Nota spese di trasferta in Germania 2026: modello e importi forfettari

Una nota spese di trasferta in Germania (Reisekostenabrechnung) comprende quattro tipi di costo: il viaggio, l'alloggio, il vitto e le spese accessorie come il parcheggio. Con la propria auto indica 0,30 euro per chilometro percorso, l'hotel per l'importo della fattura e i pasti solo come diaria forfettaria di 14 o 28 euro al giorno. Inoltre annota quando è partito e rientrato, dove è andato e perché. Per i lavoratori autonomi la nota spese è un giustificativo contabile a sé. Per i dipendenti è la base per rimborsare loro le spese esenti da imposte.

Indice

• Modello: cosa deve contenere la nota spese
• Quando un tragitto conta come trasferta
• Gli importi forfettari 2026 e cos'altro può indicare
• Esempio: due giorni da un cliente ad Amburgo
• Giustificativi e IVA detraibile
• Addebitare le spese di trasferta al cliente
• Spese di trasferta dei dipendenti
• Dove vanno gli importi nell'EÜR
• Domande frequenti

Modello: cosa deve contenere la nota spese

La nota spese non è obbligatoria, ma senza di essa non ha alcuna prova per i chilometri e le diarie. Non esiste un modulo ufficiale. Può usare qualsiasi foglio di calcolo, foglio di carta o programma, purché per ogni trasferta siano presenti questi dati:

Gli orari non sono una formalità. Da essi dipende se spetta una diaria. Archivi la nota spese insieme ai giustificativi, su carta o in digitale, per esempio in un software di contabilità. Come documento contabile, conservi tutto per otto anni (§ 147, comma 3, del Codice tributario tedesco, AO).

Quando un tragitto conta come trasferta

Ogni viaggio verso un cliente, un cantiere, una fiera o un fornitore è una trasferta. Il tragitto quotidiano da casa alla propria officina, al negozio o all'ufficio non lo è.

Per questo tragitto quotidiano vale l'indennità chilometrica casa-lavoro (Entfernungspauschale): 0,38 euro per chilometro del percorso di sola andata, indipendentemente da quante volte va e torna. Non va nella nota spese, ma separatamente nell'EÜR, il conto economico semplificato tedesco. Per una trasferta, invece, contano tutti i chilometri percorsi, andata e ritorno.

Tre casi in cui il confine è diverso da quanto molti pensano:

• Lo studio in casa non è una sede di lavoro. Chi lavora da casa e va dai clienti è in trasferta dalla porta di casa.
• Un cliente può diventare la sua sede di lavoro. Se lavora regolarmente in un luogo fisso presso un committente, per esempio due giornate intere a settimana, e l'incarico è a tempo indeterminato o previsto per oltre 48 mesi, quel luogo conta come la sua officina. Per il tragitto fin lì spetta allora solo l'indennità casa-lavoro.
• Dall'officina al cliente è una trasferta. L'assenza conta dal momento in cui lascia l'officina.

Per i lavoratori autonomi le regole sono contenute in una circolare del Ministero federale delle Finanze del 23 dicembre 2014. Per tutto il resto rinvia alle regole per i lavoratori dipendenti.

Gli importi forfettari 2026 e cos'altro può indicare

Per il viaggio e il vitto indica importi fissi, per hotel e spese accessorie conta il giustificativo.

Auto aziendale. Se l'auto fa parte del patrimonio aziendale, carburante, assicurazione e officina sono già registrati come costi. I 0,30 euro non si aggiungono, altrimenti lo stesso viaggio verrebbe dedotto due volte. Le direttive tedesche sull'imposta sul reddito ammettono la tariffa forfettaria solo per i veicoli privati (R 4.12, comma 2, EStR). Annoti comunque la trasferta nella nota spese, per via della diaria. Come dimostrare l'uso privato dell'auto aziendale con un registro chilometrico lo spiega l'articolo Registro chilometrico in Germania.

Alloggio. Come lavoratore autonomo indica sempre l'importo della fattura dell'hotel. Per lei non esiste un forfait. Se la colazione è indicata a parte, escluda quella voce. Se la fattura riporta solo un prezzo complessivo, detragga 5,60 euro per colazione in Germania.

Vitto. Le ricevute del ristorante non hanno valore fiscale, conta solo la diaria. Quale giorno dà diritto a quale importo, quando la colazione in hotel riduce la diaria e cosa vale all'estero è spiegato nell'articolo Diarie di trasferta in Germania 2026.

Esempio: due giorni da un cliente ad Amburgo

Jonas Weber è un tecnico di impianti autonomo a Kassel e lavora dal suo studio in casa. Va con la sua auto privata da un cliente ad Amburgo, pernotta una notte e rientra la sera successiva. Può detrarre l'IVA, quindi calcola con importi netti.

Inoltre recupera come IVA detraibile l'IVA delle fatture di hotel e parcheggio. Sui 183 euro di viaggio e sui 28 euro di diarie non c'è IVA detraibile, perché non esiste una fattura.

Se avesse preso il treno, al posto dei 183 euro figurerebbe il prezzo del biglietto. Se fosse rientrato in giornata, non ci sarebbe l'hotel e solo una diaria di 14 euro, perché è stato fuori più di 8 ore.

Giustificativi e IVA detraibile

Per ogni importo secondo fattura serve il giustificativo: fattura dell'hotel, biglietto, ricevuta del parcheggio, ricevuta del taxi. Per gli importi forfettari basta la nota spese stessa, cioè destinazione, motivo e orari. Per i chilometri annoti partenza, destinazione e distanza percorsa. Con il chilometraggio alla partenza e al rientro il dato è più facile da verificare.

IVA detraibile. Detrae l'IVA su hotel, treno, taxi e parcheggio, a meno che non applichi il regime tedesco dei piccoli imprenditori (Kleinunternehmer). Usi gli importi indicati in fattura. Le fatture degli hotel riportano spesso due aliquote: 7 per cento sulla camera, 19 per cento per esempio su parcheggio o bevande.

Nome in fattura. Fino a 250 euro basta una fattura semplificata senza il suo nome, il che copre la maggior parte di biglietti e ricevute di parcheggio. Oltre 250 euro la fattura deve riportare nome e indirizzo del destinatario (§ 14, comma 4, della legge tedesca sull'IVA, UStG). Al check-in indichi quindi l'indirizzo dell'azienda, non solo il suo nome.

Addebitare le spese di trasferta al cliente

Le spese di trasferta che riaddebita al cliente vanno in fattura come voce separata, al netto e con la stessa aliquota IVA del suo lavoro. Nella maggior parte dei casi è il 19 per cento, anche se l'hotel ha applicato solo il 7 per cento.

Il motivo: ha prenotato hotel e viaggio a proprio nome. Quindi i costi fanno parte del prezzo della sua prestazione (§ 10, comma 1, UStG). Solo gli importi che paga espressamente in nome e per conto del cliente sono anticipazioni (durchlaufender Posten) senza IVA. Con le spese di trasferta è raro. Il viaggio è una prestazione accessoria e, secondo le istruzioni tedesche di applicazione dell'IVA, segue l'aliquota della prestazione principale (sezione 3.10, comma 5, UStAE).

Esempio di Jonas Weber, che ha concordato con il cliente 0,50 euro al chilometro:

Quanto addebitare al chilometro lo concorda liberamente con il cliente. Per le sue imposte restano 0,30 euro. Ciò che paga il cliente è un normale ricavo, i costi della trasferta restano costi aziendali. Come Kleinunternehmer fattura le spese di trasferta senza IVA, come tutto il resto.

Spese di trasferta dei dipendenti

Ai suoi dipendenti rimborsa le spese di trasferta esenti da imposte e contributi, purché non paghi più di quanto potrebbero dedurre loro stessi come spese professionali (§ 3, numero 16, della legge tedesca sull'imposta sul reddito, EStG). A tal fine il dipendente le consegna una nota spese secondo il modello, che lei conserva con i giustificativi nel conto paghe.

I 20 euro a notte senza giustificativo può pagarli solo a un dipendente, non a sé stesso. Non valgono nemmeno se ha pagato lei direttamente l'hotel o se il dipendente dorme nel veicolo (R 9.7, comma 3, delle direttive tedesche sulle ritenute, LStR). Se paga diarie superiori al forfait, esiste una fascia con ritenuta forfettaria del 25 per cento. I dettagli sono nell'articolo Diarie di trasferta in Germania 2026.

La legge non fissa per i dipendenti del settore privato alcun termine per presentare la nota spese. Ne stabilisca uno in azienda, per esempio entro la fine del mese successivo. Il termine di decadenza di sei mesi che si legge spesso vale per i funzionari federali secondo la legge federale sulle spese di trasferta (BRKG).

Dove vanno gli importi nell'EÜR

Le spese di trasferta vanno in più righe dell'Anlage EÜR, non in un unico totale. Nel modulo 2026 le righe sono slittate di una posizione rispetto al 2025:

La trasferta di Jonas Weber di ottobre 2026 va nel modulo 2026: 183,00 euro nella riga 72, 116,40 euro nella riga 45 e 28,00 euro nella riga 65. Come è strutturato l'intero calcolo lo spiega l'articolo Compilare l'EÜR da soli.

Domande frequenti

Esiste un modello di nota spese di trasferta?

Non esiste un modulo ufficiale. La tabella della sezione Modello contiene tutti i campi che il fisco vuole vedere. Può riprodurla in Excel o su carta.

Qual è la tariffa chilometrica 2026 per le trasferte in Germania?

0,30 euro per chilometro percorso in auto, contando andata e ritorno. Gli 0,38 euro, novità del 2026, valgono solo per il tragitto quotidiano casa-lavoro e solo per chilometro del percorso di sola andata.

Posso dedurre le spese di trasferta se me le paga il cliente?

Sì. Come autonomo deduce i suoi costi, e ciò che paga il cliente è un ricavo. Entrambi figurano nell'EÜR. Diverso per i dipendenti: ciò che lei rimborsa esente da imposte, non possono dedurlo di nuovo nella loro dichiarazione.

Cosa vale per le spese di trasferta all'estero?

Viaggio, hotel e spese accessorie si indicano come in Germania: 0,30 euro al chilometro con l'auto propria, altrimenti l'importo secondo giustificativo. Solo il vitto ha diarie proprie per Paese, riportate nell'articolo Diarie di trasferta in Germania 2026. L'IVA estera sulla fattura dell'hotel non si detrae nella dichiarazione IVA tedesca. Quella di altri Paesi UE si recupera tramite il portale online dell'Ufficio centrale federale delle imposte (BZSt). La domanda deve arrivare entro il 30 settembre dell'anno successivo.

E un pranzo di lavoro durante la trasferta?

Se invita un cliente a pranzo, si tratta di spese di rappresentanza e non di vitto. Deduce il 70 per cento della ricevuta (§ 4, comma 5, frase 1, numero 2, EStG) e serve un giustificativo di rappresentanza compilato, vedi Compilare il giustificativo di rappresentanza. La sua diaria del giorno non viene ridotta.

Ho perso un giustificativo. Cosa faccio?

Rediga un giustificativo interno (Eigenbeleg) con data, importo, motivo e il perché manca l'originale. Come fare è spiegato nell'articolo Redigere un giustificativo interno. Da un giustificativo interno non può detrarre l'IVA.

Fonti

• § 9 EStG, spese professionali (comma 1, numeri 4 e 4a; commi 4 e 4a)
• § 3 EStG, redditi esenti (numero 16)
• § 5 legge federale sulle spese di trasferta, indennità chilometrica
• § 3 legge federale sulle spese di trasferta, diritto e termine di decadenza
• § 10 UStG, base imponibile e anticipazioni
• § 12 UStG, aliquote (comma 2, numeri 10 e 11)
• § 14 UStG, dati obbligatori della fattura (comma 4)
• § 4 EStG, nozione di utile (comma 5, frase 1, numero 2, rappresentanza)
• Ufficio centrale federale delle imposte: rimborso IVA alle imprese tedesche
• § 147 AO, termini di conservazione
• Ministero federale delle Finanze: spese di trasferta nella determinazione del reddito, circolare del 23 dicembre 2014 (copia della IHK di Monaco)
• Ministero federale delle Finanze: Anlage EÜR 2025 con istruzioni
• Ministero federale delle Finanze: Anlage EÜR 2026 con istruzioni

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