Как составить коммерческое предложение, чтобы клиент сказал «да» — и не начал торговаться потом

Коммерческому предложению нужны пять вещей: описание работ с цифрами вместо общих слов, одна фраза о том, что в него не входит, ясно представленная цена, срок действия и указание, что будет дальше. Всё остальное — вопрос формы, ведь в отличие от счёта, где § 14 немецкого закона об НДС (UStG) точно перечисляет обязательные реквизиты, для предложений закон никаких обязательных данных не устанавливает. Структуру вы определяете сами. Важны только два вопроса: скажет ли клиент «да»? И можно ли будет через три месяца однозначно доказать, о чём договорились?

Содержание

1. Что должно быть в предложении?
2. Образец для копирования
3. Описание работ решает, будет ли торг
4. Твёрдая цена или почасовая оплата?
5. Как расположить позиции
6. Без НДС или с НДС? Зависит от того, кто перед вами
7. Предложение при освобождении от НДС (§ 19 UStG)
8. Как долго предложение должно действовать?
9. Письмо к предложению
10. Если клиент не отвечает: напоминание
11. Составлять предложения онлайн вместо шаблона Word

Что должно быть в предложении?

Коммерческое предложение — не налоговый документ. Налоговую оно не интересует, и никто не проверяет его на полноту. У него всего две задачи: клиент должен сказать «да», а потом никто не должен спорить, о чём же договорились. Отсюда список:

• Слово «предложение» и собственный номер. Номер выглядит бюрократией, но экономит время каждый раз, когда клиент звонит, а вам иначе пришлось бы уточнять, о каком из трёх предложений идёт речь.
• Дата — без неё потом не установить, какая версия действует.
• Ваши полные данные и данные клиента. У компании — точное наименование, а не фамилия контактного лица. Тот, кто пишет «господину Мюллеру», а затем вынужден требовать оплату с Müller GmbH, получает проблему.
• Работы, описанные максимально конкретно — самый важный пункт, к нему вернёмся.
• Цены за единицу и общая сумма, а также включён ли НДС или начисляется сверху.
• До какой даты предложение действует.
• Условия оплаты: срок оплаты, при необходимости промежуточные платежи или аванс.
• Срок выполнения или поставки — лучше с оговоркой «после размещения заказа», чтобы дата не сдвигалась, пока клиент три недели раздумывает.

В зависимости от специальности добавляются: транспортные расходы и выезд (указывать отдельно, иначе позже будет спор), материал, который предоставляет сам клиент, и то, что нужно вам, чтобы вообще работать, — подключение электричества, свободный доступ, освобождённые помещения. Последний пункт забывают чаще всего, и именно он — самая частая причина сорвавшегося визита, когда день был зарезервирован впустую.

Чего в предложении быть не должно: требования об оплате. Предложение не требует денег, оно предлагает. И оно нигде не должно выглядеть как счёт. Тот, кто указывает НДС в документе так, что документ может сойти за счёт, при определённых обстоятельствах должен эту сумму налоговой — даже если ничего не было поставлено (§ 14c UStG).

Образец для копирования

Больше ничего не нужно. Текст работает как PDF и, при изменённом форматировании, как письмо:

Предложение № 2026-0117
Дата: 08.08.2026
Действительно до: 08.09.2026

Уважаемая госпожа Рот,

благодарю Вас за запрос от 04.08.2026. С удовольствием предлагаю:

1. Замена распределительного щита в подвале, 3 ряда, вкл. УЗО и материал · 1 850,00 €
2. Установка 6 розеток в гостиной, скрытый монтаж, вкл. штробление и заделку · 480,00 €
3. Выезд, фиксированная ставка · 150,00 €

Промежуточная сумма без НДС: 2 480,00 €
плюс 19 % НДС: 471,20 €
Итого: 2 951,20 €

Опционально, в сумму не входит:
4. Дополнительная наружная розетка на террасе, вкл. сквозное отверстие в стене · 320,00 € без НДС

Выполнение: в течение 4 недель после размещения заказа, по согласованию, около 2 рабочих дней
Оплата: 14 дней с момента получения счёта, без вычетов

В стоимость не входят малярные работы после заделки, а также возможная замена основной линии; понадобится ли она, станет ясно только после вскрытия щита. В этом случае я согласую дополнительные расходы с Вами заранее.

В день работ мне нужен свободный доступ в подвал и возможность отключить электричество примерно на 3 часа.

Буду рад Вашему ответу.

С уважением
Elektro Sander · Владелец Михаэль Зандер · Ahornweg 12, 12345 Musterstadt · НДС-номер DE123456789

Два абзаца перед подписью — как раз те, которые опускают при быстром письме, и именно они дают наибольший эффект. Почему — в следующем разделе.

При поставке товара вместо услуги замените «Выполнение» на «Поставка: предположительно 38-я неделя, отправка транспортной компанией до бордюра» и при необходимости добавьте оговорку о сохранении права собственности — товар остаётся вашим до полной оплаты.

Описание работ решает, будет ли торг

«Электромонтажные работы на первом этаже — 2 480 €» — это предложение, с которым вы проиграете. Не потому, что цена неверна, а потому, что через три месяца эта фраза может означать всё и ничего. Клиент помнит четыре розетки сверх того, вы помните шесть в общей сложности. Кто окажется прав, зависит от того, кто это записал.

Три вещи решают дело:

Цифры вместо общих слов. Не «установка розеток», а «6 розеток, скрытый монтаж». Не «покраска стен», а «около 68 м², в два слоя, укрывисто». Не «укладка плитки», а «санузел около 11 м², формат 30 × 60, материал заказчика».

Записать, чего в цену не входит. Писать это неприятно, потому что не хочется ставить заказ под угрозу оговорками. На практике всё наоборот: тот, кто заранее говорит «малярные работы не входят», продаёт их потом как дополнительные. Тот, кто молчит, в итоге делает их бесплатно, потому что клиент считал это само собой разумеющимся.

Сказать, что будет, если всё пойдёт иначе. В старых домах, в санузлах и во всём, что скрыто за стеной, заранее известно не всё. Фраза вроде «Если при вскрытии выяснится, что линию нужно менять, я согласую дополнительные расходы с Вами заранее» ничего не стоит и предотвращает спор, который иначе начинается со слов «об этом речи не было».

Твёрдая цена или почасовая оплата?

Это решение принимается до первой фразы, и оно меняет всё предложение.

Твёрдая цена означает: вы называете сумму и отвечаете за неё. Клиент знает, на что идёт, — а это продаётся заметно лучше, особенно частным заказчикам. Риск на вас: если работа затянется дольше расчётного, доплачиваете вы. Твёрдая цена уместна, когда объём действительно понятен: новостройка, видимые поверхности, стандартный монтаж, всё, что вы делали сто раз.

Почасовая оплата означает: ставка, умноженная на время, плюс материал. Риск на клиенте, и именно поэтому он насторожен. Она уместна, когда объём честно предсказать нельзя: поиск неисправности, старый фонд, залив, всё, что скрыто за закрытой стеной. Если вы предлагаете так, в предложении должны быть четыре пункта, иначе каждый счёт превратится в спор:

• часовая ставка, с разбивкой по квалификации, если она различается
• единица расчёта — например, «каждые начатые 15 минут»
• как считаются выезд и время в пути
• как выставляется материал, с наценкой или без

Смешанный вариант обычно лучшее решение: твёрдая цена за просчитываемую часть, часы — за неопределённую. В примере выше это была бы твёрдая цена за щит и розетки плюс фраза: «Если потребуется замена основной линии, эти работы я рассчитаю по факту из 68 €/час плюс материал, по предварительному согласованию.»

Предложение стоит ровно столько, сколько стоит расчёт за ним, — тот, кто определяет часовую ставку на глазок, рано или поздно продаёт заказы, на которых ничего не зарабатывает. Как посчитать её корректно: расчёт часовой ставки.

И ещё одно разграничение, потому что его постоянно путают: смета юридически не то же самое, что предложение, и при определённых условиях может быть превышена.

С этим связан вопрос, который возникает прежде всего при трудоёмких обмерах: можно ли брать деньги за составление предложения? По общему правилу нет — его подготовка относится к преддоговорной стадии, а в отношении сметы немецкий закон говорит прямо: «Смета в случае сомнения не подлежит оплате» (§ 632 абз. 3 BGB). Тем не менее это возможно, но только если вы договоритесь об этом заранее и прямо — лучше всего с оговоркой, что при размещении заказа сумма будет зачтена. Оба вопроса подробно: Обязательно ли коммерческое предложение?.

Как расположить позиции

Пронумеруйте их. Тогда по телефону вы скажете «позиция 3» вместо того, чтобы описывать нужную строку. При дополнительных работах и в последующем счёте это окупится второй раз.

В порядке выполнения работ, а не по цене. Клиент читает предложение как последовательность: сначала демонтаж, потом монтаж, потом заделка. Сортировка по суммам заставляет его самому восстанавливать порядок.

Не слишком дробно. Тот, кто перечисляет каждый саморез, выдаёт список для вычёркивания — клиент просматривает его и ищет, что можно убрать. От пяти до двенадцати позиций обычно верное разрешение: достаточно подробно, чтобы было видно, за что деньги, и достаточно крупно, чтобы ничто не выглядело отдельно обсуждаемым.

Опции отделять наглядно. Всё, что клиент может добавить, стоит под итоговой суммой и заведомо не внутри неё. Самая частая ошибка — включить дополнение в основную сумму: клиент видит цифру выше ожидаемой и вовсе перестаёт отвечать. Стоящая ниже опция работает как предложение — и её заказывают на удивление часто.

Без НДС или с НДС? Зависит от того, кто перед вами

Здесь многие совершают одну и ту же ошибку и рассылают всем одинаковое предложение без НДС. Однако правило разное:

Компании вы считаете без НДС. Предприятие принимает НДС к вычету, для него значимой цифрой является сумма без налога. НДС вы всё равно указываете, но представление без НДС общепринято.

Частному клиенту конечная цена с НДС должна быть очевидна. § 3 немецкого положения об указании цен (PAngV) требует указывать в предложениях потребителям общую цену, и далее: «Если цена разбита на составляющие, общая цена должна быть выделена.» То есть вы можете перечислять позиции без НДС — сумма с НДС должна лишь чётко стоять в конце и не быть напечатана мельче, чем цена без налога.

Практическая причина весит даже больше юридической: частный клиент, который читает «2 480 €», а платить должен 2 951,20 €, чувствует себя обманутым — даже если формально вы всё сделали правильно. Это стоит вам заказа или неприятного разговора.

Если вы не знаете, кто перед вами — потребитель или предприниматель (например, арендодатель, который модернизирует квартиру), — укажите обе суммы. Так вы будете правы в любом случае.

Предложение при освобождении от НДС (§ 19 UStG)

Работая по § 19 UStG, вы НДС не выделяете. В предложении замените блок цен одной строкой с пояснением:

Итого: 2 480,00 €
В сумму НДС не включён (режим для малых предпринимателей согласно § 19 UStG).

В предложении пояснение не обязательно — в последующем счёте обязательно. И всё же ему там место, по практической причине: коммерческий клиент автоматически исходит из того, что к вашей цене добавится 19 %, которые он вернёт из налоговой. Без пояснения он сравнивает ваше предложение с предложением конкурента и считает ваше неверно. С пояснением он сразу видит, что 2 480 € так и останутся 2 480 €.

Как должен выглядеть последующий счёт: счёт без НДС.

Как долго предложение должно действовать?

Поставьте конкретную дату. Без неё вы вовсе не свободны — вы связаны своим предложением ровно столько, сколько «при обычных обстоятельствах» могли бы ожидать ответа (§ 147 абз. 2 BGB). Что это значит в конкретном случае, при споре решает суд. Написав «Действительно до 08.09.2026», вы решаете это сами.

Насколько долго — зависит от отрасли. При стабильных ценах обычны четыре недели. Если ваша цена зависит от подвижных цен на материалы, две недели честнее четырёх — либо вы добавляете оговорку об изменении цен на материалы. Срок действия к тому же инструмент управления: на предложение с конечной датой отвечают чаще, чем на предложение без неё, и оно даёт вам естественный повод напомнить о себе.

Можно ли ещё отозвать предложение, что на самом деле дают формулировки «без обязательств» и что действует, если вы ошиблись в расчёте, а клиент уже согласился: Обязательно ли коммерческое предложение?.

Письмо к предложению

Лучшее предложение бесполезно, если письмо вокруг него выглядит отправленным по ошибке. Достаточно четырёх строк:

Тема: Предложение 2026-0117 — распределительный щит и розетки, Ahornweg

Уважаемая госпожа Рот,

как договорились в понедельник, направляю Вам предложение во вложении в формате PDF. Оно включает распределительный щит, шесть розеток в гостиной и выезд; наружную розетку я указал ниже как опцию.

Предложение действует до 08.09.2026. Если Вас всё устраивает, достаточно короткого ответа по электронной почте — затем я свяжусь с Вами по поводу даты. По вопросам меня можно застать по номеру 01234 56789.

С уважением

Три вещи решают дело: в теме письма есть номер и ключевое слово, чтобы клиент нашёл письмо через четыре недели. Текст конкретно называет следующий шаг — «достаточно короткого ответа» это более низкий порог, чем «буду рад Вашему ответу». А предложение уходит в PDF, не файлом Word: PDF выглядит у всех одинаково, и его нельзя изменить случайно (или намеренно).

Если клиент не отвечает: напоминание

Отсутствие ответа обычно означает не «нет», а «всё ещё лежит в стопке». Тем не менее многие не решаются напомнить, опасаясь показаться навязчивыми. Решает тон:

Примерно через неделю — короткое сообщение, которое задаёт вопрос вместо давления:

Уважаемая госпожа Рот,

хотел уточнить, было ли моё предложение от прошлой недели понятным или что-то осталось открытым. Если Вам нужно что-то другое — иной объём, другая дата, — с удовольствием скорректирую.

Отличие от «Вы уже приняли решение?» больше, чем кажется: один вопрос требует решения, другой предлагает помощь — и попутно сообщает вам настоящую причину сомнений.

Незадолго до истечения срока действия у вас есть второй, совершенно естественный повод: «Моё предложение истекает 08.09. Продлить его?» Это не угроза, а сервис — и на практике именно этот звонок приносит больше всего согласий.

При отказе спросите о причине. Цена, сроки, объём или просто другая фирма — ответ стоит клиенту десяти секунд, а вам показывает, были ли вы слишком дороги или лишь слишком медленны. Тот, кто записывает это в течение года, потом считает иначе.

Подписывать, кстати, клиенту не нужно. Предложение не бланк, который надо визировать: принятие не требует формы, письма со словами «всё подходит» достаточно, и найти его потом проще, чем лист бумаги. Обратное тоже верно: молчание — не согласие. Тот, кто не ответил, не согласился.

Если клиент соглашается, следующий шаг — подтверждение, особенно важное, когда он соглашается с изменениями: хочет только две позиции из трёх или называет другую дату. Юридически это не принятие, а новое предложение клиента, с которым сначала должны согласиться вы. Как это делается: подтверждение заказа.

Составлять предложения онлайн вместо шаблона Word

Для первого предложения Word подойдёт. Тот, кто составляет предложения регулярно, знает проблему начиная с двадцатого: вы открываете последнее предложение, сохраняете под новым именем, переписываете имя клиента, позиции и дату — и упускаете ту самую строку, оставшуюся от предыдущего. Чаще всего это номер или дата действия, иногда имя прошлого клиента. К тому же каждая позиция позже перепечатывается ещё раз: один раз в подтверждение заказа, один раз в счёт. При каждой перепечатке цифра может измениться, и заметно это становится только тогда, когда клиент сравнит счёт с предложением.

Составление предложения онлайн решает именно эти два пункта. В office1.cloud данные клиента и товары берутся из справочников, номер предложения присваивается последовательно, а одним кликом из предложения возникает заказ, а из него счёт — позиции переходят вместе с ним, а не набираются заново.

В самом предложении Word, к слову, не проблема: это не налогово значимый документ. С последующим счётом дело обстоит иначе, и вот там становится рискованно: счета в Word или Excel.

Если в своей манере составлять предложения вы хотите изменить только одно, измените описание работ: цифры вместо общих слов и одна фраза о том, что в цену не входит. Именно это решит потом, сможете ли вы выставить счёт за дополнительную работу или подарите её. А если захотите изменить второе — напоминайте о себе. Большинство предложений не отклоняют, о них забывают.