Fiş kayıp mı? Almanya'da kendi belgen: örnek ve zorunlu bilgiler

Fiş yoksa belgeyi kendin yazarsın. Almanya'da Eigenbeleg denen bu belge, neyi ne zaman ödediğini ve doğru belgenin neden eksik olduğunu gösteriyorsa işletme gideri sayılır ve kârını düşürür. Bir şeyi geri getirmez: KDV'yi. İndirim için Alman mevzuatı satıcıdan gelen gerçek bir fatura ister, onu da kendine kesemezsin.

İçindekiler

• Ne zaman Eigenbeleg yazabilirim?
• Hangi bilgiler zorunlu?
• Kopyalanacak örnek
• KDV neden kaybolur
• Fatura kayboldu, ama bir zamanlar sendeydi
• Kaç Eigenbeleg fazla sayılır?
• Sık sorulan sorular

Ne zaman Eigenbeleg yazabilirim?

Satıcıdan belge yoksa ve olması da mümkün değilse. Günlük işleyişte iki durum görülür:

Arkasında Alman muhasebesinin basit bir ilkesi vardır: belgesiz kayıt olmaz. Mali idare bunu düzenli defter tutma ilkelerinde (GoBD) şöyle ifade eder: „Her işlem aslıyla ya da aslının bir kopyasıyla belgelendirilmelidir. Üçüncü kişiden bir belge yoksa, kendi belgesi düzenlenmelidir" (kenar numarası 61). Yani Eigenbeleg kendine tanınan bir serbestlik değil, öngörülen yoldur.

Belge alınabilecekken alınmayan harcamalar için düşünülmemiştir. Yapı marketin kasasında fişi almayıp sonra kendi yazan kişi kuralı tersine çevirir.

Belgelerini zaten dijital arşivliyorsan, belge yönetimi olan bir muhasebe programı Eigenbeleg'i ayakkabı kutusu yerine doğrudan işlemin yanına koymanı sağlar.

Hangi bilgiler zorunlu?

Altı bilgi, ve bunlardan birini neredeyse herkes unutur. GoBD, kenar numarası 77'de her muhasebe belgesinde bulunması gerekenleri sayar:

Genelde eksik kalan: gerekçe. Satıcıdan neden belge yok? „Fiş kayboldu" ya da „otomat makbuz vermiyor" kâğıtta yer almalı. Bu cümle olmadan denetçi yalnızca açıklamasız, kendin yazdığın bir kâğıt görür.

Bir de imzan. GoBD bunu zorunlu bilgi olarak saymaz, ama doğruluğu kişisel olarak onayladığın nokta budur. Hiçbir maliyeti yoktur ve bir notu beyana dönüştürür.

Kopyalanacak örnek

Forma ihtiyacın yok. Şu satırları taşıyan bir kâğıt, internetten indirilen bir şablon kadar geçerlidir:

EIGENBELEG (kendi belgesi)                  No: 2026-0147

Harcama tarihi:         14 Eylül 2026
Alan taraf:             Parkhaus am Markt, Rosenheim
Tutar:                  4,50 EUR
Amaç:                   Otopark, müşteri görüşmesi Yılmaz,
                        banyo yenileme teklifi
Belgeyi yazma gerekçesi: otomat makbuz vermiyor

Düzenlenme tarihi:      20 Eylül 2026
Ad, imza:               ____________________________

Uygulamada aksayan iki nokta:

• Bir değil, iki tarih. Harcamanın günü ile belgeyi yazdığın gün farklı şeylerdir. İkisi de yer almalı. Yalnızca bugünün tarihini yazan, gideri yanlış aya kaydeder.
• Amaç bir etiket değil, bir cümledir. „Yol gideri" hiçbir şey açıklamaz. Nereye, kime, niçin: işletme giderini özel harcamadan ayıran budur.

KDV neden kaybolur

Net tutarı gider yazarsın, KDV'yi yazamazsın. Gerekçe Alman KDV Kanunu'nun 15. maddesi 1. fıkra 1. cümle 1. bendinde: indirimi yalnızca „14 ve 14a maddelerine uygun düzenlenmiş bir faturaya sahip olan" yapabilir. Faturayı satıcı düzenler, alıcı değil. Senin kâğıdın fatura değildir.

KDV Kanunu'nun 19. maddesindeki küçük işletmeler için bu bir şeyi değiştirmez. KDV hesaplamayan indirim de yapmaz; onlar için Eigenbeleg gideri tamamen karşılar.

Küçük tutarlarda bu yüzden Eigenbeleg'e uzanmadan önce çöp kutusuna bakmak işe yarar: 250 euroya kadar indirim için satıcının adını, tarihi, malı ve vergi oranını taşıyan sade bir yazar kasa fişi yeterlidir; KDV Uygulama Yönetmeliği'nin 33. maddesi fazlasını istemez. Üzerinde ne bulunması gerektiği 250 euroya kadar küçük tutarlı fatura yazısında anlatılıyor. Bulunan bir fiş nakit paradır, Eigenbeleg değildir.

Fatura kayboldu, ama bir zamanlar sendeydi

Burada KDV kendiliğinden kaybolmaz. Usulüne uygun bir faturan olduysa ve sonradan kaybolduysa, bu sahipliği başka delillerle ispatlayabilirsin. Federal Mali Mahkeme bunu 23 Ekim 2014 tarihli kararında (dosya V R 23/13) doğruladı: ispat, usulen kabul edilen her delille yapılabilir.

Sırasıyla işe yarayanlar:

1. Tedarikçiden nüsha iste. En iyi yol, çoğu zaman bir e-posta uzaklıkta. Nüshada „Duplikat" ya da „Zweitschrift" ibaresi bulunmalı.
2. Kopya ya da tarama sun, faturayı daha önce arşivlemiştiysen.
3. Ödeme kanıtı artı Eigenbeleg. Banka ya da kredi kartı ekstresi ödemeyi ve kime yapıldığını gösterir. Faturanın yerini tutmaz ama anlatımını destekler.

Eigenbeleg bu sıranın sonunda durur, başında değil. Önce sor, sonra kendin yaz.

Kaç Eigenbeleg fazla sayılır?

Sabit bir sayı yok, tutar sınırı da yok. Ne Alman Vergi Usul Kanunu ne de GoBD, üzerinde Eigenbeleg'in kabul edilemeyeceği bir üst tutar belirtir. Sıkça anılan 150 euro hiçbir hükümde geçmez.

Belirleyici olan orandır: yılda birkaç otopark ücreti ve bir kayıp fiş kimsenin dikkatini çekmez. Ama giderlerinin büyükçe bir bölümü yalnızca kendi yazdığın belgelere dayanıyorsa, tüm muhasebenin düzenliliği tartışmaya açılır; sonucunda vergi dairesi takdir yoluna gidebilir.

İkinci nokta büyük tutarlarla ilgili: Vergi Usul Kanunu'nun 160. maddesine göre idare, bir ödemenin alıcısını „tam olarak" bildirmeni isteyebilir. Bunu yapmazsan giderler „kural olarak vergisel açıdan dikkate alınmaz". 4,50 euroluk otopark kimseyi ilgilendirmez. Faturasız bir ustaya ödenen 800 euro ise gerçek bir soruna dönüşür; buna karşı hiçbir Eigenbeleg yardımcı olmaz, yalnızca alıcının adı ve adresi.

Easy Invoice'i 10 gün ücretsiz dene: ödeme bilgisi istenmez, deneme kendiliğinden biter.

Sık sorulan sorular

Eigenbeleg'i ne kadar saklamam gerekir?

Sekiz yıl. Eigenbeleg bir muhasebe belgesidir ve bunlar için 1 Ocak 2025'ten bu yana Vergi Usul Kanunu'nun 147. maddesi 3. fıkrasındaki kısaltılmış süre geçerlidir. Öncesinde on yıldı. Ticari defterler ve envanterler yine on yıl saklanır.

Eigenbeleg'i aylar sonra yazabilir miyim?

Evet, ama ne kadar geç olursa o kadar az inandırıcıdır. Boşluğu belgeleri düzenlerken fark edersen belgeyi hemen yaz ve düzenleme tarihini dürüstçe belirt. Geriye tarihli bir belge artık bir ihmal değil, gerçeğe aykırı bir beyandır.

Bahşiş için Eigenbeleg gerekir mi?

Yalnızca kimse imzalamıyorsa. İş yemeğindeki bahşişte ispat yükü sende; Federal Maliye Bakanlığı 19 Kasım 2025 tarihli yazısında, bahşişi alanın hesap pusulasını imzalamasını örnek gösterir. O iki euroyu hesabın üzerine imzalatmak en kolayı. Ağırlama belgesinde başka nelerin bulunması gerektiği Bewirtungsbeleg'i doğru doldurmak yazısında anlatılıyor.

Henüz ödemediğim bir fatura için Eigenbeleg yazabilir miyim?

Hayır. Eigenbeleg, gerçekleşmiş bir işleme dair eksik belgenin yerine geçer. Hiç ulaşmamış bir alış faturasını tedarikçiden istersin. Gelen faturaları düzende tutmayı Gelen faturaları yönetmek yazısı gösteriyor.

Eigenbeleg'i hangi hesaba kaydederim?

Harcamanın kendisiyle aynı hesaba. Eigenbeleg ayrı bir işlem türü değil, sıradan bir işlemin kanıtıdır. Otopark yol ya da araç giderine, kaybolan yapı malzemesi mal alımına gider; orijinal fişle olduğu gibi. Tek fark: indirilecek KDV kaydetmezsin.

Eigenbeleg'i bilgisayarda yazıp yalnızca dijital saklayabilir miyim?

Evet. Biçim serbesttir, kâğıt zorunlu değildir. Önemli olan, belgenin arşivlendikten sonra fark edilmeden değiştirilememesi ve bulunabilir kalmasıdır: muhasebe programında, belge arşivinde ya da sabit numaralı bir tarama olarak. İndirilenler klasöründe her an üzerine yazabileceğin bir Word dosyası bunu karşılamaz.

Eigenbeleg Alman basit usul hesabında da aynı şekilde sayılır mı?

Evet. Orada diğer gider belgeleri gibi işler ve ödemenin yapıldığı yılın kârını düşürür. İşleyiş EÜR'ü kendin yapmak yazısında anlatılıyor.

Kaynaklar

• GoBD, Federal Maliye Bakanlığı'nın 28 Kasım 2019 tarihli yazısı, kenar numaraları 61 ve 77
• Alman Vergi Usul Kanunu madde 147: saklama süreleri
• Alman Vergi Usul Kanunu madde 160: alacaklı ve alıcıların bildirilmesi
• Alman KDV Kanunu madde 15: indirim
• KDV Uygulama Yönetmeliği madde 33: küçük tutarlı faturalar
• Federal Maliye Bakanlığı'nın 19 Kasım 2025 tarihli ağırlama giderleri yazısı