Créer une facture ZUGFeRD : quatre étapes – et le test qui montre si votre PDF en est vraiment une

Une facture ZUGFeRD est votre facture PDF tout à fait ordinaire, dans laquelle se cache en plus un fichier de données invisible. Vous n'écrivez donc pas la facture autrement qu'avant. Vous réglez une seule fois le format sur ZUGFeRD dans votre logiciel de facturation, vous remplissez la facture comme d'habitude et vous téléchargez le PDF – c'est tout. Une seule chose est nouvelle : quelques informations doivent vraiment être complètes – votre adresse, votre numéro fiscal, le pays du client. S'il en manque une, vous obtenez bien un PDF, mais sans les données à l'intérieur. Et cela ne se voit pas. C'est pourquoi cet article explique non seulement comment créer une facture ZUGFeRD, mais aussi comment vérifier en une demi-minute que vous en avez réellement produit une.

Sommaire

• Créer une facture ZUGFeRD : les quatre étapes
• Ai-je besoin d'un nouveau logiciel ?
• Puis-je convertir un PDF existant en ZUGFeRD ?
• Ces informations doivent être complètes
• Mon PDF est-il vraiment une facture ZUGFeRD ?
• Qu'est-ce que ce « profil » – dois-je choisir quelque chose ?
• Comment envoyer la facture ?
• Quand le PDF et les données ne disent pas la même chose
• Que dois-je conserver : le PDF, l'impression ou le XML ?
• Suis-je vraiment déjà concerné ?
• ZUGFeRD ou XRechnung – que veut mon client ?

Créer une facture ZUGFeRD : les quatre étapes

La marche à suivre comporte quatre étapes, dont trois ne se font qu'une seule fois – ensuite, chaque nouvelle facture sort d'elle-même au bon format.

1. Compléter les données de l'entreprise. Dans les réglages, sous « profil d'entreprise », le nom de l'entreprise, la rue, le code postal, la ville et le pays doivent être renseignés, ainsi que votre numéro de TVA intracommunautaire ou votre numéro fiscal. L'un des deux suffit. Si vos clients paient par virement – le cas normal – il vous faut en plus un compte bancaire enregistré avec un IBAN.

2. Régler une fois le format par défaut sur ZUGFeRD. Également dans le profil d'entreprise. À partir de là, ZUGFeRD est présélectionné pour chaque nouvelle facture et vous n'avez plus jamais à y penser.

3. Rédiger la facture comme toujours. Choisir le client, saisir les lignes, les prix, le taux de TVA. Rien ne change de ce côté.

4. Générer le PDF. C'est terminé. Ce que vous téléchargez est une facture ZUGFeRD : un PDF qui s'affiche et s'imprime comme avant, avec les données de facturation en plus, sous forme de fichier à l'intérieur.

Deux points restent utiles à connaître. Premièrement, le format peut aussi être modifié pour une seule facture, si un client particulier souhaite autre chose – sur le document lui-même, dans la rubrique « facture électronique ». Deuxièmement, ZUGFeRD n'existe que pour les factures, les avoirs et les factures d'acompte. Ce n'est pas prévu pour un devis ou un bon de livraison, car ce ne sont pas des factures. Si vous n'y trouvez aucun choix, rien n'est cassé.

Ai-je besoin d'un nouveau logiciel ?

C'est la question derrière laquelle se cache généralement la vraie inquiétude : est-ce que cela va me coûter de l'argent ?

Avec Word ou Excel, cela ne fonctionne pas. Ces programmes savent produire un PDF, mais pas y déposer des données de facturation – et ce sont précisément elles qui font la différence. Un PDF, aussi soigné soit-il à l'écran, reste une image de la facture, pas une facture électronique. Pourquoi cela coince de plus en plus par ailleurs, nous l'expliquons dans notre article sur la question de savoir si l'on peut écrire ses factures avec Word ou Excel.

Il existe des outils web gratuits dans lesquels vous saisissez une facture et qui vous renvoient un fichier ZUGFeRD. Pour deux factures par an, c'est une option honnête. Le hic : vous ressaisissez tout à chaque fois – vos données d'entreprise, le client, chaque ligne. À partir de la troisième ou quatrième facture par mois, c'est la voie la plus coûteuse, sauf qu'on paie en temps plutôt qu'en argent.

Qui facture régulièrement le règle une fois dans son logiciel de facturation et en a fini avec le sujet.

Puis-je convertir un PDF existant en ZUGFeRD ?

Cette question revient souvent, et la réponse est frustrante mais honnête : non, en tout cas pas d'une manière à laquelle on devrait se fier.

La raison tient à ce qu'est réellement ZUGFeRD. Les données du fichier doivent provenir du processus de facturation lui-même – des lignes, des prix et des taux de TVA que vous avez saisis. Un outil censé convertir après coup un PDF existant devrait lire les montants dans l'image de la facture et, en cas de doute, deviner. S'il oublie une ligne ou confond le hors taxes et le TTC, il en résulte une facture dont les données affirment autre chose que la page que lit votre client. Pourquoi c'est un vrai problème, cela figure plus bas dans la section sur la partie qui prime.

Le chemin va donc dans l'autre sens : d'abord la facture dans le logiciel, puis le PDF et les données naissent ensemble en une seule opération. Cela vaut aussi pour les outils web gratuits – là aussi, vous saisissez la facture au lieu d'en téléverser une existante.

Si vous avez besoin après coup d'une ancienne facture au format ZUGFeRD parce qu'un client la demande, ressaisissez-la dans le logiciel et générez-la de là.

Ces informations doivent être complètes

C'est là que se trouve le vrai piège. Un fichier ZUGFeRD ne sort proprement que si certains champs sont remplis. S'il manque quelque chose, vous obtenez tout de même un PDF – mais un PDF ordinaire, sans données à l'intérieur.

Le pays du client est ce que l'on oublie le plus souvent, car il n'apparaît pas du tout sur la facture imprimée pour les clients nationaux. Dans les données, il doit malgré tout y figurer.

Encore un soulagement : vous n'avez pas besoin du Leitweg-ID pour ZUGFeRD. C'est le long numéro d'acheminement exigé par les administrations – il relève de la XRechnung. Comment cela se passe de ce côté-là, c'est expliqué dans l'article créer une XRechnung.

Un bon logiciel de facturation vérifie cela pour vous avant de générer le PDF et vous indique quelle information manque – au lieu de vous laisser repartir en silence avec une demi-facture électronique.

Mon PDF est-il vraiment une facture ZUGFeRD ?

C'est la propriété désagréable de ZUGFeRD : une véritable facture ZUGFeRD et un PDF tout à fait ordinaire sont parfaitement identiques à l'écran. On peut les imprimer, les poser côte à côte et ne trouver aucune différence. Celui qui se trompe ne s'en aperçoit que lorsque la comptabilité du client se manifeste – dans le pire des cas quatre semaines plus tard, quand l'argent n'arrive pas.

Il existe deux moyens simples de vérifier soi-même.

Moyen 1 : téléverser le fichier et le faire examiner. Glissez le fichier dans notre visionneuse de factures électroniques gratuite. Elle vous dit deux choses : s'il y a bien une facture électronique à l'intérieur – et si oui, de quel type. ZUGFeRD et XRechnung sont tous deux reconnus et nommés. S'il ne s'agit que d'un PDF ordinaire, cela vous est dit tout aussi clairement. Vous voyez ensuite les données contenues sous forme de facture lisible et pouvez vérifier si les montants, les taux de TVA et les lignes se trouvent là où vous les attendez. Aucun compte n'est nécessaire et il n'y a rien à installer ; le fichier téléversé n'est pas conservé.

Cela répond au passage à la question la plus fréquente : si un client vous envoie un fichier et que vous ne savez pas ce que vous avez sous les yeux, le même chemin le règle en une demi-minute.

Moyen 2 : le trombone dans votre lecteur de PDF. Cela fonctionne aussi sans Internet. Ouvrez le PDF dans Adobe Acrobat Reader et cherchez dans la barre latérale le symbole des pièces jointes – il ressemble à un trombone. Si un fichier nommé factur-x.xml y figure, vous avez une facture ZUGFeRD. Si la liste est vide ou s'il n'y a pas de trombone du tout, c'est un PDF ordinaire. (Le nom de fichier paraît français, et il l'est : Factur-X est le nom français du même format.)

Faites ce test une fois, sur votre toute première facture ZUGFeRD. Vous saurez ensuite que votre réglage est bon et n'aurez pas à recommencer.

Et si la comptabilité du client refuse la facture ? L'expérience montre que cela tient à l'une de trois choses : le fichier est en réalité un PDF ordinaire (le moyen 1 le montre immédiatement), le pays manque dans la fiche de ce client, ou votre numéro fiscal ou de TVA n'est pas enregistré dans le profil d'entreprise. En cas de doute, demandez quelle information exactement a été rejetée – les logiciels comptables d'en face le nomment généralement assez précisément.

Qu'est-ce que ce « profil » – dois-je choisir quelque chose ?

En vous documentant, vous tombez sur des mots comme MINIMUM, BASIC, EN 16931 ou EXTENDED. Ce sont des niveaux d'extension : ils déterminent combien d'informations le fichier de données peut contenir.

Pour la pratique, une phrase suffit : EN 16931 est le bon niveau, et la plupart des logiciels le choisissent d'eux-mêmes de toute façon. Vous n'avez rien à régler.

Une seule mise en garde compte. Les deux plus petits niveaux – MINIMUM et BASIC WL – ne contiennent pas du tout les lignes de facture individuelles. Le ministère fédéral allemand des Finances a expressément établi que les factures à ces deux niveaux ne valent pas comme factures électroniques. Elles sont conçues comme une aide à la comptabilisation, pas comme une facture. Si un logiciel ou un outil web gratuit vous propose ce choix : n'y touchez pas.

Vous pouvez également le vérifier sur un fichier existant dans la visionneuse de factures électroniques – outre le format, elle indique le niveau auquel la facture a été produite.

Comment envoyer la facture ?

Tout à fait normalement par e-mail, en pièce jointe, comme vos factures PDF jusqu'à présent. Il n'y a pas de portail où se connecter, pas de voie de transmission particulière et aucune inscription nulle part. C'est l'avantage pratique de ZUGFeRD par rapport à la XRechnung destinée aux administrations.

Vous n'avez pas non plus besoin de l'accord de votre client professionnel. Selon le ministère fédéral allemand des Finances, chaque entreprise doit assurer la réception des factures électroniques depuis le 1er janvier 2025 – une adresse e-mail suffit pour cela. « Envoyez-moi plutôt le PDF habituel » est donc une demande, pas un droit.

Et les particuliers ? La règle ne vaut qu'entre entreprises. Vous pouvez continuer d'envoyer aux particuliers la facture PDF ou papier habituelle. Si une facture ZUGFeRD atterrit malgré tout dans leur boîte, ce n'est pas un problème : pour le destinataire, c'est simplement un PDF qu'il peut ouvrir et imprimer.

Quand le PDF et les données ne disent pas la même chose

Une facture ZUGFeRD contient deux fois la même facture : une fois visible pour la lecture, une fois invisible pour l'importation. Tant que les deux proviennent du même processus, tout concorde.

Cela devient intéressant quand elles divergent. Il existe désormais une position claire du ministère fédéral allemand des Finances : pour les factures qui réunissent une page visible et des données dans un seul fichier, ce sont les données qui constituent la partie déterminante. Non pas ce que l'on voit, mais ce qui figure dans le fichier.

Au quotidien, cela signifie surtout une chose : ne corrigez jamais une facture terminée après coup dans le PDF, et encore moins à la main sur l'impression. Les données à l'intérieur ne changent pas pour autant – vous auriez alors deux factures différentes dans un seul fichier, et celle qui ferait foi serait précisément celle que vous n'avez pas touchée. Si quelque chose est faux, établissez une correction. Comment procéder proprement, c'est expliqué dans corriger une facture : annulation et rectification.

Que dois-je conserver : le PDF, l'impression ou le XML ?

Les factures doivent être conservées huit ans. Pour une facture électronique s'ajoute une exigence : la partie structurée – c'est-à-dire les données du fichier – doit être conservée intacte dans sa forme d'origine.

Concrètement : conservez le fichier PDF ZUGFeRD lui-même, exactement tel que vous l'avez envoyé. Une impression ne suffit pas. Un PDF regénéré, un scan de l'impression ou une capture d'écran ne suffisent pas davantage, car les données y sont perdues. Qui laisse ses factures dans son logiciel de facturation a réglé la question automatiquement.

La même règle vaut pour les factures que vous recevez. C'est plus souvent sous-estimé au quotidien que l'envoi – nous y consacrons un article distinct sur la gestion des factures fournisseurs.

Suis-je vraiment déjà concerné ?

Il est utile ici de distinguer deux choses, car elles sont souvent confondues.

Recevoir des factures électroniques est obligatoire pour toute entreprise depuis le 1er janvier 2025. Une adresse e-mail suffit.

Émettre est échelonné : jusqu'au 31 décembre 2026, chacun peut encore émettre une facture ordinaire. Qui a réalisé au plus 800 000 euros de chiffre d'affaires l'année précédente dispose d'un an de plus, soit jusqu'à fin 2027. À partir de 2028, cela vaut pour tous dans les échanges entre entreprises. Les petites entreprises relevant du § 19 de la loi allemande sur la TVA sont dispensées d'émettre de façon permanente – mais elles aussi doivent pouvoir recevoir. Les détails et les exceptions figurent dans notre article sur l'obligation de facturation électronique en 2027 et 2028, et spécifiquement pour les petites entreprises dans recevoir une facture électronique en micro-entreprise.

La raison pour laquelle la plupart s'y mettent malgré tout plus tôt est autre : les grands clients l'exigent déjà aujourd'hui, parce que leur propre comptabilité a basculé. Envoyer alors un simple PDF n'est pas sanctionné – la facture reste simplement plus longtemps en attente.

ZUGFeRD ou XRechnung – que veut mon client ?

En bref et de façon utilisable : la XRechnung est un pur fichier de données sans page visible et la norme pour les factures aux administrations et donneurs d'ordre publics. ZUGFeRD est le PDF avec les données à l'intérieur et la voie habituelle pour les factures aux entreprises.

En cas de doute, ZUGFeRD est le choix le plus sûr, car un être humain peut malgré tout lire la facture – même si personne chez le destinataire ne dispose d'un logiciel particulier. Nous avons comparé les deux en détail dans XRechnung ou ZUGFeRD ? La différence expliquée simplement. Si votre client est une administration et vous a communiqué un Leitweg-ID, le chemin passe par la XRechnung.

Par où commencer

Dans cet ordre, vous irez le plus vite : compléter les données de l'entreprise, régler une fois le format sur ZUGFeRD, générer une facture, vérifier ce seul fichier une fois. C'est tout le basculement – dès la deuxième facture, vous ne le remarquerez plus.

Dans le logiciel de facturation de la PepperTools Office Cloud, cela se passe exactement ainsi : régler le format une fois dans le profil d'entreprise, et s'il manque une information obligatoire au moment de générer le PDF, le logiciel vous dit au préalable laquelle. Qui veut l'essayer peut le faire gratuitement pendant 10 jours.

Sources

• Ministère fédéral allemand des Finances : questions et réponses sur l'introduction de la facture électronique obligatoire
• Circulaire du BMF du 15 octobre 2025 relative à l'émission de factures selon le § 14 de la loi allemande sur la TVA (facture électronique) ; ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1, à l'exception des profils MINIMUM et BASIC-WL
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) : ZUGFeRD/Factur-X

Cet article fournit une information générale et ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique. Pour votre situation particulière, adressez-vous à votre conseiller fiscal.