Crear una factura ZUGFeRD: cuatro pasos – y la prueba que revela si su PDF lo es de verdad

Una factura ZUGFeRD es su factura PDF de toda la vida, con un archivo de datos invisible añadido dentro. Es decir, la factura no se escribe de forma distinta a como lo hacía antes. En su programa de facturación pone el formato en ZUGFeRD una sola vez, rellena la factura como siempre y descarga el PDF – listo. Solo hay una novedad: unos pocos datos tienen que estar realmente completos – su dirección, su número fiscal, el país del cliente. Si falta alguno, el PDF sale igualmente, pero sin los datos dentro. Y eso no se ve. Por eso en este artículo no solo se explica cómo crear una factura ZUGFeRD, sino también cómo comprobar en medio minuto que efectivamente ha generado una.

Contenido

• Crear una factura ZUGFeRD: los cuatro pasos
• ¿Necesito un programa nuevo para esto?
• ¿Puedo convertir un PDF ya terminado en ZUGFeRD?
• Estos datos deben estar completos
• ¿Mi PDF es realmente una factura ZUGFeRD?
• ¿Qué es ese „perfil" – tengo que elegir algo?
• ¿Cómo envío la factura?
• Cuando el PDF y los datos no dicen lo mismo
• ¿Qué debo conservar: el PDF, la impresión o el XML?
• ¿Estoy realmente obligado ya?
• ZUGFeRD o XRechnung – ¿qué quiere mi cliente?

Crear una factura ZUGFeRD: los cuatro pasos

El proceso consta de cuatro pasos, y tres de ellos se hacen exactamente una vez – después, cada factura siguiente sale sola en el formato correcto.

1. Completar los datos de la empresa. En los ajustes, bajo „perfil de empresa", deben estar rellenados el nombre de la empresa, la calle, el código postal, la localidad y el país, además de su número de identificación fiscal a efectos del IVA o su número fiscal. Con uno de los dos basta. Si sus clientes pagan por transferencia – el caso normal – necesitará además una cuenta bancaria registrada con IBAN.

2. Poner el formato predeterminado en ZUGFeRD, una vez. También en el perfil de empresa. A partir de ahí, ZUGFeRD queda preseleccionado en cada nueva factura y no tendrá que volver a pensar en ello.

3. Escribir la factura como siempre. Elegir el cliente, introducir las líneas, los precios, el tipo impositivo. Aquí no cambia nada.

4. Generar el PDF. Ya está. Lo que descarga es una factura ZUGFeRD: un PDF que se ve y se imprime igual que antes, con los datos de la factura además como archivo en su interior.

Dos cosas más conviene saber. Primera: el formato también puede cambiarse para una factura concreta, si un cliente determinado quiere otra cosa – en el propio documento, en el apartado „factura electrónica". Segunda: ZUGFeRD solo existe para facturas, abonos y facturas de anticipo. Para un presupuesto o un albarán no está previsto, porque no son facturas. Si allí no encuentra ninguna opción, no hay nada estropeado.

¿Necesito un programa nuevo para esto?

Es la pregunta tras la que suele esconderse la preocupación real: ¿me va a costar dinero?

Con Word o Excel no funciona. Esos programas pueden generar un PDF, pero no pueden colocar datos de factura dentro – y precisamente esos datos marcan la diferencia. Un PDF, por muy bien diseñado que se vea en pantalla, es y sigue siendo una imagen de la factura, no una factura electrónica. Por qué eso también genera cada vez más fricciones en otros aspectos lo explicamos en nuestro artículo sobre si se pueden escribir facturas con Word o Excel.

Existen herramientas web gratuitas en las que se teclea una factura y que devuelven un archivo ZUGFeRD. Para dos facturas al año es una opción honesta. El inconveniente: cada vez hay que teclearlo todo de nuevo – los datos de su empresa, el cliente, cada línea. A partir de la tercera o cuarta factura al mes es el camino más caro, solo que se paga en tiempo en lugar de en dinero.

Quien factura con regularidad lo configura una vez en su programa de facturación y da el tema por zanjado.

¿Puedo convertir un PDF ya terminado en ZUGFeRD?

Esta pregunta surge a menudo, y la respuesta es insatisfactoria pero honesta: no, al menos no de una manera en la que uno deba confiar.

La razón está en lo que ZUGFeRD es realmente. Los datos del archivo tienen que proceder del propio proceso de facturación – de las líneas, precios y tipos impositivos que usted ha introducido. Una herramienta que pretenda convertir a posteriori un PDF ya terminado tendría que leer los importes de la imagen de la factura y, en caso de duda, adivinar. Si se le pasa una línea o confunde base imponible y total, resulta una factura cuyos datos afirman algo distinto de la página que lee su cliente. Por qué eso es un problema real se explica más abajo, en el apartado sobre qué parte prevalece.

El camino va por tanto al revés: primero la factura en el programa, y entonces el PDF y los datos nacen juntos en un único paso. Esto vale también para las herramientas web gratuitas – también allí se teclea la factura en lugar de subir una existente.

Si necesita a posteriori una factura antigua en ZUGFeRD porque un cliente la pide, vuelva a introducirla en el programa y genérela desde allí.

Estos datos deben estar completos

Aquí está el verdadero escollo. Un archivo ZUGFeRD sale limpio solo si determinados campos están rellenados. Si falta algo, obtendrá igualmente un PDF – pero uno corriente, sin datos dentro.

El país del cliente es lo que más a menudo se pasa por alto, porque en la factura impresa, con clientes nacionales, no aparece en absoluto. En los datos tiene que constar igualmente.

Una tranquilidad más: el Leitweg-ID no lo necesita para ZUGFeRD. Es el largo número de enrutamiento que exigen las administraciones – pertenece a la XRechnung. Cómo funciona allí se explica en el artículo crear una XRechnung.

Un buen programa de facturación comprueba esto por usted antes de generar el PDF y le dice qué dato falta – en lugar de dejarle marchar en silencio con media factura electrónica.

¿Mi PDF es realmente una factura ZUGFeRD?

Esta es la propiedad incómoda de ZUGFeRD: una factura ZUGFeRD auténtica y un PDF completamente normal se ven idénticos en pantalla. Se pueden imprimir, poner uno al lado del otro y no se encuentra ninguna diferencia. Quien se equivoca solo se entera cuando la contabilidad del cliente da señales – en el peor de los casos cuatro semanas después, cuando el dinero no llega.

Hay dos formas sencillas de comprobarlo uno mismo.

Forma 1: subir el archivo y dejar que lo examinen. Arrastre el archivo a nuestro visor de facturas electrónicas gratuito. Le dice dos cosas: si dentro hay realmente una factura electrónica – y, en caso afirmativo, de qué tipo. ZUGFeRD y XRechnung se reconocen y se nombran ambas. Si solo es un PDF corriente, se lo dice con la misma claridad. Después ve los datos contenidos como factura legible y puede comprobar si importes, tipos impositivos y líneas están donde los espera. No necesita cuenta de usuario ni instalar nada; el archivo subido no se guarda.

Eso responde de paso a la consulta más frecuente de todas: si un cliente le envía un archivo y no sabe qué tiene delante, el mismo camino lo aclara en medio minuto.

Forma 2: el clip en su programa de PDF. También funciona sin Internet. Abra el PDF en Adobe Acrobat Reader y busque en la barra lateral el símbolo de los archivos adjuntos – parece un clip. Si aparece un archivo llamado factur-x.xml, tiene una factura ZUGFeRD. Si la lista está vacía o no hay clip alguno, es un PDF corriente. (El nombre del archivo parece francés, y lo es: Factur-X es el nombre francés del mismo formato.)

Haga esta prueba una vez, con su primerísima factura ZUGFeRD. Después sabrá que su configuración es correcta y no tendrá que repetirla.

¿Y si la contabilidad del cliente rechaza la factura? Por experiencia se debe a una de tres cosas: el archivo es en realidad un PDF corriente (la forma 1 lo muestra de inmediato), en la ficha de ese cliente falta el país, o su número fiscal o NIF-IVA no está registrado en el perfil de empresa. En caso de duda pregunte qué dato exactamente se objetó – los programas de contabilidad del otro lado suelen indicarlo con bastante precisión.

¿Qué es ese „perfil" – tengo que elegir algo?

Al informarse sobre el tema aparecen palabras como MINIMUM, BASIC, EN 16931 o EXTENDED. Son niveles de ampliación: determinan cuántos datos caben en el archivo de datos.

Para la práctica basta una frase: EN 16931 es el nivel correcto, y la mayoría de los programas lo eligen de todos modos por sí solos. Ahí no tiene que configurar nada.

Solo importa una advertencia. Los dos niveles más pequeños – MINIMUM y BASIC WL – no contienen en absoluto las líneas individuales de la factura. El Ministerio Federal de Hacienda alemán ha establecido expresamente que las facturas en estos dos niveles no cuentan como factura electrónica. Están pensadas como ayuda contable, no como factura. Si un programa o una herramienta web gratuita le ofrece esa opción: no la toque.

También puede comprobarlo sobre un archivo ya generado en el visor de facturas electrónicas – además del formato indica el nivel con el que se produjo la factura.

¿Cómo envío la factura?

Con toda normalidad por correo electrónico, como archivo adjunto, igual que sus facturas PDF hasta ahora. No hay ningún portal en el que iniciar sesión, ninguna vía de transmisión especial y ningún registro en ninguna parte. Esa es la ventaja práctica de ZUGFeRD frente a la XRechnung dirigida a las administraciones.

Tampoco necesita el consentimiento de su cliente empresarial. Según el criterio del Ministerio Federal de Hacienda alemán, toda empresa debe garantizar la recepción de facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025 – para ello basta una dirección de correo. „Mándeme mejor el PDF de siempre" es por tanto una petición, no un derecho.

¿Y los clientes particulares? La norma solo rige entre empresas. A los particulares puede seguir enviándoles la factura PDF o en papel de siempre. Si aun así les llega una factura ZUGFeRD, no hay problema: para el destinatario es sencillamente un PDF que puede abrir e imprimir.

Cuando el PDF y los datos no dicen lo mismo

Una factura ZUGFeRD contiene la misma factura dos veces: una visible para leer, otra invisible para importar. Mientras ambas nazcan del mismo proceso, todo encaja.

La cosa se pone interesante cuando divergen. Al respecto existe ya un pronunciamiento claro del Ministerio Federal de Hacienda alemán: en las facturas que reúnen página visible y datos en un solo archivo, los datos son la parte determinante. No lo que se ve, sino lo que hay en el archivo.

Para el día a día eso significa sobre todo una cosa: no corrija nunca una factura terminada a posteriori en el PDF, y mucho menos a mano sobre la impresión. Los datos de dentro no cambian por ello – tendría entonces dos facturas distintas en un mismo archivo, y la que valdría sería precisamente la que no ha tocado. Si algo está mal, emita una corrección. Cómo hacerlo limpiamente se explica en corregir una factura: anulación y rectificación.

¿Qué debo conservar: el PDF, la impresión o el XML?

Las facturas deben conservarse ocho años. En una factura electrónica se añade un requisito: la parte estructurada – es decir, los datos del archivo – debe conservarse intacta en su forma original.

En la práctica significa: guarde el propio archivo PDF de ZUGFeRD, exactamente tal como lo envió. Una impresión no basta. Un PDF regenerado, un escaneo de la impresión o una captura de pantalla tampoco bastan, porque en el proceso se pierden los datos. Quien deja sus facturas en el programa de facturación lo tiene resuelto automáticamente.

La misma regla vale para las facturas que recibe. En el día a día se subestima más a menudo que el propio envío – a ello dedicamos un artículo aparte sobre la gestión de facturas de proveedores.

¿Estoy realmente obligado ya?

Aquí ayuda separar dos cosas, porque a menudo se mezclan.

Recibir facturas electrónicas es obligatorio para toda empresa desde el 1 de enero de 2025. Basta una dirección de correo electrónico.

Emitir está escalonado: hasta el 31 de diciembre de 2026 cualquiera puede seguir emitiendo una factura corriente. Quien el año anterior facturó como máximo 800.000 euros dispone de un año más, es decir, hasta finales de 2027. A partir de 2028 rige para todos en las operaciones entre empresas. Los pequeños empresarios acogidos al § 19 de la ley alemana del IVA están exentos de emitir de forma permanente – pero también ellos deben poder recibir. Los detalles y las excepciones están en nuestro artículo sobre la obligación de facturación electrónica 2027 y 2028, y específicamente para pequeños empresarios en recibir facturas electrónicas como pequeño empresario.

El motivo por el que la mayoría empieza igualmente antes es otro: los clientes grandes ya lo piden hoy, porque su propia contabilidad se ha adaptado. Quien entonces envía un simple PDF no recibe sanción alguna – la factura simplemente se queda más tiempo esperando.

ZUGFeRD o XRechnung – ¿qué quiere mi cliente?

Breve y útil: la XRechnung es un archivo de datos puro, sin página visible, y el estándar para facturas a administraciones y organismos públicos. ZUGFeRD es el PDF con los datos dentro y la vía habitual para facturas a empresas.

En caso de duda, ZUGFeRD es la elección más segura, porque una persona puede leer la factura igualmente – incluso si en el destinatario nadie dispone de un programa especial. Los hemos comparado en detalle en el artículo ¿XRechnung o ZUGFeRD? La diferencia explicada de forma sencilla. Si su cliente es una administración y le ha facilitado un Leitweg-ID, el camino pasa por la XRechnung.

Por dónde empezar

En este orden avanzará más rápido: completar los datos de la empresa, poner el formato en ZUGFeRD una vez, generar una factura, comprobar ese único archivo una vez. Ese es todo el cambio – a partir de la segunda factura ya no lo notará.

En el software de facturación de la PepperTools Office Cloud funciona exactamente así: configurar el formato una vez en el perfil de empresa y, si al generar el PDF falta un dato obligatorio, el programa le dice de antemano cuál. Quien quiera probarlo puede hacerlo 10 días gratis.

Fuentes

• Ministerio Federal de Hacienda alemán: preguntas y respuestas sobre la introducción de la factura electrónica obligatoria
• Circular del BMF de 15 de octubre de 2025 sobre la emisión de facturas según el § 14 de la ley alemana del IVA (factura electrónica); ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1, con excepción de los perfiles MINIMUM y BASIC-WL
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-X

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico. Para su caso concreto, diríjase a su asesor fiscal.