Confirmation de commande et facture : ce qui doit concorder – et ce que vous ne pourrez plus ajouter après

Une confirmation de commande est un court courrier par lequel vous confirmez à un client que vous acceptez sa commande – et à quelles conditions. Elle consigne par écrit ce qui sera livré, ce que cela coûte et quand ce sera prêt. Elle n'est pas obligatoire : aucune loi n'exige une confirmation de commande, et il n'existe pas de mentions obligatoires comme pour une facture. Elle a néanmoins un effet, car dans de nombreux cas c'est elle qui rend la commande ferme. Et elle fixe ce que vous pourrez facturer au final : ce qui n'y figure pas sera difficile à faire payer ensuite.

Précision préalable : cet article décrit la situation juridique en Allemagne, informe de manière générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de litige, tout dépend du cas concret.

Sommaire

1. Quand ai-je besoin d'une confirmation de commande ?
2. Que doit contenir une confirmation de commande ?
3. Modèle à recopier
4. Ce qu'elle ne doit pas contenir
5. À partir de quand la commande engage-t-elle ?
6. Le client doit-il la signer ?
7. Confirmation, devis, bon de livraison, facture – la différence
8. De la confirmation de commande à la facture
9. Si le client se retire ensuite
10. Combien de temps dois-je la conserver ?

Quand ai-je besoin d'une confirmation de commande ?

Vous pouvez exécuter n'importe quelle commande sans elle. Dans quatre situations, elle est cependant bien plus qu'une formalité :

• Vous avez négocié oralement ou par téléphone. Rien n'existe alors par écrit. La confirmation est votre seule preuve de ce qui a été convenu.
• Le client a commandé autre chose que votre devis – par exemple deux postes sur trois, ou une autre quantité.
• Votre devis était « sans engagement » ou « sous réserve ». Ces formulations signifient que vous ne vouliez pas encore vous engager. La commande du client n'est alors pas un contrat abouti ; seule votre confirmation le rend ferme. Plus de détails dans Un devis est-il contraignant ?.
• Des semaines ou des mois séparent la commande de la livraison. D'ici là, les deux parties s'en souviennent différemment.

Que doit contenir une confirmation de commande ?

Il n'existe pas de mentions obligatoires – une confirmation de commande n'est pas un document fiscal. Mais elle n'est utile que si personne n'a à deviner des mois plus tard. Ces éléments doivent y figurer :

• Le mot « confirmation de commande » dans le titre, pour que l'on sache ce qu'est ce document et ce qu'il n'est pas.
• Les deux noms et adresses, le vôtre et celui du client.
• La date et un numéro propre, pour retrouver le courrier plus tard.
• Une référence à ce qui précède : « concernant votre commande du 14/04 » ou « concernant notre devis n° 2026-118 ». Cela évite les confusions lorsque plusieurs dossiers sont en cours avec le même client.
• Ce que vous livrez ou faites – suffisamment concret pour qu'un tiers le comprenne. « Travaux de rénovation » ne suffit pas ; « séjour et couloir, env. 68 m², murs peints deux fois en blanc, matériel inclus » convient. Cette ligne décidera plus tard qui a raison en cas de désaccord sur l'étendue des travaux.
• Quantité, prix unitaires, prix total et si la TVA s'ajoute ou est comprise.
• Date ou période d'exécution.
• Conditions de paiement : délai de paiement, éventuellement acompte ou paiements échelonnés.

Selon votre activité, ajoutez : vos conditions générales, mais uniquement si elles avaient déjà été évoquées. Une réserve de propriété pour les livraisons de marchandises – c'est-à-dire que la marchandise reste la vôtre jusqu'au paiement intégral. Et des indications sur ce que le client doit fournir, par exemple des pièces vidées ou un branchement électrique. Ce dernier point est souvent oublié et constitue la raison la plus fréquente des rendez-vous manqués.

Modèle à recopier

Rien de plus n'est nécessaire. Le texte fonctionne en e-mail comme en PDF :

Confirmation de commande n° 2026-042
Date : 30/07/2026

Madame Berger,

je vous remercie de votre commande du 28/07/2026. Je vous confirme comme convenu :

Prestation : séjour et couloir (env. 68 m²), murs peints deux fois, peinture « blanc pur mat », matériel inclus
Prix : 1 240,00 € HT plus 19 % de TVA (235,60 €) = 1 475,60 € TTC
Exécution : du 12 au 14/08/2026, début à 8h00
Paiement : 14 jours après réception de la facture, sans escompte

Merci de dégager les pièces la veille au plus tard afin que les murs soient accessibles.

Cordialement
Malerbetrieb Kern · Thomas Kern, gérant · Musterweg 4, 12345 Musterstadt

En tant que micro-entrepreneur exonéré, remplacez la ligne de prix par : « Prix : 1 240,00 € · Aucune TVA n'est comprise dans ce montant (régime des petites entreprises selon le § 19 UStG). » Ce que cela donne sur la facture, voir Établir une facture sans TVA.

Pour une livraison de marchandises plutôt qu'une prestation, remplacez « Exécution » par « Livraison : semaine 34 prévue, expédition par transporteur, franco de port ».

Taper cela dans Word ne pose aucun problème pour une confirmation de commande – pour la facture qui suit, cela devient délicat, voir Établir des factures avec Word ou Excel.

Ce qu'elle ne doit pas contenir

Aucune demande de paiement. Une confirmation de commande n'est pas une facture. Elle confirme la commande ; la facturation intervient après la prestation. N'appelez pas non plus le document « facture » par inadvertance et ne le rédigez pas comme telle. La raison est concrète : celui qui mentionne la TVA dans un courrier de manière à ce qu'il puisse passer pour une facture peut devoir exactement ce montant à l'administration fiscale – même si rien n'a encore été livré (§ 14c UStG).

Aucun « sans réponse de votre part, je considère que vous êtes d'accord ». La phrase paraît pratique, mais elle ne tient généralement pas. Pourquoi, voir la section sur la signature.

Aucune modification discrète. Si vous confirmez autre chose que ce qui a été commandé, écrivez-le de façon visible, pas en petits caractères à la fin. Ce qui se passe sinon est expliqué dans la section suivante.

À partir de quand la commande engage-t-elle ?

Un contrat naît lorsque deux déclarations concordantes existent : une offre et une acceptation (§§ 145 et suivants du Code civil allemand, BGB). Qui émet laquelle dépend du déroulement :

Le troisième cas est le piège le plus fréquent. Si vous vous écartez de la commande, votre confirmation vaut, selon le § 150 al. 2 BGB, refus assorti d'une nouvelle offre – la balle est donc de nouveau dans le camp du client. Cela vaut aussi pour des modifications que l'on croit mineures : une autre date de livraison, un « plus frais de déplacement » ajouté, un renvoi à des conditions générales jamais évoquées auparavant.

En pratique : si vous modifiez quelque chose, obtenez une réponse avant de dépenser de l'argent. Une phrase suffit – « Merci de me répondre brièvement par ‹ c'est bon ›, je réserve alors la date et achète le matériel. » Celui qui achète d'abord le matériel et reçoit ensuite une annulation n'a peut-être aucun contrat sur lequel s'appuyer.

Le client doit-il la signer ?

Non. Une confirmation de commande n'est pas un formulaire à contresigner. Si le contrat existe déjà (cas 1 et 2 du tableau), l'absence de signature n'y change rien – un client n'est donc pas dégagé de la commande simplement parce qu'il n'a pas signé.

Pour les commandes importantes, une brève réponse reste néanmoins judicieuse. Non pour la validité, mais pour la preuve : un e-mail disant « c'est bon » vaut de l'or en cas de litige.

Inversement : le silence n'est en principe pas un accord. Celui qui ne réagit pas n'a pas consenti. Dans les rapports commerciaux entre commerçants, il existe une exception reconnue par les tribunaux, la lettre de confirmation commerciale – mais elle ne concerne pas la plupart des indépendants seuls. Les professions libérales ne sont généralement pas commerçantes, une petite activité non inscrite au registre du commerce ne l'est le plus souvent pas non plus, et à l'égard de clients particuliers l'exception ne s'applique de toute façon pas. Ne comptez donc pas sur elle.

Confirmation, devis, bon de livraison, facture – la différence

Sur le fond, il s'agit toujours des mêmes postes, avec une finalité différente. Celui qui les retape chaque fois finit par inverser des chiffres – et cela ne se remarque que lorsque le client compare la facture à la confirmation. Dans office1.cloud, les documents sont liés : le devis devient en un clic la commande avec sa confirmation, puis le bon de livraison, puis la facture – postes, prix et données client suivent automatiquement.

De la confirmation de commande à la facture

La facture reprend le même détail – mais c'est un document fiscal, elle doit donc en dire davantage. Quatre mentions manquent presque toujours sur la confirmation de commande et sont obligatoires sur la facture (§ 14 al. 4 de la loi allemande sur la TVA) : votre numéro fiscal ou numéro de TVA intracommunautaire, un numéro de facture séquentiel, la date de la prestation (et non celle de la confirmation) et le montant net ventilé par taux de TVA. La liste complète figure dans Rédiger une facture : le guide ultime.

Le numéro de la confirmation de commande ne fait pas partie des mentions obligatoires. Indiquez-le quand même. Chez les clients professionnels, la facture passe par une comptabilité qui doit la rattacher à une commande – sans référence, elle reste en attente et vous attendez votre argent sans savoir pourquoi.

Que se passe-t-il si la facture dépasse la confirmation ?

Le client réduit le paiement. Et le plus souvent il en a le droit, car ce que vous pouvez réclamer découle du contrat – pas de ce que vous inscrivez sur la facture. Si vous avez confirmé un prix ferme, ce prix ferme s'applique, même si le travail a pris plus de temps que prévu.

Si, en cours de chantier, il devient clair que ce sera plus cher, il n'y a qu'un seul bon moment pour en parler : tout de suite, et non au moment du solde. Deux cas sont à distinguer :

• Vous avez confirmé un prix ferme. Vous n'obtiendrez davantage que si le client accepte les travaux supplémentaires. Un court e-mail avec le montant additionnel et un « d'accord ? » suffit – mais avant l'exécution, pas après.
• La base était une estimation de coûts (donc une évaluation sans garantie de prix). La loi vous impose alors de réagir : si un dépassement important se dessine, vous devez en informer le client sans délai (§ 649 al. 2 du Code civil allemand). À défaut, vous vous exposez à des demandes de dommages et intérêts. Le client peut en outre résilier ; seuls les travaux réalisés jusque-là sont alors facturés. Aucun pourcentage fixe à partir duquel un dépassement est « important » ne figure dans la loi – cela s'apprécie au cas par cas. Ce qu'une estimation de coûts signifie juridiquement est expliqué dans Un devis est-il engageant ?.

L'inverse vaut aussi : si vous avez livré moins que confirmé, facturez moins. Une facture qui ne correspond pas à la confirmation est la première cause de réclamations – et chaque réclamation vous coûte des jours de paiement.

Avez-vous convenu d'un acompte ?

Si la confirmation de commande prévoit un acompte ou un paiement échelonné, il vous faut deux factures : une pour l'acompte et, à la fin, une facture de solde dans laquelle les montants déjà versés sont déduits. La TVA n'est pas due deux fois, mais la construction de la facture de solde est l'endroit où cela dérape régulièrement – expliqué dans Acompte, facture partielle, solde.

Dans quel délai la facture doit-elle partir ?

Pour de nombreux chantiers s'applique un délai de six mois après l'exécution de la prestation (§ 14 al. 2 de la loi allemande sur la TVA). Il concerne les prestations à d'autres entreprises et – les artisans l'oublient souvent – également les prestations à des clients particuliers lorsqu'un terrain ou un bâtiment est en jeu : peinture, chauffage, carrelage, toiture, jardin. Celui qui peint un mur pour un particulier doit donc lui aussi facturer dans les six mois. Ce qui doit encore figurer sur une telle facture pour que le client conserve sa réduction d'impôt est expliqué dans facture d'artisan pour un particulier.

Un dernier point technique : l'obligation de facturation électronique ne concerne que la facture, pas la confirmation de commande. Celle-ci peut toujours être envoyée en PDF ou par e-mail – ce qui change pour les factures aux clients professionnels est décrit dans Obligation de facturation électronique 2027 et 2028.

Si le client se retire ensuite

En bref, car la question revient souvent : pour les travaux artisanaux et la fabrication, le client peut résilier à tout moment, même sans motif – mais pas gratuitement. Vous pouvez réclamer la rémunération convenue et ne devez déduire que ce que l'annulation vous fait économiser. La loi présume à cet égard que 5 pour cent de la rémunération portant sur la part non encore exécutée vous sont dus (§ 648 BGB), présomption que des coûts justifiés permettent de corriger à la hausse. Pour les clients particuliers ayant conclu le contrat uniquement par téléphone, e-mail ou en ligne, un droit de rétractation de 14 jours peut s'ajouter – il découle de la loi et non de votre confirmation de commande. Les deux dépendent du cas concret ; pour des montants importants, faites vérifier cela par un professionnel. Et s'il ne manque au final que le paiement, voir Le client ne paie pas – que faire ?.

Combien de temps dois-je la conserver ?

Les lettres commerciales que vous envoyez ou recevez doivent en règle générale être conservées six ans (§ 257 HGB, § 147 AO) – les e-mails en font partie, et une confirmation de commande relève habituellement de cette catégorie. Le décompte commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle le courrier a été envoyé : une confirmation de mars 2026 ne peut donc être détruite qu'à partir du début 2033. Les factures et autres pièces comptables relèvent d'un délai plus long, huit ans au lieu de dix depuis le 1er janvier 2025. Votre conseil fiscal est le mieux placé pour apprécier si un document donné constitue une lettre commerciale ou une pièce comptable.

Aucune forme n'est du reste prescrite. Par e-mail, c'est valable ; par WhatsApp, en principe aussi – mais un historique de conversation est rarement retrouvable des années plus tard, contrairement à un PDF daté et numéroté.

L'essentiel en quatre phrases : confirmez mot pour mot ce qui a été convenu – la commande est alors ferme. Si vous modifiez quelque chose, il s'agit d'une nouvelle offre, et mieux vaut attendre la réponse avant de dépenser. Le client n'a pas à signer, et son silence n'est pas un accord. Et ce que vous facturez au final doit correspondre à ce que vous avez confirmé – les surcoûts se règlent avant, pas avec la facture de solde.