Note de frais de déplacement en Allemagne 2026 : modèle et barèmes

Une note de frais de déplacement en Allemagne (Reisekostenabrechnung) regroupe quatre types de frais : le trajet, l'hébergement, les repas et les frais annexes comme le stationnement. Avec votre propre voiture, vous déclarez 0,30 euro par kilomètre parcouru, l'hôtel au montant de la facture et les repas uniquement sous forme d'indemnité forfaitaire de 14 ou 28 euros par jour. Vous notez aussi quand vous êtes parti et revenu, où et pourquoi. Pour un indépendant, la note de frais est une pièce comptable à part entière. Pour un salarié, elle sert de base au remboursement de ses frais en franchise d'impôt.

Sommaire

• Modèle : ce que doit contenir la note de frais
• Quand un trajet compte comme déplacement professionnel
• Les forfaits 2026 et ce que vous déclarez en plus
• Exemple : deux jours chez un client à Hambourg
• Justificatifs et TVA déductible
• Refacturer les frais de déplacement au client
• Frais de déplacement des salariés
• Où vont les montants dans l'EÜR
• Questions fréquentes

Modèle : ce que doit contenir la note de frais

La note de frais n'est pas obligatoire, mais sans elle vous n'avez aucune preuve pour les kilomètres et les forfaits. Il n'existe pas de formulaire officiel. Vous pouvez utiliser n'importe quel tableur, feuille ou logiciel, tant que ces informations figurent pour chaque déplacement :

Les heures ne sont pas une formalité. Elles décident si une indemnité repas est due. Classez la note de frais avec les justificatifs, sur papier ou sous forme numérique, par exemple dans un logiciel de comptabilité. En tant que pièce comptable, vous conservez l'ensemble huit ans (§ 147, alinéa 3, du Code fiscal allemand, AO).

Quand un trajet compte comme déplacement professionnel

Tout trajet vers un client, un chantier, un salon ou un fournisseur est un déplacement professionnel. Le trajet quotidien entre votre domicile et votre propre atelier, magasin ou bureau ne l'est pas.

Pour ce trajet quotidien s'applique l'indemnité kilométrique domicile-travail (Entfernungspauschale) : 0,38 euro par kilomètre du trajet simple, quel que soit le nombre d'allers-retours. Elle ne figure pas dans la note de frais, mais séparément dans l'EÜR, le compte de résultat simplifié allemand. Pour un déplacement professionnel, en revanche, tous les kilomètres parcourus comptent, aller et retour.

Trois cas où la limite n'est pas là où beaucoup la placent :

• Le bureau à domicile n'est pas un établissement. Si vous travaillez depuis chez vous et vous rendez chez des clients, vous êtes en déplacement dès le pas de votre porte.
• Un client peut devenir votre établissement. Si vous travaillez régulièrement sur un site fixe d'un client, par exemple deux journées entières par semaine, et que la mission est à durée indéterminée ou prévue pour plus de 48 mois, ce site compte comme votre atelier. Le trajet jusque-là ne donne alors droit qu'à l'indemnité domicile-travail.
• De l'atelier au client, c'est un déplacement. L'absence compte à partir du moment où vous quittez l'atelier.

Pour les indépendants, les règles figurent dans une circulaire du ministère fédéral des Finances du 23 décembre 2014. Pour le reste, elle renvoie aux règles applicables aux salariés.

Les forfaits 2026 et ce que vous déclarez en plus

Pour le trajet et les repas, vous déclarez des montants fixes ; pour l'hôtel et les frais annexes, c'est le justificatif qui compte.

Voiture de société. Si la voiture fait partie de l'actif de l'entreprise, vous comptabilisez déjà le carburant, l'assurance et les réparations en charges. Les 0,30 euro ne s'y ajoutent pas, sinon le même trajet serait déduit deux fois. Les directives allemandes relatives à l'impôt sur le revenu n'autorisent le forfait que pour les véhicules privés (R 4.12, alinéa 2, EStR). Notez tout de même le déplacement dans la note de frais, à cause de l'indemnité repas. Comment prouver l'usage privé de la voiture de société avec un carnet de bord est expliqué dans l'article Tenir un carnet kilométrique en Allemagne.

Hébergement. En tant qu'indépendant, vous déclarez toujours le montant de la facture d'hôtel. Il n'existe pas de forfait pour vous. Si le petit-déjeuner figure à part, laissez ce poste de côté. Si la facture n'indique qu'un prix global, déduisez 5,60 euros par petit-déjeuner en Allemagne.

Repas. Les notes de restaurant n'ont aucune valeur fiscale, seul le forfait compte. Quel jour donne droit à quel montant, quand le petit-déjeuner de l'hôtel réduit l'indemnité et ce qui s'applique à l'étranger est expliqué dans l'article Indemnités repas en Allemagne 2026.

Exemple : deux jours chez un client à Hambourg

Jonas Weber est technicien d'installations indépendant à Kassel et travaille depuis son bureau à domicile. Il se rend avec sa voiture personnelle chez un client à Hambourg, y passe une nuit et rentre le lendemain soir. Il peut déduire la TVA, il calcule donc en montants hors taxes.

Il récupère en outre la TVA des factures d'hôtel et de parking. Sur les 183 euros de trajet et les 28 euros d'indemnités repas, il n'y a pas de TVA déductible, car il n'existe pas de facture.

S'il avait pris le train, le prix du billet remplacerait les 183 euros. S'il était rentré le jour même, il n'y aurait pas d'hôtel et une seule indemnité de 14 euros, puisqu'il était absent plus de 8 heures.

Justificatifs et TVA déductible

Pour chaque montant selon facture, il vous faut le justificatif : facture d'hôtel, billet, ticket de parking, reçu de taxi. Pour les forfaits, la note de frais suffit, c'est-à-dire destination, motif et heures. Pour les kilomètres, notez le départ, la destination et la distance parcourue. Avec le relevé du compteur au départ et au retour, l'indication est la plus facile à vérifier.

TVA déductible. Vous déduisez la TVA sur l'hôtel, le train, le taxi et le parking, sauf si vous relevez du régime allemand des petites entreprises (Kleinunternehmer). Reprenez les montants qui figurent sur la facture. Les factures d'hôtel comportent souvent deux taux : 7 pour cent sur la chambre, 19 pour cent par exemple sur le parking ou les boissons.

Nom sur la facture. Jusqu'à 250 euros, une facture simplifiée sans votre nom suffit, ce qui couvre la plupart des billets et tickets de parking. Au-delà de 250 euros, la facture doit indiquer votre nom et votre adresse en tant que destinataire (§ 14, alinéa 4, de la loi allemande sur la TVA, UStG). À l'enregistrement à l'hôtel, donnez donc l'adresse de votre entreprise et pas seulement votre nom.

Refacturer les frais de déplacement au client

Les frais de déplacement que vous répercutez à votre client figurent sur la facture comme une ligne à part, hors taxes et avec le même taux de TVA que votre prestation. Dans la plupart des cas, c'est 19 pour cent, même si l'hôtel n'a appliqué que 7 pour cent.

La raison : vous avez réservé l'hôtel et le trajet en votre propre nom. Les frais font donc partie du prix de votre prestation (§ 10, alinéa 1, UStG). Seuls les montants que vous payez expressément au nom et pour le compte du client sont des débours (durchlaufender Posten) sans TVA. C'est rare pour des frais de déplacement. Le déplacement est une prestation accessoire et, selon l'instruction allemande d'application de la TVA, prend le taux de la prestation principale (section 3.10, alinéa 5, UStAE).

Exemple de Jonas Weber, qui a convenu de 0,50 euro par kilomètre avec le client :

Le montant facturé par kilomètre se convient librement avec le client. Pour votre propre impôt, cela reste 0,30 euro. Ce que paie le client est un produit ordinaire, et les frais du déplacement restent des charges. En tant que Kleinunternehmer, vous facturez les frais de déplacement sans TVA, comme tout le reste.

Frais de déplacement des salariés

Vous remboursez les frais de déplacement de vos salariés en franchise d'impôt et de cotisations sociales, tant que vous ne payez pas plus que ce qu'ils pourraient eux-mêmes déduire comme frais professionnels (§ 3, numéro 16, de la loi allemande relative à l'impôt sur le revenu, EStG). Pour cela, le salarié vous remet une note de frais selon le modèle, que vous conservez avec les justificatifs dans le dossier de paie.

Les 20 euros par nuit sans justificatif ne peuvent être versés qu'à un salarié, pas à vous-même. Ils ne s'appliquent pas non plus si vous avez payé l'hôtel directement ou si le salarié dort dans le véhicule (R 9.7, alinéa 3, des directives allemandes sur l'impôt sur les salaires, LStR). Si vous versez plus d'indemnités repas que le forfait, il existe un palier avec 25 pour cent d'impôt sur les salaires forfaitaire. Les détails figurent dans l'article Indemnités repas en Allemagne 2026.

La loi ne fixe aux salariés du secteur privé aucun délai pour remettre leur note de frais. Fixez-en un dans votre entreprise, par exemple jusqu'à la fin du mois suivant. Le délai de forclusion de six mois que l'on lit souvent s'applique aux fonctionnaires fédéraux en vertu de la loi fédérale sur les frais de déplacement (BRKG).

Où vont les montants dans l'EÜR

Les frais de déplacement vont dans plusieurs lignes de l'Anlage EÜR, pas dans un total unique. Dans le formulaire 2026, les lignes sont décalées d'un rang par rapport à 2025 :

Le déplacement de Jonas Weber en octobre 2026 relève du formulaire 2026 : 183,00 euros en ligne 72, 116,40 euros en ligne 45 et 28,00 euros en ligne 65. La structure complète du calcul est expliquée dans l'article Faire son EÜR soi-même.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de note de frais de déplacement ?

Il n'existe pas de formulaire officiel. Le tableau de la section Modèle contient tous les champs que l'administration fiscale veut voir. Vous pouvez le reproduire dans Excel ou sur papier.

Quel est le barème kilométrique 2026 pour les déplacements professionnels en Allemagne ?

0,30 euro par kilomètre parcouru en voiture, aller et retour. Les 0,38 euro, nouveaux en 2026, ne s'appliquent qu'au trajet quotidien domicile-travail et seulement par kilomètre du trajet simple.

Puis-je déduire les frais de déplacement si le client me les paie ?

Oui. En tant qu'indépendant, vous déduisez vos frais, et ce que paie le client est un produit. Les deux figurent dans l'EÜR. C'est différent pour un salarié : ce que vous lui remboursez en franchise d'impôt, il ne peut pas le déduire une seconde fois dans sa déclaration.

Qu'en est-il des frais de déplacement à l'étranger ?

Le trajet, l'hôtel et les frais annexes se déclarent comme en Allemagne : 0,30 euro par kilomètre avec votre voiture, sinon le montant selon justificatif. Seuls les repas ont leurs propres barèmes par pays, présentés dans l'article Indemnités repas en Allemagne 2026. La TVA étrangère sur la facture d'hôtel ne se déduit pas dans votre déclaration de TVA allemande. Celle des autres pays de l'UE se récupère via le portail en ligne de l'Office fédéral central des impôts (BZSt). La demande doit y parvenir au plus tard le 30 septembre de l'année suivante.

Et un repas d'affaires pendant le déplacement ?

Si vous invitez un client au restaurant, il s'agit de frais de réception et non d'une indemnité repas. Vous déduisez 70 pour cent de la note (§ 4, alinéa 5, phrase 1, numéro 2, EStG) et il vous faut un justificatif de réception rempli, voir Remplir un justificatif de réception. Votre indemnité repas du jour n'est pas réduite.

J'ai perdu un justificatif. Que faire ?

Rédigez un justificatif interne (Eigenbeleg) avec la date, le montant, le motif et la raison pour laquelle l'original manque. La marche à suivre figure dans l'article Rédiger un justificatif interne. Un justificatif interne ne permet pas de déduire la TVA.

Sources

• § 9 EStG, frais professionnels (alinéa 1, numéros 4 et 4a ; alinéas 4 et 4a)
• § 3 EStG, revenus exonérés (numéro 16)
• § 5 loi fédérale sur les frais de déplacement, indemnité kilométrique
• § 3 loi fédérale sur les frais de déplacement, droit et délai de forclusion
• § 10 UStG, base d'imposition et débours
• § 12 UStG, taux de TVA (alinéa 2, numéros 10 et 11)
• § 14 UStG, mentions obligatoires de la facture (alinéa 4)
• § 4 EStG, notion de bénéfice (alinéa 5, phrase 1, numéro 2, frais de réception)
• Office fédéral central des impôts : remboursement de TVA aux entreprises allemandes
• § 147 AO, durées de conservation
• Ministère fédéral des Finances : frais de déplacement dans le calcul du bénéfice, circulaire du 23 décembre 2014 (copie de l'IHK de Munich)
• Ministère fédéral des Finances : Anlage EÜR 2025 avec notice
• Ministère fédéral des Finances : Anlage EÜR 2026 avec notice

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