ZUGFeRD-factuur maken: vier stappen – en de test die laat zien of uw pdf er echt een is

Een ZUGFeRD-factuur is uw doodgewone pdf-factuur met daarin een onzichtbaar gegevensbestand. U schrijft de factuur dus niet anders dan voorheen. U zet in uw facturatiesoftware het formaat één keer op ZUGFeRD, vult de factuur in zoals altijd en downloadt de pdf – klaar. Nieuw is maar één ding: een paar gegevens moeten echt volledig zijn – uw adres, uw belastingnummer, het land van de klant. Ontbreekt er één, dan komt er wel een pdf uit, maar zonder de gegevens erin. En dat ziet u er niet aan af. Daarom staat in dit artikel niet alleen hoe u een ZUGFeRD-factuur maakt, maar ook hoe u in een halve minuut controleert of u er werkelijk een hebt gemaakt.

Inhoud

• ZUGFeRD-factuur maken: de vier stappen
• Heb ik daar nieuwe software voor nodig?
• Kan ik een bestaande pdf omzetten naar ZUGFeRD?
• Deze gegevens moeten volledig zijn
• Is mijn pdf werkelijk een ZUGFeRD-factuur?
• Wat is dat „profiel" – en moet ik daar iets kiezen?
• Hoe verstuur ik de factuur?
• Als de pdf en de gegevens niet hetzelfde zeggen
• Wat moet ik bewaren: de pdf, de afdruk of de XML?
• Moet dit eigenlijk al?
• ZUGFeRD of XRechnung – wat wil mijn klant?

ZUGFeRD-factuur maken: de vier stappen

Het gaat om vier stappen, en drie daarvan doet u precies één keer – daarna ontstaat elke volgende factuur vanzelf in het juiste formaat.

1. Bedrijfsgegevens compleet maken. In de instellingen onder „bedrijfsprofiel" moeten bedrijfsnaam, straat, postcode, plaats en land ingevuld zijn, plus uw btw-identificatienummer of uw belastingnummer. Eén van beide volstaat. Betalen uw klanten per overboeking – het normale geval – dan hebt u bovendien een vastgelegde bankrekening met IBAN nodig.

2. Het standaardformaat één keer op ZUGFeRD zetten. Eveneens in het bedrijfsprofiel. Vanaf dat moment staat ZUGFeRD bij elke nieuwe factuur voorgeselecteerd en hoeft u er nooit meer aan te denken.

3. De factuur schrijven zoals altijd. Klant kiezen, regels invoeren, prijzen, btw-tarief. Daaraan verandert niets.

4. De pdf aanmaken. Dat was het. Wat u downloadt is een ZUGFeRD-factuur: een pdf die eruitziet en afdrukt zoals voorheen, met de factuurgegevens er als bestand bij.

Twee dingen zijn nog nuttig om te weten. Ten eerste: het formaat is ook voor één losse factuur om te zetten, mocht een bepaalde klant iets anders willen – op het document zelf, in het onderdeel „e-factuur". Ten tweede: ZUGFeRD bestaat alleen voor facturen, creditnota's en termijnfacturen. Voor een offerte of een pakbon is het niet bedoeld, want dat zijn geen facturen. Vindt u daar geen keuze, dan is er niets stuk.

Heb ik daar nieuwe software voor nodig?

Dit is de vraag waarachter meestal de eigenlijke zorg schuilt: gaat mij dit geld kosten?

Met Word of Excel lukt het niet. Die programma's kunnen een pdf maken, maar geen factuurgegevens erin leggen – en juist die maken het verschil. Een op het scherm nog zo mooi vormgegeven pdf is en blijft een plaatje van de factuur, geen e-factuur. Waarom dat ook verder steeds vaker knelt, staat in ons artikel over de vraag of u facturen met Word of Excel mag schrijven.

Er bestaan gratis webhulpmiddelen waarin u een factuur intikt en die u een ZUGFeRD-bestand teruggeven. Voor twee facturen per jaar is dat een eerlijke optie. Het addertje: u tikt elke keer alles opnieuw in – uw bedrijfsgegevens, de klant, elke regel. Vanaf de derde of vierde factuur per maand is dat de duurdere weg, alleen betaalt u met tijd in plaats van met geld.

Wie regelmatig factureert, stelt het één keer in de facturatiesoftware in en is er vanaf.

Kan ik een bestaande pdf omzetten naar ZUGFeRD?

Die vraag komt vaak, en het antwoord is onbevredigend maar eerlijk: nee, in elk geval niet op een manier die u zou moeten vertrouwen.

De reden ligt in wat ZUGFeRD eigenlijk is. De gegevens in het bestand moeten uit het factureringsproces zelf komen – uit de regels, prijzen en btw-tarieven die u hebt ingevoerd. Een hulpmiddel dat een bestaande pdf achteraf moet omzetten, zou de bedragen uit het plaatje van de factuur moeten aflezen en in twijfelgevallen gokken. Ziet het daarbij een regel over het hoofd of verwisselt het netto en bruto, dan ontstaat een factuur waarvan de gegevens iets anders beweren dan de pagina die uw klant leest. Waarom dat een echt probleem is, staat verderop in het onderdeel over welk deel voorgaat.

De weg loopt daarom andersom: eerst de factuur in het programma, dan ontstaan pdf en gegevens in één keer samen. Dat geldt ook voor de gratis webhulpmiddelen – ook daar tikt u de factuur in in plaats van een bestaande te uploaden.

Hebt u een oudere factuur achteraf als ZUGFeRD nodig omdat een klant erom vraagt, voer hem dan opnieuw in het programma in en maak hem van daaruit aan.

Deze gegevens moeten volledig zijn

Hier zit het eigenlijke struikelblok. Een ZUGFeRD-bestand ontstaat alleen netjes als bepaalde velden gevuld zijn. Ontbreekt er iets, dan krijgt u toch een pdf – alleen een gewone, zonder gegevens erin.

Het land van de klant wordt het vaakst over het hoofd gezien, omdat het bij binnenlandse klanten helemaal niet op de gedrukte factuur staat. In de gegevens moet het er toch in.

Nog een geruststelling: de Leitweg-ID hebt u voor ZUGFeRD niet nodig. Dat is het lange routeringsnummer dat overheden verlangen – dat hoort bij de XRechnung. Hoe dat daar gaat, staat in het artikel XRechnung aanmaken.

Goede facturatiesoftware controleert dit voor u voordat ze de pdf aanmaakt en zegt welk gegeven ontbreekt – in plaats van u stilzwijgend met een halve e-factuur naar huis te sturen.

Is mijn pdf werkelijk een ZUGFeRD-factuur?

Dit is de vervelende eigenschap van ZUGFeRD: een echte ZUGFeRD-factuur en een doodgewone pdf zien er op het scherm volledig hetzelfde uit. U kunt ze afdrukken, naast elkaar leggen en vindt geen verschil. Wie zich vergist, merkt het pas als de boekhouding van de klant zich meldt – in het ergere geval vier weken later, als het geld uitblijft.

Er zijn twee eenvoudige manieren om het zelf te controleren.

Manier 1: het bestand uploaden en laten nakijken. Sleep het bestand in onze gratis e-factuur-viewer. Die zegt u twee dingen: of er überhaupt een e-factuur in zit – en zo ja, welke soort. ZUGFeRD en XRechnung worden allebei herkend en benoemd. Is het slechts een gewone pdf, dan krijgt u dat net zo duidelijk te horen. Daarna ziet u de gegevens als leesbare factuur en kunt u nagaan of bedragen, btw-tarieven en regels staan waar u ze verwacht. U hebt er geen account voor nodig en hoeft niets te installeren; het geüploade bestand wordt niet opgeslagen.

Dat beantwoordt meteen de meest gestelde vervolgvraag: als een klant u een bestand stuurt en u weet niet wat u voor u hebt, is dat langs dezelfde weg in een halve minuut duidelijk.

Manier 2: de paperclip in uw pdf-programma. Zonder internet gaat het ook. Open de pdf in Adobe Acrobat Reader en zoek in de zijbalk het symbool voor bijlagen – het ziet eruit als een paperclip. Staat er een bestand met de naam factur-x.xml in de lijst, dan hebt u een ZUGFeRD-factuur. Is de lijst leeg of is er helemaal geen paperclip, dan is het een gewone pdf. (De bestandsnaam oogt Frans, en dat klopt ook: Factur-X is de Franse naam voor hetzelfde formaat.)

Doe deze test één keer, bij uw allereerste ZUGFeRD-factuur. Daarna weet u dat uw instelling klopt en hoeft u het niet te herhalen.

En als de boekhouding van de klant de factuur weigert? Dan ligt het ervaringsgewijs aan een van drie dingen: het bestand is in werkelijkheid een gewone pdf (manier 1 laat dat meteen zien), bij de klant ontbreekt het land in uw gegevens, of uw belasting- of btw-nummer staat niet in het bedrijfsprofiel. Vraag bij twijfel na welk gegeven precies werd afgekeurd – de boekhoudprogramma's aan de andere kant noemen dat meestal vrij nauwkeurig.

Wat is dat „profiel" – en moet ik daar iets kiezen?

Wie zich inleest, komt woorden tegen als MINIMUM, BASIC, EN 16931 of EXTENDED. Dat zijn uitbouwniveaus: ze bepalen hoeveel gegevens er in het gegevensbestand überhaupt passen.

Voor de praktijk volstaat één zin: EN 16931 is het juiste niveau, en de meeste programma's kiezen dat sowieso zelf. U hoeft daar niets in te stellen.

Belangrijk is alleen één waarschuwing. De twee kleinste niveaus – MINIMUM en BASIC WL – bevatten de afzonderlijke factuurregels helemaal niet. Het Duitse ministerie van Financiën heeft uitdrukkelijk vastgelegd dat facturen op deze twee niveaus niet als e-factuur gelden. Ze zijn bedoeld als boekingshulp, niet als factuur. Biedt een programma of een gratis webhulpmiddel u die keuze aan: afblijven.

Nakijken kunt u dit bij een bestaand bestand eveneens in de e-factuur-viewer – die noemt naast het formaat ook het niveau waarop de factuur is aangemaakt.

Hoe verstuur ik de factuur?

Doodgewoon per e-mail, als bijlage, net als uw pdf-facturen tot nu toe. Er is geen portaal om op in te loggen, geen bijzondere verzendweg en nergens een aanmelding. Dat is het praktische voordeel van ZUGFeRD ten opzichte van de XRechnung aan overheden.

U hebt daarvoor ook geen toestemming van uw zakelijke klant nodig. Volgens het Duitse ministerie van Financiën moet elk bedrijf sinds 1 januari 2025 de ontvangst van e-facturen mogelijk maken – daarvoor volstaat een e-mailadres. „Stuurt u mij alstublieft de vertrouwde pdf" is daarmee een verzoek, geen aanspraak.

En particuliere klanten? De regeling geldt alleen tussen bedrijven. Aan particulieren kunt u gewoon de vertrouwde pdf- of papieren factuur blijven sturen. Belandt er toch een ZUGFeRD-factuur in de bus, dan is dat geen probleem: voor de ontvanger is het simpelweg een pdf die hij kan openen en afdrukken.

Als de pdf en de gegevens niet hetzelfde zeggen

Een ZUGFeRD-factuur bevat dezelfde factuur twee keer: één keer zichtbaar om te lezen, één keer onzichtbaar om in te lezen. Zolang beide uit hetzelfde proces komen, klopt het.

Interessant wordt het als ze uiteenlopen. Daarover is er inmiddels een duidelijke uitspraak van het Duitse ministerie van Financiën: bij facturen die zichtpagina en gegevens in één bestand verenigen, zijn de gegevens het leidende deel. Niet wat u ziet, maar wat in het bestand staat.

Voor de dagelijkse praktijk betekent dat vooral één ding: corrigeer een afgeronde factuur nooit achteraf in de pdf en al helemaal niet met de hand op de afdruk. De gegevens erin veranderen daardoor namelijk niet – u zou dan twee verschillende facturen in één bestand hebben, en doorslaggevend zou uitgerekend die zijn die u niet hebt aangeraakt. Klopt er iets niet, maak dan een correctie. Hoe dat netjes gaat, staat in factuur corrigeren: storno en correctie.

Wat moet ik bewaren: de pdf, de afdruk of de XML?

Facturen moeten acht jaar bewaard blijven. Bij een e-factuur komt daar een eis bij: het gestructureerde deel – dus de gegevens in het bestand – moet ongeschonden in de oorspronkelijke vorm behouden blijven.

Praktisch betekent dat: bewaar het ZUGFeRD-pdf-bestand zelf, precies zoals u het hebt verstuurd. Een afdruk volstaat niet. Een opnieuw aangemaakte pdf, een scan van de afdruk of een schermafbeelding volstaan evenmin, want daarbij gaan de gegevens verloren. Wie zijn facturen in de facturatiesoftware laat staan, heeft dit automatisch geregeld.

Dezelfde regel geldt voor facturen die u ontvangt. Dat wordt in de praktijk vaker onderschat dan het eigen versturen – daarover hebben we een apart artikel over het beheren van inkoopfacturen.

Moet dit eigenlijk al?

Het helpt hier twee dingen los van elkaar te zien, want ze worden vaak door elkaar gehaald.

Ontvangen moet elk bedrijf e-facturen al sinds 1 januari 2025. Daarvoor volstaat een e-mailadres.

Uitreiken is gefaseerd: tot en met 31 december 2026 mag iedereen nog een gewone factuur uitreiken. Wie in het voorgaande jaar hoogstens 800.000 euro omzet had, heeft een jaar langer, dus tot eind 2027. Vanaf 2028 geldt het voor iedereen in het verkeer tussen bedrijven. Kleine ondernemers volgens § 19 van de Duitse btw-wet zijn permanent vrijgesteld van het uitreiken – ontvangen moeten ook zij kunnen. De details en uitzonderingen staan in ons artikel over de e-factureringsverplichting 2027 en 2028, voor kleine ondernemers specifiek in e-factuur ontvangen als kleine ondernemer.

De reden waarom de meesten er toch eerder mee beginnen is een andere: grotere klanten vragen er vandaag al om, omdat hun eigen boekhouding is omgezet. Wie dan nog een gewone pdf stuurt, wordt niet gestraft – de factuur blijft alleen langer liggen.

ZUGFeRD of XRechnung – wat wil mijn klant?

Kort en bruikbaar: XRechnung is een puur gegevensbestand zonder zichtpagina en de standaard voor facturen aan overheden en publieke opdrachtgevers. ZUGFeRD is de pdf met de gegevens erin en de gebruikelijke weg voor facturen aan bedrijven.

Bij twijfel is ZUGFeRD de veiligere keuze, omdat een mens de factuur toch kan lezen – ook als bij de ontvanger niemand bijzondere software heeft. Uitgebreid naast elkaar gezet hebben we beide in XRechnung of ZUGFeRD? Het verschil eenvoudig uitgelegd. Is uw klant een overheidsinstantie en heeft hij u een Leitweg-ID gegeven, dan loopt de weg via de XRechnung.

Waarmee u begint

In deze volgorde bent u het snelst klaar: bedrijfsgegevens compleet maken, formaat één keer op ZUGFeRD zetten, één factuur aanmaken, dat ene bestand één keer controleren. Dat is de hele omschakeling – vanaf de tweede factuur merkt u er niets meer van.

In de facturatiesoftware van de PepperTools Office Cloud gaat het precies zo: formaat één keer in het bedrijfsprofiel instellen, en ontbreekt bij het aanmaken van de pdf een verplicht gegeven, dan zegt het programma vooraf welk. Wie het wil uitproberen, kan dat 10 dagen gratis doen.

Bronnen

• Duits ministerie van Financiën: vragen en antwoorden over de invoering van de verplichte e-factuur
• BMF-brief van 15 oktober 2025 over het uitreiken van facturen volgens § 14 van de Duitse btw-wet (elektronische factuur); ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-X

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies. Neem voor uw concrete situatie contact op met uw belastingadviseur.