Rédiger des devis : ce qu'il faut y mettre pour que le client dise oui – et ne renégocie pas

Un devis a besoin de cinq choses : une description de la prestation avec des chiffres plutôt que des termes génériques, une phrase sur ce qui n'est pas compris, le prix clairement présenté, une date de validité et l'indication de la suite. Tout le reste est affaire de forme – car contrairement à la facture, où le § 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG) énumère précisément les mentions obligatoires, aucune loi n'impose de mentions pour le devis. Vous décidez donc vous-même de la structure. Seules deux questions comptent : le client va-t-il dire oui ? Et pourra-t-on encore prouver clairement, dans trois mois, ce qui avait été convenu ?

Sommaire

1. Que doit contenir un devis ?
2. Modèle à recopier
3. La description de la prestation décide s'il y aura renégociation
4. Prix forfaitaire ou en régie ?
5. Comment organiser les postes
6. HT ou TTC ? Cela dépend de qui vous avez en face
7. Rédiger des devis en tant que micro-entreprise (§ 19 UStG)
8. Combien de temps le devis doit-il être valable ?
9. L'e-mail qui accompagne le devis
10. Quand le client ne répond pas : la relance
11. Créer un devis en ligne plutôt qu'avec un modèle Word

Que doit contenir un devis ?

Un devis n'est pas un document fiscal. L'administration ne s'y intéresse pas et personne n'en vérifie l'exhaustivité. Il n'a que deux missions : le client doit dire oui, et plus tard personne ne doit pouvoir contester ce qui avait été convenu. D'où la liste :

• Le mot « devis » et un numéro propre. Ce numéro a des airs de bureaucratie, mais il fait gagner du temps chaque fois qu'un client appelle et qu'il faudrait sinon demander duquel des trois devis il s'agit.
• La date – sans elle, impossible d'établir plus tard quelle version fait foi.
• Vos coordonnées complètes et celles du client. Pour une entreprise, la raison sociale exacte, pas le nom de l'interlocuteur. Celui qui écrit à « Monsieur Müller » et doit ensuite relancer Müller GmbH a un problème.
• La prestation, décrite le plus concrètement possible – le point le plus important, nous y venons.
• Prix unitaires et prix total, et si la TVA est comprise ou s'ajoute.
• La date limite de validité.
• Les conditions de paiement : délai de règlement, le cas échéant acomptes ou avance.
• La période d'exécution ou le délai de livraison – de préférence avec la mention « après acceptation du devis », pour que la date ne glisse pas pendant que le client réfléchit trois semaines.

Selon le métier s'y ajoutent : les frais de déplacement (à indiquer séparément, sinon la discussion viendra plus tard), les matériaux fournis par le client, et ce dont vous avez besoin pour pouvoir travailler – alimentation électrique, accès dégagé, pièces vidées. Ce dernier point est le plus souvent oublié et reste la première cause d'un rendez-vous qui tombe à l'eau après avoir bloqué une journée pour rien.

Ce qui n'y a pas sa place : une demande de paiement. Un devis ne réclame pas d'argent, il propose. Et il ne doit ressembler à une facture nulle part. Celui qui fait apparaître de la TVA dans un document au point qu'il puisse passer pour une facture peut devoir ce montant au fisc – même si rien n'a jamais été livré (§ 14c UStG).

Modèle à recopier

Il n'en faut pas plus. Le texte fonctionne en PDF et, avec une mise en forme adaptée, par e-mail :

Devis n° 2026-0117
Date : 08/08/2026
Valable jusqu'au : 08/09/2026

Madame Roth,

je vous remercie de votre demande du 04/08/2026. J'ai le plaisir de vous proposer :

1. Remplacement du tableau électrique de la cave, 3 rangées, disjoncteur différentiel et matériel compris · 1 850,00 €
2. Pose de 6 prises au salon, encastrées, saignées et rebouchage compris · 480,00 €
3. Déplacement, forfait · 150,00 €

Sous-total HT : 2 480,00 €
TVA 19 % : 471,20 €
Montant total : 2 951,20 €

En option, non compris dans le total :
4. Prise extérieure supplémentaire sur la terrasse, percement de mur compris · 320,00 € HT

Exécution : sous 4 semaines après acceptation, sur rendez-vous, env. 2 jours ouvrés
Paiement : 14 jours après réception de la facture, sans escompte

Ne sont pas compris les travaux de peinture après rebouchage ainsi qu'un éventuel remplacement de la ligne principale ; sa nécessité n'apparaîtra qu'à l'ouverture du tableau. Le cas échéant, je conviendrai des coûts supplémentaires avec vous au préalable.

Le jour de l'intervention, j'ai besoin d'un accès libre à la cave et de la possibilité de couper le courant pendant env. 3 heures.

Dans l'attente de votre retour.

Cordialement
Elektro Sander · Michael Sander, gérant · Ahornweg 12, 12345 Musterstadt · N° TVA DE123456789

Les deux paragraphes qui précèdent la formule de politesse sont ceux que l'on omet quand on écrit vite – et ce sont eux qui font la plus grande différence. Le chapitre suivant explique pourquoi.

Pour une livraison de marchandises plutôt qu'une prestation, remplacez « Exécution » par « Livraison : semaine 38 environ, expédition par transporteur jusqu'au trottoir » et ajoutez le cas échéant la réserve de propriété – la marchandise reste la vôtre jusqu'au paiement intégral.

La description de la prestation décide s'il y aura renégociation

« Travaux électriques au rez-de-chaussée – 2 480 € » est un devis avec lequel on perd. Non pas parce que le prix serait faux, mais parce que cette phrase peut tout et rien signifier trois mois plus tard. Le client se souvient de quatre prises supplémentaires, vous vous souvenez de six au total. Qui aura raison dépend de qui l'a écrit.

Trois choses font la différence :

Des chiffres plutôt que des termes génériques. Non pas « poser des prises », mais « 6 prises encastrées ». Non pas « peindre les murs », mais « env. 68 m², deux couches couvrantes ». Non pas « poser du carrelage », mais « salle de bains env. 11 m², format 30 × 60, matériaux fournis par le client ».

Écrire ce qui n'est pas compris. C'est désagréable à écrire, parce qu'on ne veut pas compromettre le chantier par des restrictions. En pratique, c'est l'inverse : celui qui annonce d'emblée « la peinture n'est pas comprise » la vend ensuite en travaux supplémentaires. Celui qui ne dit rien finit par la faire gratuitement, parce que le client la tenait pour acquise.

Dire ce qui se passe si les choses tournent autrement. Dans l'ancien, dans les salles de bains et derrière tout mur, vous ne savez pas tout à l'avance. Une phrase comme « S'il s'avère à l'ouverture que la ligne doit être remplacée, je conviendrai des coûts supplémentaires avec vous au préalable » ne coûte rien et évite la discussion qui commence sinon par « on ne m'en a jamais parlé ».

Prix forfaitaire ou en régie ?

Cette décision se prend avant la première phrase, et elle change tout le devis.

Le forfait signifie : vous annoncez un montant et vous l'assumez. Le client sait à quoi s'en tenir – cela se vend nettement mieux, surtout auprès des particuliers. Le risque est pour vous : si cela dure plus longtemps que prévu, c'est vous qui payez. Le forfait est pertinent quand vous maîtrisez réellement l'étendue des travaux : construction neuve, surfaces visibles, montage standard, tout ce que vous avez fait cent fois.

La régie signifie : taux horaire multiplié par le temps, plus les matériaux. Le risque est pour le client, et c'est précisément pour cela qu'il se méfie. Elle est pertinente quand l'étendue est honnêtement imprévisible : recherche de panne, bâti ancien, dégât des eaux, tout ce qui se trouve derrière un mur fermé. Si vous proposez ainsi, quatre indications doivent y figurer, sinon chaque facture devient une discussion :

• le taux horaire, différencié par qualification s'il varie
• l'unité de facturation – par exemple « tout quart d'heure entamé »
• comment sont comptés le déplacement et le temps de trajet
• comment sont facturés les matériaux, avec ou sans marge

La formule mixte est généralement la meilleure solution : forfait pour la partie calculable, régie pour l'incertain. Dans l'exemple ci-dessus, ce serait un forfait pour le tableau et les prises, plus la phrase « Si la ligne principale devait être remplacée, je facturerai ces travaux en régie à 68 €/h plus matériaux, après accord préalable. »

Un devis ne vaut que ce que vaut le calcul qui le sous-tend – celui qui fixe son taux horaire au feeling finit par vendre des chantiers qui ne rapportent rien. Comment le calculer proprement : calculer son taux horaire.

Et une distinction de plus, car elle prête sans cesse à confusion : une estimation de coûts n'est juridiquement pas la même chose qu'un devis et peut, sous certaines conditions, être dépassée.

D'où la question qui se pose surtout en cas de métré long : puis-je facturer le devis ? En principe non – son établissement relève de la phase précontractuelle, et pour l'estimation de coûts la loi allemande le dit même expressément : « Une estimation de coûts n'est, en cas de doute, pas rémunérée » (§ 632 al. 3 BGB). C'est néanmoins possible, mais seulement si vous le convenez au préalable et expressément – de préférence en précisant que le montant sera déduit en cas de commande. Les deux points en détail dans Un devis engage-t-il ?.

Comment organiser les postes

Numérotez-les. Vous pourrez dire « poste 3 » au téléphone au lieu de décrire la ligne dont il s'agit. Cela se révèle utile une seconde fois pour les avenants et dans la facture.

Dans l'ordre des travaux, pas par prix. Le client lit le devis comme un déroulé : d'abord la dépose, puis l'installation, puis le rebouchage. Trier par montant l'oblige à reconstituer lui-même le déroulé.

Pas trop détaillé. Celui qui liste chaque vis fournit une liste à élaguer – le client la parcourt et cherche ce qu'il peut retirer. Cinq à douze postes constituent en général la bonne résolution : assez fin pour montrer à quoi sert l'argent, assez large pour que rien ne paraisse négociable isolément.

Séparer visiblement les options. Tout ce que le client peut ajouter figure sous le total et surtout pas dedans. L'erreur la plus fréquente consiste à intégrer le supplément dans la somme principale : le client voit un montant plus élevé que prévu et cesse de répondre. Placée en dessous, l'option agit comme une proposition – et est commandée étonnamment souvent.

HT ou TTC ? Cela dépend de qui vous avez en face

Beaucoup commettent ici la même erreur et envoient à tous le même devis HT. Or la règle diffère :

À une entreprise, vous facturez en HT. Elle récupère la TVA en amont ; pour elle, le montant hors taxes est le chiffre pertinent. Vous faites tout de même apparaître la TVA, mais la présentation HT est l'usage.

À un particulier, le prix final TVA comprise doit être identifiable. Le § 3 du règlement allemand sur l'indication des prix (PAngV) exige l'indication du prix total dans les offres aux consommateurs, et ajoute : « Lorsqu'un prix est décomposé, le prix total doit être mis en évidence. » Vous pouvez donc détailler des postes HT – le montant TTC doit simplement ressortir clairement à la fin et ne pas être imprimé plus petit que le prix HT.

La raison pratique pèse encore plus lourd que la raison juridique : un particulier qui lit « 2 480 € » et doit finalement payer 2 951,20 € se sent trompé – même si vous n'avez formellement rien fait de mal. Cela vous coûte le chantier, ou une conversation désagréable.

Si vous ignorez si vous avez affaire à un consommateur ou à un professionnel – un bailleur qui fait rénover un logement, par exemple –, indiquez les deux montants. Vous serez correct dans les deux cas.

Rédiger des devis en tant que micro-entreprise (§ 19 UStG)

En tant que micro-entreprise au sens du § 19 UStG, vous ne faites pas apparaître de TVA. Dans le devis, remplacez le bloc de prix par une seule ligne assortie d'une mention :

Montant total : 2 480,00 €
Le montant ne comprend pas de TVA (régime de franchise selon le § 19 UStG).

La mention n'est pas obligatoire dans le devis – elle l'est sur la facture. Elle y a pourtant sa place, pour une raison pratique : un client professionnel suppose automatiquement que 19 % viendront s'ajouter à votre prix, qu'il récupérera auprès du fisc. Sans la mention, il compare votre devis à celui d'un concurrent et calcule le vôtre de travers. Avec elle, il voit immédiatement que 2 480 € restent 2 480 €.

À quoi doit ressembler la facture ensuite : rédiger une facture sans TVA.

Combien de temps le devis doit-il être valable ?

Indiquez une date précise. Sans mention, vous n'êtes pas libre pour autant – vous restez lié par votre offre aussi longtemps que vous pouviez « dans des circonstances normales » en attendre une réponse (§ 147 al. 2 BGB). Ce que cela signifie au cas par cas, un tribunal en décidera en cas de litige. Avec « Valable jusqu'au 08/09/2026 », vous en décidez vous-même.

La durée dépend du métier. Quand les prix sont stables, quatre semaines sont d'usage. Si votre prix dépend de coûts de matériaux fluctuants, deux semaines sont plus honnêtes que quatre – ou vous intégrez une réserve de variation des prix. La validité est en outre un levier : un devis avec date de fin obtient plus souvent une réponse qu'un devis sans, et elle vous donne un motif naturel de relance.

Savoir si vous pouvez encore retirer un devis, ce que « sans engagement » produit réellement et ce qui s'applique si vous vous êtes trompé dans le calcul alors que le client a déjà accepté : Un devis engage-t-il ?.

L'e-mail qui accompagne le devis

Le meilleur devis ne sert à rien si le message qui l'accompagne donne l'impression d'avoir été envoyé par erreur. Quatre lignes suffisent :

Objet : Devis 2026-0117 – tableau électrique et prises, Ahornweg

Madame Roth,

comme convenu lundi, je vous envoie mon devis en PDF ci-joint. Il porte sur le tableau électrique, six prises au salon et le déplacement ; j'ai indiqué la prise extérieure en option en dessous.

Le devis est valable jusqu'au 08/09/2026. S'il vous convient, une brève réponse par e-mail suffit – je vous recontacte ensuite pour la date. Pour toute question, je suis joignable au 01234 56789.

Cordialement

Trois éléments font la différence : l'objet contient le numéro et un mot-clé, pour que le client retrouve le message dans quatre semaines. Le texte dit concrètement quelle est l'étape suivante – « une brève réponse suffit » est un seuil plus bas que « dans l'attente de votre retour ». Et le devis part en PDF, pas en fichier Word : un PDF s'affiche à l'identique chez tout le monde et ne peut être modifié par inadvertance – ni volontairement.

Quand le client ne répond pas : la relance

L'absence de réponse ne signifie généralement pas « non », mais « encore sur la pile ». Beaucoup n'osent pourtant pas relancer, de peur de paraître insistants. C'est le ton qui décide :

Au bout d'une semaine environ, un message court qui pose une question au lieu de mettre la pression :

Madame Roth,

je souhaitais simplement savoir si mon devis de la semaine dernière était clair ou s'il reste des points en suspens. Si vous avez besoin d'autre chose – autre étendue, autre date –, je l'adapte volontiers.

L'écart avec « Avez-vous pris votre décision ? » est plus grand qu'il n'y paraît : l'une exige une décision, l'autre propose de l'aide – et vous livre au passage la vraie raison de l'hésitation.

Juste avant l'expiration de la validité, vous disposez d'un second motif, parfaitement naturel : « Mon devis expire le 08/09. Souhaitez-vous que je le prolonge ? » Ce n'est pas une menace, c'est un service – et c'est en pratique l'appel qui recueille le plus d'accords.

En cas de refus, demandez pourquoi. Le prix, le délai, l'étendue ou simplement une autre entreprise – la réponse coûte dix secondes au client et vous apprend si vous étiez trop cher ou seulement trop tard. Notez-le pendant un an et vous calculerez autrement.

Le client n'a d'ailleurs pas à signer. Un devis n'est pas un formulaire à contresigner – l'acceptation n'est soumise à aucune forme, un e-mail disant « c'est d'accord » suffit et se retrouve plus facilement qu'une feuille de papier. À l'inverse : le silence ne vaut pas acceptation. Qui ne répond pas n'a pas consenti.

Si le client accepte, l'étape suivante est la confirmation – d'autant plus importante s'il accepte avec des modifications, ne voulant que deux postes sur trois ou proposant une autre date. Juridiquement, il ne s'agit alors pas d'une acceptation mais d'une nouvelle offre du client, à laquelle vous devez d'abord consentir. Comment procéder : confirmation de commande.

Créer un devis en ligne plutôt qu'avec un modèle Word

Pour le premier devis, Word suffit. Celui qui rédige des devis régulièrement connaît le problème dès le vingtième : vous ouvrez le dernier devis, l'enregistrez sous un nouveau nom, remplacez le nom du client, les postes et la date – et vous laissez passer la ligne restée du précédent. C'est le plus souvent le numéro ou la date de validité, parfois le nom du client précédent. S'y ajoute que chaque poste sera ensuite retapé : une fois dans la confirmation de commande, une fois dans la facture. À chaque saisie, un chiffre peut changer, et cela ne se voit que lorsque le client compare la facture au devis.

Créer un devis en ligne résout exactement ces deux points. Dans office1.cloud, les coordonnées client et les articles proviennent des données de base, le numéro de devis est attribué de manière continue, et un clic transforme le devis en commande puis en facture – les postes suivent au lieu d'être ressaisis.

Pour le devis lui-même, Word n'a d'ailleurs rien de problématique : ce n'est pas un document fiscalement pertinent. Pour la facture ensuite, c'est une autre affaire, et là cela devient délicat : rédiger des factures avec Word ou Excel.

Si vous ne devez changer qu'une chose à votre façon de rédiger des devis, changez la description de la prestation : des chiffres plutôt que des termes génériques, et une phrase sur ce qui n'est pas compris. C'est cela qui décidera plus tard si vous facturez le travail supplémentaire ou si vous l'offrez. Et si vous voulez en changer une deuxième : relancez. La plupart des devis ne sont pas refusés, ils sont oubliés.