Note de frais de repas en Allemagne : ce qu'il faut y inscrire

La note de frais de repas allemande exige cinq mentions : le lieu, le jour, les personnes présentes, le motif professionnel et le montant. Si le repas a eu lieu au restaurant, votre propre note ne demande que le motif et les noms ; vous y joignez la facture du restaurant. Vous en déduisez 70 pour cent en charges, mais vous récupérez la TVA à cent pour cent. Rédigez la note le jour même ou le lendemain, et signez-la.

Sommaire

• Ce qui doit figurer sur la note de frais
• Modèle à recopier
• Ce que vous pouvez réellement déduire
• Le ticket de caisse du restaurant suffit-il ?
• Au-delà de 250 euros, trois mentions s'ajoutent
• Facture manuscrite : ici la déduction disparaît entièrement
• Justifier le pourboire
• Vos propres salariés : alors c'est 100 pour cent
• Archiver la note en version numérique
• Repas à l'étranger
• Questions fréquentes
• Sources

Ce qui doit figurer sur la note de frais

S'il manque une des cinq mentions, le fisc supprime la déduction, même si la facture du restaurant est irréprochable. La loi exige une preuve écrite du lieu, du jour, des participants et du motif du repas, ainsi que du montant engagé (article 4 paragraphe 5 phrase 1 numéro 2 phrase 2 de la loi allemande relative à l'impôt sur le revenu, EStG).

Le motif est le point le plus contesté. « Rendez-vous client » ne dit rien. Écrivez plutôt de quoi il s'agissait : « Coordination de la refonte de la boutique en ligne, offre du 12.09. » Le motif doit montrer qu'il s'agissait de votre activité et non d'une soirée agréable.

Pour un repas au restaurant, votre note ne demande que le motif et les participants, car le lieu, le jour et le montant figurent déjà sur la facture. Celle-ci doit impérativement être jointe (article 4 paragraphe 5 phrase 1 numéro 2 phrase 3 EStG). Si vous rassemblez de toute façon justificatifs et factures reçues au format numérique, vous pouvez relier la note directement à la facture du restaurant ; la section sur l'archivage numérique explique comment. Un logiciel de facturation comme Easy Invoice vous aide à réunir justificatifs et factures reçues au même endroit.

Deux points passent souvent à la trappe : la note doit être rédigée sans délai, donc le jour du repas ou peu après, et vous devez la signer. La Cour fédérale des finances a tranché sur les deux, et le ministère fédéral des Finances y renvoie expressément dans sa circulaire du 19 novembre 2025.

Modèle à recopier

Vous n'avez pas besoin d'un formulaire acheté. Une feuille libre suffit, tant qu'elle porte les cinq mentions. Les imprimés, les modèles PDF et les fichiers Word sont commodes, mais aucun n'est obligatoire.

Note de frais de repas

Jour du repas :     16.09.2026
Lieu :              Ristorante Molinari, Hauptstrasse 8, 40213 Duesseldorf
Participants :      Yusuf Demir (Mailand Media GmbH),
                    Anja Kowalczyk (Mailand Media GmbH),
                    Charles Imilkowski (hôte)
Motif :             Coordination de la refonte de la boutique en ligne,
                    offre du 12.09.2026
Coût du repas :     142,80 euros (voir facture jointe)
Pourboire :         10,00 euros
Total :             152,80 euros

Date, signature :   16.09.2026, ______________________

Notez les noms tels qu'ils figurent sur les pièces d'identité, et ne vous oubliez pas. Si vous recevez un groupe fermé dont vous ne connaissez pas tous les noms, indiquez le groupe et son effectif — par exemple « équipe commerciale de la société X, 8 personnes » — et expliquez dans le motif pourquoi une liste nominative n'était pas possible.

Ce que vous pouvez réellement déduire

Il reste 70 pour cent de la facture en charges déductibles, tandis que vous récupérez la TVA en totalité. Cela paraît contradictoire, mais c'est voulu : la loi sur l'impôt sur le revenu réduit à 70 pour cent (article 4 paragraphe 5 phrase 1 numéro 2 EStG), tandis que la loi sur la TVA exclut expressément les frais de repas de l'exclusion du droit à déduction (article 15 paragraphe 1a phrase 2 de la loi allemande relative à la TVA, UStG).

Un exemple avec 142,80 euros TTC et 19 pour cent de TVA :

Si vous relevez du régime de la micro-entreprise selon l'article 19 UStG, le calcul diffère. Vous ne déduisez pas de TVA, celle-ci fait donc partie de vos coûts. Vous prenez 70 pour cent du montant TTC : 70 pour cent de 142,80 euros font 99,96 euros de charge déductible.

Le pourboire se calcule de la même manière : 70 pour cent sont déductibles. Il n'est pas compris dans l'exemple ci-dessus parce qu'il figure séparément sur la note.

Les 30 pour cent ne sont pas un défaut du système, mais une intention. Le législateur part du principe qu'une partie d'un repas d'affaires relève de l'agrément privé. La réduction s'applique même si vous n'avez rien mangé. Dans le compte de résultat simplifié, vous inscrivez les deux parts séparément.

N'est par ailleurs déductible que ce qui est raisonnable. Il n'existe pas de plafond fixe ; l'administration se réfère aux usages de votre secteur. Un menu à 80 euros par personne n'a pas la même portée lors d'un rendez-vous avec des investisseurs que sur une commande de 300 euros.

Le ticket de caisse du restaurant suffit-il ?

Oui, s'il porte les bonnes mentions — et celles-ci sont formulées plus clairement depuis la circulaire du ministère fédéral des Finances du 19 novembre 2025. Jusqu'à 250 euros au total, le ticket vaut facture simplifiée et doit comporter quatre éléments :

1. Le nom et l'adresse du restaurant, en entier.
2. La date d'émission.
3. Ce que vous avez mangé et bu, détaillé. « Repas et boissons » avec un total ne suffit pas. « Menu 1 », « plat du jour 2 » ou « buffet du midi » conviennent.
4. Le jour du repas. Si la facture indique « date de prestation identique à la date de facture », cela suffit. Un ajout manuscrit ou un tampon dateur ne suffit pas.

Le troisième point est celui sur lequel échouent la plupart des tickets. Vérifiez-le encore au restaurant, tant que vous pouvez interroger le serveur. Vous obtiendrez rarement le détail par la suite.

Au-delà de 250 euros, trois mentions s'ajoutent

Si la facture dépasse 250 euros, elle exige trois mentions de plus que les quatre ci-dessus. S'il en manque une, la déduction est compromise :

Le troisième point est le plus souvent oublié. Signalez-le au restaurant avant l'établissement de la facture : au-delà de 250 euros, votre nom ou celui de votre société doit y figurer. L'ajouter vous-même après coup ne sert à rien.

Facture manuscrite : ici la déduction disparaît entièrement

Si le restaurant utilise une caisse électronique mais vous remet un reçu manuscrit, la totalité du montant n'est pas déductible : elle n'est pas réduite, elle est supprimée. C'est la règle la plus sévère du sujet, et elle figure telle quelle dans la circulaire du 19 novembre 2025 (numéro marginal 13).

L'explication : les établissements dotés d'une caisse électronique sont tenus d'établir leurs justificatifs par voie mécanique et de les sécuriser au moyen d'un dispositif technique de sécurité certifié (article 146a du code fiscal allemand, règlement sur la sécurisation des caisses). Un justificatif sous une autre forme ne remplit alors pas les conditions de preuve.

Comment reconnaître un justificatif conforme : il porte un numéro de transaction et le numéro de série de la caisse ou du module de sécurité, souvent imprimé sous forme de code QR. Si c'est le cas, vous pouvez vous fier au fait que tout est en règle, même si quelque chose clochait ensuite chez le restaurateur.

Deux assouplissements existent :

• Panne de caisse : si le dispositif de sécurité tombe en panne et que cela ressort du justificatif, par exemple par l'absence de numéro de transaction ou par une mention correspondante, la déduction reste en principe possible.
• Règlement ultérieur sans espèces : si une manifestation privée est réglée plus tard et payée par virement, ou si l'établissement n'accepte que les paiements sans espèces, vous n'avez pas besoin de ticket de caisse. Vous joignez alors le justificatif de paiement si le mode de règlement ne figure pas sur la facture.

Justifier le pourboire

Le pourboire est déductible, mais vous devez pouvoir le prouver, et la charge de la preuve vous incombe. Le plus simple est que le restaurant fasse figurer le montant sur la facture établie par la caisse. Demandez-le avant de payer.

Si le pourboire n'est pas sur la facture, un reçu du bénéficiaire aide : le serveur inscrit le montant sur la facture et le contresigne. Une note personnelle indiquant « 10 euros de pourboire » sans contresignature est faible, et le fisc n'est pas tenu de l'accepter.

Le pourboire subit la même réduction que le repas : 70 pour cent en charges déductibles.

Si personne ne signe le pourboire, il ne reste qu'un justificatif rédigé par vos soins. Ce qu'il doit contenir est expliqué dans Rédiger un Eigenbeleg.

Vos propres salariés : alors c'est 100 pour cent

Si vous n'invitez que vos propres collaborateurs, vous déduisez les frais en totalité. La réduction de 30 pour cent ne s'applique qu'en cas de motif commercial, c'est-à-dire lorsque des partenaires, des clients ou des candidats sont présents. Recevoir ses propres salariés est considéré comme purement lié à l'exploitation (R 4.10 paragraphe 7 des directives allemandes relatives à l'impôt sur le revenu).

La limite est nette : si une seule personne extérieure est à table, la facture entière devient un repas d'affaires et tombe à 70 pour cent, y compris la part de vos propres salariés.

Le café, le thé et les biscuits lors d'une réunion ne sont pas des frais de repas, mais des marques de courtoisie. Ils sont déductibles en totalité et n'exigent aucune note de frais.

Les cadeaux aux clients et aux salariés obéissent à leurs propres règles et à leurs propres seuils. La façon de comptabiliser les cadeaux aux clients et aux salariés fait l'objet d'un article distinct.

Archiver la note en version numérique

Vous pouvez tenir la note de frais entièrement au format numérique, et depuis 2025 les exigences sont précisément décrites. La nouvelle réglementation tient à la facture électronique : depuis le 1er janvier 2025, les factures entre entreprises allemandes peuvent arriver sous forme électronique, et l'ancienne circulaire de 2021 n'y correspondait plus. Le moment où vous devrez vous-même émettre des factures électroniques est traité dans l'article sur l'obligation de facturation électronique en 2027 et 2028.

Quatre points sont à respecter :

1. Vous créez la note au format numérique ou vous la numérisez et complétez les mentions requises sans délai.
2. Vous l'autorisez : signature électronique ou validation dans votre logiciel. Les modifications ultérieures doivent être documentées.
3. Le moment de la création et celui de la validation sont enregistrés électroniquement.
4. La note et la facture du restaurant sont reliées et conservées ensemble. Une référence univoque suffit, par exemple un index, un code-barres ou le lien dans une gestion électronique de documents.

Si une facture ne peut être rattachée à aucune note, la déduction est perdue. Pour la conservation valent les mêmes principes que pour tout autre justificatif ; ce que le fisc contrôle réellement est traité dans l'article sur la facture conforme aux GoBD. Des archivages séparés sont admis tant que le rattachement reste univoque. Qui conserve le justificatif papier et n'archive que la facture au format numérique doit assurer le même rattachement univoque.

Si vous entassiez jusqu'ici vos justificatifs dans une boîte à chaussures, le passage à l'archivage numérique est le moment où l'effort devient rentable. Vous pouvez essayer Easy Invoice gratuitement.

Repas à l'étranger

Les mêmes règles valent pour les repas à l'étranger : la loi ne fait pas de distinction. Un dîner à Vienne ou à Barcelone exige lui aussi une facture établie par voie mécanique, enregistrée électroniquement et portant toutes les mentions.

Une exception existe : si vous rendez crédible qu'une telle facture était impossible à obtenir sur place, une facture ne répondant pas pleinement aux exigences est admise à titre exceptionnel. Si vous ne disposez que d'une facture étrangère manuscrite, vous devez rendre crédible que le pays concerné n'impose pas de justificatifs mécaniques. Dans ces cas, notez aussitôt pourquoi il n'était pas possible de faire autrement.

Questions fréquentes

Dois-je inscrire mon propre nom sur la note ?

Oui. Vous participez au repas et figurez donc sur la liste. Pour les factures supérieures à 250 euros, votre nom doit en outre apparaître sur la facture du restaurant.

Que faire si j'ai perdu le justificatif ?

Demandez un duplicata au restaurant tant que l'opération reste traçable. Un justificatif de remplacement rédigé par vos soins, sans la facture du restaurant, ne suffit pas pour un repas au restaurant, car la loi exige expressément la facture.

Un repas d'affaires compte-t-il si je n'ai rien mangé ?

Oui, vous n'êtes pas tenu de manger. La réduction à 70 pour cent s'applique malgré tout au montant total.

Sur quel compte enregistrer les frais de repas ?

Vous traduisez la répartition 70/30 sur deux comptes. Dans les plans comptables allemands standard SKR03 et SKR04, il s'agit des comptes 4650 et 4654 (SKR03) ainsi que 6640 et 6644 (SKR04) : le premier pour la part déductible, le second pour la part non déductible. Dans les deux cas, vous déduisez la TVA en totalité. Si votre plan comptable diffère, demandez les comptes appropriés à votre conseiller fiscal.

Combien de temps dois-je conserver la note de frais ?

Comme tout autre document comptable. Conservez la note et la facture ensemble, au format numérique ou sur papier ; l'essentiel est que le rattachement subsiste.

Sources

• Article 4 de la loi allemande relative à l'impôt sur le revenu
• Article 15 de la loi allemande relative à la TVA
• Circulaire du ministère fédéral des Finances du 19 novembre 2025 sur la reconnaissance fiscale des frais de repas d'affaires
• Article 146a du code fiscal allemand
• Article 33 du règlement d'application de la TVA allemande