BWA selbst erstellen: Welche Zahl in welche Zeile gehört

Eine BWA selbst zu erstellen ist keine Buchhaltungskunst, sondern Sortierarbeit mit anschließender Addition. Sie brauchen dafür zwei Stapel – Ihre geschriebenen Rechnungen und Ihre bezahlten Ausgaben – und eine feste Reihenfolge: Einnahmen zusammenzählen, Material vom Rest trennen, die übrigen Kosten in sechs bis acht Blöcke sortieren, Abschreibungen anteilig ausrechnen, einmalige Posten nach unten schieben. Was dabei herauskommt, heißt „vorläufiges Ergebnis". Der schwierige Teil ist nicht das Rechnen, sondern die Zuordnung: Die Umsatzsteuerzahlung ans Finanzamt gehört zum Beispiel überhaupt nicht in die BWA, die Tilgung Ihres Darlehens auch nicht – die Zinsen dagegen schon, aber ganz unten.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Gerüst: die Rechenkette einer BWA
2. So sieht die fertige BWA aus: alle Positionen im Überblick
3. Schritt 1: Zeitraum und Methode festlegen
4. Schritt 2: Einnahmen addieren – und was nicht dazugehört
5. Schritt 3: Ausgaben clustern – die Zuordnungstabelle
6. Schritt 4: Abschreibungen ausrechnen
7. Schritt 5: Einmaliges nach unten sortieren
8. Schritt 6: Zusammenrechnen – das Beispiel komplett
9. Schritt 7: Prozentspalten und Vorjahresvergleich
10. Vier Prüfrechnungen, bevor Sie die BWA aus der Hand geben
11. Warum Ihr Ergebnis nie zum Steuerbescheid passt
12. Wer die BWA verlangt – und was die Empfänger daraus lesen
13. Die Erfolgsübersicht in Easy Invoice – und was sie nicht enthält
14. Häufige Fragen

Das Gerüst: die Rechenkette einer BWA

BWA steht für „betriebswirtschaftliche Auswertung". Der Begriff kommt nicht aus einem Gesetz, sondern aus der Praxis der Steuerberater – die verbreitetste Form ist die Standard-BWA Nr. 01 von DATEV, die dort „kurzfristige Erfolgsrechnung" heißt. Es gibt keine Pflicht, sie zu erstellen, keine vorgeschriebene Form und keinen Empfänger beim Finanzamt. Sie dürfen sie selbst bauen.

Und sie ist immer dieselbe Kette. Wenn Sie diese neun Zeilen verstanden haben, haben Sie das Prinzip:

   Umsatzerlöse                     (alles aus Ihrer eigentlichen Arbeit, netto)
 + Bestandsveränderungen            (fertige Arbeit, noch nicht abgerechnet)
 = Gesamtleistung
 − Wareneinsatz                     (Material und Fremdleistungen)
 = Rohertrag
 − Kostenblöcke                     (Raum, Kfz, Personal, Werbung, Versicherungen,
                                     Abschreibungen, Sonstiges)
 = Betriebsergebnis
 + neutrale Erträge − neutrale Aufwendungen   (Einmaliges, Zinsen)
 = Vorläufiges Ergebnis

Zwei Trennlinien machen die ganze Aussagekraft aus, und genau an ihnen wird beim Selbermachen am häufigsten geschlampt:

• Die erste Trennlinie ist der Wareneinsatz. Material und zugekaufte Fremdleistungen werden von allen anderen Kosten getrennt, weil sie mit dem Umsatz mitwachsen: Doppelter Auftrag heißt doppeltes Material, aber nicht doppelte Miete. Der Rohertrag zeigt deshalb, was von jedem Euro Umsatz nach Material übrig bleibt – und ob sich das verschlechtert.
• Die zweite Trennlinie ist unten, vor den neutralen Posten. Alles Einmalige und Betriebsfremde wird aus dem Betriebsergebnis herausgehalten. Sonst sieht ein Monat, in dem Sie den alten Lieferwagen verkauft haben, aus wie ein guter Geschäftsmonat.

Als durchgehendes Beispiel nehme ich einen Elektrobetrieb ohne Angestellte, Zeitraum 1. Januar bis 30. September.

So sieht die fertige BWA aus: alle Positionen im Überblick

Bevor Sie anfangen zu rechnen, hier das Ziel – das ist die Liste der Positionen, die am Ende auf dem Blatt stehen. Dieselbe Übersicht hilft Ihnen auch andersherum: Wenn Ihnen jemand eine BWA hinlegt, können Sie sie damit von oben nach unten lesen.

Wo steht also der Gewinn? In der letzten Zeile. Aber das Wort „vorläufig" davor ist ernst gemeint: Diese Zahl ist noch nicht der Gewinn, den Sie versteuern. Warum das so ist und wie groß der Unterschied typischerweise ausfällt, steht weiter unten im Abschnitt zum Steuerbescheid.

Sie brauchen nicht jede Zeile. Wer keine Angestellten hat, lässt die Personalkosten leer; wer eine reine Dienstleistung verkauft, hat keinen Wareneinsatz. Eine leere Zeile ist kein Fehler – eine fehlende dagegen schon: Wenn ein Handelsbetrieb eine BWA ganz ohne Wareneinsatz einreicht, fällt das jedem Leser sofort auf.

Manche BWAs führen unter dem Betriebsergebnis noch eine Zeile Steuern. Dort taucht die Gewerbesteuer auf – die zwar gezahlt wird, aber ausdrücklich keine Betriebsausgabe ist (§ 4 Abs. 5b EStG). Als Einzelunternehmer bleiben Ihnen davon ohnehin die ersten 24.500 Euro Gewerbeertrag frei (§ 11 Abs. 1 GewStG).

Schritt 1: Zeitraum und Methode festlegen

Legen Sie sich vier Dinge bereit, bevor Sie anfangen: alle Ausgangsrechnungen des Zeitraums, alle Eingangsrechnungen und Kassenbons, die Kontoauszüge des Geschäftskontos und eine Liste Ihrer größeren Anschaffungen der letzten Jahre mit Kaufpreis und Kaufdatum. Die letzte Liste vergisst fast jeder – ohne sie fehlen später die Abschreibungen.

Der Zeitraum: vom 1. Januar bis zum letzten Monat, der komplett abgeschlossen ist. Nicht der einzelne Monat, sondern aufaddiert – „aktuelle BWA" heißt bei Banken fast immer diese aufaddierte Sicht. Schreiben Sie den Zeitraum groß oben auf das Blatt; eine BWA ohne Datumsangabe ist der häufigste Grund für eine Rückfrage.

Die Methode: Sie müssen sich für eine von zwei Sichtweisen entscheiden und dabei bleiben.

Beides ist vertretbar. Was nicht geht, ist mischen – also Einnahmen nach Rechnungsdatum und Ausgaben nach Kontoabbuchung. Notieren Sie Ihre Wahl auf dem Blatt. Wenn Sie Ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist die Zahlungssicht meist die naheliegendere; wie diese Gewinnermittlung funktioniert, steht in unserem Beitrag Steuererklärung als Selbstständiger selbst machen.

Schritt 2: Einnahmen addieren – und was nicht dazugehört

Addiert werden alle Ausgangsrechnungen des Zeitraums, netto – also ohne Umsatzsteuer. Gutschriften und Stornos ziehen Sie ab.

Im Beispiel:

Vier Dinge landen regelmäßig fälschlich in dieser Zeile:

• Die Umsatzsteuer. Sie ist durchlaufender Posten, kein Ertrag. Wer die Bruttobeträge addiert, bläht seinen Umsatz um 19 Prozent auf. (Als Kleinunternehmer haben Sie das Problem nicht – dann sind Brutto und Netto identisch, siehe Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.)
• Ausgezahlte Darlehen. Auf dem Konto sieht das aus wie Geld, ist aber Schulden, kein Umsatz.
• Privateinlagen. Wenn Sie eigenes Geld nachschießen, ist das kein Ertrag.
• Der Verkauf von Betriebsvermögen. Der alte Lieferwagen gehört nach unten zu den neutralen Erträgen, nicht in den Umsatz.

Die Zeile Bestandsveränderungen darüber betrifft nur, wer fertige oder halbfertige Arbeit auf Lager hat – bei Dienstleistern und kleinen Handwerksbetrieben bleibt sie meistens leer. Ohne Inventur kann man sie ohnehin nicht seriös füllen. Im Beispiel: 0 €, damit ist die Gesamtleistung ebenfalls 116.000 €.

Schritt 3: Ausgaben clustern – die Zuordnungstabelle

Das ist der Teil, der über die Qualität Ihrer BWA entscheidet. Nehmen Sie Ihre Ausgabenbelege und geben Sie jedem eine Zuordnung. Nicht „Betriebsausgaben" – sondern einen dieser Blöcke:

Und das hier gehört gar nicht in die BWA:

Der praktische Trick: Machen Sie sich diese Zuordnung einmal als Liste und schreiben Sie sie beim ersten Durchgang auf jeden Beleg oben rechts. Beim nächsten Monat sortieren Sie dann nur noch, statt jedes Mal neu zu überlegen. Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen ohnehin digital ablegen, geben Sie die Kategorie direkt bei der Erfassung mit – wie das systematisch geht, steht im Beitrag Eingangsrechnungen verwalten.

Im Beispiel ergibt das:

Schritt 4: Abschreibungen ausrechnen

Alles, was mehr als 800 Euro netto gekostet hat und länger als ein Jahr hält, dürfen Sie nicht auf einmal abziehen, sondern verteilt über die Nutzungsdauer. Die Rechnung ist simpel:

Anschaffungskosten netto ÷ Nutzungsdauer in Jahren = Abschreibung pro Jahr
Abschreibung pro Jahr ÷ 12 × Monate im Zeitraum   = Ihr Anteil für die BWA

Die Nutzungsdauer dürfen Sie nicht frei wählen – dafür gibt es die Abschreibungstabelle des Bundesfinanzministeriums. Ein paar Werte daraus:

Im Beispiel gibt es zwei Anschaffungen:

Zwei Sonderfälle, die oft vorkommen:

• Zwischen 250 und 1.000 Euro netto dürfen Sie die Gegenstände alternativ in einen Sammelposten legen und diesen über fünf Jahre gleichmäßig auflösen (§ 6 Abs. 2a EStG). Sie müssen sich für ein Jahr einheitlich entscheiden – nicht pro Gerät.
• Wenn Sie es unterjährig nicht genau wissen, schätzen Sie und schreiben Sie „geschätzt" dazu. Eine gekennzeichnete Schätzung ist deutlich besser als eine leere Zeile: Ohne Abschreibungen sieht Ihr Ergebnis systematisch zu gut aus, und genau darauf achten Leser, die viele BWAs sehen.

Schritt 5: Einmaliges nach unten sortieren

Jetzt gehen Sie noch einmal durch und ziehen alles heraus, was mit Ihrem eigentlichen Geschäft nichts zu tun hat oder sich nicht wiederholt. Das wandert unter das Betriebsergebnis:

• Verkauf des alten Lieferwagens: 3.000 € neutraler Ertrag
• Zinsen für das Fahrzeugdarlehen: 1.100 € neutraler Aufwand
• ebenfalls hierher gehören: Versicherungsentschädigungen, Erstattungen aus Vorjahren, Zinserträge

Warum der Aufwand? Weil das Betriebsergebnis sonst nicht mehr vergleichbar ist. Die Frage, die jeder Leser Ihrer BWA stellt, lautet: „Trägt sich der Betrieb aus dem laufenden Geschäft?" Ein Fahrzeugverkauf beantwortet diese Frage nicht.

Schritt 6: Zusammenrechnen – das Beispiel komplett

Jetzt nur noch die Kette von oben abarbeiten:

Das ist die BWA. Neun Monate, ein Blatt, und jede Zahl lässt sich bis auf den Belegstapel zurückverfolgen.

Schritt 7: Prozentspalten und Vorjahresvergleich

Die absoluten Zahlen sind nur die halbe Auswertung. Zwei Ergänzungen machen daraus erst ein Steuerungsinstrument – und sie sind auch das, was geübte Leser zuerst ansehen.

Die Prozentspalte setzt jede Zeile ins Verhältnis zur Gesamtleistung:

Position ÷ Gesamtleistung × 100 = Anteil in Prozent

Der Vorjahresvergleich stellt denselben Zeitraum des Vorjahres daneben:

Und hier steht plötzlich die eigentliche Nachricht auf dem Blatt: Der Umsatz ist um 14 Prozent gestiegen, aber vom Rohertrag ist prozentual weniger übrig als im Vorjahr. Material und Fremdleistungen sind schneller gewachsen als die Preise. In absoluten Zahlen sah das Jahr gut aus; in Prozent sieht man, dass drei Prozentpunkte Marge verloren gegangen sind – bei 116.000 Euro Leistung sind das rund 3.800 Euro.

Einen allgemeingültigen Zielwert für diese Quoten gibt es nicht – ein Handelsbetrieb liegt völlig anders als ein Dienstleister. Ihr Maßstab ist Ihr eigenes Vorjahr.

Genau dafür macht man eine BWA. Nicht wegen der Bank.

Vier Prüfrechnungen, bevor Sie die BWA aus der Hand geben

1. Gegenprobe Konto: Passen Ihre Umsatzerlöse ungefähr zu den Zahlungseingängen plus den offenen Rechnungen? Große Abweichungen heißen meistens: eine Rechnung doppelt erfasst oder eine vergessen.
2. Leere Zeilen durchgehen: Steht irgendwo 0 €, wo etwas stehen müsste? Ein Handwerksbetrieb ohne Wareneinsatz, ein Betrieb mit Fahrzeug ohne Kfz-Kosten – das fällt sofort auf.
3. Hochrechnung: Ergebnis ÷ Monate × 12. Im Beispiel: 42.950 ÷ 9 × 12 = rund 57.300 € aufs Jahr. Passt diese Größenordnung zu Ihren Steuervorauszahlungen? Wenn nicht, ist entweder die BWA falsch – oder Ihre Vorauszahlung sollte angepasst werden.
4. Nachrechnen lassen: Jede Zwischensumme muss sich aus den Zeilen darüber ergeben. Ein Ergebnis, das man nicht nachrechnen kann, ist der häufigste Grund, warum eine selbst erstellte Auswertung zurückkommt.

Warum Ihr Ergebnis nie zum Steuerbescheid passt

Die 42.950 Euro aus dem Beispiel sind nicht der Gewinn, den Sie am Ende versteuern. Das ist kein Fehler, sondern eingebaut – „vorläufig" steht nicht umsonst in der Zeile. Vier Gründe:

• Private Anteile fehlen noch. Fahren Sie den Firmenwagen zu 20 Prozent privat, gehören von den 6.850 Euro Kfz-Kosten rund 1.370 Euro nicht in den Betrieb. Dasselbe gilt für Telefon und Internet.
• Der Warenbestand ist nicht erfasst. Material, das noch im Lager liegt, ist bezahlt, aber nicht verbraucht.
• Abgrenzungen fehlen. Die Versicherungsprämie für zwölf Monate, im Januar bezahlt, steckt bei der Zahlungssicht komplett in diesem Zeitraum.
• Zeitpunkte verschieben sich. Eine Dezemberrechnung, die im Januar bezahlt wird, gehört bei der Einnahmenüberschussrechnung ins Folgejahr.

Mit der Privatanteil-Korrektur wären es im Beispiel eher 41.300 als 42.950 Euro. Wenn Ihr Steuerberater später auf eine andere Zahl kommt, ist das der Normalfall – kein Streitpunkt.

Wer die BWA verlangt – und was die Empfänger daraus lesen

Kaum jemand baut freiwillig eine BWA. Meistens hat jemand angerufen:

Die Bank vor Kredit oder Leasing. Eine gesetzliche Offenlegungspflicht besteht dabei gar nicht: § 18 des Kreditwesengesetzes greift erst, wenn der Kredit insgesamt 1,5 Millionen Euro übersteigt – und er nennt Jahresabschlüsse, nicht BWAs. Die Bank fragt aus einem praktischen Grund: Ihr letzter Jahresabschluss ist zwölf bis achtzehn Monate alt, entscheiden muss sie über die Rate ab nächstem Monat. Die BWA schließt diese Lücke. Erwartet werden deshalb aufaddierte Werte und der Vorjahresvergleich – ein einzelner Monat ohne Vergleich beantwortet die Frage nicht.

Die Krankenkasse. Sind Sie freiwillig gesetzlich versichert und hauptberuflich selbstständig, setzt die Kasse Ihre Beiträge nach § 240 Abs. 4a SGB V zunächst nur vorläufig fest und rechnet später nach dem Einkommensteuerbescheid ab. In dieser Phase ist die BWA das übliche Mittel, um gesunkene Einnahmen glaubhaft zu machen. Wichtig: Wer drei Jahre lang keinen Steuerbescheid vorlegt, wird endgültig nach der Beitragsbemessungsgrenze eingestuft – also nach dem Höchstbetrag.

Leasinggesellschaften, Vermieter, Förderstellen fragen aus demselben Grund. Klären Sie in allen Fällen vorher, welcher Zeitraum gemeint ist und ob eine selbst erstellte Auswertung akzeptiert wird.

Wie oft lohnt sich das? Für den Anlassfall reicht eine. Für Sie selbst zeigt erst die Wiederholung etwas – monatlich ist ideal, quartalsweise das Minimum. Eine einzelne BWA sagt wenig; drei hintereinander zeigen, ob Ihre Materialquote wegläuft.

Ein Anruf lohnt sich übrigens vorher: Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob die BWA in der laufenden Buchführung schon enthalten ist. Wer seine Buchhaltung ohnehin abgibt, hat sie sehr oft längst bezahlt – sie wird nur nicht automatisch verschickt. Was er dafür von Ihnen braucht, steht im Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung.

Die Erfolgsübersicht in Easy Invoice – und was sie nicht enthält

Wenn Sie Rechnungen und Ausgaben ohnehin in einem Programm erfassen, ist die Sortierarbeit aus Schritt 3 bereits erledigt – die Auswertung entsteht dann aus den Kategorien, die Sie bei der Erfassung vergeben haben.

In Easy Invoice finden Sie sie unter Berichte → Erfolgsübersicht. Sie heißt dort nicht „BWA", weil das ein Begriff aus der Steuerberaterwelt ist, folgt aber genau der Kette von oben: Umsatzerlöse, Gesamtleistung, Wareneinsatz, Rohertrag, Kostenblöcke, Betriebsergebnis, neutrale Posten, vorläufiges Ergebnis. Dazu gibt es den Monatsverlauf und den Vergleich zum gleichen Zeitraum davor, den Sie sonst von Hand danebenstellen müssten. Herausgeben können Sie das Ergebnis als Excel-Datei oder als PDF.

Was nicht darin steht, sollten Sie wissen, bevor Sie sich darauf verlassen: Personalkosten und Abschreibungen werden nicht erfasst, ebenso wenig Waren im Lager und selbst gebaute Anlagen. Die Zeilen sind vorhanden, bleiben aber leer. Für Selbstständige ohne Angestellte ist das brauchbar – die Abschreibung ergänzen Sie nach Schritt 4 von Hand. Wer Lohn zahlt oder größere Maschinen im Betrieb hat, braucht die BWA weiterhin aus der Buchhaltung des Steuerberaters. Einen Überblick über den Buchhaltungsteil gibt unsere Buchhaltungssoftware-Seite.

Häufige Fragen

Kann ich eine BWA wirklich kostenlos selbst erstellen? Ja. Sie brauchen kein Programm dafür – eine Tabelle mit den Zeilen aus dem Gerüst genügt, der Aufbau kostet ein bis zwei Stunden. Der laufende Aufwand hängt danach nur davon ab, wie sauber Ihre Belege sortiert sind.

Muss die BWA vom Steuerberater kommen? Nein. Weder eine Unterschrift noch ein bestimmter Absender sind vorgeschrieben. Manche Banken fragen von sich aus nach einer Auswertung „aus der Buchhaltung" – fragen Sie in dem Fall vorher nach, bevor Sie Arbeit hineinstecken.

Sieht eine selbst gebaute Auswertung nicht unseriös aus? Nicht, wenn Zeitraum, Methode, Vorjahresvergleich und eine nachvollziehbare Gliederung vorhanden sind. Was auffällt, ist etwas anderes: runde Zahlen ohne Nachkommastellen, fehlende Kostenblöcke und Zwischensummen, die sich nicht nachrechnen lassen.

Muss ich die BWA ans Finanzamt schicken? Von sich aus nicht. Das Finanzamt bekommt am Jahresende die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanz. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer allerdings Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten verlangen – was dabei erwartet wird, erklärt unser Beitrag zur GoBD.

BWA und EÜR – ist das dasselbe? Nein. Die Einnahmenüberschussrechnung ist die Jahresrechnung fürs Finanzamt mit fester Formularstruktur. Die BWA ist der freiwillige Zwischenstand, den Sie so gliedern dürfen, wie es Ihnen nutzt.

Was mache ich, wenn die BWA einen Verlust zeigt? Nichts beschönigen. Ein erklärter Verlust ist bei der Bank besser als ein geschönter Gewinn, der beim Jahresabschluss zusammenfällt. Legen Sie zwei Sätze Erläuterung bei – einmalige Anschaffung, verschobener Großauftrag, Krankheit. Genau dafür sind die neutralen Zeilen da.

Was, wenn Kunden nicht zahlen – steht das in der BWA? Bei der Sicht nach Rechnungsdatum steht der Umsatz drin, obwohl kein Geld da ist. Deshalb verlangen Banken zusätzlich eine Liste der offenen Rechnungen. Wie Sie da systematisch hinterherkommen, steht im Beitrag Kunde zahlt nicht – was tun?.