¿Recibo perdido? El Eigenbeleg en Alemania: plantilla y datos

Si falta el recibo, lo escribes tú mismo. Ese justificante propio, llamado Eigenbeleg en Alemania, cuenta como gasto de explotación y reduce tu beneficio, siempre que indique qué pagaste, cuándo y por qué falta el recibo correcto. Una cosa no te devuelve: el IVA. Para deducir el IVA soportado, la ley alemana exige una factura real del vendedor, y esa no te la puedes emitir a ti mismo.

Contenido

• ¿Cuándo puedo escribir un Eigenbeleg?
• ¿Qué datos debe llevar?
• Plantilla para copiar
• Por qué el IVA se pierde
• Factura perdida, pero la tuviste una vez
• ¿Cuántos Eigenbelege son demasiados?
• Preguntas frecuentes

¿Cuándo puedo escribir un Eigenbeleg?

Siempre que no haya recibo del vendedor ni pueda haberlo. En el día a día se dan dos casos:

Detrás hay un principio sencillo de la contabilidad alemana: ningún asiento sin justificante. La administración tributaria lo formula así en los principios de contabilidad ordenada (GoBD): «Toda operación debe documentarse mediante el documento original o una copia del original. Si no existe un documento de terceros, debe elaborarse un justificante propio» (marginal 61). El Eigenbeleg no es, por tanto, una licencia que uno se toma, sino la vía prevista.

No está pensado para gastos en los que podrías obtener un recibo y no lo haces. Quien renuncia al ticket en la caja de la ferretería y se lo escribe después invierte el sentido de la regla.

Si ya archivas tus justificantes en digital, un programa de contabilidad con gestión documental ayuda a guardar el Eigenbeleg junto a la operación en lugar de en una caja de zapatos.

¿Qué datos debe llevar?

Seis datos, y uno de ellos se olvida casi siempre. En el marginal 77, las GoBD enumeran lo que debe contener todo justificante contable:

El que falta casi siempre: el motivo. ¿Por qué no hay recibo del vendedor? «Ticket perdido» o «el parquímetro no expide justificante» debe constar en la hoja. Sin esa frase, un inspector solo ve un papel escrito por ti sin explicación.

Añade tu firma. Las GoBD no la citan como dato obligatorio, pero es el punto en el que confirmas personalmente el contenido. No cuesta nada y convierte una nota en una declaración.

Plantilla para copiar

No necesitas un formulario. Una hoja con estas líneas cumple igual que una plantilla descargada de internet:

EIGENBELEG (justificante propio)            N.º: 2026-0147

Fecha del gasto:        14 de septiembre de 2026
Receptor:               Parkhaus am Markt, Rosenheim
Importe:                4,50 EUR
Concepto:               Aparcamiento, visita al cliente Yilmaz,
                        presupuesto de reforma de baño
Motivo del Eigenbeleg:  la máquina no expide justificante

Emitido el:             20 de septiembre de 2026
Nombre, firma:          ____________________________

Dos puntos que fallan en la práctica:

• Dos fechas, no una. El día del gasto y el día en que escribes el justificante son cosas distintas. Ambas deben constar. Quien anota solo la fecha de hoy contabiliza el gasto en el mes equivocado.
• El concepto es una frase, no una etiqueta. «Gastos de viaje» no explica nada. Adónde, a ver a quién, para qué: eso distingue un gasto de empresa de uno privado.

Por qué el IVA se pierde

Deduces el importe neto, el IVA no. El motivo está en el artículo 15, apartado 1, frase 1, número 1 de la Ley alemana del IVA: solo puede deducir el IVA soportado quien «posee una factura expedida conforme a los artículos 14 y 14a». La factura la emite el vendedor, no el comprador. Tu propia hoja de papel no lo es.

Para los pequeños empresarios del artículo 19 de la Ley del IVA esto no cambia nada. Quien no repercute IVA tampoco lo deduce; para ellos el Eigenbeleg cubre el gasto por completo.

Con importes pequeños conviene mirar en la papelera antes de recurrir al Eigenbeleg: hasta 250 euros, un simple ticket con el nombre del vendedor, la fecha, el artículo y el tipo impositivo basta para deducir el IVA; el artículo 33 del Reglamento del IVA no exige más. Lo que debe figurar en él se explica en Factura de importe reducido hasta 250 euros. Un ticket recuperado es dinero contante; un Eigenbeleg, no.

Factura perdida, pero la tuviste una vez

Aquí el IVA no está perdido de forma automática. Si llegaste a tener una factura correcta y se perdió después, puedes acreditar esa posesión por otros medios. El Tribunal Fiscal Federal lo confirmó en su sentencia de 23 de octubre de 2014 (asunto V R 23/13): la prueba puede aportarse con cualquier medio admitido.

Lo que ayuda, por este orden:

1. Pedir un duplicado al proveedor. La mejor vía, normalmente a un correo de distancia. El duplicado debe llevar la mención «Duplikat» o «Zweitschrift».
2. Presentar una copia o un escaneo si ya habías archivado la factura alguna vez.
3. Justificante de pago más Eigenbeleg. El extracto bancario o de la tarjeta demuestra que pagaste y a quién. No sustituye a la factura, pero respalda tu versión.

El Eigenbeleg está al final de esta secuencia, no al principio. Primero preguntar, después escribir.

¿Cuántos Eigenbelege son demasiados?

No hay una cifra fija ni un límite de importe. Ni la Ordenanza Tributaria ni las GoBD señalan una cantidad máxima a partir de la cual un Eigenbeleg sea inadmisible. Los 150 euros que se citan con frecuencia no aparecen en ninguna norma.

Lo decisivo es la proporción: unas cuantas tasas de aparcamiento y un ticket perdido al año no llaman la atención de nadie. Pero si una parte considerable de tus gastos se sostiene solo con justificantes escritos por ti, queda en cuestión la regularidad de toda tu contabilidad, con la consecuencia de que Hacienda puede estimar.

Un segundo punto afecta a los importes altos: según el artículo 160 de la Ordenanza Tributaria, la administración puede exigir que designes «con exactitud» al receptor de un pago. Si no lo haces, los gastos «por regla general no se tendrán en cuenta a efectos fiscales». Con 4,50 euros de parking no le importa a nadie. Con 800 euros a un instalador sin factura se convierte en un problema real, y contra eso no ayuda ningún Eigenbeleg, solo el nombre y la dirección del receptor.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debo conservar un Eigenbeleg?

Ocho años. El Eigenbeleg es un justificante contable y para esos rige desde el 1 de enero de 2025 el plazo reducido del artículo 147, apartado 3, de la Ordenanza Tributaria. Antes eran diez años. Los libros de comercio y los inventarios siguen conservándose diez años.

¿Puedo escribir un Eigenbeleg meses después?

Sí, pero cuanto más tarde, menos convence. Si detectas el hueco al ordenar los justificantes, escríbelo enseguida e indica con honestidad la fecha de emisión. Un documento antedatado ya no es una irregularidad, es una declaración falsa.

¿Necesito un Eigenbeleg para una propina?

Solo si nadie firma por ella. En las propinas dentro de una comida de negocios la carga de la prueba es tuya; el Ministerio Federal de Hacienda cita en su circular de 19 de noviembre de 2025 el ejemplo de que el receptor firme la propina en la factura. Haz que te firmen esos dos euros en la cuenta. Qué más debe llevar un justificante de invitación se explica en Rellenar correctamente el Bewirtungsbeleg.

¿Puedo escribir un Eigenbeleg por una factura que aún no he pagado?

No. El Eigenbeleg sustituye a un justificante que falta sobre algo que ya ha ocurrido. Una factura recibida pendiente que nunca llegó se reclama al proveedor. Cómo ordenar las facturas recibidas se ve en Gestionar las facturas de proveedores.

¿En qué cuenta contabilizo un Eigenbeleg?

En la misma cuenta que el gasto. Un Eigenbeleg no es un tipo de operación aparte, solo el soporte de una operación normal. El parking va a gastos de viaje o de vehículo, el material perdido a compras o materiales, igual que con el ticket original. La única diferencia es que no contabilizas IVA soportado.

¿Puedo escribir el Eigenbeleg en el ordenador y guardarlo solo en digital?

Sí. La forma es libre, el papel no está prescrito. Lo importante es que el documento no pueda modificarse sin dejar rastro una vez archivado y que siga siendo localizable: en el programa de contabilidad, en un archivo documental o como escaneo con número fijo. Un archivo de Word en la carpeta de descargas, que puedes sobrescribir cuando quieras, no cumple eso.

¿Cuenta igual el Eigenbeleg en la contabilidad simplificada alemana?

Sí. Funciona como cualquier otro justificante de gasto y reduce el beneficio en el año del pago. El procedimiento se explica en Hacer tú mismo la EÜR.

Fuentes

• GoBD, circular del Ministerio Federal de Hacienda de 28 de noviembre de 2019, marginales 61 y 77
• Artículo 147 de la Ordenanza Tributaria: plazos de conservación
• Artículo 160 de la Ordenanza Tributaria: designación de acreedores y receptores
• Artículo 15 de la Ley del IVA: deducción del IVA soportado
• Artículo 33 del Reglamento del IVA: facturas de importe reducido
• Circular del Ministerio Federal de Hacienda de 19 de noviembre de 2025 sobre gastos de invitación