Rechnung per E-Mail verschicken: Warum Sie niemanden um Erlaubnis fragen müssen – und wo es trotzdem klemmt

Sie dürfen Ihre Rechnung als PDF per E-Mail verschicken – an Privatkunden dauerhaft, an Geschäftskunden im Inland noch bis Ende 2026 und als kleinerer Betrieb bis Ende 2027 –, und Sie müssen dafür niemanden vorher um Erlaubnis bitten. Eine Unterschrift braucht die Rechnung auch nicht. Im Gesetz steht zwar, dass der Empfänger mit dem elektronischen Versand einverstanden sein muss – aber dieses Einverständnis entsteht ganz von allein, sobald jemand Ihre Mail-Rechnung entgegennimmt und bezahlt. Genau deshalb hat Sie noch nie ein Kunde gefragt, und genau deshalb müssen Sie auch nicht fragen. Praktisch bedeutsam sind nur zwei Situationen: Ein Kunde besteht ausdrücklich auf Papier – dann bekommt er Papier. Oder ein Kunde behauptet, er habe nie eine Rechnung bekommen – dann müssen Sie beweisen, dass die Mail bei ihm angekommen ist. Das ist der Punkt, an dem der Mailversand tatsächlich wehtun kann.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum fragt mich eigentlich nie jemand um Erlaubnis?
2. Die drei Fälle, in denen Sie doch kurz nachfragen sollten
3. Darf ich für die Papierrechnung eine Gebühr verlangen?
4. Braucht die Rechnung eine Unterschrift oder eine Signatur?
5. Was schreibe ich in die E-Mail? Mit Textvorschlag
6. „Ich habe nichts bekommen“ – wer muss was beweisen?
7. Ab wann läuft die Zahlungsfrist bei einer gemailten Rechnung?
8. Darf ich Privatkunden Rechnungen mailen?
9. Muss ich die E-Mail verschlüsseln?
10. Wie lange muss ich die gemailte Rechnung aufbewahren – und die Mail dazu?
11. Rechnungen aus office1.cloud verschicken
12. Was sich 2027 und 2028 ändert

Warum fragt mich eigentlich nie jemand um Erlaubnis?

Weil niemand fragen muss. Im Umsatzsteuergesetz steht der Satz, dass die elektronische Übermittlung einer Rechnung „der Zustimmung des Empfängers“ bedarf (§ 14 Abs. 1 UStG). Das klingt nach Formular und Unterschrift, ist aber das Gegenteil davon: Die Zustimmung ist an keine Form gebunden. Sie entsteht auch stillschweigend – dadurch, dass beide Seiten es einfach so machen.

Im Alltag sieht das so aus:

• Ihr Kunde gibt Ihnen seine E-Mail-Adresse für den Auftrag.
• Sie schicken die Rechnung dorthin.
• Er widerspricht nicht und überweist.

Damit ist die Zustimmung erteilt. Sie brauchen kein Häkchen, keine Bestätigung, keinen Passus im Vertrag. Deshalb ist die Regel im Gesetz auch nie im Alltag aufgefallen: Sie wird jeden Tag millionenfach erfüllt, ohne dass jemand ein Wort darüber verliert.

Der Versandweg selbst ist ohnehin frei. Das Bundesfinanzministerium nennt in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung die E-Mail ausdrücklich als zulässigen Weg, neben Download-Portal, Schnittstelle oder USB-Stick.

Praktisch wird die Regel nur an einer Stelle: Sie kippt, wenn der Kunde widerspricht. Sagt jemand „Ich will die Rechnung auf Papier“, dann hat er nicht zugestimmt – und dann bekommt er sie auf Papier, ohne Aufpreis. Warum eine Papiergebühr riskant ist, steht weiter unten. Das ist der ganze Gehalt der Vorschrift. Sie schützt den Empfänger davor, gegen seinen Willen auf einen elektronischen Weg gezwungen zu werden.

Die drei Fälle, in denen Sie doch kurz nachfragen sollten

Stillschweigen funktioniert, solange alles glattläuft. In drei Situationen ist ein Satz vorab trotzdem klug:

• Der Kunde hat Ihnen nie eine Mailadresse gegeben. Wer eine Rechnung an eine Adresse schickt, die er sich selbst zusammengesucht hat, hat kein Einverständnis – und oft auch den falschen Empfänger.
• Der Kunde hat schon einmal Papier verlangt. Ein Widerspruch gilt weiter, bis der Kunde etwas anderes sagt.
• Größere Firmen und Behörden haben häufig eine eigene Adresse für Rechnungen, zum Beispiel rechnung@…. Landet Ihre Rechnung stattdessen im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters, bleibt sie dort gern liegen.

Ein Satz im Angebot oder in der Auftragsbestätigung erledigt alle drei Fälle auf einmal: „Die Rechnung erhalten Sie als PDF per E-Mail. Bitte nennen Sie uns die Adresse, an die sie gehen soll.“ Notieren Sie die Antwort in den Kundenstammdaten – dann steht sie beim nächsten Auftrag schon da.

Und noch ein Detail, das oft für Unruhe sorgt: Die Zustimmung gilt dem Format, nicht der einzelnen Rechnung. Einmal geklärt, gilt sie für alle weiteren Rechnungen an diesen Kunden.

Darf ich für die Papierrechnung eine Gebühr verlangen?

Naheliegender Gedanke: Wer Papier will, zahlt das Porto. Davon ist trotzdem abzuraten – jedenfalls, wenn die Gebühr im Kleingedruckten steht.

Der Bundesgerichtshof hat 2014 die Klausel eines Mobilfunkanbieters gekippt, die für die Rechnung auf Papier ein Extra-Entgelt verlangte, während die elektronische Fassung kostenlos war (Urteil vom 09.10.2014, Az. III ZR 32/14). Der Kern der Begründung trifft auch kleine Betriebe: Über die erbrachte Leistung abzurechnen und dem Kunden eine Rechnung zu geben, ist eine Pflicht des Unternehmers. Kosten, die bei der Erfüllung der eigenen Pflicht entstehen, darf man nicht per Klausel auf den Kunden abwälzen (§ 307 BGB). Offengelassen hat der BGH nur den Sonderfall eines Anbieters, der ausschließlich über das Internet verkauft – wer wie die meisten Handwerker und Dienstleister auch persönlich, telefonisch oder vor Ort zum Auftrag kommt, fällt nicht darunter.

Bei Privatkunden kommt eine zweite Hürde dazu: Ein Betrag, der über den vereinbarten Preis hinausgeht, muss ausdrücklich vereinbart sein und darf bei Bestellungen im Internet nicht über ein vorangekreuztes Kästchen zustande kommen (§ 312a Abs. 3 BGB). Eine Pauschale, die stillschweigend jeden Papierkunden trifft, ist damit heikel.

Was in der Praxis funktioniert:

• Porto einkalkulieren. Bei einer Handvoll Papierkunden geht es um wenige Euro im Jahr – das ist ein Kalkulationsposten wie Briefumschläge, kein Streitthema.
• Rechnung mitgeben statt schicken. Wer ohnehin beim Kunden ist, legt die Rechnung hin. Das kostet nicht einmal Porto.
• Beim Auftrag klar sagen, was Standard ist. „Sie bekommen die Rechnung als PDF per E-Mail“ beugt der Frage vor, ohne dass Sie über Gebühren reden müssen.

Wovon Sie besser die Finger lassen: eine Zeile in den AGB oder auf der Rechnung, nach der die Papierfassung pauschal 2,50 Euro kostet. Genau diese Konstruktion ist vor Gericht gescheitert. Wenn Sie den Aufwand trotzdem einpreisen wollen, sprechen Sie das vor dem Auftrag als Teil des Preises an und lassen Sie es sich bestätigen – und lassen Sie im Zweifel Ihre Rechtsberatung drüberschauen.

Braucht die Rechnung eine Unterschrift oder eine Signatur?

Nein, beides nicht. Eine Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten – eine Unterschrift steht nicht darunter. Das gilt für Papier und PDF gleichermaßen.

Auch die früher verlangte qualifizierte elektronische Signatur ist seit 2011 kein Muss mehr. Das ist eine besonders abgesicherte digitale Unterschrift mit amtlich geprüftem Zertifikat; wann sie heute noch nötig ist, steht im Beitrag Vertrag digital unterschreiben. Für Rechnungen verlangt das Gesetz nur noch, dass drei Dinge über die gesamte Aufbewahrungszeit gewährleistet sind (§ 14 Abs. 3 UStG):

• Echtheit der Herkunft – die Rechnung kommt wirklich von Ihnen.
• Unversehrtheit des Inhalts – die Pflichtangaben wurden unterwegs nicht verändert.
• Lesbarkeit – Mensch und Prüfer können sie lesen.

Wie Sie das sicherstellen, dürfen Sie selbst festlegen. Das Gesetz nennt es „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ und meint damit im kleinen Betrieb nichts Kompliziertes: Sie gleichen Rechnung, Auftrag und Zahlung miteinander ab. Wer das ohnehin tut, erfüllt die Anforderung. Wie weit dieser Abgleich reicht, steht im Beitrag darüber, warum es die GoBD-konforme Rechnung als einzelnes Dokument gar nicht gibt.

Wovon Sie die Finger lassen sollten: die Rechnung ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen. Das bringt rechtlich nichts und macht aus einem sauberen PDF eine schlechter lesbare Bilddatei.

Was schreibe ich in die E-Mail? Mit Textvorschlag

Die Mail ist der Umschlag, die Rechnung ist der Inhalt. Halten Sie den Umschlag kurz und schreiben Sie alles Wesentliche in das PDF. Der Grund ist handfest: Steht etwas steuerlich Wichtiges nur in der Mail und nicht im Anhang, müssen Sie auch die Mail acht Jahre lang aufbewahren.

Bewährt hat sich dieser Aufbau:

Betreff: Rechnung 2026-0148 – Musterfirma GmbH

Text:

Guten Tag Frau Schneider,

vielen Dank für Ihren Auftrag. Im Anhang finden Sie die Rechnung 2026-0148 vom 23.08.2026 über 1.428,00 Euro als PDF.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 06.09.2026 auf das in der Rechnung genannte Konto und geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie mich unter 0511 1234567.

Freundliche Grüße
Sabine Ritter

Vier Dinge machen den Unterschied:

• Rechnungsnummer in den Betreff. Ihr Kunde findet die Mail später wieder, und in seiner Buchhaltung landet sie beim richtigen Vorgang.
• Betrag und Frist nennen. Nicht als Ersatz für die Rechnung, sondern damit niemand erst das PDF öffnen muss, um zu wissen, worum es geht.
• Keine überflüssigen Anhänge. Je mehr Dateien mitfliegen, desto größer die Gefahr, dass der Spamfilter zuschlägt.
• Absenderadresse aus der eigenen Domain. Rechnungen von kostenlosen Freemail-Adressen landen häufiger im Spam-Ordner – und wirken auf Geschäftskunden weniger verbindlich.

Eine Lesebestätigung anzufordern bringt wenig: Der Empfänger kann sie abschalten oder einfach verweigern. Warum sie als Nachweis kaum etwas wert ist, steht im nächsten Abschnitt.

„Ich habe nichts bekommen“ – wer muss was beweisen?

Das ist der Punkt, an dem der Mailversand im Streitfall wehtut: Beweisen muss der Absender. Wenn Sie sich auf die Rechnung berufen – etwa weil Sie mahnen oder Verzugszinsen wollen –, müssen Sie belegen, dass die Mail beim Kunden angekommen ist.

Der Bundesgerichtshof hat 2022 immerhin geklärt, wann eine Mail zwischen Unternehmen als zugegangen gilt (Urteil vom 06.10.2022, Az. VII ZR 895/21): Sie ist zugegangen, sobald sie während der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers abrufbar ist. Ob er sie tatsächlich gelesen hat, spielt keine Rolle. Voraussetzung ist, dass der Empfänger diese Adresse für den Geschäftsverkehr angegeben hat.

Das beantwortet die Frage „wann“, nicht die Frage „ob“. Ein Sendeprotokoll aus Ihrem Postfach zeigt nur, dass Sie abgeschickt haben, nicht dass es angekommen ist. Deshalb im Alltag:

• Versand dokumentieren. Halten Sie fest, wann welche Rechnung an welche Adresse ging. Ein Programm, das den Versand direkt am Beleg mitschreibt, erspart Ihnen die Zettelwirtschaft.
• Adresse aus den Stammdaten nehmen, nicht aus dem Gedächtnis. Ein Tippfehler in der Adresse ist der häufigste Grund dafür, dass eine Rechnung nie ankommt – und die Fehlermeldung landet nicht immer bei Ihnen.
• Bei Fristsachen zusätzlich Post. Für Mahnungen, Kündigungen und alles, woran eine Frist hängt, ist der Brief nach wie vor der sicherere Weg. Wie die Eskalation danach aussieht, steht in Kunde zahlt nicht – was tun?.
• Bei „nicht erhalten“ freundlich bleiben. Schicken Sie die Rechnung erneut und bitten Sie um eine kurze Bestätigung per Antwortmail. Diese Antwort ist als Nachweis mehr wert als jede Lesebestätigung.

Und der umgekehrte Fall, der genauso oft vorkommt: Die Rechnung ging an den falschen Empfänger. Ein Zeichen in der Adresse vertippt, und Ihre Rechnung liegt bei einem Fremden – mit Namen, Anschrift und dem, was Ihr Kunde gekauft hat. Bitten Sie den falschen Empfänger um Löschung, halten Sie den Vorfall kurz schriftlich fest und schicken Sie die Rechnung an die richtige Adresse. Bei einer einzelnen Rechnung bleibt es meist dabei; passiert es häufiger oder sind besonders empfindliche Angaben betroffen, gehört der Fall in eine Meldung an die Datenschutzaufsicht. Der beste Schutz ist banal: Adresse aus den Stammdaten nehmen, nicht aus dem Gedächtnis.

Ab wann läuft die Zahlungsfrist bei einer gemailten Rechnung?

Es zählt der Tag, an dem die Rechnung bei Ihrem Kunden angekommen ist – nicht das Datum, das auf der Rechnung steht. Ohne besondere Vereinbarung ist er spätestens 30 Tage danach offiziell zu spät dran, juristisch „in Verzug“ (§ 286 Abs. 3 BGB). Ab dann dürfen Sie Verzugszinsen und Mahnkosten verlangen. Bei einem Privatkunden gilt diese 30-Tage-Regel allerdings nur, wenn Sie ihn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben.

Einfacher wird es, wenn Sie in der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel nennen, zum Beispiel „zahlbar bis 06.09.2026“. Dann ist von vornherein klar, worüber gesprochen wird – und Sie ersparen sich die Diskussion, wann die 30 Tage angefangen haben.

Darf ich Privatkunden Rechnungen mailen?

Ja, und zwar genauso formlos wie bei Geschäftskunden. Wer Ihnen seine Mailadresse gibt und die Rechnung dort entgegennimmt, ist einverstanden. Ein Rentner, der Ihnen keine Mailadresse genannt hat, bekommt dagegen Papier – nicht wegen des Gesetzes, sondern weil er die Rechnung sonst nie sieht.

Zwei Punkte kommen bei Privatkunden dazu:

• Die E-Rechnungspflicht betrifft sie nicht. Rechnungen an private Endverbraucher bleiben von den neuen Vorgaben ausgenommen. Für Privatkunden bleibt das PDF also dauerhaft möglich.
• Handwerkerleistungen brauchen den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und – damit Ihr Kunde etwas sparen kann – den getrennt ausgewiesenen Lohnanteil. Was dabei zu beachten ist, steht in Handwerkerrechnung schreiben.

Eine Rechnung enthält Namen, Anschrift und oft genug Rückschlüsse darauf, was jemand gekauft oder machen lassen hat. Schicken Sie sie deshalb nie an eine Sammeladresse und nie an mehrere Empfänger gleichzeitig, bei denen alle die Adressen der anderen sehen. Jede Rechnung geht an genau einen Empfänger.

Muss ich die E-Mail verschlüsseln?

Eine gesetzliche Pflicht, jede Rechnung zu verschlüsseln, gibt es nicht. Die Datenschutzaufsichtsbehörden erwarten aber, dass der Transport abgesichert ist. In ihrer Orientierungshilfe zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übermittlung per E-Mail vom 16.06.2021 beschreibt die Datenschutzkonferenz die Transportverschlüsselung als Mindestmaßnahme. Gemeint ist damit die verschlüsselte Verbindung zwischen den beteiligten Mailservern – nicht die Verschlüsselung der Nachricht selbst.

Für Sie heißt das praktisch: In den Einstellungen Ihres Mailkontos muss bei der Verbindung SSL/TLS oder STARTTLS stehen. Bei jedem seriösen Anbieter ist das voreingestellt. Zusätzliche Maßnahmen wie ein passwortgeschütztes PDF lohnen sich, wenn es um besonders empfindliche Angaben geht, etwa bei Heilberufen oder Therapieleistungen. Für die normale Handwerker- oder Dienstleistungsrechnung reicht die verschlüsselte Übertragung.

Wie lange muss ich die gemailte Rechnung aufbewahren – und die Mail dazu?

Von jeder Rechnung, die Sie geschrieben haben, müssen Sie Ihre eigene Kopie acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem Sie die Rechnung ausgestellt haben. Viele Ratgeber nennen hier noch zehn Jahre – das ist seit dem 01.01.2025 überholt.

Zwei Regeln, an denen im Alltag am häufigsten gedreht wird:

• Elektronisch bleibt elektronisch. Eine per Mail versandte oder empfangene Rechnung muss in der Form aufbewahrt werden, in der sie entstanden ist. Ausdrucken und das PDF danach löschen genügt nicht.
• Die Mail selbst ist meist nicht aufzubewahren. Sie ist der Umschlag. Nur wenn in der Mail steuerlich wichtige Angaben stehen, die nicht auch im Anhang stehen, wird sie selbst zum aufbewahrungspflichtigen Dokument. Genau deshalb der Rat weiter oben: Alles Wesentliche gehört ins PDF.

Wie Sie das auf der anderen Seite organisieren, wenn Ihnen selbst Rechnungen ins Postfach flattern, steht in Eingangsrechnungen verwalten. Und wenn Sie Ihre Rechnungen bisher in Word schreiben und daraus ein PDF machen, lohnt der Blick in Rechnungen mit Word oder Excel schreiben – dort geht es um die Frage, warum die nachträgliche Änderbarkeit solcher Dateien das eigentliche Problem ist.

Rechnungen aus office1.cloud verschicken

In office1.cloud verschicken Sie die Rechnung direkt aus dem Beleg heraus, und zwar über Ihr eigenes Postfach – beim Empfänger steht also Ihre Adresse als Absender. Betreff und Text kommen aus einer Vorlage, in der Platzhalter wie Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsziel automatisch gefüllt werden. Das PDF hängt an, weitere Dateien können Sie ergänzen.

Zwei Punkte, die zum Thema dieses Beitrags passen: Der Versand wird am Beleg mitgezählt, Sie sehen also, ob und wie oft eine Rechnung schon herausgegangen ist. Und ein Entwurf wird mit dem Versand festgeschrieben – er bekommt seine endgültige Nummer und lässt sich danach nicht mehr stillschweigend ändern. Wenn Sie doch etwas korrigieren müssen, geht das über eine Storno- oder Korrekturrechnung.

Was sich 2027 und 2028 ändert

Hier wird die Sache tatsächlich einmal ernst – aber nicht beim Versandweg, sondern beim Dateiformat. Dazu müssen Sie zwei Wörter auseinanderhalten, die ähnlich klingen und Verschiedenes meinen:

• Ihr PDF ist ein Bild der Rechnung. Ein Mensch kann es lesen, ein Programm nicht. Im Gesetz heißt das seit 2025 „sonstige Rechnung“ – auch dann, wenn Sie es per Mail schicken.
• Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers selbst einlesen kann, ohne dass jemand abtippt. Dazu gehören XRechnung und ZUGFeRD. Was die beiden unterscheidet, steht in XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied einfach erklärt.

Das PDF per Mail ist damit ein Auslaufmodell – aber nur zwischen Unternehmen im Inland, und nicht sofort:

Die Übergangsregelung steht in § 27 Abs. 38 UStG. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts – dort bleibt das PDF dauerhaft erlaubt.

Kann ein Geschäftskunde schon jetzt eine E-Rechnung von mir verlangen? Erzwingen kann er sie nicht. In der Übergangszeit entscheidet der Rechnungsaussteller, ob er eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung ausstellt – also Sie. Was er sehr wohl kann: dem PDF widersprechen. Dann bleibt die Papierrechnung, denn Papier ist während der Übergangszeit immer erlaubt. Ein Streitfall wird daraus selten: Wer ausdrücklich nach einer E-Rechnung fragt, hat ein Programm, das die Daten einlesen soll – und spätestens 2027 oder 2028 führt für Sie ohnehin kein Weg daran vorbei.

Eine Pflicht besteht dagegen schon heute: Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das BMF stellt klar, dass dafür bereits ein E-Mail-Postfach genügt. Sie müssen also kein Portal betreiben – aber Sie können den Empfang auch nicht ablehnen, weil Ihnen das Format nicht passt. Was das konkret bedeutet, steht in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 und, falls Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, in E-Rechnung als Kleinunternehmer.

Wer den Wechsel frühzeitig macht, hat ihn hinter sich, bevor der Termin drängt. Eine gute Nachricht zum Schluss: Am Versandweg ändert das nichts. Auch eine E-Rechnung geht per E-Mail raus – nur eben mit einer Datei, die der Empfänger einlesen statt abtippen kann.

Quellen: § 14 UStG · § 14b UStG · § 27 UStG · § 286 BGB · § 307 BGB · § 312a BGB · § 130 BGB · BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung · Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe zur E-Mail-Übermittlung vom 16.06.2021 · BGH, Urteil vom 06.10.2022, Az. VII ZR 895/21 · BGH, Urteil vom 09.10.2014, Az. III ZR 32/14