Créer une XRechnung : ce que l'administration exige vraiment – et là où échouent la plupart des factures

Une XRechnung n'est pas un modèle de facture particulier. C'est votre facture tout à fait ordinaire, simplement sous forme de fichier de données au format XML : pas de logo, pas de mise en page, rien à imprimer. Cela ressemble à du charabia informatique, car c'est précisément à cela que le fichier sert – le logiciel de l'administration doit pouvoir lire les montants sans qu'une personne les ressaisisse.

C'est aussi pourquoi vous n'écrivez pas une XRechnung vous-même : vous la faites générer. Deux voies réalistes existent : vous saisissez gratuitement la facture dans le portail de facturation du donneur d'ordre, ou votre logiciel de facturation crée le fichier d'un clic à partir de la facture que vous rédigez de toute façon.

Ce qui bloque en pratique, ce n'est presque jamais la technique. C'est le Leitweg-ID – un numéro d'acheminement qui n'a jamais existé sur les factures papier, que le donneur d'ordre vous communique à la commande et sans lequel le portail rejette votre facture avant même qu'un être humain ne la voie. S'y ajoutent trois informations vous concernant, obligatoires dans une XRechnung mais probablement absentes de votre facture PDF actuelle : le nom d'un interlocuteur, un numéro de téléphone et une adresse e-mail.

Cet article décrit les règles applicables en Allemagne.

Sommaire

1. Ce qu'est une XRechnung – et ce qu'elle n'est pas
2. Les deux manières de créer une XRechnung
3. Le Leitweg-ID : le numéro qui fait généralement échouer l'envoi
4. Les mentions dont la XRechnung a impérativement besoin
5. Où va le fichier une fois prêt
6. Suis-je vraiment concerné ? Le seuil de 1 000 euros et les autres exceptions
7. « Créer une XRechnung à partir d'un PDF » – pourquoi ce bouton n'existe pas
8. Et vers les entreprises ordinaires ? Ce qu'apportent 2027 et 2028
9. Quand la facture est rejetée
10. Puis-je vérifier le fichier au préalable ?
11. Dois-je conserver le fichier XML – ou une impression suffit-elle ?
12. Quelle version vous faut-il – et ce qui change bientôt

Ce qu'est une XRechnung – et ce qu'elle n'est pas

La XRechnung est le jeu de données sur lequel l'État fédéral allemand, les Länder et les communes se sont mis d'accord. Si vous ouvrez le fichier, vous voyez du texte entre chevrons – chaque information occupe son propre champ, afin que la partie adverse sache exactement quel chiffre est le montant net et lequel est la taxe.

Trois choses que l'on confond régulièrement :

Une facture PDF n'est pas une facture électronique. Même envoyée par e-mail. Pour l'administration, seul le fichier de données compte ; un PDF seul n'est pas accepté.

XRechnung et ZUGFeRD ne sont pas la même chose. ZUGFeRD est une facture PDF dans laquelle le fichier de données voyage caché – vous voyez donc toujours une facture parfaitement normale. La XRechnung est le fichier nu, sans face visible. Laquelle choisir et quand, c'est expliqué en détail dans notre article XRechnung ou ZUGFeRD : la différence expliquée simplement. Comment produire une facture ZUGFeRD est montré dans créer une facture ZUGFeRD.

Vous n'avez besoin ni de signature ni de cachet. Une signature électronique n'est pas exigée pour la XRechnung.

Les deux manières de créer une XRechnung

Voie 1 : la saisir gratuitement dans le portail

Les portails de facturation des donneurs d'ordre publics proposent une saisie web : un formulaire en ligne dans lequel vous tapez votre facture. La XRechnung en résulte et se trouve déposée dans la foulée. L'inscription est gratuite pour les émetteurs de factures, et rien n'est facturé à la facture non plus.

Cela vaut la peine si vous facturez une administration deux ou trois fois par an. Le prix à payer : vous ressaisissez chaque ligne, puisque la facture existe déjà dans votre comptabilité. Et vous devrez retrouver vos identifiants la prochaine fois – peut-être dans huit mois.

Voie 2 : l'exporter depuis le logiciel de facturation

La voie habituelle dès qu'il s'agit de plus de quelques factures par an : vous rédigez la facture comme d'habitude et choisissez XRechnung au lieu de PDF comme format de sortie. Le logiciel construit le fichier et signale au préalable qu'une mention obligatoire manque.

Easy Invoice dans office1.cloud fonctionne également ainsi : pour chaque facture, vous choisissez si une XRechnung ou une facture ZUGFeRD doit être produite. Vous enregistrez le Leitweg-ID une fois chez le client, afin qu'il accompagne automatiquement chaque facture suivante adressée à la même administration. Si une mention obligatoire manque, le logiciel vous indique laquelle avant la génération – cela ne remplace toutefois pas le contrôle officiel, qui n'a lieu qu'au dépôt.

Il existe une troisième voie : mandater un prestataire qui prend en charge la transmission. C'est un sujet pour les entreprises ayant de nombreux clients publics et leur propre système de gestion, pas pour l'artisan qui adresse trois factures par an à une administration.

Le Leitweg-ID : le numéro qui fait généralement échouer l'envoi

Le Leitweg-ID est l'adresse de l'administration à l'intérieur du système de facturation – comparable à un numéro de poste téléphonique. Il garantit que votre facture n'atterrit pas quelque part dans le bâtiment, mais auprès du service qui a passé la commande.

Vous n'avez pas besoin d'un Leitweg-ID à vous. Vous recevez celui du donneur d'ordre. Il vous le communique à la commande – il figure sur la confirmation de commande, dans la lettre d'attribution ou dans le courriel de commande. Si vous ne l'y trouvez pas, demandez-le à votre interlocuteur avant de générer la facture. C'est un e-mail de deux lignes qui vous épargne deux semaines.

Il se compose de trois parties séparées par des tirets : une adresse générale d'au plus douze chiffres, une adresse fine d'au plus trente chiffres et une clé de contrôle à deux chiffres à la fin. Cette clé est un chiffre de contrôle – elle réagit si vous vous trompez en recopiant. Le premier nombre vous indique en outre où va la facture : 991 désigne les autorités fédérales et les organes constitutionnels eux-mêmes, 992 les organismes rattachés à l'État fédéral sans être une administration – organismes de sécurité sociale ou agences fédérales, par exemple – et 993 ceux de ces organismes qui exploitent leur propre réception de factures au lieu de la plateforme centrale. Les Länder et les communes ont leurs propres plages de numéros.

Dans la facture, le Leitweg-ID se place dans le champ « référence acheteur » (BT-10 en langage technique). Si votre logiciel propose un champ portant ce nom, c'est exactement là qu'il va – pas dans l'objet ni dans une ligne de remarque.

Les erreurs les plus fréquentes sont banales : une espace de trop, un tiret au mauvais endroit, un chiffre mal recopié. La clé de contrôle le détecte et la plateforme rejette. Copiez donc l'identifiant depuis l'e-mail au lieu de le taper.

Les mentions dont la XRechnung a impérativement besoin

Beaucoup figurent déjà sur votre facture. Les champs intéressants sont ceux dont personne ne remarque l'absence sur un PDF et qui sont ici contrôlés strictement :

• Un interlocuteur, un numéro de téléphone et une adresse e-mail vous concernant. Les trois sont obligatoires dans une XRechnung. Beaucoup de modèles de facture n'indiquent que l'adresse de l'entreprise – il manque alors trois champs d'un coup.
• Une adresse électronique de l'émetteur, en règle générale votre adresse e-mail. C'est également un champ à part, pas du texte libre.
• Le Leitweg-ID du donneur d'ordre comme référence acheteur.
• Votre numéro de TVA intracommunautaire ou votre numéro fiscal. L'un des deux doit y figurer.
• Votre IBAN, si le paiement doit se faire par virement.
• Numéro de facture, date de facture, date ou période de la prestation, ainsi que, par ligne, la désignation, la quantité, le prix unitaire et le taux de taxe.
• En tant que micro-entrepreneur au sens du § 19 UStG, en plus la mention que vous ne facturez pas de TVA. Sans taux de taxe et sans justification, le jeu de données ne passe pas.

Tous les champs manquants n'entraînent pas un rejet – mais ceux cités, si, et on ne l'apprend qu'au dépôt. Enregistrez ces informations proprement une fois dans vos données de base et le sujet est réglé durablement.

Où va le fichier une fois prêt

Pour les factures adressées à l'État fédéral, il existe depuis septembre 2025 une seule plateforme centrale : l'OZG-RE. L'ancienne plateforme centrale de réception des factures (ZRE), jusque-là distincte, y a été intégrée. Si vous trouvez encore en ligne un guide plus ancien qui vous explique deux portails et recommande un compte sur chacun : il est dépassé.

Vous pouvez y déposer votre facture de quatre façons : la saisir dans le formulaire web, téléverser le fichier prêt, l'envoyer par e-mail à une adresse qui vous est attribuée ou la faire transmettre via Peppol. Peppol est un réseau européen d'acheminement des factures – imaginez un système postal fermé dans lequel chaque administration a une adresse fixe ; il vous faut un prestataire pour vous y raccorder. Pour une petite entreprise, la saisie web et le téléversement sont les voies réalistes.

Pour les Länder et les communes, cela ne vaut pas automatiquement. Chaque Land décide lui-même à partir de quand et par quelle voie il accepte les factures électroniques ; certains exploitent leurs propres portails, d'autres utilisent celui de l'État fédéral. L'information fiable ne se trouve donc pas dans un tableau récapitulatif sur internet, mais dans votre lettre de commande – c'est là qu'il est indiqué où la facture doit aller. Si l'indication manque, demandez.

Comme format, l'État fédéral accepte la XRechnung ainsi que ZUGFeRD dans le profil XRECHNUNG, mais alors uniquement le fichier de données pur, sans le format PDF visible. Un PDF ordinaire n'est pas accepté comme facture.

Suis-je vraiment concerné ? Le seuil de 1 000 euros et les autres exceptions

Les factures adressées à l'administration fédérale doivent en principe être transmises par voie électronique. Le règlement fédéral sur la facture électronique prévoit toutefois des exceptions, et la première concerne beaucoup de petites entreprises : pour les commandes directes jusqu'à 1 000 euros de valeur, vous pouvez continuer à facturer sur papier. D'autres exceptions s'appliquent aux données de facturation soumises au secret ainsi qu'aux achats à l'étranger et au service extérieur.

L'important est la différence entre « pouvoir » et « devoir » : beaucoup de services souhaitent la facture électronique même en dessous du seuil. Et si un Leitweg-ID figure sur la commande, la question est de toute façon tranchée.

Les Länder et les communes peuvent appliquer des seuils différents. Cela figure également dans la lettre de commande.

« Créer une XRechnung à partir d'un PDF » – pourquoi ce bouton n'existe pas

C'est une recherche fréquente, et la réponse honnête est : un PDF ne se « convertit » pas en XRechnung, du moins pas de façon fiable.

La raison est simple. Un PDF ne contient pas de données, mais une image de données. Que « 1 428,00 » soit le montant TTC et non une référence article, le fichier lui-même l'ignore – seul votre œil le voit. Un convertisseur doit le deviner. Avec des mises en page propres et toujours identiques, cela fonctionne souvent ; avec une facture comportant une ligne de remise, des taux mixtes ou la déduction d'un acompte, il devine, et ce sans que cela se remarque.

Deux cas sont volontiers confondus :

• PDF avec fichier intégré (ZUGFeRD) : le jeu de données est déjà à l'intérieur et s'extrait proprement. Ce n'est pas une conversion, c'est un déballage.
• PDF ordinaire : ici, la seule solution est de ressaisir la facture comme jeu de données, dans le logiciel ou dans le portail.

Si vous avez donc sous les yeux un PDF qui doit devenir une XRechnung : ressaisissez la facture. Avec une seule ligne, cela prend trois minutes – moins que la recherche d'erreur si un convertisseur vous a mélangé les taux de taxe.

Et vers les entreprises ordinaires ? Ce qu'apportent 2027 et 2028

Pour les factures entre entreprises établies en Allemagne, des délais propres s'appliquent, et la XRechnung n'y est pas obligatoire – tout format conforme à la norme européenne EN 16931 est admis. En pratique : XRechnung ou ZUGFeRD, à vous de choisir. Beaucoup d'entreprises prennent ZUGFeRD, parce que le destinataire continue alors de voir une facture parfaitement normale.

Les échéances en un coup d'œil :

Restent exemptées, entre autres, les factures de moins de 250 euros et les titres de transport. Les micro-entrepreneurs au sens du § 19 UStG peuvent continuer à émettre du papier ou du PDF – mais ils doivent tout de même recevoir. Ce que cela signifie concrètement figure dans Facture électronique pour les micro-entreprises, et le détail des étapes dans Obligation de facturation électronique en 2027 et 2028. Sur le seuil de 250 euros, nous avons rassemblé les mentions obligatoires dans Facture simplifiée jusqu'à 250 euros.

Tout ceci constitue une information générale et non un conseil juridique ou fiscal ; pour votre cas particulier, votre conseil fiscal reste compétent.

Quand la facture est rejetée

Il existe deux rejets totalement différents, et la distinction détermine ce que vous devez faire.

La plateforme rejette. Cela se produit immédiatement au dépôt, généralement avec un message d'erreur du type « BR-DE-… » et un nom de champ. Cette facture n'est jamais parvenue au destinataire. En pratique : vous n'avez pas besoin d'une facture d'annulation, vous corrigez l'erreur et déposez de nouveau la même facture avec le même numéro.

L'administration conteste le fond, par exemple parce qu'une position n'avait pas été commandée. La facture est alors remise et vous la corrigez par la voie habituelle – comment procéder proprement est expliqué dans Corriger une facture : annulation et rectification.

Un point pratique sur les délais de paiement : une facture restée bloquée dans le portail n'a fait courir aucun délai. Qui ne s'aperçoit qu'au bout de quatre semaines que le dépôt a échoué attendra son argent d'autant plus longtemps. Vérifiez donc, la première fois, le jour même que le dépôt a bien été confirmé.

Puis-je vérifier le fichier au préalable ?

En partie. Le contrôle qui fait foi a lieu au dépôt – c'est seulement là que tourne le logiciel de validation officiel, et seul son verdict compte.

Auparavant, vous pouvez faire deux choses. Premièrement : presque tous les logiciels de facturation contrôlent les champs obligatoires avant de générer le fichier et nomment ceux qui manquent. Deuxièmement : vous pouvez regarder à l'intérieur du fichier généré sans avoir à lire du XML. C'est à cela que sert notre visionneuse de factures électroniques gratuite – vous téléversez le fichier et voyez son contenu sous forme de facture lisible. Vous remarquez immédiatement si le Leitweg-ID manque ou si un montant se trouve dans le mauvais champ. Elle ne vous dit toutefois pas si le fichier respecte toutes les règles officielles – cela, seul le contrôle au dépôt en décide.

Un conseil de terrain pour la toute première XRechnung : déposez-la dès qu'elle est prête, et non le dernier jour. La première fois, il manque presque toujours un détail, et vous voudrez pouvoir le compléter sans précipitation.

Dois-je conserver le fichier XML – ou une impression suffit-elle ?

Le fichier. Une impression ne suffit pas.

Dans une facture électronique, la partie structurée – précisément le fichier XML que vous avez généré – est l'original. Il doit être conservé sans modification, et ce pendant huit ans ; le § 14b UStG l'exige pour chaque facture entrante et sortante. Vous ne devez conserver un PDF supplémentaire que s'il porte des informations absentes du fichier et pertinentes sur le plan fiscal, par exemple une mention comptable.

En pratique : si vous saisissez la facture dans le portail du donneur d'ordre, téléchargez ensuite le fichier généré et archivez-le. Ne comptez pas sur le portail pour le conserver huit ans à votre place. Qui travaille depuis un logiciel de facturation a réglé cela automatiquement – le fichier y reste attaché au document.

Quelle version vous faut-il – et ce qui change bientôt

La version en vigueur est actuellement XRechnung 3.0.2 ; la dernière livraison est un lot correctif du 31 janvier 2026. Pour vous, ce n'est généralement pas une décision : le portail et le logiciel de facturation produisent la version valide, vous ne réglez rien.

XRechnung 4.0 est annoncée. Elle met en œuvre la norme européenne révisée EN 16931-1:2026 et devrait, selon l'organisme de coordination compétent, paraître entre le milieu et la fin de 2026 – la date dépend de la publication de la norme et est expressément provisoire. Une transition progressive est prévue ; il n'existe pas à ce jour de dates butoirs contraignantes. Concrètement : si votre logiciel est maintenu, la nouvelle version vous parviendra sous forme de mise à jour et vous n'aurez rien à faire.

Ce à quoi il faut plutôt prêter attention dans les mois qui viennent, c'est le 1er janvier 2027. Jusque-là, la facture papier reste autorisée dans les échanges entre entreprises – après, plus pour tout le monde. Qui produit déjà aujourd'hui une XRechnung pour un donneur d'ordre public a de toute façon passé la partie la plus désagréable.

Sources officielles : Facture électronique de l'État fédéral : FAQ et Leitweg-ID · XRechnung – versions et lots (KoSIT) · Règlement fédéral sur la facture électronique · § 14b UStG – conservation des factures