Как создать счёт ZUGFeRD: четыре шага – и проверка, действительно ли ваш PDF им является

Счёт ZUGFeRD — это ваш совершенно обычный PDF-счёт, внутри которого дополнительно спрятан невидимый файл с данными. То есть счёт вы выписываете так же, как и раньше. В программе выставления счетов вы один раз устанавливаете формат ZUGFeRD, заполняете счёт как обычно и скачиваете PDF — готово. Новым является только одно: несколько сведений должны быть действительно полными — ваш адрес, ваш налоговый номер, страна клиента. Если одного из них не хватает, PDF всё равно получится, но без данных внутри. И по самому файлу этого не видно. Поэтому в этой статье написано не только о том, как создать счёт ZUGFeRD, но и о том, как за полминуты проверить, что вы действительно его получили.

Содержание

• Как создать счёт ZUGFeRD: четыре шага
• Нужна ли для этого новая программа?
• Можно ли преобразовать готовый PDF в ZUGFeRD?
• Эти данные должны быть заполнены
• Мой PDF действительно счёт ZUGFeRD?
• Что такое этот „профиль" — нужно ли что-то выбирать?
• Как отправить счёт?
• Когда PDF и данные говорят разное
• Что нужно хранить: PDF, распечатку или XML?
• А обязан ли я вообще уже сейчас?
• ZUGFeRD или XRechnung — чего хочет мой клиент?

Как создать счёт ZUGFeRD: четыре шага

Процедура состоит из четырёх шагов, причём три из них выполняются ровно один раз — после этого каждый следующий счёт сам получается в нужном формате.

1. Заполните данные компании. В настройках в разделе „профиль компании" должны быть указаны название компании, улица, почтовый индекс, город и страна, а также ваш идентификационный номер плательщика НДС или налоговый номер. Достаточно одного из двух. Если клиенты платят переводом — обычный случай — понадобится ещё сохранённый банковский счёт с IBAN.

2. Один раз установите формат по умолчанию на ZUGFeRD. Тоже в профиле компании. С этого момента ZUGFeRD предварительно выбран для каждого нового счёта, и вам больше не нужно об этом помнить.

3. Выпишите счёт как обычно. Выбрать клиента, ввести позиции, цены, ставку налога. Здесь ничего не меняется.

4. Сформируйте PDF. Вот и всё. То, что вы скачиваете, — это счёт ZUGFeRD: PDF, который выглядит и печатается как прежде, но дополнительно содержит внутри данные счёта в виде файла.

Полезно знать ещё две вещи. Во-первых, формат можно изменить и для отдельного счёта, если конкретный клиент хочет иного — в самом документе, в разделе „электронный счёт". Во-вторых, ZUGFeRD существует только для счетов, кредит-нот и авансовых счетов. Для коммерческого предложения или накладной он не предусмотрен, потому что это не счета. Если вы там не находите выбора, ничего не сломано.

Нужна ли для этого новая программа?

Это вопрос, за которым обычно скрывается настоящее беспокойство: во что мне это обойдётся?

С Word или Excel не получится. Эти программы умеют создавать PDF, но не умеют вкладывать в него данные счёта — а именно они и составляют разницу. Каким бы красивым ни выглядел PDF на экране, он остаётся картинкой счёта, а не электронным счётом. Почему это и в остальном всё чаще создаёт проблемы, мы разбираем в статье о том, можно ли выписывать счета в Word или Excel.

Существуют бесплатные веб-инструменты, в которые вы вводите счёт и которые выдают вам файл ZUGFeRD. Для двух счетов в год это честный вариант. Подвох: каждый раз вы вводите всё заново — данные компании, клиента, каждую позицию. Начиная с третьего-четвёртого счёта в месяц это более дорогой путь, только платите вы временем, а не деньгами.

Кто выставляет счета регулярно, настраивает это один раз в программе и закрывает тему.

Можно ли преобразовать готовый PDF в ZUGFeRD?

Этот вопрос звучит часто, и ответ неутешительный, но честный: нет, во всяком случае не так, чтобы этому стоило доверять.

Причина в том, чем ZUGFeRD является на самом деле. Данные в файле должны происходить из самого процесса выставления счёта — из позиций, цен и налоговых ставок, которые вы ввели. Инструмент, который должен задним числом преобразовать готовый PDF, вынужден был бы считывать суммы с изображения счёта и в спорных случаях угадывать. Если он пропустит позицию или перепутает сумму без налога и с налогом, получится счёт, данные которого утверждают не то, что читает ваш клиент. Почему это настоящая проблема, объясняется ниже в разделе о том, какая часть имеет приоритет.

Поэтому путь идёт в обратную сторону: сначала счёт в программе, а затем PDF и данные возникают вместе за один шаг. Это касается и бесплатных веб-инструментов — там вы тоже вводите счёт, а не загружаете существующий.

Если вам задним числом нужен старый счёт в формате ZUGFeRD, потому что клиент об этом просит, введите его в программе заново и сформируйте оттуда.

Эти данные должны быть заполнены

Здесь и находится настоящий камень преткновения. Файл ZUGFeRD получается корректным только тогда, когда заполнены определённые поля. Если чего-то не хватает, PDF вы всё равно получите — только обычный, без данных внутри.

Страну клиента упускают чаще всего, потому что для отечественных клиентов она вообще не появляется на печатном счёте. В данных она тем не менее должна быть.

И ещё одно успокоение: Leitweg-ID для ZUGFeRD вам не нужен. Это длинный номер маршрутизации, который требуют государственные органы, — он относится к XRechnung. Как всё устроено там, описано в статье как создать XRechnung.

Хорошая программа выставления счетов проверяет это за вас перед созданием PDF и сообщает, какого сведения не хватает, — вместо того чтобы молча отправить вас с половиной электронного счёта.

Мой PDF действительно счёт ZUGFeRD?

Это неприятное свойство ZUGFeRD: настоящий счёт ZUGFeRD и совершенно обычный PDF выглядят на экране полностью одинаково. Их можно распечатать, положить рядом и не найти никакой разницы. Тот, кто ошибётся, заметит это только тогда, когда откликнется бухгалтерия клиента — в худшем случае через четыре недели, когда деньги не придут.

Есть два простых способа проверить это самостоятельно.

Способ 1: загрузить файл и дать его посмотреть. Перетащите файл в наш бесплатный просмотрщик электронных счетов. Он скажет вам две вещи: есть ли внутри вообще электронный счёт — и если да, то какого вида. ZUGFeRD и XRechnung оба распознаются и называются по имени. Если это всего лишь обычный PDF, вам скажут об этом так же ясно. Дальше вы увидите содержащиеся данные в виде читаемого счёта и сможете проверить, стоят ли суммы, налоговые ставки и позиции там, где вы их ожидаете. Учётная запись для этого не нужна, устанавливать ничего не требуется; загруженный файл не сохраняется.

Попутно это отвечает и на самый частый вопрос: если клиент присылает вам файл, а вы не знаете, что перед вами, тот же путь проясняет это за полминуты.

Способ 2: скрепка в программе просмотра PDF. Без интернета тоже работает. Откройте PDF в Adobe Acrobat Reader и найдите на боковой панели значок вложений — он выглядит как скрепка. Если там указан файл с именем factur-x.xml, у вас счёт ZUGFeRD. Если список пуст или скрепки вовсе нет, это обычный PDF. (Имя файла выглядит по-французски, так оно и есть: Factur-X — французское название того же формата.)

Сделайте эту проверку один раз, на самом первом счёте ZUGFeRD. После этого вы будете знать, что настройка верна, и повторять не придётся.

А если бухгалтерия клиента отклонит счёт? По опыту дело в одном из трёх: файл на самом деле является обычным PDF (способ 1 показывает это сразу), в карточке этого клиента не указана страна, либо ваш налоговый номер или номер плательщика НДС не внесён в профиль компании. В спорном случае уточните, какое именно сведение вызвало нарекание — бухгалтерские программы на другой стороне обычно называют это довольно точно.

Что такое этот „профиль" — нужно ли что-то выбирать?

Погружаясь в тему, вы наталкиваетесь на слова MINIMUM, BASIC, EN 16931 или EXTENDED. Это ступени расширения: они определяют, сколько сведений вообще помещается в файл данных.

Для практики достаточно одной фразы: EN 16931 — правильная ступень, и большинство программ выбирают её сами. Настраивать вам ничего не нужно.

Важно лишь одно предупреждение. Две наименьшие ступени — MINIMUM и BASIC WL — вообще не содержат отдельных позиций счёта. Федеральное министерство финансов Германии прямо установило, что счета на этих двух ступенях не считаются электронным счётом. Они задуманы как вспомогательное средство для проводок, а не как счёт. Если программа или бесплатный веб-инструмент предлагает вам такой выбор — не трогайте.

Проверить это на готовом файле можно также в просмотрщике электронных счетов — помимо формата он называет и ступень, на которой счёт был создан.

Как отправить счёт?

Совершенно обычным письмом по электронной почте, вложением, точно так же, как ваши PDF-счета до сих пор. Нет портала, куда нужно входить, нет особого канала передачи и нигде не требуется регистрация. В этом практическое преимущество ZUGFeRD перед XRechnung, направляемым государственным органам.

Согласия вашего корпоративного клиента для этого тоже не требуется. По мнению Федерального министерства финансов Германии каждое предприятие с 1 января 2025 года обязано обеспечить приём электронных счетов — для этого достаточно адреса электронной почты. Фраза „присылайте мне, пожалуйста, привычный PDF" является поэтому просьбой, а не правом.

А частные клиенты? Правило действует только между предприятиями. Частным лицам вы можете и дальше отправлять привычный PDF или бумажный счёт. Если счёт ZUGFeRD всё же окажется у них в почте, это не проблема: для получателя это просто PDF, который можно открыть и распечатать.

Когда PDF и данные говорят разное

Счёт ZUGFeRD содержит один и тот же счёт дважды: один раз видимо для чтения, один раз невидимо для загрузки. Пока оба возникают из одного процесса, всё сходится.

Интересно становится тогда, когда они расходятся. На этот счёт есть теперь ясная позиция Федерального министерства финансов Германии: у счетов, объединяющих видимую страницу и данные в одном файле, ведущей частью являются данные. Не то, что видно, а то, что записано в файле.

Для повседневной работы это означает прежде всего одно: никогда не исправляйте готовый счёт задним числом в PDF и тем более от руки на распечатке. Данные внутри от этого не меняются — у вас оказались бы два разных счёта в одном файле, и решающим был бы как раз тот, которого вы не трогали. Если что-то неверно, оформите исправление. Как сделать это аккуратно, описано в статье исправление счёта: сторно и корректировка.

Что нужно хранить: PDF, распечатку или XML?

Счета нужно хранить восемь лет. Для электронного счёта добавляется требование: структурированная часть — то есть данные в файле — должна сохраняться неповреждённой в первоначальном виде.

Практически это значит: храните сам файл ZUGFeRD-PDF, ровно в том виде, в каком вы его отправили. Распечатки недостаточно. Заново созданного PDF, скана распечатки или снимка экрана тоже недостаточно, потому что при этом данные теряются. Кто оставляет свои счета в программе выставления счетов, решает это автоматически.

То же правило действует для счетов, которые вы получаете. В повседневной работе это недооценивают чаще, чем собственную отправку — этому мы посвятили отдельную статью об управлении входящими счетами.

А обязан ли я вообще уже сейчас?

Здесь помогает разделить две вещи, потому что их часто путают.

Принимать электронные счета каждое предприятие обязано уже с 1 января 2025 года. Для этого достаточно адреса электронной почты.

Выставление введено поэтапно: до 31 декабря 2026 года каждый ещё может выставить обычный счёт. У того, чей оборот в предыдущем году не превысил 800 000 евро, есть год дополнительно, то есть до конца 2027 года. С 2028 года это касается всех в обороте между предприятиями. Малые предприниматели по § 19 закона Германии об НДС постоянно освобождены от выставления — но принимать должны уметь и они. Подробности и исключения — в нашей статье об обязанности электронных счетов в 2027 и 2028 годах, а специально для малых предпринимателей — в статье о получении электронных счетов малым бизнесом.

Причина, по которой большинство начинает всё же раньше, другая: крупные клиенты требуют этого уже сегодня, потому что их собственная бухгалтерия перешла на новый порядок. Тот, кто в этот момент отправит простой PDF, не будет наказан — счёт просто пролежит дольше.

ZUGFeRD или XRechnung — чего хочет мой клиент?

Коротко и применимо на практике: XRechnung — это чистый файл данных без видимой страницы и стандарт для счетов государственным органам и публичным заказчикам. ZUGFeRD — это PDF с данными внутри и обычный путь для счетов компаниям.

В сомнительном случае ZUGFeRD — более надёжный выбор, потому что человек всё равно может прочитать счёт — даже если у получателя ни у кого нет особой программы. Подробно мы сопоставили оба в статье XRechnung или ZUGFeRD? Отличие простыми словами. Если ваш клиент — государственный орган и он сообщил вам Leitweg-ID, путь идёт через XRechnung.

С чего начать

В таком порядке вы справитесь быстрее всего: заполнить данные компании, один раз переключить формат на ZUGFeRD, сформировать один счёт, один раз проверить этот единственный файл. Это и есть весь переход — начиная со второго счёта вы его уже не заметите.

В программе выставления счетов PepperTools Office Cloud всё устроено именно так: формат настраивается один раз в профиле компании, а если при создании PDF не хватает обязательного сведения, программа заранее скажет, какого. Кто хочет попробовать, может сделать это бесплатно в течение 10 дней.

Источники

• Федеральное министерство финансов Германии: вопросы и ответы о введении обязательного электронного счёта
• Письмо BMF от 15 октября 2025 года о выставлении счетов согласно § 14 закона Германии об НДС (электронный счёт); ZUGFeRD начиная с версии 2.0.1 за исключением профилей MINIMUM и BASIC-WL
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-X

Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию. По вашему конкретному случаю обратитесь к своему налоговому консультанту.