Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen, Grenzen und wer monatlich abgibt

Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ende des Zeitraums fällig, und Ihre Umsatzsteuer des Vorjahres entscheidet über den Rhythmus. Bis 2.000 Euro kann das Finanzamt Sie ganz befreien, zwischen 2.000 und 9.000 Euro melden Sie vierteljährlich, über 9.000 Euro monatlich. Kleinunternehmer nach § 19 UStG geben gar keine Voranmeldung ab. Wer mehr Luft braucht, beantragt die Dauerfristverlängerung und hat einen Monat länger Zeit.

Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich der Termin auf den nächsten Werktag – so steht es in § 108 Absatz 3 der Abgabenordnung. Deshalb ist der nächste Quartalstermin nicht der 10., sondern Montag, der 12. Oktober 2026.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.

Inhaltsverzeichnis

1. Müssen Sie überhaupt eine Voranmeldung abgeben?
2. Monatlich, vierteljährlich oder gar nicht: die zwei Grenzen
3. Alle Termine bis Februar 2027
4. Dauerfristverlängerung: ein Monat mehr, für Monatszahler gegen Vorkasse
5. Gründer: Was 2026 gilt – und was sich 2027 ändert
6. Was passiert, wenn Sie zu spät sind?
7. So wird die Voranmeldung übermittelt
8. Häufige Fragen
9. Die Zahlen aus der eigenen Buchhaltung ziehen

Müssen Sie überhaupt eine Voranmeldung abgeben?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Zwischenabrechnung mit dem Finanzamt. Sie melden darin die Umsatzsteuer aus Ihren Ausgangsrechnungen, ziehen die Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen ab und überweisen die Differenz. Am Jahresende wird alles in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung zusammengeführt und mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet.

Drei Gruppen sind außen vor:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Seit 2025 nimmt § 19 Absatz 1 Satz 2 UStG die Erklärungspflichten des § 18 Absatz 1 bis 4 ausdrücklich aus. Wer die Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr einhält, meldet also nichts voran. Die Details stehen im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung und ihren Fallstricken.
• Wer vom Finanzamt befreit wurde. Dazu unten mehr.
• Wer keine unternehmerische Tätigkeit ausübt.

Zwei Ausnahmen gelten trotzdem: Wer Umsatzsteuer nach § 13b UStG als Leistungsempfänger schuldet oder ein neues Fahrzeug innergemeinschaftlich liefert, muss auch als Kleinunternehmer melden (§ 18 Absatz 4a UStG). Wann Sie als Auftraggeber die Steuer schulden, zeigt der Beitrag zu § 13b UStG bei Bauleistungen.

Wenn Sie ohnehin jeden Beleg mit Steuersatz erfassen, steht die Summe für die Voranmeldung am Quartalsende bereit statt im Belegstapel. Genau dafür ist die Buchhaltung von Easy Invoice gebaut: Ausgaben mit Kategorie und Steuersatz erfassen, nach Zeitraum auswerten, per DATEV-Export an die Kanzlei geben.

Monatlich, vierteljährlich oder gar nicht: die zwei Grenzen

Maßgeblich ist die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr – also Ihre Zahllast, nicht Ihr Umsatz. Zahllast heißt: vereinnahmte Umsatzsteuer minus abziehbare Vorsteuer.

Diese Beträge gelten seit 2025. Davor lagen sie bei 1.000 und 7.500 Euro – ältere Ratgeber im Netz nennen deshalb noch die alten Zahlen.

Zwei Punkte werden regelmäßig übersehen:

Die Befreiung kommt nicht automatisch. § 18 Absatz 2 Satz 3 UStG sagt, das Finanzamt kann befreien. Es ist eine Entscheidung des Amts, kein Recht, das Sie einfach in Anspruch nehmen. Solange Sie keine Mitteilung haben, melden Sie weiter vierteljährlich.

Bei einem hohen Vorsteuerüberschuss dürfen Sie freiwillig monatlich melden. Ergibt sich für das Vorjahr ein Überschuss zu Ihren Gunsten von mehr als 9.000 Euro, können Sie den Monat statt des Quartals wählen (§ 18 Absatz 2a UStG). Das lohnt sich, wenn Sie viel investieren und regelmäßig Geld vom Finanzamt zurückbekommen: Sie warten dann höchstens einen Monat auf Ihre Erstattung statt drei. Die Wahl müssen Sie bis zum 10. Februar treffen, indem Sie die erste Monatsvoranmeldung abgeben, und sie bindet Sie für das ganze Jahr.

Alle Termine bis Februar 2027

Abgabe und Zahlung fallen auf denselben Tag: den 10. Tag nach Ende des Zeitraums (§ 18 Absatz 1 UStG). Die Termine für Wochenenden sind in dieser Tabelle bereits verschoben.

Vierteljährlich:

Monatlich:

Feiertage können den Termin regional weiter verschieben, wenn der 10. auf einen gesetzlichen Feiertag im Bundesland Ihres Finanzamts fällt. In den Terminen oben ist das nicht der Fall.

Dauerfristverlängerung: ein Monat mehr, für Monatszahler gegen Vorkasse

Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Frist für Abgabe und Zahlung um einen Monat. § 46 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung formuliert das als Pflicht: Das Amt hat zu verlängern. Ablehnen darf es nur, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint – etwa bei erheblichen Rückständen.

Der Unterschied zwischen den beiden Gruppen ist der Preis:

Die Sondervorauszahlung ist eine Kaution, keine zusätzliche Steuer: Sie zahlen ein Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres im Voraus und bekommen den Betrag mit der Voranmeldung für Dezember wieder angerechnet (§ 47 und § 48 Absatz 4 UStDV). Bleibt danach etwas übrig, wird es erstattet oder verrechnet.

Ein Beispiel: Sie haben 2026 insgesamt 22.000 Euro Umsatzsteuer vorausgezahlt. Für 2027 melden Sie im Februar 2.000 Euro Sondervorauszahlung an und überweisen sie. Dafür haben Sie das ganze Jahr über einen Monat mehr Zeit für jede Voranmeldung. Im Januar 2028 rechnen Sie die 2.000 Euro mit der Dezember-Voranmeldung ab.

Wer den Antrag verpasst, kann ihn zum nächsten Voranmeldungszeitraum stellen. Die Verlängerung gilt dann ab diesem Zeitraum, nicht rückwirkend.

Gründer: Was 2026 gilt – und was sich 2027 ändert

Für Neugründungen sieht § 18 Absatz 2 Satz 4 UStG eigentlich vor: monatliche Voranmeldung im Gründungsjahr und im Jahr danach. Diese Pflicht ist befristet ausgesetzt. Im Gesetz steht: „Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026". Stattdessen gilt in diesen Jahren:

• Im Gründungsjahr entscheidet die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres über den Rhythmus. Diesen Wert schätzen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung; wie der ausgefüllt wird, steht im Beitrag zum Gewerbe anmelden und Fragebogen.
• Im Folgejahr wird die tatsächliche Steuer des Gründungsjahres auf ein volles Jahr hochgerechnet.
• Eine Befreiung von der Abgabe ist im Gründungsjahr und im Folgejahr ausgeschlossen, auch wenn Sie unter 2.000 Euro bleiben. So legt es das BMF-Schreiben vom 16. Dezember 2020 fest. Weniger als vierteljährlich geht für Gründer also nicht.

Der Punkt für alle, die 2027 gründen wollen: Die Aussetzung endet nach dem Wortlaut mit dem Besteuerungszeitraum 2026. Wird sie nicht verlängert, gilt ab 2027 wieder die monatliche Pflicht für das Gründungsjahr und das Folgejahr – unabhängig davon, wie klein der Betrieb ist. Stand 7. September 2026 ist im Umsatzsteuergesetz keine Verlängerung enthalten. Ob der Gesetzgeber noch handelt, ist offen. Wer den Gründungszeitpunkt frei wählen kann und die Bürokratie klein halten will, sollte das im Blick behalten.

Was passiert, wenn Sie zu spät sind?

Drei Folgen, die unabhängig voneinander eintreten können:

Zwei Feinheiten sind es wert, gemerkt zu werden.

Bei der Zahlung gibt es eine Schonfrist von drei Tagen: Bis zu drei Tage Säumnis bleiben ohne Säumniszuschlag (§ 240 Absatz 3 AO). Sie gilt nur für Überweisung und Lastschrift, nicht für Barzahlung oder Scheck. Für die Abgabe der Voranmeldung gibt es keine solche Schonfrist.

Beim Verspätungszuschlag greifen die festen Mindestbeträge, die man aus der Steuererklärung kennt, hier nicht: Für monatlich oder vierteljährlich abzugebende Steueranmeldungen ist die Staffelung des § 152 Absatz 5 AO ausdrücklich ausgenommen (§ 152 Absatz 8 Nummer 1 AO). Das Finanzamt entscheidet nach Ermessen – bei einmaliger, entschuldbarer Verspätung oft gar nicht, bei wiederholter Verspätung deutlich.

Eine Schätzung ist die unangenehmste Variante: Sie fällt erfahrungsgemäß nicht zu Ihren Gunsten aus, und die Steuer wird trotzdem fällig. Die spätere Voranmeldung ersetzt die Schätzung zwar, der Verspätungszuschlag bleibt aber.

So wird die Voranmeldung übermittelt

Die Übermittlung läuft elektronisch und authentifiziert, in der Regel über ELSTER. Ein Papierformular gibt es nur, wenn das Finanzamt auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten darauf verzichtet – etwa wenn technische Ausstattung fehlt (§ 18 Absatz 1 Satz 2 UStG). Ein PDF herunterzuladen und einzuwerfen, ist also keine Alternative, sondern der Ausnahmefall.

Für den Zugang brauchen Sie ein ELSTER-Benutzerkonto und Ihre Steuernummer. Wie Sie beides bekommen, steht im Beitrag zur Steuernummer über ELSTER.

Was Sie vor dem Ausfüllen zusammen haben sollten: alle Ausgangsrechnungen des Zeitraums nach Steuersatz getrennt, alle Eingangsrechnungen mit ausgewiesener Vorsteuer, dazu Fälle mit Steuerschuld des Leistungsempfängers. Wenn Ihre Kanzlei die Voranmeldung übernimmt, entscheidet die Qualität Ihrer Vorarbeit über den Preis – dazu passt der Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung.

Diese Summen müssen Sie nicht von Hand addieren, wenn Ihre Belege ohnehin in einem Programm liegen. In Easy Invoice rufen Sie unter Buchhaltung die Steuer-Auswertung auf, wählen als Art USTVA, als Periodentyp Monat oder Quartal und dazu Jahr und Zeitraum. Sie bekommen die Werte, die in die Voranmeldung gehören, und übertragen sie in ELSTER. Die Übertragung selbst nimmt Ihnen das Programm nicht ab – eine ELSTER-Schnittstelle gibt es nicht.

Häufige Fragen

Welche Frist gilt bei vierteljährlicher Abgabe? Der 10. Tag nach Quartalsende: 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar, jeweils verschoben auf den nächsten Werktag, wenn der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Mit Dauerfristverlängerung jeweils einen Monat später.

Bekomme ich als Quartalszahler auch eine Dauerfristverlängerung? Ja, und ohne Sondervorauszahlung. Die zahlen nur Monatszahler. Den Antrag stellen Sie bis zu dem Tag, an dem die erste Voranmeldung fällig ist, für die die Verlängerung gelten soll.

Verlängert sich die Frist, wenn ein Steuerberater die Voranmeldung macht? Nein. Die verlängerten Fristen für Beraterfälle gelten für Erklärungen, die sich auf ein Kalenderjahr beziehen, also für die Jahreserklärung. Für Voranmeldungen bleibt es beim 10. Tag – die Dauerfristverlängerung ist hier der einzige Weg zu mehr Zeit.

Kann ich nur einmal im Jahr melden? Eine jährliche Voranmeldung gibt es nicht. Was es gibt, ist die Befreiung von der Voranmeldung bei einer Vorjahressteuer bis 2.000 Euro. Dann bleibt nur die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Das Finanzamt entscheidet darüber.

Was trage ich ein, wenn ich in einem Quartal keine Umsätze hatte? Sie geben eine Voranmeldung mit Nullwerten ab. Die Pflicht entfällt nicht, weil nichts passiert ist. Wer nichts abgibt, riskiert eine Schätzung.

Wo finde ich das Formular für 2026? Im ELSTER-Portal als Online-Formular. Ein Papiervordruck kommt nur bei einer genehmigten Härtefallregelung in Betracht.

Die Zahlen für die Voranmeldung aus der eigenen Buchhaltung ziehen

Der lästige Teil der Voranmeldung ist nicht das Formular, sondern das Zusammensuchen der Beträge. Genau dafür gibt es in office1.cloud die Steuer-Auswertung: Sie erfassen Rechnungen und Ausgaben laufend mit Steuersatz, und die Auswertung rechnet den Zeitraum zusammen.

Neben der USTVA erzeugt dieselbe Auswertung auch die Zahlen für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Dauerfristverlängerung und die Zusammenfassende Meldung – also die Meldungen, die im Lauf eines Jahres auf einen kleinen Betrieb zukommen.

Was das Programm nicht macht: an ELSTER senden. Sie lesen die Werte ab und tragen sie dort ein, oder Ihre Kanzlei übernimmt sie aus dem DATEV-Export. Easy Invoice kostenlos testen.

Quellen

• § 18 Umsatzsteuergesetz – Besteuerungsverfahren
• § 19 Umsatzsteuergesetz – Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 46 UStDV – Fristverlängerung
• § 47 UStDV – Sondervorauszahlung
• § 48 UStDV – Verfahren
• § 108 Abgabenordnung – Fristen und Termine
• § 152 Abgabenordnung – Verspätungszuschlag
• § 240 Abgabenordnung – Säumniszuschläge
• ELSTER – Umsatzsteuer-Voranmeldung