Bon kwijt? Eigenbeleg schrijven in Duitsland: voorbeeld en gegevens

Ontbreekt de kassabon, dan schrijft u het bewijsstuk zelf. Zo'n eigen bewijsstuk, in Duitsland Eigenbeleg genoemd, telt als zakelijke kost en verlaagt uw winst, mits erop staat wat u waarvoor betaald hebt, wanneer dat was en waarom het juiste bewijsstuk ontbreekt. Eén ding levert het niet op: de btw. Voor de aftrek van voorbelasting eist de Duitse wet een echte factuur van de verkoper, en die kunt u zichzelf niet uitschrijven.

Inhoud

• Wanneer mag ik een Eigenbeleg schrijven?
• Welke gegevens moeten erop?
• Voorbeeld om over te nemen
• Waarom de btw verloren is
• Factuur kwijt, maar u had hem wel
• Hoeveel Eigenbelege zijn te veel?
• Veelgestelde vragen

Wanneer mag ik een Eigenbeleg schrijven?

Steeds wanneer er geen bewijsstuk van de verkoper is en ook niet kan zijn. In de praktijk komen twee gevallen voor:

Daarachter staat een eenvoudig beginsel van de Duitse boekhouding: geen boeking zonder bewijsstuk. De belastingdienst formuleert het in de beginselen van een ordelijke boekhouding (GoBD) zo: «Elke bedrijfsgebeurtenis moet met het origineel of een kopie van het origineel worden gestaafd. Is er geen bewijsstuk van derden, dan moet een eigen bewijsstuk worden opgemaakt» (randnummer 61). De Eigenbeleg is dus geen vrijheid die u zich veroorlooft, maar de voorziene weg.

Hij is niet bedoeld voor uitgaven waarvoor u een bon zou kunnen krijgen maar er geen haalt. Wie bij de bouwmarkt de bon laat schieten en hem later zelf schrijft, keert de regel om.

Als u uw bewijsstukken toch al digitaal bewaart, helpt boekhoudsoftware met documentbeheer om de Eigenbeleg bij de transactie op te slaan in plaats van in een schoenendoos.

Welke gegevens moeten erop?

Zes gegevens, en één daarvan vergeet bijna iedereen. In randnummer 77 sommen de GoBD op wat elk boekingsstuk moet bevatten:

Het gegeven dat meestal ontbreekt: de reden. Waarom is er geen bewijsstuk van de verkoper? «Kassabon kwijt» of «parkeerautomaat geeft geen bonnetje» hoort op het blad. Zonder die zin ziet een controleur alleen een zelfgeschreven papiertje zonder uitleg.

Zet uw handtekening eronder. De GoBD noemen die niet als verplicht gegeven, maar het is het punt waarop u de juistheid persoonlijk bevestigt. Het kost niets en maakt van een notitie een verklaring.

Voorbeeld om over te nemen

U hebt geen formulier nodig. Een vel papier met deze regels voldoet net zo goed als een sjabloon van internet:

EIGENBELEG (eigen bewijsstuk)               Nr.: 2026-0147

Datum van de uitgave:   14 september 2026
Ontvanger:              Parkhaus am Markt, Rosenheim
Bedrag:                 4,50 EUR
Doel:                   Parkeergeld, klantafspraak Yilmaz,
                        offerte badkamerrenovatie
Reden voor de Eigenbeleg: automaat geeft geen bonnetje

Opgemaakt op:           20 september 2026
Naam, handtekening:     ____________________________

Twee punten die in de praktijk misgaan:

• Twee data, niet één. De dag van de uitgave en de dag waarop u het stuk schrijft zijn verschillende dingen. Beide horen erop. Wie alleen de datum van vandaag noteert, boekt de uitgave in de verkeerde maand.
• Het doel is een zin, geen etiket. «Reiskosten» legt niets uit. Waarheen, naar wie, waarom: dat onderscheidt een zakelijke uitgave van een privé-uitgave.

Waarom de btw verloren is

U trekt het nettobedrag af, de btw niet. De reden staat in artikel 15, lid 1, zin 1, nummer 1 van de Duitse btw-wet: voorbelasting mag alleen aftrekken wie «een overeenkomstig de artikelen 14 en 14a opgestelde factuur bezit». Een factuur maakt de verkoper op, niet de koper. Uw eigen vel papier is er geen.

Voor kleineondernemers volgens artikel 19 van de btw-wet verandert dat niets. Wie geen btw in rekening brengt, trekt ook geen voorbelasting af: voor hen dekt de Eigenbeleg de uitgave volledig.

Bij kleine bedragen loont een blik in de prullenbak voordat u naar een Eigenbeleg grijpt: tot 250 euro volstaat voor de aftrek al een eenvoudige kassabon met naam van de verkoper, datum, goederen en btw-tarief; artikel 33 van het Duitse btw-uitvoeringsbesluit verlangt niet meer. Wat daarop hoort, staat in Factuur voor kleine bedragen tot 250 euro. Een teruggevonden bon is geld, een Eigenbeleg niet.

Factuur kwijt, maar u had hem wel

Hier is de btw niet automatisch weg. Als u een correcte factuur wél in bezit had en die later verloren ging, mag u dat bezit met andere middelen aantonen. Het Duitse federale belastinghof bevestigde dat in zijn uitspraak van 23 oktober 2014 (zaak V R 23/13): het bewijs mag met alle toegelaten bewijsmiddelen worden geleverd.

Wat helpt, in deze volgorde:

1. Vraag een duplicaat bij de leverancier. De beste weg, meestal één e-mail ver. Het duplicaat hoort de vermelding «Duplikat» of «Zweitschrift» te dragen.
2. Leg een kopie of scan over, als u de factuur al eens had gearchiveerd.
3. Betaalbewijs plus Eigenbeleg. Bank- of creditcardafschrift laat zien dát u betaald hebt en aan wie. Dat vervangt de factuur niet, maar ondersteunt uw lezing.

De Eigenbeleg staat achteraan in deze rij, niet vooraan. Eerst vragen, dan pas zelf schrijven.

Hoeveel Eigenbelege zijn te veel?

Een vast aantal bestaat niet, en een bedraggrens ook niet. Noch de Duitse belastingwet noch de GoBD noemen een maximumbedrag waarboven een Eigenbeleg ontoelaatbaar zou zijn. De vaak genoemde 150 euro staan in geen enkele bepaling.

Bepalend is de verhouding: een paar parkeerkosten en één verloren bon per jaar vallen niemand op. Maar rust een groter deel van uw uitgaven alleen op zelfgeschreven stukken, dan staat de deugdelijkheid van uw hele boekhouding ter discussie, met als gevolg dat de fiscus mag schatten.

Een tweede punt betreft grotere bedragen: volgens artikel 160 van de Duitse belastingwet kan de fiscus verlangen dat u de ontvanger van een betaling «nauwkeurig» noemt. Doet u dat niet, dan worden de uitgaven «in de regel fiscaal niet in aanmerking genomen». Bij 4,50 euro parkeergeld boeit dat niemand. Bij 800 euro aan een vakman zonder factuur wordt het een echt probleem, en daartegen helpt geen Eigenbeleg, alleen de naam en het adres van de ontvanger.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis: zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik een Eigenbeleg bewaren?

Acht jaar. De Eigenbeleg is een boekingsstuk, en daarvoor geldt sinds 1 januari 2025 de verkorte termijn uit artikel 147, lid 3, van de Duitse belastingwet. Daarvoor waren het tien jaar. Handelsboeken en inventarissen moeten nog steeds tien jaar bewaard blijven.

Mag ik een Eigenbeleg maanden later schrijven?

Ja, maar hoe later, hoe minder overtuigend. Merkt u het gat bij het sorteren van uw bewijsstukken, schrijf de Eigenbeleg dan meteen en vermeld de opmaakdatum eerlijk. Een teruggedateerd stuk is geen slordigheid meer, maar een onjuiste opgave.

Heb ik voor fooi een Eigenbeleg nodig?

Alleen als niemand ervoor tekent. Bij fooi tijdens een zakelijke maaltijd ligt de bewijslast bij u; het Duitse ministerie van Financiën noemt in zijn circulaire van 19 november 2025 het voorbeeld dat de ontvanger de fooi op de rekening aftekent. Laat die twee euro dus paraferen. Wat verder op een bewijsstuk voor zakelijke maaltijden hoort, staat in Bewirtungsbeleg correct invullen.

Mag ik een Eigenbeleg schrijven voor een factuur die ik nog niet betaald heb?

Nee. De Eigenbeleg vervangt een ontbrekend stuk over iets wat gebeurd is. Een openstaande inkoopfactuur die u nooit ontvangen hebt, vraagt u bij de leverancier op. Hoe u inkomende facturen op orde houdt, laat Inkoopfacturen beheren zien.

Op welke rekening boek ik een Eigenbeleg?

Op dezelfde rekening als de uitgave zelf. Een Eigenbeleg is geen aparte soort transactie, alleen het bewijs voor een gewone. Het parkeergeld gaat naar reis- of autokosten, het verloren bouwmateriaal naar inkoop of materiaal, precies als met de originele bon. Het enige verschil: u boekt geen voorbelasting mee.

Mag ik de Eigenbeleg op de computer schrijven en alleen digitaal bewaren?

Ja. De vorm is vrij, papier is niet voorgeschreven. Van belang is dat het stuk na archivering niet meer ongemerkt gewijzigd kan worden en vindbaar blijft: in de boekhoudsoftware, in een documentarchief of als scan met vast nummer. Een Word-bestand in de downloadmap dat u altijd kunt overschrijven, voldoet daar niet aan.

Telt de Eigenbeleg net zo mee in de Duitse kasboekhouding?

Ja. Hij werkt daar als elk ander uitgavenbewijs en verlaagt de winst in het jaar van betaling. Het verloop staat in Zelf uw EÜR maken.

Bronnen

• GoBD, circulaire van het Duitse ministerie van Financiën van 28 november 2019, randnummers 61 en 77
• Artikel 147 Duitse belastingwet: bewaartermijnen
• Artikel 160 Duitse belastingwet: noemen van schuldeisers en ontvangers
• Artikel 15 Duitse btw-wet: aftrek van voorbelasting
• Artikel 33 Duits btw-uitvoeringsbesluit: facturen voor kleine bedragen
• Circulaire van het Duitse ministerie van Financiën van 19 november 2025 over representatiekosten