакет проводок | Каждая операция одной строкой: дата, сумма, налог, счёт, корреспондирующий счёт, номер документа | Ядро – из него возникает ваша бухгалтерия |
| Дебиторы | Ваши клиенты с номером, названием, адресом | Чтобы у проводок было имя, а не только номер |
| Кредиторы | Ваши поставщики, аналогично | То же со стороны расходов |
| Наименования счетов | Как называются ваши счета | Чтобы пришёл не голый номер «4400», а и то, что это ваша выручка от малярных работ |
| Оборотно-сальдовая ведомость | Все счета с начальным значением, оборотом и конечным | Его контрольная проверка: сходится ли итог с загруженным? |
| Декларация по НДС | Суммы оборота и налога по строкам | Для сверки с тем, что вы подали в налоговую |
Первые четыре – в формате DATEV. Если консультант спросит, о чём именно речь, ответ такой: пакет проводок EXTF – стандартный формат, который загружают программы DATEV. Ничего переименовывать и преобразовывать не нужно.
В office1.cloud это доступно начиная с тарифа Standard в разделе бухгалтерских сводок как «пакет для налогового консультанта». Отдельные файлы можно выгрузить и по одному – некоторым бюро нужен только пакет проводок, потому что списки клиентов и поставщиков у них уже ведутся.
Важно: PDF-файлов документов в ZIP нет. В нём цифры, а не изображения к ним. Если консультант хочет видеть документы – а при расходах он хочет этого часто, – скачайте ему нужные или сразу дайте собственный доступ.
Два номера, без которых ничего не выйдет
Здесь первая попытка срывается почти всегда, хотя решается быстро: каждый файл DATEV содержит номер консультанта и номер клиента. Номер консультанта принадлежит вашему налоговому консультанту, номер клиента – это вы в его картотеке. Оба знает только он или его секретариат.
Спросите один раз по электронной почте – четыре сведения, два предложения:
Добрый день, для выгрузки моей бухгалтерии мне нужны ваш номер консультанта и мой номер клиента. Кроме того: вы работаете с SKR 03 или SKR 04 и когда начинается мой хозяйственный год?
Два последних вопроса избавят вас от второй попытки. SKR 03 и SKR 04 – два распространённых немецких плана счетов, системы нумерации, определяющие, какой счёт за что отвечает. Оба обычны, различается лишь порядок. Тот, которым пользуется ваш консультант, вы задаёте один раз и больше к этому не возвращаетесь. Хозяйственный год у большинства начинается 1 января; если у вас иначе, вы это и так знаете.
Путь 2: дать консультанту собственный доступ
Второй путь полностью избавляет от пересылки: вы заводите налогового консультанта как отдельного пользователя. Он получает приглашение по почте, задаёт собственный пароль и дальше работает под своими учётными данными.
Это самый важный момент: никогда не передавайте собственный пароль. Иначе потом никто не разберёт, кто что сделал, – а вы отвечаете за каждое изменение, сделанное под вашим именем.
Для налоговых консультантов в office1.cloud есть отдельная роль, более узкая, чем обычный доступ сотрудника. Он может:
- просматривать счета, документы, клиентов, поставщиков, товары и договоры
- самостоятельно формировать все сводки и выгрузки, в том числе пакет DATEV
- редактировать расходы и проводки, чтобы относить документы, не спрашивая вас
Он не может: выставлять и отправлять счета, менять данные клиентов, приглашать других пользователей, менять настройки и что-либо удалять.
Практическая выгода: уточняющие вопросы исчезают. «По документу 214 мне кое-чего не хватает» больше не превращается в письмо вам – консультант видит документ сам.
Какой путь подходит вам?
- Вы сдаёте всё раз в год и не хотите этим заниматься → выгрузка. Один ZIP, одно сообщение, готово.
- Консультант ведёт учёт постоянно и подаёт ваш НДС → доступ. Это экономит больше всего времени обеим сторонам.
- Бюро прямо просит файл → выгрузка. Некоторые по веским причинам не пускают чужие системы в свой рабочий процесс.
Возможно и то и другое сразу: доступ для текущих вопросов, выгрузка для закрытия года.
В первый раз не хватает входящих остатков
Момент, который при первой передаче гарантированно вызовет вопрос: выгрузка содержит движения за период – то, что произошло в течение года. В ней нет того, с чем вы в этот год вошли: неоплаченных счетов клиентов с прошлого года, непогашенных счетов поставщиков, остатков по счетам, начатых амортизаций.
Эти начальные величины у вашего консультанта обычно есть, если прошлый год вёл он. Если вы как раз меняете бюро или программу, ему придётся запросить их у прежней стороны. Поднимите этот вопрос до выгрузки – иначе итоги не сойдутся и поначалу никто не поймёт почему.
Как передавать данные
В этом ZIP – весь ваш оборот и список клиентов. Такое не должно идти по сети без защиты. У большинства бюро для этого есть портал или защищённая загрузка – спросите об этом, прежде чем прикреплять файл к письму. Если всё же приходится отправлять почтой, защитите архив паролем, а сам пароль передайте другим путём, например по телефону.
При собственном доступе вопрос вообще не возникает: данные не покидают вашу систему.
Если консультант говорит: «Я это не могу загрузить»
Такое бывает, и дело почти никогда не в цифрах. Четыре обычные причины:
Неверные или отсутствующие номера. Номер консультанта и номер клиента должны совпадать точно, иначе программа бюро не привяжет файл ни к одному клиенту. Достаточно одной переставленной цифры.
Другой план счетов. Вы выгрузили в SKR 03, бюро работает с SKR 04. Проводки приходят, но ложатся не на те счета. Один раз переключить и выгрузить заново.
Период дважды. Если вы выгрузите один и тот же период дважды, а бюро загрузит оба, оборот попадёт в книги в двойном размере. Записывайте, что уже отправлено.
Не совпадает длина счёта. Сколько знаков в ваших счетах – обычно четыре – должно соответствовать настройкам бюро. Это настройка, а не ошибка в данных.
Полезно при таких спорах: каждая выгрузка у вас протоколируется – период, имя файла, размер, время, кто её создал, плюс контрольное значение файла. Так вопрос «я уже отправлял вам этот квартал?» решается за десять секунд. Почему такие протоколы вообще важны при проверке, объясняет статья Счёт по правилам GoBD.
Малые предприниматели: что для вас отпадает
Если вы применяете режим малого предпринимателя по § 19 немецкого закона об НДС, передача заметно короче. Вы не выделяете НДС, не перечисляете его и, как правило, не подаёте предварительных деклараций – файл по НДС в пакете тогда остаётся пустым или отпадает. С налогового 2024 года малые предприниматели в принципе не обязаны подавать и годовую декларацию по НДС – если только налоговая прямо этого не потребует.
Что остаётся: доходы и расходы, документы к ним и всё из чек-листа выше. Вашей декларации по подоходному налогу это не касается. Как должен выглядеть счёт без НДС, описано в статье Счёт без НДС.
Почему раз в год – самый дорогой путь
Большинство небольших предприятий передаёт всё разом после окончания года. Это самый неудобный момент: вы уже не помните, за что был наличный чек в марте, консультант спрашивает об операциях десятимесячной давности, а ошибка в НДС росла год, а не месяц.
Кто вместо этого сдаёт поквартально или даёт консультанту доступ, распределяет работу и замечает ошибки рано. Усилие – то же нажатие кнопки, только четыре раза вместо одного.
Если вы работаете совсем без консультанта, выгрузка – не ваша тема. Тогда речь о расчёте превышения доходов над расходами и правильных приложениях в ELSTER – об этом статья Как самому подать декларацию при самозанятости.
Для всех остальных следующий шаг – то самое короткое письмо в бюро: кто что проводит и каковы два номера? С этими ответами и чек-листом выше передача укладывается в одно утро.
Prosche rabotat so schetami
Easy Invoice obiedinyaet predlozheniya, scheta i rabotu s klientami v oblake.
Poprobovat Easy InvoiceChitat dalshe
Счета и бухгалтерия
Счёт по правилам GoBD: почему такого не бывает – и что немецкая налоговая проверяет на самом деле
Многие ищут счёт, соответствующий GoBD. Такого не существует: GoBD регулируют не то, что напечатано на бумаге, а то, как вы работаете. Какую половину берёт на себя программа – и какая половина остаётся за вами, что бы вы ни купили.
Счета и бухгалтерия
Счёт в страну ЕС: с НДС или без — и что будет без номера НДС
Первый клиент за границей — и сразу вопрос: добавлять 19 процентов или нет? Ответ зависит от трёх вопросов и от номера, который лучше проверить до отправки счёта, а не после.
Счета и бухгалтерия
Как создать счёт ZUGFeRD: четыре шага – и проверка, действительно ли ваш PDF им является
Счёт ZUGFeRD — это привычный PDF-счёт с невидимыми данными внутри. Что нужно настроить, какие данные должны быть заполнены полностью — и самый простой способ проверить результат самостоятельно.