Creare una fattura ZUGFeRD: quattro passaggi – e il test che dimostra se il vostro PDF lo è davvero

Una fattura ZUGFeRD è la vostra normalissima fattura PDF, con dentro in più un file di dati invisibile. La fattura quindi non si scrive diversamente da prima. Nel programma di fatturazione impostate una volta il formato su ZUGFeRD, compilate la fattura come sempre e scaricate il PDF – fatto. Una sola cosa è nuova: alcuni dati devono essere davvero completi – il vostro indirizzo, il vostro codice fiscale, il paese del cliente. Se ne manca uno, il PDF esce comunque, ma senza i dati dentro. E questo non si vede. Per questo in questo articolo non trovate solo come creare una fattura ZUGFeRD, ma anche come verificare in mezzo minuto di averne davvero prodotta una.

Indice

• Creare una fattura ZUGFeRD: i quattro passaggi
• Mi serve un nuovo programma?
• Posso convertire un PDF già pronto in ZUGFeRD?
• Questi dati devono essere completi
• Il mio PDF è davvero una fattura ZUGFeRD?
• Che cos'è questo „profilo" – devo scegliere qualcosa?
• Come invio la fattura?
• Quando il PDF e i dati non dicono la stessa cosa
• Cosa devo conservare: il PDF, la stampa o l'XML?
• Ma sono già obbligato?
• ZUGFeRD o XRechnung – cosa vuole il mio cliente?

Creare una fattura ZUGFeRD: i quattro passaggi

La procedura si compone di quattro passaggi, e tre di questi si fanno una volta soltanto – dopodiché ogni fattura successiva nasce da sé nel formato giusto.

1. Completare i dati aziendali. Nelle impostazioni, alla voce „profilo aziendale", devono essere presenti ragione sociale, via, CAP, città e paese, più la vostra partita IVA oppure il vostro codice fiscale. Uno dei due basta. Se i clienti pagano con bonifico – il caso normale – serve inoltre un conto bancario registrato con IBAN.

2. Impostare una volta il formato predefinito su ZUGFeRD. Sempre nel profilo aziendale. Da quel momento ZUGFeRD è preselezionato per ogni nuova fattura e non dovrete più pensarci.

3. Scrivere la fattura come sempre. Scegliere il cliente, inserire le righe, i prezzi, l'aliquota. Qui non cambia nulla.

4. Generare il PDF. Ecco fatto. Quello che scaricate è una fattura ZUGFeRD: un PDF che appare e si stampa come prima, con in più i dati della fattura sotto forma di file al suo interno.

Due cose sono ancora utili da sapere. Primo: il formato si può cambiare anche per una singola fattura, se un determinato cliente desidera altro – sul documento stesso, nella sezione „fattura elettronica". Secondo: ZUGFeRD esiste solo per fatture, note di credito e fatture di acconto. Per un preventivo o un documento di trasporto non è previsto, perché non sono fatture. Se lì non trovate alcuna scelta, non è rotto nulla.

Mi serve un nuovo programma?

È la domanda dietro cui si nasconde di solito la vera preoccupazione: mi costerà denaro?

Con Word o Excel non funziona. Questi programmi sanno produrre un PDF, ma non sanno metterci dentro i dati della fattura – e sono proprio quelli a fare la differenza. Un PDF, per quanto curato a schermo, resta un'immagine della fattura, non una fattura elettronica. Perché questo crea attriti crescenti anche altrove lo spieghiamo nel nostro articolo sulla domanda se si possano scrivere fatture con Word o Excel.

Esistono strumenti web gratuiti in cui digitate una fattura e che vi restituiscono un file ZUGFeRD. Per due fatture all'anno è un'opzione onesta. Il rovescio della medaglia: ogni volta ridigitate tutto – i dati aziendali, il cliente, ogni riga. Dalla terza o quarta fattura al mese in poi è la via più costosa, solo che si paga in tempo anziché in denaro.

Chi fattura regolarmente lo imposta una volta nel programma di fatturazione e ha chiuso l'argomento.

Posso convertire un PDF già pronto in ZUGFeRD?

Questa domanda arriva spesso, e la risposta è insoddisfacente ma onesta: no, quantomeno non in un modo di cui ci si debba fidare.

Il motivo sta in che cosa sia realmente ZUGFeRD. I dati nel file devono provenire dal processo di fatturazione stesso – dalle righe, dai prezzi e dalle aliquote che avete inserito. Uno strumento che debba convertire a posteriori un PDF già pronto dovrebbe leggere gli importi dall'immagine della fattura e, nel dubbio, indovinare. Se gli sfugge una riga o confonde imponibile e totale, ne nasce una fattura i cui dati affermano qualcosa di diverso dalla pagina che legge il vostro cliente. Perché questo sia un problema reale è spiegato più avanti nella sezione su quale parte prevale.

La strada va quindi al contrario: prima la fattura nel programma, poi PDF e dati nascono insieme in un unico passaggio. Vale anche per gli strumenti web gratuiti – anche lì digitate la fattura invece di caricarne una esistente.

Se vi serve a posteriori una vecchia fattura in ZUGFeRD perché un cliente la chiede, inseritela di nuovo nel programma e generatela da lì.

Questi dati devono essere completi

Qui sta il vero ostacolo. Un file ZUGFeRD nasce pulito solo se determinati campi sono compilati. Se manca qualcosa, il PDF lo ottenete comunque – solo che è un PDF ordinario, senza dati dentro.

Il paese del cliente è quello che sfugge più spesso, perché sulla fattura stampata, per i clienti nazionali, non compare affatto. Nei dati deve comunque esserci.

Ancora una rassicurazione: il Leitweg-ID per ZUGFeRD non serve. È il lungo numero di instradamento che pretendono gli enti pubblici – appartiene alla XRechnung. Come funziona lì è spiegato nell'articolo creare una XRechnung.

Un buon programma di fatturazione lo verifica per voi prima di generare il PDF e vi dice quale dato manca – invece di lasciarvi andare in silenzio con mezza fattura elettronica.

Il mio PDF è davvero una fattura ZUGFeRD?

Questa è la proprietà spiacevole di ZUGFeRD: una vera fattura ZUGFeRD e un PDF del tutto ordinario appaiono a schermo assolutamente identici. Si possono stampare, mettere uno accanto all'altro e non si trova alcuna differenza. Chi sbaglia se ne accorge solo quando si fa viva la contabilità del cliente – nel caso peggiore quattro settimane dopo, quando i soldi non arrivano.

Ci sono due modi semplici per verificarlo da soli.

Modo 1: caricare il file e farlo esaminare. Trascinate il file nel nostro visualizzatore di fatture elettroniche gratuito. Vi dice due cose: se all'interno c'è davvero una fattura elettronica – e in caso affermativo di che tipo. ZUGFeRD e XRechnung vengono entrambe riconosciute e nominate. Se si tratta solo di un PDF ordinario, ve lo dice altrettanto chiaramente. Poi vedete i dati contenuti come fattura leggibile e potete controllare se importi, aliquote e righe stanno dove ve li aspettate. Non serve alcun account e non c'è nulla da installare; il file caricato non viene conservato.

Questo risponde per inciso anche alla domanda più frequente in assoluto: se un cliente vi manda un file e non sapete che cosa avete davanti, la stessa strada lo chiarisce in mezzo minuto.

Modo 2: la graffetta nel programma PDF. Funziona anche senza Internet. Aprite il PDF in Adobe Acrobat Reader e cercate nella barra laterale il simbolo degli allegati – somiglia a una graffetta. Se compare un file chiamato factur-x.xml, avete una fattura ZUGFeRD. Se l'elenco è vuoto o la graffetta non c'è affatto, è un PDF ordinario. (Il nome del file sembra francese, e in effetti lo è: Factur-X è il nome francese dello stesso formato.)

Fate questo test una volta, sulla vostra primissima fattura ZUGFeRD. Dopo saprete che l'impostazione è corretta e non dovrete ripeterlo.

E se la contabilità del cliente rifiuta la fattura? L'esperienza dice che dipende da una di tre cose: il file è in realtà un PDF ordinario (il modo 1 lo mostra subito), nell'anagrafica di quel cliente manca il paese, oppure il vostro codice fiscale o la partita IVA non sono registrati nel profilo aziendale. Nel dubbio chiedete quale dato preciso sia stato contestato – i programmi di contabilità dall'altra parte lo indicano di solito con buona precisione.

Che cos'è questo „profilo" – devo scegliere qualcosa?

Documentandosi sull'argomento si incontrano parole come MINIMUM, BASIC, EN 16931 o EXTENDED. Sono livelli di ampliamento: stabiliscono quante informazioni possano trovare posto nel file di dati.

Per la pratica basta una frase: EN 16931 è il livello giusto, e la maggior parte dei programmi lo sceglie comunque da sola. Non dovete impostare nulla.

Conta solo un avvertimento. I due livelli più piccoli – MINIMUM e BASIC WL – non contengono affatto le singole righe di fattura. Il Ministero federale tedesco delle Finanze ha stabilito espressamente che le fatture a questi due livelli non valgono come fattura elettronica. Sono pensate come ausilio contabile, non come fattura. Se un programma o uno strumento web gratuito vi propone questa scelta: lasciate perdere.

Potete verificarlo su un file già pronto anche nel visualizzatore di fatture elettroniche – oltre al formato indica anche il livello con cui la fattura è stata prodotta.

Come invio la fattura?

Del tutto normalmente per e-mail, come allegato, proprio come finora le vostre fatture PDF. Non c'è alcun portale in cui accedere, nessuna via di trasmissione particolare e nessuna registrazione da nessuna parte. È il vantaggio pratico di ZUGFeRD rispetto alla XRechnung destinata agli enti pubblici.

Non serve nemmeno il consenso del vostro cliente aziendale. Secondo il Ministero federale tedesco delle Finanze ogni impresa deve garantire la ricezione di fatture elettroniche dal 1° gennaio 2025 – a tal fine basta un indirizzo e-mail. „Mi mandi per favore il solito PDF" è quindi una richiesta, non un diritto.

E i clienti privati? La regola vale solo tra imprese. Ai privati potete continuare a inviare la consueta fattura PDF o cartacea. Se comunque arriva loro una fattura ZUGFeRD, non è un problema: per il destinatario è semplicemente un PDF che può aprire e stampare.

Quando il PDF e i dati non dicono la stessa cosa

Una fattura ZUGFeRD contiene due volte la stessa fattura: una volta visibile per la lettura, una volta invisibile per l'importazione. Finché entrambe nascono dallo stesso processo, tutto combacia.

Diventa interessante quando divergono. In merito esiste ormai una presa di posizione chiara del Ministero federale tedesco delle Finanze: nelle fatture che uniscono pagina visibile e dati in un unico file, i dati sono la parte determinante. Non ciò che si vede, ma ciò che sta nel file.

Per la quotidianità significa soprattutto una cosa: non correggete mai una fattura finita a posteriori nel PDF, e tanto meno a mano sulla stampa. I dati al suo interno infatti non cambiano – avreste due fatture diverse in un solo file, e a fare fede sarebbe proprio quella che non avete toccato. Se qualcosa è sbagliato, emettete una correzione. Come farlo in modo pulito è spiegato in correggere una fattura: storno e rettifica.

Cosa devo conservare: il PDF, la stampa o l'XML?

Le fatture vanno conservate otto anni. Per una fattura elettronica si aggiunge un requisito: la parte strutturata – cioè i dati nel file – deve rimanere integra nella sua forma originale.

In pratica significa: conservate il file PDF ZUGFeRD stesso, esattamente come lo avete inviato. Una stampa non basta. Nemmeno un PDF rigenerato, una scansione della stampa o uno screenshot bastano, perché così i dati vanno perduti. Chi lascia le proprie fatture nel programma di fatturazione ha già risolto automaticamente.

La stessa regola vale per le fatture che ricevete. Nella quotidianità viene sottovalutata più spesso del proprio invio – a questo dedichiamo un articolo a parte sulla gestione delle fatture fornitori.

Ma sono già obbligato?

Qui aiuta distinguere due cose, perché spesso vengono confuse.

Ricevere fatture elettroniche è obbligatorio per ogni impresa già dal 1° gennaio 2025. Basta un indirizzo e-mail.

Emettere è scaglionato: fino al 31 dicembre 2026 chiunque può ancora emettere una fattura ordinaria. Chi nell'anno precedente ha realizzato al massimo 800.000 euro di fatturato ha un anno in più, quindi fino a fine 2027. Dal 2028 vale per tutti nei rapporti tra imprese. I piccoli imprenditori ai sensi del § 19 della legge tedesca sull'IVA sono esentati in modo permanente dall'emissione – ma anche loro devono poter ricevere. I dettagli e le eccezioni sono nel nostro articolo sull'obbligo di fatturazione elettronica 2027 e 2028, e specificamente per i piccoli imprenditori in ricevere fatture elettroniche da piccolo imprenditore.

Il motivo per cui la maggior parte comincia comunque prima è un altro: i clienti più grandi lo chiedono già oggi, perché la loro contabilità è passata al nuovo sistema. Chi a quel punto invia un semplice PDF non viene sanzionato – la fattura resta semplicemente ferma più a lungo.

ZUGFeRD o XRechnung – cosa vuole il mio cliente?

In breve e in modo utilizzabile: la XRechnung è un puro file di dati senza pagina visibile ed è lo standard per le fatture a enti pubblici e committenti pubblici. ZUGFeRD è il PDF con i dati dentro ed è la via consueta per le fatture alle aziende.

Nel dubbio ZUGFeRD è la scelta più sicura, perché una persona può comunque leggere la fattura – anche se presso il destinatario nessuno dispone di un programma particolare. Li abbiamo messi a confronto in dettaglio nell'articolo XRechnung o ZUGFeRD? La differenza spiegata semplicemente. Se il vostro cliente è un ente pubblico e vi ha comunicato un Leitweg-ID, la strada passa dalla XRechnung.

Da dove cominciare

In quest'ordine si arriva più in fretta: completare i dati aziendali, impostare una volta il formato su ZUGFeRD, generare una fattura, verificare quell'unico file una volta. Questo è tutto il passaggio – dalla seconda fattura in poi non ve ne accorgerete più.

Nel software di fatturazione della PepperTools Office Cloud funziona esattamente così: impostare il formato una volta nel profilo aziendale, e se al momento di generare il PDF manca un dato obbligatorio, il programma vi dice prima quale. Chi vuole provarlo può farlo gratis per 10 giorni.

Fonti

• Ministero federale tedesco delle Finanze: domande e risposte sull'introduzione della fattura elettronica obbligatoria
• Circolare del BMF del 15 ottobre 2025 sull'emissione di fatture ai sensi del § 14 della legge tedesca sull'IVA (fattura elettronica); ZUGFeRD dalla versione 2.0.1 con l'eccezione dei profili MINIMUM e BASIC-WL
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-X

Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce una consulenza fiscale o legale. Per la vostra situazione specifica rivolgetevi al vostro consulente fiscale.