Чек потерян? Собственный документ в Германии: образец и реквизиты

Если чека нет, документ вы выписываете сами. Такой собственный документ, по-немецки Eigenbeleg, учитывается как расход и уменьшает прибыль — при условии, что в нём указано, за что и когда вы заплатили и почему настоящий документ отсутствует. Одного он не вернёт: НДС. Для вычета входного налога немецкий закон требует настоящий счёт от продавца, а его вы себе выписать не можете.

Содержание

• Когда можно составить Eigenbeleg?
• Какие реквизиты обязательны?
• Образец для переписывания
• Почему НДС потерян
• Счёт потерян, но когда-то он у вас был
• Сколько таких документов — уже слишком много?
• Частые вопросы

Когда можно составить Eigenbeleg?

Всегда, когда документа от продавца нет и быть не может. На практике встречаются два случая:

За этим стоит простой принцип немецкого учёта: нет проводки без документа. Налоговая администрация формулирует его в принципах надлежащего бухгалтерского учёта (GoBD) так: «Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться подлинником или копией подлинника. Если внешнего документа нет, должен быть составлен собственный документ» (пункт на полях 61). То есть Eigenbeleg — не вольность, а предусмотренный путь.

Он не предназначен для расходов, по которым документ получить можно, но его не берут. Кто отказывается от чека на кассе строительного магазина, а потом выписывает его себе сам, переворачивает смысл правила.

Если вы и так храните документы в электронном виде, бухгалтерская программа с управлением документами помогает подшить Eigenbeleg прямо к операции, а не в коробку из-под обуви.

Какие реквизиты обязательны?

Шесть реквизитов, и один из них забывают почти все. В пункте на полях 77 GoBD перечисляют, что должен содержать любой учётный документ:

Тот, которого обычно не хватает: причина. Почему нет документа от продавца? «Чек потерян» или «паркомат не выдаёт квитанцию» должно стоять на листе. Без этой фразы проверяющий видит лишь самостоятельно написанную бумагу без объяснения.

К этому — ваша подпись. В GoBD она не названа обязательным реквизитом, но именно ею вы лично подтверждаете правильность. Она ничего не стоит и превращает записку в заявление.

Образец для переписывания

Бланк не нужен. Лист бумаги с этими строками отвечает требованиям не хуже шаблона из интернета:

EIGENBELEG (собственный документ)           № 2026-0147

Дата расхода:           14 сентября 2026
Получатель:             Parkhaus am Markt, Rosenheim
Сумма:                  4,50 EUR
Назначение:             Парковка, встреча с клиентом Йылмаз,
                        смета на ремонт ванной
Причина составления:    автомат не выдаёт квитанцию

Составлено:             20 сентября 2026
Имя, подпись:           ____________________________

Два места, где на практике ошибаются:

• Две даты, а не одна. День расхода и день составления документа — разные вещи. Нужны обе. Кто запишет только сегодняшнюю дату, отнесёт расход не в тот месяц.
• Назначение — это фраза, а не ярлык. «Командировочные расходы» ничего не объясняют. Куда, к кому, зачем — именно это отличает служебный расход от личного.

Почему НДС потерян

Вы списываете сумму нетто, НДС — нет. Причина изложена в § 15 абз. 1 предл. 1 п. 1 немецкого закона об НДС: входной налог вправе вычесть только тот, кто «располагает счётом, выставленным согласно §§ 14, 14a». Счёт выставляет продавец, а не покупатель. Ваш собственный лист бумаги счётом не является.

Для малых предпринимателей по § 19 закона об НДС это ничего не меняет. Кто не начисляет НДС, тот его и не вычитает — для них Eigenbeleg покрывает расход полностью.

При небольших суммах поэтому стоит заглянуть в мусорную корзину, прежде чем браться за собственный документ: до 250 евро для вычета достаточно обычного чека с наименованием продавца, датой, товаром и ставкой налога; § 33 постановления о применении закона об НДС большего не требует. Что должно быть на таком чеке, описано в материале Счёт на малую сумму до 250 евро. Найденный чек — это живые деньги, а Eigenbeleg — нет.

Счёт потерян, но когда-то он у вас был

Здесь НДС не пропадает автоматически. Если надлежащий счёт у вас был, а потом потерялся, вы вправе доказать это владение другими средствами. Федеральный финансовый суд подтвердил это решением от 23 октября 2014 года (дело V R 23/13): доказательство допускается любыми процессуально допустимыми средствами.

Что помогает, в таком порядке:

1. Запросить у поставщика дубликат. Лучший путь, обычно на расстоянии одного письма. Дубликат должен иметь пометку «Duplikat» или «Zweitschrift».
2. Представить копию или скан, если счёт вы уже когда-то подшивали.
3. Подтверждение оплаты плюс Eigenbeleg. Выписка из банка или по карте показывает, что и кому вы заплатили. Счёт это не заменит, но вашу версию подкрепит.

Собственный документ стоит в этом ряду последним, а не первым. Сначала спросить, потом писать самому.

Сколько таких документов — уже слишком много?

Твёрдого числа нет, предела по сумме — тоже. Ни налоговый кодекс Германии, ни GoBD не называют максимальной суммы, свыше которой Eigenbeleg был бы недопустим. Часто упоминаемые 150 евро не стоят ни в одной норме.

Решает соотношение: несколько парковочных сборов и один потерянный чек в год никому не бросятся в глаза. Но если значительная часть расходов держится только на самостоятельно написанных бумагах, под вопросом оказывается надлежащий характер всего учёта — и тогда налоговая вправе определить суммы расчётным путём.

Второй момент касается крупных сумм: согласно § 160 налогового кодекса налоговый орган может потребовать «точно назвать» получателя платежа. Если вы этого не сделаете, расходы «как правило, не учитываются для целей налогообложения». При 4,50 евро за парковку это никого не волнует. При 800 евро мастеру без счёта это становится настоящей проблемой — и здесь не поможет никакой Eigenbeleg, только имя и адрес получателя.

Попробуйте Easy Invoice 10 дней бесплатно — без платёжных данных, пробный период заканчивается сам.

Частые вопросы

Сколько времени нужно хранить Eigenbeleg?

Восемь лет. Eigenbeleg — учётный документ, а для них с 1 января 2025 года действует сокращённый срок из § 147 абз. 3 налогового кодекса. Раньше было десять лет. Торговые книги и инвентаризационные описи по-прежнему хранятся десять лет.

Можно ли составить Eigenbeleg спустя месяцы?

Да, но чем позже, тем меньше доверия. Заметив пробел при разборе документов, составьте документ сразу и честно укажите дату составления. Документ задним числом — это уже не небрежность, а недостоверные сведения.

Нужен ли Eigenbeleg для чаевых?

Только если их никто не подтвердил подписью. При чаевых во время делового обеда бремя доказывания лежит на вас; Федеральное министерство финансов в письме от 19 ноября 2025 года приводит пример, когда получатель расписывается за чаевые на счёте. Попросите поставить подпись рядом с этими двумя евро. Что ещё должно быть в документе о представительских расходах, описано в материале Как правильно заполнить Bewirtungsbeleg.

Можно ли составить Eigenbeleg на счёт, который я ещё не оплатил?

Нет. Eigenbeleg заменяет отсутствующий документ о том, что уже произошло. Неполученный счёт поставщика следует запросить у него самого. Как держать входящие счета в порядке, показано в материале Управление входящими счетами.

На какой счёт учёта относить Eigenbeleg?

На тот же, что и сам расход. Eigenbeleg — не отдельный вид операции, а лишь подтверждение обычной. Парковка идёт на командировочные или автомобильные расходы, потерянный стройматериал — на материалы, точно как с оригинальным чеком. Разница одна: входной НДС вы не проводите.

Можно ли составить Eigenbeleg на компьютере и хранить только в электронном виде?

Да. Форма свободная, бумага не предписана. Важно, чтобы после помещения в архив документ нельзя было незаметно изменить и чтобы он оставался находимым: в бухгалтерской программе, в архиве документов или в виде скана с постоянным номером. Файл Word в папке загрузок, который в любой момент можно перезаписать, этому не отвечает.

Учитывается ли Eigenbeleg так же в немецком упрощённом учёте?

Да. Он действует как любой другой расходный документ и уменьшает прибыль в году оплаты. Порядок описан в материале Как самому составить EÜR.

Источники

• GoBD, письмо Федерального министерства финансов от 28 ноября 2019 года, пункты на полях 61 и 77
• § 147 налогового кодекса Германии: сроки хранения
• § 160 налогового кодекса Германии: указание кредиторов и получателей
• § 15 закона Германии об НДС: вычет входного налога
• § 33 постановления о применении закона об НДС: счета на малые суммы
• Письмо Федерального министерства финансов от 19 ноября 2025 года о представительских расходах