Scontrino perso? L'autofattura interna in Germania: modello e dati

Se manca lo scontrino, il documento se lo scrive lei. Questo giustificativo interno, chiamato Eigenbeleg in Germania, vale come costo d'esercizio e riduce l'utile, purché indichi che cosa ha pagato, quando e perché manca il documento corretto. Una cosa non la recupera: l'IVA. Per detrarre l'IVA a monte la legge tedesca richiede una fattura vera del venditore, e quella non se la può emettere da solo.

Indice

• Quando posso scrivere un Eigenbeleg?
• Quali dati devono comparire?
• Modello da ricopiare
• Perché l'IVA è persa
• Fattura persa, ma l'aveva ricevuta
• Quanti Eigenbelege sono troppi?
• Domande frequenti

Quando posso scrivere un Eigenbeleg?

Ogni volta che non esiste un documento del venditore né può esistere. Nella pratica ricorrono due casi:

Dietro c'è un principio semplice della contabilità tedesca: nessuna registrazione senza documento. L'amministrazione finanziaria lo formula così nei principi di regolare tenuta della contabilità (GoBD): «Ogni operazione deve essere documentata dall'originale o da una copia dell'originale. Se non esiste un documento di terzi, deve essere creato un giustificativo interno» (numero marginale 61). L'Eigenbeleg non è quindi una libertà che ci si prende, ma la via prevista.

Non è pensato per spese per cui un documento si potrebbe ottenere ma non lo si chiede. Chi rinuncia allo scontrino alla cassa del negozio di bricolage e poi se lo scrive da sé rovescia il senso della regola.

Se archivia già i documenti in digitale, un software di contabilità con gestione documentale aiuta a conservare l'Eigenbeleg insieme all'operazione, invece che in una scatola da scarpe.

Quali dati devono comparire?

Sei dati, e uno lo dimentica quasi chiunque. Al numero marginale 77 le GoBD elencano ciò che ogni documento contabile deve contenere:

Quello che manca quasi sempre: il motivo. Perché non c'è un documento del venditore? «Scontrino smarrito» oppure «il parcometro non rilascia ricevuta» deve stare sul foglio. Senza quella frase un verificatore vede solo un foglio scritto da lei, senza spiegazione.

Aggiunga la firma. Le GoBD non la elencano fra i dati obbligatori, ma è il punto in cui conferma personalmente la correttezza. Non costa nulla e trasforma un appunto in una dichiarazione.

Modello da ricopiare

Non serve un modulo. Un foglio con queste righe soddisfa i requisiti quanto un modello scaricato dalla rete:

EIGENBELEG (giustificativo interno)         N.: 2026-0147

Data della spesa:       14 settembre 2026
Destinatario:           Parkhaus am Markt, Rosenheim
Importo:                4,50 EUR
Causale:                Parcheggio, incontro con il cliente Yilmaz,
                        preventivo ristrutturazione bagno
Motivo dell'Eigenbeleg: il parcometro non rilascia ricevuta

Emesso il:              20 settembre 2026
Nome, firma:            ____________________________

Due punti che nella pratica saltano:

• Due date, non una. Il giorno della spesa e il giorno in cui scrive il documento sono cose diverse. Devono comparire entrambe. Chi annota solo la data odierna registra la spesa nel mese sbagliato.
• La causale è una frase, non un'etichetta. «Spese di viaggio» non spiega nulla. Dove, da chi, perché: è questo che distingue una spesa aziendale da una privata.

Perché l'IVA è persa

Deduce l'importo netto, l'IVA no. Il motivo sta nell'articolo 15, comma 1, frase 1, numero 1 della legge tedesca sull'IVA: può detrarre l'IVA a monte solo chi «possiede una fattura emessa ai sensi degli articoli 14 e 14a». La fattura la emette il venditore, non l'acquirente. Il suo foglio di carta non lo è.

Per i piccoli imprenditori dell'articolo 19 della legge sull'IVA non cambia nulla. Chi non addebita IVA non la detrae neppure: per loro l'Eigenbeleg copre la spesa per intero.

Con importi piccoli conviene guardare nel cestino prima di ricorrere all'Eigenbeleg: fino a 250 euro, per la detrazione basta un semplice scontrino con nome del venditore, data, merce e aliquota; l'articolo 33 del regolamento di attuazione dell'IVA non chiede altro. Che cosa deve contenere è spiegato in Fattura di importo ridotto fino a 250 euro. Uno scontrino ritrovato è denaro contante, un Eigenbeleg no.

Fattura persa, ma l'aveva ricevuta

Qui l'IVA non è automaticamente persa. Se ha posseduto una fattura regolare e questa è andata smarrita in seguito, può dimostrare quel possesso con altri mezzi. La Corte federale tributaria lo ha confermato nella sentenza del 23 ottobre 2014 (causa V R 23/13): la prova può essere fornita con ogni mezzo ammesso.

Che cosa aiuta, in quest'ordine:

1. Chiedere un duplicato al fornitore. La via migliore, di solito a una e-mail di distanza. Il duplicato dovrebbe riportare la dicitura «Duplikat» o «Zweitschrift».
2. Presentare una copia o una scansione, se aveva già archiviato la fattura.
3. Prova di pagamento più Eigenbeleg. L'estratto conto bancario o della carta mostra che ha pagato e a chi. Non sostituisce la fattura, ma sostiene la sua versione.

L'Eigenbeleg sta alla fine di questa sequenza, non all'inizio. Prima chiedere, poi scrivere.

Quanti Eigenbelege sono troppi?

Non esiste un numero fisso, né un limite di importo. Né il codice tributario tedesco né le GoBD indicano una somma oltre la quale un Eigenbeleg sarebbe inammissibile. I 150 euro spesso citati non compaiono in alcuna norma.

Decisiva è la proporzione: qualche parcheggio e uno scontrino perso all'anno non danno nell'occhio a nessuno. Ma se una parte consistente delle sue spese si regge solo su documenti scritti da lei, è la regolarità dell'intera contabilità a essere in discussione, con la conseguenza che il fisco può procedere a stima.

Un secondo punto riguarda gli importi alti: secondo l'articolo 160 del codice tributario l'amministrazione può esigere che indichi «con esattezza» il destinatario di un pagamento. Se non lo fa, le spese «di regola non sono considerate ai fini fiscali». Per 4,50 euro di parcheggio non interessa a nessuno. Per 800 euro a un artigiano senza fattura diventa un problema serio, e contro questo nessun Eigenbeleg aiuta: servono nome e indirizzo del destinatario.

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Domande frequenti

Per quanto tempo devo conservare un Eigenbeleg?

Otto anni. L'Eigenbeleg è un documento contabile e per questi vale dal 1° gennaio 2025 il termine ridotto dell'articolo 147, comma 3, del codice tributario. Prima erano dieci anni. Libri commerciali e inventari restano da conservare dieci anni.

Posso scrivere un Eigenbeleg mesi dopo?

Sì, ma più tardi avviene, meno convince. Se nota il vuoto mentre ordina i documenti, lo scriva subito e indichi con onestà la data di emissione. Un documento retrodatato non è più un'irregolarità, è una dichiarazione falsa.

Serve un Eigenbeleg per la mancia?

Solo se nessuno la firma. Per la mancia durante un pranzo di lavoro l'onere della prova è suo; nella circolare del 19 novembre 2025 il Ministero federale delle Finanze porta l'esempio del destinatario che firma la mancia sulla fattura. Si faccia siglare quei due euro sul conto. Che cos'altro deve contenere un giustificativo di ospitalità è spiegato in Compilare correttamente il Bewirtungsbeleg.

Posso scrivere un Eigenbeleg per una fattura che non ho ancora pagato?

No. L'Eigenbeleg sostituisce un documento mancante su un fatto già avvenuto. Una fattura di acquisto mai ricevuta va richiesta al fornitore. Come tenere in ordine le fatture in entrata è mostrato in Gestire le fatture dei fornitori.

Su quale conto registro un Eigenbeleg?

Sullo stesso conto della spesa. Un Eigenbeleg non è un'operazione a sé, è solo la prova di un'operazione normale. Il parcheggio va alle spese di viaggio o di veicolo, il materiale perso agli acquisti, esattamente come con lo scontrino originale. L'unica differenza: non registra IVA detraibile.

Posso scrivere l'Eigenbeleg al computer e conservarlo solo in digitale?

Sì. La forma è libera, la carta non è prescritta. Conta che il documento, una volta archiviato, non possa più essere modificato senza lasciare traccia e resti rintracciabile: nel software di contabilità, in un archivio documentale o come scansione con numero fisso. Un file Word nella cartella dei download, sovrascrivibile in qualsiasi momento, non soddisfa questa condizione.

L'Eigenbeleg vale allo stesso modo nella contabilità di cassa tedesca?

Sì. Agisce come ogni altro documento di spesa e riduce l'utile nell'anno del pagamento. La procedura è descritta in Fare da sé la EÜR.

Fonti

• GoBD, circolare del Ministero federale delle Finanze del 28 novembre 2019, numeri marginali 61 e 77
• Articolo 147 del codice tributario tedesco: termini di conservazione
• Articolo 160 del codice tributario tedesco: indicazione di creditori e destinatari
• Articolo 15 della legge tedesca sull'IVA: detrazione dell'IVA a monte
• Articolo 33 del regolamento di attuazione dell'IVA: fatture di importo ridotto
• Circolare del Ministero federale delle Finanze del 19 novembre 2025 sulle spese di ospitalità