Fattura proforma: significato, modello e quando serve

La fattura proforma è un prospetto preventivo di una fornitura che non viene ancora fatturata. Non crea obbligo di pagamento e il tuo cliente non può detrarre l'IVA. Serve soprattutto quando la merce attraversa una frontiera doganale senza vendita: campioni, sostituzioni in garanzia o apparecchi in prestito. Ciò che conta non è la parola «proforma» sul documento, ma quello che vi è scritto: se vi fatturi davvero una prestazione, la normativa IVA tedesca tratta il documento come una fattura.

Indice

• Che cos'è una fattura proforma
• Quando serve una fattura proforma
• Cosa deve contenere la fattura proforma
• IVA: il punto in cui diventa costoso
• Dà al cliente il diritto alla detrazione?
• Il cliente ha pagato sulla proforma: e adesso?
• Fattura proforma per la dogana
• Fattura proforma in inglese
• Registrazione e conservazione
• Modello da copiare
• Domande frequenti

Che cos'è una fattura proforma

Il tuo cliente non deve pagare nulla su una fattura proforma. Il documento somiglia a una fattura, indica merce, quantità e valore, ma non chiede denaro. Informa: la dogana sul valore della spedizione, il cliente sul costo di una fornitura prevista, una banca sul contenuto di un'operazione.

Il nome inganna. Ai fini IVA, l'articolo 14, comma 1, prima frase della legge tedesca sull'IVA (UStG) definisce fattura «ogni documento con cui si fattura una cessione di beni o una prestazione di servizi, indipendentemente da come tale documento è denominato negli affari». L'intestazione, quindi, non ti protegge. E viceversa: finché non fatturi nulla e ti limiti ad annunciare, resta pura informazione.

Per la fatturazione vera e propria serve poi un secondo documento. Com'è fatta una fattura completa è spiegato in emettere una fattura. Se passi spesso da preventivo a documento preventivo e poi a fattura finale, un programma di fatturazione ti toglie numerazione e abbinamenti.

Quando serve una fattura proforma

In quattro casi qualcuno ti chiede questo documento, e in nessuno si tratta di denaro.

Per i servizi senza spedizione di merce non serve una fattura proforma. Non c'è nulla da sdoganare e, per informare in anticipo, il preventivo è il documento più onesto.

Per il quarto caso c'è spesso una strada migliore: un preventivo vincolante o una conferma d'ordine. Entrambi dicono chiaramente cosa sono. Un documento che sembra una fattura ma non vuole esserlo genera regolarmente domande in chi lo riceve.

Se invece il cliente deve davvero pagare prima della consegna, la fattura proforma è lo strumento sbagliato. Allora serve una fattura di acconto con IVA. Differenza e dati obbligatori sono in fattura di acconto e pagamento anticipato.

Cosa deve contenere la fattura proforma

Riporta gli stessi dati di una fattura normale, aggiungi lo scopo e ometti la richiesta di pagamento.

• Nome e indirizzo tuoi e del destinatario
• Data e un numero proprio, non tratto dalla tua serie di fatture
• Merce o prestazione, quantità, valore unitario, valore totale
• La dicitura «fattura proforma», ben visibile
• Una frase che chiarisce che non si richiede alcun pagamento
• Per le spedizioni fuori UE inoltre: Paese d'origine, codice doganale, peso, resa di consegna

Un numero proprio fuori dalla serie delle fatture non è un obbligo di legge, ma ti risparmia di spiegare perché nella tua sequenza compare un documento senza operazione. Come tenere la numerazione è spiegato in assegnare i numeri di fattura.

IVA: il punto in cui diventa costoso

Meglio non esporre l'IVA separatamente su una fattura proforma. Chi indica un importo d'imposta senza esservi legittimato lo deve all'erario tedesco ai sensi dell'articolo 14c, comma 2, UStG, indipendentemente dal fatto che l'operazione avvenga.

Se un prospetto denominato «proforma» faccia sorgere questo debito d'imposta dipende dal fatto che il documento possa essere letto come fatturazione di una prestazione. È una questione del caso concreto e non si decide dall'intestazione: l'articolo 14, comma 1, prima frase, UStG guarda espressamente al contenuto, non alla denominazione. Il Ministero federale delle Finanze ha riformulato la nozione di fattura nella circolare applicativa IVA con questo stesso tenore con provvedimento del 15 ottobre 2025.

In pratica: indica sulla fattura proforma il valore della merce come importo lordo o come valore semplice, senza riga d'imposta. L'IVA la esporrai dopo, nella fattura vera.

Dà al cliente il diritto alla detrazione?

No. Il tuo cliente non può detrarre l'IVA da una fattura proforma. La detrazione presuppone, secondo l'articolo 15, comma 1, prima frase, numero 1, seconda frase, UStG, che l'imprenditore «possieda una fattura emessa ai sensi degli articoli 14 e 14a». Un documento che deliberatamente non fattura nulla non è tale fattura.

Vale anche se il cliente ha già pagato. Per i pagamenti anteriori alla consegna, l'articolo 15, comma 1, prima frase, numero 1, terza frase, UStG richiede entrambe le cose: la fattura deve esistere e il pagamento deve essere avvenuto. Se manca la fattura, la detrazione slitta: il diritto non si perde, arriva più tardi.

Se dunque il cliente chiede una fattura proforma per registrarla, sta chiedendo il documento sbagliato. Mandagli una fattura di acconto.

Il cliente ha pagato sulla proforma: e adesso?

L'IVA diventa comunque dovuta, anche senza fattura. Non appena incassi il denaro, l'imposta sorge ai sensi dell'articolo 13, comma 1, numero 1, lettera a, UStG alla scadenza del periodo di liquidazione in cui l'hai ricevuto. Il documento inviato prima non cambia nulla.

Due passi vanno fatti subito:

1. Inserire l'importo nella liquidazione IVA del mese dell'incasso. Termini e periodi sono in liquidazione periodica IVA.
2. Inviare poi una fattura vera: fattura di acconto se non hai ancora consegnato, altrimenti fattura normale sull'intera prestazione.

I piccoli imprenditori ai sensi dell'articolo 19 UStG non espongono IVA in nessuno dei due passi. Per loro l'incasso cambia solo il momento del ricavo, non l'imposta. Il resto è in fattura senza IVA.

Fattura proforma per la dogana

Senza indicazione di valore la spedizione resta ferma. La dogana ha bisogno di un documento da cui risulti il valore della merce, anche quando nessuno la paga. L'amministrazione doganale tedesca cita come caso d'uso le merci senza valore commerciale, per esempio beni non destinati alla rivendita, nonché le donazioni. In questi casi va presentata una fattura proforma che indichi il valore effettivo della merce.

Ne derivano tre regole pratiche:

• Niente fatture a zero. Scrivi il valore che la merce avrebbe se la vendessi. «0 euro» o «gratuito» porta a una richiesta di chiarimento o a una stima dell'ufficio doganale.
• Indica lo scopo. Una dicitura come «campione senza valore commerciale, solo per scopi doganali» spiega perché non esiste un prezzo d'acquisto. Per le spedizioni internazionali aggiungi la formula inglese: «No commercial value — for customs purposes only».
• Segnala l'esportazione temporanea. Se l'apparecchio va a una fiera o in riparazione e torna, scopo e durata prevista vanno scritti sul documento.

Svizzera, Norvegia e Regno Unito non sono membri dell'UE. Le spedizioni verso questi Paesi passano dalla dogana, quindi le regole sopra valgono anche se il destinatario si trova a pochi chilometri dal confine. Quali documenti aggiuntivi richiede il Paese di destinazione te lo dice la sua amministrazione doganale, non quella tedesca.

Per le cessioni all'interno dell'UE non serve una fattura proforma: non c'è sdoganamento. Cosa osservare nelle fatture verso altri Paesi UE è spiegato in fatturare in un altro Paese UE.

Fattura proforma in inglese

Emetti il documento in due lingue non appena attraversa una frontiera. Il funzionario doganale del Paese di destinazione non legge il tedesco, e una richiesta di chiarimento costa giorni. Bastano le due lingue affiancate sulla stessa riga.

Questi sono i termini che servono:

Indica il valore nella valuta in cui vendi di solito e nomina espressamente la valuta. «90,00» da solo non è un'indicazione; «90,00 EUR» sì.

Registrazione e conservazione

Una fattura proforma non si registra. Non è un documento contabile, perché non ha alla base alcuna operazione: nessun ricavo, nessun credito, nessun pagamento. Si registra la fattura vera o l'incasso.

Conservarla però è necessario. Come lettera commerciale spedita rientra nell'articolo 147, comma 1, numero 3, del codice tributario tedesco (AO) e va conservata sei anni secondo l'articolo 147, comma 3, prima frase, AO. I documenti contabili si conservano otto anni dopo l'accorciamento del termine, libri e bilanci dieci.

Modello da copiare

Ecco un documento completo per una spedizione di campioni in Norvegia:

FATTURA PROFORMA
N. PF-2026-014 · Data: 18/09/2026

Mittente: Musterwerk GmbH, Hauptstraße 3, 34117 Kassel, Germania, partita IVA DE123456789
Destinatario: Nordlys AS, Storgata 12, 0155 Oslo, Norvegia

| Pos. | Merce | Quantità | Valore unitario | Valore totale |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Anello di tenuta tipo B, Paese d'origine Germania, codice doganale 4016 93 00 | 20 pz | 4,50 EUR | 90,00 EUR |

Valore totale della spedizione: 90,00 EUR · Peso: 1,2 kg · Resa: DAP Oslo

Campione senza valore commerciale, solo per scopi doganali.
No commercial value — for customs purposes only.
Questo documento non è una fattura. Non si richiede alcun pagamento.

Il codice doganale dell'esempio è indicativo; prendi quello della tua merce dalla tariffa doganale elettronica.

Prospetti di questo tipo si ripetono. Se tieni già i tuoi articoli in un programma di fatturazione, ne ricavi le voci e i dati del cliente e cambi solo l'intestazione. Prova Easy Invoice gratis.

Domande frequenti

Che cosa significa esattamente fattura proforma?

«Pro forma» viene dal latino e significa «per la forma». Il documento ha la forma di una fattura, ma non i suoi effetti: non chiede denaro e non fattura alcuna prestazione.

Devo pagare una fattura proforma?

No. Se ne ricevi una, non ne nasce alcun obbligo di pagamento. Se il mittente pretende comunque denaro, chiedi una fattura vera: solo quella puoi verificarla e registrarla.

L'IVA può comparire su una fattura proforma?

Meglio di no. Un importo d'imposta indicato senza diritto è dovuto ai sensi dell'articolo 14c, comma 2, UStG. Indica invece il valore della merce senza una riga d'imposta separata.

L'obbligo di fattura elettronica riguarda anche le proforma?

L'obbligo di fattura elettronica riguarda le fatture per operazioni imponibili tra imprenditori tedeschi. Un documento che non fattura nulla non vi rientra. Non appena emetti la fattura vera valgono le regole di obbligo di fattura elettronica.

Sono vincolato ai prezzi della fattura proforma?

Il vincolo non nasce dal documento in sé, ma da ciò che dichiari. Se vuoi impegnarti sui prezzi, usa un preventivo con termine di validità. Quanto dura un preventivo è spiegato in preventivo vincolante.

Posso mandare una fattura normale invece della proforma?

Per una spedizione gratuita no. Una fattura per merce che nessuno paga crea nella tua contabilità un credito che non sarà mai incassato e, in chi la riceve, l'aspettativa di dover pagare. Se invece vendi davvero la merce, la fattura normale è esattamente quella giusta: allora non serve un secondo documento.

Qual è la differenza rispetto alla fattura commerciale?

La fattura commerciale è il documento sulla cui base si dichiara il valore in dogana di una merce venduta. La fattura proforma ne prende il posto quando non c'è vendita.

Fonti

• Articolo 14 UStG — emissione delle fatture
• Articolo 14c UStG — indicazione errata o non autorizzata dell'imposta
• Articolo 15 UStG — detrazione dell'IVA
• Articolo 13 UStG — nascita dell'imposta
• Articolo 147 AO — conservazione dei documenti
• Dogana tedesca — documenti necessari per la dichiarazione doganale
• Circolare del Ministero federale delle Finanze del 15 ottobre 2025 sulla fattura elettronica obbligatoria