Beleg verloren? Eigenbeleg schreiben: Vorlage und Pflichtangaben

Fehlt der Kassenbon, schreiben Sie sich den Beleg selbst. Ein solcher Eigenbeleg zählt als Betriebsausgabe und senkt Ihren Gewinn, wenn darauf steht, was Sie wofür bezahlt haben, wann das war und warum der richtige Beleg fehlt. Eine Sache holt er Ihnen aber nicht zurück: die Mehrwertsteuer. Für den Vorsteuerabzug verlangt das Gesetz eine echte Rechnung des Verkäufers, und die können Sie sich nicht selbst ausstellen.

Inhalt

• Wann darf ich einen Eigenbeleg schreiben?
• Was muss auf dem Eigenbeleg stehen?
• Muster zum Abschreiben
• Warum die Mehrwertsteuer verloren ist
• Rechnung verloren, aber Sie hatten sie einmal
• Wie viele Eigenbelege sind zu viele?
• Häufige Fragen

Wann darf ich einen Eigenbeleg schreiben?

Immer dann, wenn es keinen Beleg vom Verkäufer gibt oder geben kann. Zwei Fälle kommen im Alltag vor:

Dahinter steht ein einfacher Grundsatz der Buchführung: Keine Buchung ohne Beleg. Die Finanzverwaltung schreibt ihn in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) so: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden" (Randziffer 61). Der Eigenbeleg ist also kein Notbehelf, den man sich erlaubt, sondern der vorgesehene Weg.

Nicht gedacht ist er für Ausgaben, für die Sie einen Beleg bekommen könnten, aber keinen holen. Wer beim Baumarkt an der Kasse auf den Bon verzichtet und ihn sich später selbst schreibt, verkehrt die Sache ins Gegenteil.

Wenn Sie Ihre Belege ohnehin digital ablegen, hilft eine Buchhaltungssoftware mit Belegverwaltung dabei, den Eigenbeleg direkt beim Geschäftsvorfall abzulegen statt in einem Schuhkarton.

Was muss auf dem Eigenbeleg stehen?

Sechs Angaben, und eine davon vergessen die meisten. Die Finanzverwaltung listet in Randziffer 77 der GoBD auf, was jeder Buchungsbeleg enthalten muss:

Die eine, die fehlt: der Grund. Warum gibt es keinen Beleg vom Verkäufer? „Kassenbon verloren" oder „Parkautomat gibt keine Quittung aus" gehört auf das Blatt. Ohne diesen Satz sieht ein Prüfer nur ein selbst geschriebenes Papier ohne Erklärung.

Dazu Ihre Unterschrift. Sie ist in den GoBD nicht als Pflichtangabe aufgeführt, aber sie ist der Punkt, an dem Sie die Richtigkeit persönlich bestätigen. Sie kostet nichts und macht aus einer Notiz eine Erklärung.

Muster zum Abschreiben

Sie brauchen kein Formular. Ein Blatt Papier mit diesen Zeilen erfüllt die Anforderungen genauso wie eine Vorlage aus dem Netz:

EIGENBELEG                                  Beleg-Nr.: 2026-0147

Datum der Ausgabe:      14. September 2026
Empfänger:              Parkhaus am Markt, Rosenheim
Betrag:                 4,50 EUR
Zweck:                  Parkgebühr, Kundentermin Firma Yilmaz,
                        Angebot Badsanierung
Grund für den Eigenbeleg: Automat stellt keine Quittung aus

Ausgestellt am:         20. September 2026
Name, Unterschrift:     ____________________________

Zwei Punkte, an denen es in der Praxis hakt:

• Zwei Daten, nicht eins. Der Tag der Ausgabe und der Tag, an dem Sie den Beleg schreiben, sind verschiedene Dinge. Beide gehören darauf. Wer nur das heutige Datum notiert, bucht die Ausgabe im falschen Monat.
• Der Zweck ist kein Etikett, sondern ein Satz. „Fahrtkosten" erklärt nichts. Wohin, zu wem, weshalb – das unterscheidet eine betriebliche Ausgabe von einer privaten.

Warum die Mehrwertsteuer verloren ist

Den Nettobetrag setzen Sie ab, die Mehrwertsteuer nicht. Der Grund steht in § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Umsatzsteuergesetzes: Vorsteuer darf nur abziehen, wer „eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt". Eine Rechnung stellt der Verkäufer aus, nicht der Käufer. Ihr eigenes Blatt Papier ist keine.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ändert das nichts. Wer keine Umsatzsteuer ausweist, zieht auch keine Vorsteuer – für ihn deckt der Eigenbeleg die Ausgabe vollständig ab.

Bei kleinen Beträgen lohnt deshalb ein Blick auf den Papierkorb, bevor Sie zum Eigenbeleg greifen: Bis 250 Euro genügt für den Vorsteuerabzug bereits ein einfacher Kassenbon mit Name des Verkäufers, Datum, Ware und Steuersatz – mehr verlangt § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nicht. Was dazu gehört, steht in der Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro. Ein gefundener Bon ist bares Geld, ein Eigenbeleg nicht.

Rechnung verloren, aber Sie hatten sie einmal

Hier ist die Mehrwertsteuer nicht automatisch weg. Wenn Sie eine ordentliche Rechnung besessen haben und sie später verloren geht, dürfen Sie diesen Besitz mit anderen Mitteln nachweisen. Der Bundesfinanzhof hat das im Urteil vom 23. Oktober 2014 (Aktenzeichen V R 23/13) bestätigt: Der Nachweis lässt sich mit allen zulässigen Beweismitteln führen.

Was in der Reihenfolge hilft:

1. Zweitschrift beim Lieferanten anfordern. Der beste Weg, und meist eine Mail entfernt. Die Zweitschrift sollte als „Duplikat" oder „Zweitschrift" gekennzeichnet sein.
2. Kopie oder Scan vorlegen, wenn Sie die Rechnung schon einmal abgelegt hatten.
3. Zahlungsnachweis plus Eigenbeleg. Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung zeigen, dass und an wen Sie gezahlt haben. Das ersetzt die Rechnung nicht, stützt aber Ihre Darstellung.

Der Eigenbeleg steht in dieser Reihe am Ende, nicht am Anfang. Erst fragen, dann selbst schreiben.

Wie viele Eigenbelege sind zu viele?

Eine feste Zahl gibt es nicht, und eine Betragsgrenze auch nicht. Weder die Abgabenordnung noch die GoBD nennen einen Höchstbetrag, ab dem ein Eigenbeleg unzulässig wäre. Die oft zitierten 150 Euro stehen in keinem Gesetz.

Entscheidend ist das Verhältnis: Ein paar Parkgebühren und ein verlorener Bon im Jahr fallen niemandem auf. Wenn dagegen ein größerer Teil Ihrer Ausgaben nur durch selbst geschriebene Belege gedeckt ist, steht die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung insgesamt in Frage – mit der Folge, dass das Finanzamt schätzen darf.

Ein zweiter Punkt betrifft größere Beträge: Nach § 160 der Abgabenordnung kann die Finanzbehörde verlangen, dass Sie den Empfänger einer Zahlung „genau benennen". Kommen Sie dem nicht nach, sind die Ausgaben „steuerlich regelmäßig nicht zu berücksichtigen". Bei 4,50 Euro Parkgebühr interessiert das niemanden. Bei 800 Euro an einen Handwerker ohne Rechnung wird daraus ein echtes Problem – und dagegen hilft kein Eigenbeleg, sondern nur der Name und die Anschrift des Empfängers.

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Häufige Fragen

Wie lange muss ich einen Eigenbeleg aufbewahren?

Acht Jahre. Der Eigenbeleg ist ein Buchungsbeleg, und für die gilt seit dem 1. Januar 2025 die verkürzte Frist aus § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung. Vorher waren es zehn Jahre. Handelsbücher und Inventare müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kann ich einen Eigenbeleg auch Monate später schreiben?

Ja, aber je später, desto weniger überzeugt er. Wenn Sie die Lücke beim Sortieren der Belege bemerken, schreiben Sie den Eigenbeleg sofort und notieren Sie das Ausstellungsdatum ehrlich. Ein nachträglich zurückdatierter Beleg ist keine Ordnungswidrigkeit mehr, sondern eine falsche Angabe.

Brauche ich für Trinkgeld einen Eigenbeleg?

Nur, wenn es niemand quittiert. Für Trinkgeld bei einer Bewirtung liegt die Nachweispflicht bei Ihnen; das Bundesfinanzministerium nennt in seinem Schreiben vom 19. November 2025 als Beispiel, dass der Empfänger das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert. Lassen Sie sich die zwei Euro also lieber auf dem Beleg abzeichnen. Was sonst noch auf einen Bewirtungsbeleg gehört, steht im Beitrag Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen.

Darf ich einen Eigenbeleg für eine Rechnung schreiben, die ich noch gar nicht bezahlt habe?

Nein. Der Eigenbeleg ersetzt einen fehlenden Beleg über einen Vorgang, der stattgefunden hat. Eine offene Eingangsrechnung, die Sie nie erhalten haben, fordern Sie beim Lieferanten an. Wie Sie eingehende Rechnungen sortiert bekommen, zeigt der Beitrag Eingangsrechnungen verwalten.

Auf welches Konto buche ich einen Eigenbeleg?

Auf dasselbe Konto wie die Ausgabe selbst. Ein Eigenbeleg ist kein eigener Buchungsfall, sondern nur der Nachweis für einen normalen. Die Parkgebühr geht auf das Konto für Reisekosten oder Kfz-Kosten, das verlorene Baumarktmaterial auf Wareneingang oder Material – genau wie mit Originalbon. Anders ist nur, dass Sie keine Vorsteuer mitbuchen.

Darf ich den Eigenbeleg am Rechner schreiben und nur digital ablegen?

Ja. Die Form ist frei, Papier ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, dass der Beleg nach dem Ablegen nicht mehr unbemerkt geändert werden kann und dass er auffindbar bleibt – in der Buchhaltungssoftware, im Belegarchiv oder als Scan mit fester Nummer. Eine Word-Datei im Download-Ordner, die Sie jederzeit überschreiben können, erfüllt das nicht.

Zählt der Eigenbeleg in der Einnahmenüberschussrechnung genauso?

Ja. Er wirkt dort wie jeder andere Ausgabenbeleg und mindert den Gewinn im Jahr der Zahlung. Der Ablauf steht in EÜR selbst machen.

Quellen

• GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Randziffern 61 und 77
• § 147 Abgabenordnung – Aufbewahrungsfristen
• § 160 Abgabenordnung – Benennung von Gläubigern und Zahlungsempfängern
• § 15 Umsatzsteuergesetz – Vorsteuerabzug
• § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung – Rechnungen über Kleinbeträge
• BMF-Schreiben vom 19. November 2025 zu Bewirtungskosten