Créer des factures pour Shopify

Shopify ne crée pas de factures pour vous. Ce que vos acheteurs reçoivent automatiquement, c'est une confirmation de commande – un e-mail sur l'achat, pas un document comportant les mentions obligatoires du § 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG). La facture naît en dehors de la boutique : un logiciel de facturation se connecte à votre compte Shopify, récupère lui-même les commandes et en fait des documents complets – avec votre propre numéro de facture, votre mise en page, la TVA correcte et, si vous le souhaitez, un envoi direct à l'acheteur par e-mail. L'installation prend un après-midi ; ensuite, ce sont quelques clics par jour.

Ce que cela donne concrètement, cet article le montre à l'exemple de l'Easy Invoice Cloud – ainsi que trois pièges à connaître, quel que soit le logiciel choisi.

Sommaire

1. De la commande à la facture en cinq étapes
2. Ce qui est repris de la commande Shopify
3. L'acheteur reçoit-il la facture automatiquement ?
4. Pourquoi le numéro de facture ne doit pas venir de Shopify
5. Shopify, eBay, Etsy : une seule numérotation pour tous les canaux
6. Ce que Shopify propose lui-même – et là où cela s'arrête
7. Dois-je envoyer une facture à chaque acheteur Shopify ?
8. Retour, remboursement partiel, annulation
9. Facture électronique : XRechnung et ZUGFeRD depuis la boutique

De la commande à la facture en cinq étapes

1. Connecter la boutique. Vous autorisez la connexion une seule fois via la page d'autorisation de Shopify. Le logiciel ne voit jamais votre mot de passe Shopify et vous pouvez couper la connexion à tout moment.
2. Définir ce qui doit être créé. Pour chaque connexion, vous choisissez si une commande devient une facture, un bon de livraison ou une commande client – et si seules les commandes payées doivent entrer. Pour la plupart des boutiques, c'est le bon réglage : pas de document pour un achat jamais payé.
3. Récupérer les commandes. Un clic et les commandes arrivent directement de la boutique – pas d'export CSV, pas de téléversement. Vous les voyez sous forme de liste avec numéro de commande, date, client, montant TTC, statut de paiement et statut de commande.
4. Vérifier et sélectionner. Le logiciel indique à l'avance si tous les articles ont pu être rattachés à votre catalogue et si le mode de paiement a été reconnu. Ce qui reste ouvert se règle en deux clics – ou vous laissez créer automatiquement les clients et articles manquants.
5. Générer les documents. Les commandes sélectionnées deviennent des factures complètes, numérotées en continu dans votre propre série. Plusieurs commandes d'un même acheteur peuvent être regroupées au préalable sur une seule facture.

Le résultat est un document tel que vous l'auriez rédigé à la main – mais sans ressaisie et sans chiffres inversés. Vous pouvez l'essayer gratuitement avec vos propres commandes : dix jours, sans moyen de paiement, sans résiliation. L'accès prend fin de lui-même.

Ce qui est repris de la commande Shopify

Pour qu'une commande devienne vraiment une facture et pas une simple liste de chiffres, il faut plus que le nom et le total. Sont repris :

• adresse de facturation et de livraison, nom et adresse e-mail de l'acheteur
• toutes les lignes avec quantité, prix unitaire, SKU et le taux de TVA enregistré
• remises et codes promo sur une ligne distincte – avec le nom du code, pas comme une déduction silencieuse
• frais de port en ligne séparée, avec leur propre taux de TVA
• mode de paiement, statut de paiement, statut de commande, numéro de commande, date et devise

Un point décide de la qualité du document : le rattachement des articles. Les articles sont comparés à votre propre catalogue par SKU, EAN ou nom. Ce n'est pas un détail pour maniaques de l'ordre. C'est la seule façon d'avoir votre désignation et votre taux de TVA sur la facture – et non le titre de l'annonce, où figure souvent encore « ✨ NOUVEAU ✨ Bestseller ». Là où rien ne correspond, vous le voyez avant de générer le document, pas après, chez votre comptable.

L'acheteur reçoit-il la facture automatiquement ?

Oui – la facture peut être envoyée par e-mail directement depuis le document, avec votre propre adresse d'expéditeur. Pour la facture, le devis, la commande, le bon de livraison, l'avoir et la facture d'acompte, vous enregistrez un modèle de texte distinct, si bien que chaque message est cohérent et que rien n'est à retaper.

Effet secondaire utile : la facture part de votre adresse vers le client, pas d'un domaine d'application inconnu. En cas de question, l'acheteur vous répond à vous et non dans le vide.

Pourquoi le numéro de facture ne doit pas venir de Shopify

Shopify attribue des numéros de commande consécutifs par boutique. Ce n'est pas un numéro de facture, même si les deux ressemblent à une suite de chiffres. La différence devient gênante dans trois cas :

Une commande est annulée. Le numéro a été attribué puis disparaît. Pour un numéro de facture, ce serait un trou à justifier.

Vous vendez sur plusieurs canaux. Shopify compte ses commandes, eBay les siennes, la vente sur place suit son cours. Trois comptages qui se chevauchent – et en fin d'année, vous triez à la main.

Vous refaites ou migrez la boutique. Avec les numéros de commande, on repart volontiers de zéro. Avec la série de numéros de facture, c'est exclu.

C'est pourquoi le numéro de facture naît là où tous les canaux se rejoignent – dans le logiciel de facturation, pas dans la boutique. Ce qui doit encore figurer sur le document est expliqué dans le guide rédiger une facture ; jusqu'à 250 euros TTC, les mentions allégées de la facture simplifiée suffisent.

Shopify, eBay, Etsy : une seule numérotation pour tous les canaux

Rares sont les marchands qui restent sur un seul canal. C'est précisément là qu'une solution vivant uniquement dans la boutique Shopify devient une impasse : pour la place de marché il en faut une autre, pour la vente directe encore une autre.

Outre Shopify, Easy Invoice permet de connecter entre autres eBay, Etsy, WooCommerce, Shopware 6, JTL-Shop, PrestaShop et TikTok Shop – plusieurs boutiques en même temps, y compris plusieurs boutiques Shopify. Tout arrive dans un seul fichier clients, une seule série de numéros et une seule analyse. Pour votre comptable, il existe un accès dédié et un export de lot d'écritures au format DATEV.

À quoi ressemble le même processus sur une place de marché, les articles sur eBay et Etsy le montrent.

Ce que Shopify propose lui-même – et là où cela s'arrête

Pour être complet : Shopify dispose d'une application d'impression gratuite, l'Order Printer. Elle imprime des modèles de facture, de bon de livraison et de liste de préparation.

Ce que vous n'obtenez pas : votre propre numérotation continue des factures – c'est le numéro de commande qui est imprimé. Pas d'envoi automatique à l'acheteur. Pas de regroupement avec d'autres canaux de vente. Ni analyse ni comptabilité, donc aucune base pour conserver huit ans vos factures émises comme l'exige le § 14b UStG. Et les adaptations du modèle passent uniquement par HTML, CSS et Liquid – donc par du code.

Pour deux commandes par mois, cela peut suffire. Comme base de votre facturation, non.

Dois-je envoyer une facture à chaque acheteur Shopify ?

À la lettre, non : pour des livraisons de marchandises ordinaires à des particuliers, le § 14 UStG n'exige pas de facture ; pour des clients professionnels, si – et vous disposez alors de six mois.

En pratique, cette distinction ne vous aide guère. Une commande Shopify ne dit pas s'il y a une entreprise derrière ; un nom de société dans l'adresse est un indice, pas une preuve. Et vous devez de toute façon enregistrer et justifier chaque vente – c'est une obligation distincte, quel que soit l'acheteur. Créer automatiquement la facture pour chaque commande vous épargne l'examen au cas par cas et l'e-mail qui arrive trois semaines plus tard : « Pourriez-vous m'envoyer une facture ? »

Sous le régime de la franchise en base, c'est identique, mais sans TVA affichée et avec la mention adaptée sur le document – détails dans facture sans TVA.

Retour, remboursement partiel, annulation

Dans le commerce en ligne, c'est le cas normal, pas l'exception. La règle de base compte : une facture émise ne se supprime pas. Il faut un second document qui l'annule ou la corrige – les deux restent traçables.

Le statut de remboursement de Shopify est lu lors de la récupération : vous voyez donc dans la liste qu'une commande a été remboursée en tout ou partie. Le document correspondant – annulation ou rectification – se crée dans le logiciel ; la différence formelle est expliquée dans corriger une facture.

Facture électronique : XRechnung et ZUGFeRD depuis la boutique

Pour les particuliers, la facture PDF reste admise. Mais dès que vous vendez à des entreprises en Allemagne – l'artisan qui commande du matériel, le cabinet, le revendeur –, la facture électronique devient un sujet : vous devez pouvoir en recevoir depuis début 2025, et vous devrez en émettre dans un format structuré à partir de 2027 et 2028, par étapes. Un fichier PDF ne suffit pas.

Easy Invoice génère les deux formats courants : ZUGFeRD (PDF avec données intégrées) et XRechnung (XML pur). Le format peut être défini comme standard pour votre entreprise et différer client par client – tel client professionnel reçoit une XRechnung, tous les autres continuent avec le PDF habituel. S'il manque des mentions obligatoires pour une facture électronique, cela s'affiche avant la création.

La différence entre les formats est expliquée dans XRechnung ou ZUGFeRD ?, les échéances dans Obligation de facturation électronique 2027 et 2028.

Le plus rapide est de le voir sur vos propres chiffres : connectez la boutique, importez dix anciennes commandes et comparez les factures obtenues ligne par ligne avec l'interface Shopify. Si ces dix sont justes, le reste le sera aussi. L'accès d'essai dure dix jours, ne coûte rien et se termine automatiquement – aucun moyen de paiement à saisir, rien à résilier.

_Cet article fournit une information générale et ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique._