Teklif yazma: müşterinin evet demesi – ve sonradan pazarlık etmemesi için nelerin bulunması gerekir

Bir teklifin beş şeye ihtiyacı vardır: genel ifadeler yerine sayılarla yazılmış bir iş tarifi, neyin dâhil olmadığına dair bir cümle, açıkça gösterilen fiyat, bir geçerlilik tarihi ve bundan sonra ne olacağının belirtilmesi. Geri kalan her şey biçim meselesidir – çünkü faturadan farklı olarak (Alman KDV Kanunu UStG § 14 faturada nelerin bulunacağını tek tek sayar), teklifler için hiçbir kanun zorunlu unsur öngörmez. Yapıyı siz belirlersiniz. Yalnızca iki soru önemlidir: müşteri evet diyecek mi? Ve üç ay sonra neyin kararlaştırıldığı hâlâ açıkça kanıtlanabilecek mi?

İçindekiler

1. Bir teklifte neler bulunmalı?
2. Kopyalanabilir örnek
3. İş tarifi, sonradan pazarlık olup olmayacağını belirler
4. Götürü bedel mi, hakediş mi?
5. Kalemleri nasıl sıralamalısınız
6. KDV hariç mi, dâhil mi? Bu, karşınızdakine bağlı
7. Küçük işletme olarak teklif yazma (§ 19 UStG)
8. Teklif ne kadar süre geçerli olmalı?
9. Teklifin e-postası
10. Müşteri yanıt vermediğinde: takip
11. Word şablonu yerine teklifi çevrimiçi oluşturmak

Bir teklifte neler bulunmalı?

Teklif bir vergi belgesi değildir. Vergi dairesi onunla ilgilenmez ve kimse eksiksiz olup olmadığını denetlemez. Yalnızca iki görevi vardır: müşteri evet demeli ve sonradan kimse neyin kararlaştırıldığını tartışmamalı. Liste buradan çıkar:

• „Teklif" kelimesi ve kendine ait bir numara. Numara bürokrasi gibi görünür ama müşteri aradığında ve aksi hâlde üç tekliften hangisini kastettiğini sormanız gerekeceğinde her seferinde zaman kazandırır.
• Tarih – tarihsiz belgede hangi sürümün geçerli olduğu sonradan saptanamaz.
• Sizin ve müşterinin eksiksiz bilgileri. Bir şirkette tam ticari unvan, muhatabın adı değil. „Sayın Müller"e yazıp sonra Müller GmbH'yi ihtar etmek zorunda kalanın sorunu vardır.
• İş, mümkün olduğunca somut biçimde – en önemli nokta, birazdan ayrıntısıyla.
• Birim fiyatlar ve toplam fiyat, ayrıca KDV'nin dâhil mi yoksa ilave mi olduğu.
• Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu.
• Ödeme koşulları: ödeme vadesi, gerekirse ara ödemeler veya avans.
• Uygulama süresi veya teslim süresi – en iyisi „sipariş verildikten sonra" eklemesiyle, böylece müşteri üç hafta düşünürken tarih kaymaz.

Mesleğe göre şunlar eklenir: yol ve intikal masrafları (ayrı gösterin, yoksa sonradan tartışma çıkar), müşterinin kendi sağladığı malzeme ve çalışabilmeniz için gerekenler – elektrik bağlantısı, serbest erişim, boşaltılmış odalar. Bu son madde en sık unutulan maddedir ve bir randevunun boşa gitmesinin, bir günü boş yere ayırmış olmanızın en yaygın nedenidir.

Teklife girmemesi gerekenler: ödeme talebi. Teklif para istemez, öneri sunar. Ve hiçbir yerinde faturaya benzememelidir. KDV'yi bir belgede fatura sayılabilecek biçimde gösteren kişi, bu tutarı koşullara göre vergi dairesine borçlanabilir – hiçbir şey teslim edilmemiş olsa bile (§ 14c UStG).

Kopyalanabilir örnek

Fazlası gerekmez. Metin PDF olarak ve biçimlendirme uyarlanırsa e-posta olarak da işe yarar:

Teklif no. 2026-0117
Tarih: 08.08.2026
Geçerlilik: 08.09.2026

Sayın Roth,

04.08.2026 tarihli talebiniz için teşekkür ederim. Size memnuniyetle şunu sunuyorum:

1. Bodrum katındaki dağıtım panosunun yenilenmesi, 3 sıralı, kaçak akım rölesi ve malzeme dâhil · 1.850,00 €
2. Salona 6 priz montajı, sıva altı, kanal açma ve sıva işleri dâhil · 480,00 €
3. İntikal, götürü · 150,00 €

Ara toplam (KDV hariç): 2.480,00 €
+ %19 KDV: 471,20 €
Genel toplam: 2.951,20 €

Opsiyonel, toplama dâhil değildir:
4. Terasa ilave dış mekân prizi, duvar delme dâhil · 320,00 € (KDV hariç)

Uygulama: sipariş verildikten sonra 4 hafta içinde, randevuya göre, yaklaşık 2 iş günü
Ödeme: fatura tarihinden itibaren 14 gün, indirimsiz

Sıva sonrası boya işleri ile gerekebilecek ana hat yenilemesi dâhil değildir; gerekli olup olmadığı ancak pano açıldığında görülecektir. Bu durumda ek maliyetleri sizinle önceden görüşeceğim.

Uygulama günü bodruma serbest erişime ve elektriği yaklaşık 3 saat kesebilme imkânına ihtiyacım var.

Geri dönüşünüzü bekliyorum.

Saygılarımla
Elektro Sander · Sahibi Michael Sander · Ahornweg 12, 12345 Musterstadt · KDV no. DE123456789

Selamlamadan önceki iki paragraf, hızlı yazarken atlanan paragraflardır – ve en büyük farkı onlar yaratır. Nedeni bir sonraki bölümde.

Hizmet yerine mal teslimi söz konusuysa „Uygulama" yerine „Teslimat: tahminen 38. hafta, nakliye firmasıyla kaldırım kenarına kadar" yazın ve gerekirse mülkiyeti saklı tutma kaydını ekleyin – mal, bedeli tamamen ödenene kadar sizin kalır.

İş tarifi, sonradan pazarlık olup olmayacağını belirler

„Zemin katta elektrik işleri – 2.480 €" kaybettiren bir tekliftir. Fiyat yanlış olduğu için değil, bu cümle üç ay sonra her şeyi ve hiçbir şeyi ifade edebildiği için. Müşteri dört priz fazlasını hatırlar, siz toplam altı priz hatırlarsınız. Kimin haklı çıkacağı, kimin yazdığına bağlıdır.

Üç şey farkı yaratır:

Genel ifadeler yerine sayılar. „Priz montajı" değil, „6 priz, sıva altı". „Duvar boyama" değil, „yaklaşık 68 m², iki kat kapatıcı". „Fayans döşeme" değil, „banyo yaklaşık 11 m², 30 × 60 format, malzeme işverene ait".

Neyin dâhil olmadığını yazmak. Yazarken rahatsız edicidir, çünkü işi kısıtlamalarla tehlikeye atmak istemezsiniz. Pratikte tersi olur: önceden „boya işleri dâhil değildir" diyen, sonradan bunu ek iş olarak satar. Hiçbir şey demeyen ise sonunda bedavaya yapar, çünkü müşteri bunu doğal saymıştır.

İşler farklı giderse ne olacağını söylemek. Eski yapılarda, banyolarda ve duvar arkasındaki her şeyde önceden her şeyi bilemezsiniz. „Pano açıldığında hattın yenilenmesi gerektiği ortaya çıkarsa, ek maliyetleri sizinle önceden görüşürüm" gibi bir cümle hiçbir şeye mal olmaz ve aksi hâlde „bundan hiç söz edilmedi" diye başlayan tartışmayı önler.

Götürü bedel mi, hakediş mi?

Bu karar ilk cümleden önce verilir ve teklifin tamamını değiştirir.

Götürü bedel şu demektir: bir rakam söylersiniz ve arkasında durursunuz. Müşteri ne ile karşı karşıya olduğunu bilir – bu, özellikle bireysel müşterilerde belirgin biçimde daha iyi satar. Risk sizdedir: hesapladığınızdan uzun sürerse zararı siz karşılarsınız. Kapsamı gerçekten gördüğünüzde anlamlıdır – yeni yapı, görünür yüzeyler, standart montaj, yüz kez yaptığınız her şey.

Hakediş şu demektir: saat ücreti çarpı süre, artı malzeme. Risk müşteridedir ve tam da bu yüzden temkinlidir. Kapsam dürüstçe öngörülemiyorsa anlamlıdır: arıza arama, eski yapı, su hasarı, kapalı duvar arkasındaki her şey. Böyle teklif veriyorsanız dört bilgi mutlaka bulunmalı, yoksa her fatura tartışmaya dönüşür:

• saat ücreti, farklıysa niteliğe göre ayrılmış olarak
• faturalama birimi – örneğin „başlanan her 15 dakika"
• intikal ve yol süresinin nasıl hesaplandığı
• malzemenin nasıl faturalandığı, kârlı mı kârsız mı

Karma biçim genellikle en iyi çözümdür: hesaplanabilir kısım için götürü bedel, belirsiz kısım için hakediş. Yukarıdaki örnekte bu, pano ve prizler için götürü bedel artı şu cümle olurdu: „Ana hattın yenilenmesi gerekirse bu işleri, önceden mutabakat sağlamak kaydıyla, saati 68 € artı malzeme olacak şekilde hakedişle faturalarım."

Bir teklif ancak arkasındaki hesap kadar iyidir – saat ücretini hisle belirleyen, er ya da geç kazanç bırakmayan işler satar. Nasıl doğru hesaplanacağı: saat ücreti hesaplama.

Ve sürekli karıştırıldığı için bir ayrım daha: keşif bedeli hukuken teklifle aynı şey değildir ve belirli koşullarda aşılabilir.

Buna bağlı olarak özellikle uzun süren ölçüm çalışmalarında ortaya çıkan soru: teklif için ücret talep edebilir miyim? Kural olarak hayır – teklifin hazırlanması sözleşme öncesi aşamaya aittir ve keşif bedeli için Alman kanunu bunu açıkça söyler: „Keşif bedeli tereddüt hâlinde ücrete tabi değildir" (§ 632 f. 3 BGB). Yine de mümkündür, ancak bunu önceden ve açıkça kararlaştırmanız şartıyla – en iyisi, sipariş verilmesi hâlinde tutarı mahsup edeceğiniz eklemesiyle. Her ikisi de ayrıntılı olarak: Teklif bağlayıcı mıdır?.

Kalemleri nasıl sıralamalısınız

Numaralandırın. Böylece telefonda hangi satırı kastettiğinizi anlatmak yerine „3. kalem" diyebilirsiniz. Ek işlerde ve sonraki faturada bu ikinci kez işe yarar.

Fiyata göre değil, işin sırasına göre. Müşteri teklifi bir akış olarak okur: önce sökme, sonra montaj, sonra sıva. Tutara göre sıralamak, akışı kendisinin kurmasını zorunlu kılar.

Fazla ayrıntılı olmasın. Her vidayı ayrı yazan, karşısındakine üstü çizilecek bir liste verir – müşteri listeyi gözden geçirip neyi çıkarabileceğini arar. Beş ila on iki kalem genellikle doğru çözünürlüktür: paranın nereye gittiğini gösterecek kadar ince, hiçbir şey tek tek pazarlık edilebilir görünmeyecek kadar geniş.

Opsiyonları görünür biçimde ayırın. Müşterinin ilave edebileceği her şey toplamın altına gelir, kesinlikle içine değil. En sık yapılan hata, ilaveyi ana toplama katmaktır: müşteri beklediğinden yüksek bir rakam görür ve büsbütün yanıt vermez olur. Altta duran opsiyon ise bir öneri gibi çalışır – ve şaşırtıcı biçimde sık sipariş edilir.

KDV hariç mi, dâhil mi? Bu, karşınızdakine bağlı

Burada birçok kişi aynı hatayı yapar ve herkese aynı KDV hariç teklifi gönderir. Oysa kural farklıdır:

Bir şirkete KDV hariç hesap yaparsınız. İşletme KDV'yi indirim konusu yapar, onun için asıl rakam KDV hariç tutardır. KDV'yi yine de gösterirsiniz, ancak hariç gösterim yerleşik uygulamadır.

Bireysel müşteride KDV dâhil nihai fiyat anlaşılabilir olmalıdır. Alman Fiyat Gösterme Yönetmeliği'nin (PAngV) § 3 maddesi, tüketicilere yapılan tekliflerde toplam fiyatın belirtilmesini ister ve devamla: „Bir fiyat ayrıştırılıyorsa toplam fiyat öne çıkarılmalıdır." Yani KDV hariç kalemleri sıralayabilirsiniz – KDV dâhil tutarın sonda açıkça görünmesi ve KDV hariç fiyattan daha küçük punto ile basılmaması yeterlidir.

Pratik gerekçe hukuki gerekçeden de ağır basar: „2.480 €" okuyup sonunda 2.951,20 € ödemesi istenen bireysel müşteri kandırılmış hisseder – biçimsel olarak hiçbir hata yapmamış olsanız bile. Bu size işi kaybettirir ya da rahatsız edici bir konuşmaya mal olur.

Karşınızdakinin tüketici mi yoksa işletme mi olduğunu bilmiyorsanız – örneğin bir daireyi yenileten ev sahibi – her iki tutarı da belirtin. Böylece her hâlükârda doğru olursunuz.

Küçük işletme olarak teklif yazma (§ 19 UStG)

§ 19 UStG kapsamındaki küçük işletme olarak KDV göstermezsiniz. Teklifte fiyat bloğunu tek bir satır ve bir açıklama ile değiştirirsiniz:

Genel toplam: 2.480,00 €
Tutara KDV dâhil değildir (§ 19 UStG uyarınca küçük işletme düzenlemesi).

Açıklama teklifte zorunlu değildir – sonraki faturada zorunludur. Yine de yer almalıdır, pratik bir nedenle: ticari müşteri, fiyatınıza otomatik olarak %19 ekleneceğini ve bunu vergi dairesinden geri alacağını varsayar. Açıklama yoksa teklifinizi bir rakibinkiyle karşılaştırır ve sizinkini yanlış hesaplar. Açıklamayla birlikte 2.480 €'nun 2.480 € olarak kaldığını hemen görür.

Sonraki faturanın nasıl görünmesi gerektiği: KDV'siz fatura yazma.

Teklif ne kadar süre geçerli olmalı?

Somut bir tarih yazın. Tarih yoksa serbest olmazsınız – „olağan koşullarda" bir yanıt bekleyebileceğiniz süre boyunca teklifinizle bağlı kalırsınız (§ 147 f. 2 BGB). Bunun somut olayda ne anlama geldiğine, uyuşmazlık hâlinde mahkeme karar verir. „Geçerlilik: 08.09.2026" yazarak buna siz karar verirsiniz.

Ne kadar süre olacağı işe bağlıdır. Fiyatlar istikrarlıysa dört hafta olağandır. Fiyatınız hareketli malzeme maliyetlerine bağlıysa iki hafta dörtten daha dürüsttür – ya da malzeme fiyatı değişikliği kaydı koyarsınız. Geçerlilik ayrıca bir yönlendirme aracıdır: bitiş tarihi olan bir teklif, olmayana göre daha sık yanıtlanır ve size takip için doğal bir gerekçe verir.

Bir teklifi hâlâ geri çekip çekemeyeceğiniz, „bağlayıcı olmaksızın" ifadelerinin gerçekte ne sağladığı ve hesabı yanlış yapıp müşteri çoktan kabul etmişse ne olacağı: Teklif bağlayıcı mıdır?.

Teklifin e-postası

En iyi teklif bile, etrafındaki e-posta yanlışlıkla gönderilmiş gibi görünüyorsa işe yaramaz. Dört satır yeter:

Konu: Teklif 2026-0117 – dağıtım panosu ve prizler, Ahornweg

Sayın Roth,

pazartesi görüştüğümüz gibi teklifimi ekte PDF olarak gönderiyorum. Dağıtım panosunu, salondaki altı prizi ve intikali kapsıyor; dış mekân prizini altta opsiyon olarak belirttim.

Teklif 08.09.2026 tarihine kadar geçerlidir. Uygun bulursanız e-postayla kısa bir yanıt yeterli – ardından randevu için sizi ararım. Sorularınız için 01234 56789 numaralı telefondan bana ulaşabilirsiniz.

Saygılarımla

Üç şey farkı yaratır: Konu satırı numarayı ve bir anahtar kelimeyi içerir, böylece müşteri dört hafta sonra e-postayı bulabilir. Metin bir sonraki adımın ne olduğunu somut olarak söyler – „kısa bir yanıt yeterli", „geri dönüşünüzü bekliyorum"dan daha alçak bir eşiktir. Ve teklif PDF olarak gider, Word dosyası olarak değil: PDF herkeste aynı görünür ve yanlışlıkla (ya da kasten) değiştirilemez.

Müşteri yanıt vermediğinde: takip

Yanıt gelmemesi genellikle „hayır" değil, „hâlâ yığının içinde" anlamına gelir. Yine de birçok kişi ısrarcı görünmekten çekindiği için sormaya cesaret edemez. Tonu belirleyicidir:

Yaklaşık bir hafta sonra, baskı kurmak yerine soru soran kısa bir mesaj:

Sayın Roth,

geçen haftaki teklifimin anlaşılır olup olmadığını ya da açık kalan bir konu bulunup bulunmadığını sormak istedim. Farklı bir şeye ihtiyacınız varsa – farklı kapsam, farklı tarih – memnuniyetle uyarlarım.

„Karar verdiniz mi?" ile arasındaki fark göründüğünden büyüktür: biri karar talep eder, diğeri yardım önerir – ve bu arada tereddüdün gerçek nedenini size verir.

Geçerlilik süresi dolmadan kısa süre önce ikinci ve tümüyle doğal bir gerekçeniz olur: „Teklifim 08.09'da sona eriyor. Uzatayım mı?" Bu bir tehdit değil, bir hizmettir – ve pratikte en çok onayın geldiği telefon görüşmesidir.

Ret hâlinde nedenini sorun. Fiyat, tarih, kapsam ya da sadece başka bir firma – yanıt müşteriye on saniyeye mal olur ve size pahalı mı yoksa yalnızca geç mi kaldığınızı gösterir. Bunu bir yıl boyunca not eden, sonrasında farklı hesap yapar.

Müşterinin ayrıca imzalaması gerekmez. Teklif, karşılıklı imzalanacak bir form değildir – kabul şekle bağlı değildir, „uygundur" yazan bir e-posta yeterlidir ve sonradan bir kâğıt parçasından daha kolay bulunur. Bunun tersi de geçerlidir: sessizlik onay değildir. Yanıt vermeyen kabul etmiş olmaz.

Müşteri kabul ederse sonraki adım teyittir – özellikle değişiklikle kabul ediyorsa, yani üç kalemden yalnızca ikisini istiyor ya da başka bir tarih söylüyorsa. O zaman bu hukuken bir kabul değil, müşterinin yeni teklifidir ve önce sizin onay vermeniz gerekir. Nasıl yapılacağı: sipariş onayı.

Word şablonu yerine teklifi çevrimiçi oluşturmak

İlk teklif için Word yeter. Düzenli olarak teklif yazan kişi sorunu yirmincisinden itibaren bilir: son teklifi açar, yeni adla kaydeder, müşteri adını, kalemleri ve tarihi üzerine yazar – ve bir öncekinden kalan o tek satırı gözden kaçırır. Genellikle numara ya da geçerlilik tarihidir, bazen önceki müşterinin adı. Buna ek olarak her kalem sonradan bir kez daha yazılır: bir kez sipariş onayına, bir kez faturaya. Her yeniden yazımda bir rakam değişebilir ve bu ancak müşteri faturayı teklifle karşılaştırdığında ortaya çıkar.

Teklifi çevrimiçi oluşturmak tam olarak bu iki noktayı çözer. office1.cloud içinde müşteri bilgileri ve ürünler ana verilerden gelir, teklif numarası ardışık olarak verilir ve tek tıkla teklif siparişe, sipariş de faturaya dönüşür – kalemler yeniden yazılmak yerine birlikte taşınır.

Teklifin kendisinde Word aslında sakıncalı değildir; vergisel açıdan önemli bir belge değildir. Sonraki faturada durum farklıdır ve orada gerçekten kritik hâle gelir: Word veya Excel ile fatura yazmak.

Teklif yazma biçiminizde tek bir şeyi değiştirecekseniz, iş tarifini değiştirin: genel ifadeler yerine sayılar ve neyin dâhil olmadığına dair bir cümle. Sonradan ek işi faturalayıp faturalayamayacağınıza bunu belirler. İkinci bir şeyi değiştirmek isterseniz: takip edin. Tekliflerin çoğu reddedilmez, unutulur.