Anzahlungsrechnung und Vorkasse: Muster, Pflichtangaben und Umsatzsteuer

Geld vor der Leistung bekommen Sie nur, wenn Sie es vorher vereinbaren. Ein Gesetz, das Ihnen Vorkasse zuspricht, gibt es nicht. Haben Sie es vereinbart, schreiben Sie eine ganz normale Rechnung mit allen Pflichtangaben – Muster dafür stehen weiter unten. Der teure Teil kommt danach: Die Umsatzsteuer entsteht schon mit dem Geldeingang, obwohl Sie noch nichts geliefert haben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Und wenn Sie die Anzahlung später in der Schlussrechnung nicht sichtbar abziehen, schulden Sie die Steuer zweimal.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung oder eine Rechtsanwältin.

Inhaltsverzeichnis

1. Darf ich überhaupt Geld vorab verlangen?
2. Vorkasse oder Anzahlung: der Unterschied
3. Muster für Anzahlungsrechnung und Vorkasse
4. Diese Angaben sind Pflicht
5. Die Umsatzsteuer wartet nicht auf die Lieferung
6. Die Schlussrechnung: hier entsteht die doppelte Steuer
7. Was für Kleinunternehmer gilt
8. Wie hoch darf die Anzahlung sein?
9. Vorkasse in den AGB: der heikle Punkt
10. Der Auftrag platzt: Geld zurück, Rechnung korrigieren
11. Formulierungen für Angebot und Rechnung
12. Häufige Fragen

Darf ich überhaupt Geld vorab verlangen?

Ja, wenn Sie es mit dem Kunden vereinbaren. Nein, wenn Sie es einfach auf die Rechnung schreiben.

Der Unterschied ist wichtiger, als er klingt. Das Gesetz sieht im Regelfall vor, dass Sie zuerst leisten und der Kunde danach zahlt. Beim Werkvertrag steht das in § 632a BGB: Sie können eine Abschlagszahlung „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen" verlangen. Das Stichwort ist erbracht. Der gesetzliche Anspruch deckt nur ab, was Sie schon getan haben – nicht das, was Sie erst noch tun wollen.

Geld vor der Leistung ist deshalb kein Recht, das Sie haben, sondern eine Abrede, die Sie treffen. Und weil es eine Abrede ist, gehört sie an die Stelle, an der der Kunde noch nein sagen kann: ins Angebot, in die Auftragsbestätigung, in den Vertrag. Nicht auf die Rechnung, die erst danach kommt.

Der häufigste Fehler in der Praxis: Angebot ohne ein Wort zur Zahlung, Auftrag erteilt, und dann kommt die Rechnung mit „50 % Anzahlung vor Arbeitsbeginn". Der Kunde muss darauf nicht eingehen. Sie haben die Anzahlung nie vereinbart, also schulden Sie die Leistung und er schuldet erst danach das Geld.

Vorkasse oder Anzahlung: der Unterschied

Beides ist Geld vor der Leistung. Der Unterschied liegt in der Höhe und in dem, was danach noch kommt.

Umsatzsteuerlich behandelt das Gesetz beide gleich. Es spricht in § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG vom „Entgelt oder Teilentgelt", das vereinnahmt wird, bevor die Leistung ausgeführt ist. Ob das 100 Prozent oder 30 Prozent sind, ändert daran nichts.

Praktisch unterscheiden sie sich trotzdem: Bei der Vorkasse sind Sie nach der Lieferung fertig. Bei der Anzahlung kommt eine Schlussrechnung, und genau dort passiert der teuerste Fehler dieses Themas – siehe Die Schlussrechnung.

Nicht dasselbe ist die Abschlagsrechnung. Die rechnet ab, was Sie bei einem laufenden Auftrag schon geleistet haben, Schritt für Schritt. Anzahlung und Vorkasse kommen dagegen, bevor überhaupt etwas passiert ist. Wie die laufende Teilabrechnung funktioniert, steht in Abschlagsrechnung schreiben, und die Abgrenzung zwischen den drei Rechnungsarten in Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung. Ebenfalls etwas anderes ist die Proforma-Rechnung: Sie rechnet gar nichts ab, sondern informiert den Zoll oder den Kunden im Voraus.

Muster für Anzahlungsrechnung und Vorkasse

Zwei Vorlagen zum Kopieren. Die Werte sind Beispiele, die Struktur ist das, worauf es ankommt.

Muster Anzahlungsrechnung

Anzahlungsrechnung Nr. 2026-0184
Rechnungsdatum: 15. September 2026

Für den Auftrag vom 8. September 2026: Einbau einer Küche, Auftragsnummer A-2026-31.
Voraussichtlicher Leistungszeitraum: Oktober 2026.

Vereinbarte Anzahlung, 30 % der Auftragssumme von 12.000,00 EUR netto:

| Position | Netto | USt 19 % | Brutto |
| --- | --- | --- | --- |
| Anzahlung auf Auftrag A-2026-31 | 3.600,00 EUR | 684,00 EUR | 4.284,00 EUR |

Zahlbar bis zum 25. September 2026 ohne Abzug.
Mit dem Einbau beginnen wir nach Eingang der Anzahlung.
Über die Restsumme erhalten Sie nach Abschluss der Arbeiten eine Schlussrechnung, in der diese Anzahlung abgezogen wird.

Muster Vorkasse-Rechnung

Rechnung Nr. 2026-0185 – Zahlung vor Versand
Rechnungsdatum: 15. September 2026

Für Ihre Bestellung vom 14. September 2026.
Voraussichtlicher Liefermonat: September 2026.

| Position | Menge | Netto | USt 19 % | Brutto |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Artikel 4411, Sonderanfertigung | 1 | 890,00 EUR | 169,10 EUR | 1.059,10 EUR |

Zahlbar bis zum 22. September 2026 ohne Abzug.
Der Versand erfolgt nach Eingang des Betrags.

Dieselbe Vorlage passt für die Suche nach „Anzahlungsrechnung Muster", „Vorlage" oder „Vordruck" – es ist in allen Fällen dasselbe Dokument. Was sich ändert, ist nur der Anlass.

Ein Wort zur Bezeichnung: Das Gesetz schreibt keinen Titel vor. „Anzahlungsrechnung", „Vorauszahlungsrechnung" oder schlicht „Rechnung" sind gleichermaßen zulässig. Wichtig ist, dass aus dem Dokument hervorgeht, dass die Leistung noch nicht erbracht ist. Sonst ist später schwer zu erklären, warum zum selben Auftrag zwei Rechnungen existieren.

Diese Angaben sind Pflicht

Die Anzahlungsrechnung ist keine abgespeckte Rechnung. § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG sagt, dass für Entgelte, die vor der Leistung vereinnahmt werden, „die Absätze 1 bis 4 sinngemäß" gelten. Damit gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jeder anderen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG.

Zwei Punkte machen in der Praxis Ärger:

Der Leistungszeitpunkt. Den kennen Sie noch nicht, die Leistung steht ja aus. Es genügt, den voraussichtlichen Zeitpunkt oder den Kalendermonat anzugeben. Lassen Sie das Feld dagegen leer, fehlt eine Pflichtangabe.

Die Beschreibung der Leistung. Sie muss so konkret sein, dass klar ist, wofür gezahlt wird. „Anzahlung" allein reicht nicht. „Anzahlung auf Auftrag A-2026-31, Einbau einer Küche" reicht. Das ist keine Formalie: Erst wenn feststeht, was geliefert wird, lässt sich überhaupt der richtige Steuersatz bestimmen.

Wie die vollständige Liste der Pflichtangaben aussieht, steht in Rechnung schreiben. Für die fortlaufende Nummerierung gilt nichts Besonderes: Die Anzahlungsrechnung bekommt eine Nummer aus Ihrem normalen Kreis, dazu Rechnungsnummer vergeben.

Die Umsatzsteuer wartet nicht auf die Lieferung

Das ist der Punkt, an dem sich Anzahlungen von allem anderen unterscheiden, und der Grund, warum viele Selbstständige damit einmal auf die Nase fallen.

Normalerweise entsteht die Umsatzsteuer, wenn Sie geliefert oder geleistet haben. Bei Geld vor der Leistung greift eine Sonderregel: Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG entsteht die Steuer „mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist".

Vereinnahmt heißt: Das Geld ist auf Ihrem Konto. Nicht: Sie haben die Rechnung geschrieben.

Ein Beispiel. Sie nehmen am 25. September eine Anzahlung von 4.284 Euro brutto entgegen. Eingebaut wird die Küche im November. In der Voranmeldung für September melden Sie trotzdem schon 684 Euro Umsatzsteuer an und führen sie ab. Der Auftrag ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht angefangen.

Das gilt unabhängig davon, ob Sie nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten versteuern. Wer die Istversteuerung nach § 20 UStG nutzt, hat ohnehin den Geldeingang als Auslöser. Wer nach Sollversteuerung arbeitet, wird durch Satz 4 auf den Geldeingang vorgezogen. In beiden Fällen ist das Geld beim Finanzamt, bevor die Arbeit getan ist.

Was daraus folgt, ganz praktisch: Legen Sie die Umsatzsteuer aus der Anzahlung beiseite, sobald sie eingeht. Wer 4.284 Euro als Material- und Lohnbudget einplant, hat 684 Euro davon schon ausgegeben, ohne es zu merken. Die Fristen der Voranmeldung stehen in Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen und Grenzen.

Die Schlussrechnung: hier entsteht die doppelte Steuer

Die Küche ist eingebaut, Sie schreiben die Schlussrechnung über die volle Auftragssumme und weisen darauf die Umsatzsteuer aus. Fertig? Nein – Sie schulden die Steuer aus der Anzahlung jetzt ein zweites Mal.

§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt, dass in der Endrechnung „die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen" sind. Beides. Nicht nur der Nettobetrag, sondern auch die Steuer, und beides sichtbar.

Steht in der Schlussrechnung die volle Steuer auf die volle Summe, haben Sie mehr Steuer ausgewiesen, als Sie schulden. Diesen Mehrbetrag schulden Sie dann nach § 14c Abs. 1 UStG – zusätzlich zu dem, was Sie im September bereits abgeführt haben.

So sieht der Abzug richtig aus:

Die Alternative: Sie stellen die Schlussrechnung von vornherein nur über den Restbetrag aus und verweisen auf die Anzahlungsrechnung. Auch das ist zulässig. Was nicht geht, ist die volle Summe mit voller Steuer ohne jeden Hinweis auf die Anzahlung.

Bei reiner Vorkasse entfällt das Problem. Sie haben den vollen Betrag einmal abgerechnet, eine zweite Rechnung gibt es nicht. Genau deshalb suchen viele nach „Vorkasse ohne Schlussrechnung": Das ist kein Sonderfall, sondern der Normalfall der Vorkasse.

Was für Kleinunternehmer gilt

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus. Das gilt auf der Anzahlungsrechnung genauso wie auf jeder anderen. Damit fallen die beiden Fallen aus den letzten zwei Abschnitten weg: keine Steuer mit dem Geldeingang, keine Doppelsteuer in der Schlussrechnung.

Zwei Dinge bleiben trotzdem zu beachten:

Die Anzahlung zählt für die Umsatzgrenze. Sie ist Umsatz, sobald sie zufließt, auch wenn die Leistung erst im nächsten Jahr kommt. Wer knapp unter der Grenze liegt und im Dezember eine große Anzahlung annimmt, kann sich damit über die Grenze bringen. Die Grenzen und ihre Wirkung stehen in Kleinunternehmerregelung.

Der Hinweis gehört auf die Rechnung. Auf der Anzahlungsrechnung steht derselbe Satz wie sonst, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Formulierungen dafür stehen in Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Wie hoch darf die Anzahlung sein?

Eine allgemeine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Was Sie vereinbaren dürfen, hängt davon ab, wie Sie es vereinbaren und mit wem.

Im einzeln ausgehandelten Vertrag sind Sie frei. 30 Prozent, 50 Prozent oder der volle Betrag: Wenn beide Seiten zustimmen, gilt es.

Beim Verbraucherbauvertrag setzt das Gesetz eine Grenze. Nach § 650m Abs. 1 BGB dürfen Abschlagszahlungen zusammen 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen. Dazu kommt § 650m Abs. 2 BGB: Dem Verbraucher ist bei der ersten Abschlagszahlung „eine Sicherheit für die rechtzeitige Herstellung des Werks ohne wesentliche Mängel in Höhe von 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung zu leisten". Diese Vorschriften gelten für Verträge über den Bau eines neuen Gebäudes oder über erhebliche Umbaumaßnahmen mit einem Verbraucher. Ob Ihr Auftrag darunter fällt, entscheidet der Einzelfall – bei größeren Bauleistungen an Privatkunden lohnt die Rückfrage bei einer Rechtsanwältin.

In Ihren AGB wird es unabhängig von der Höhe heikel. Dazu der nächste Abschnitt.

Jenseits des Rechts entscheidet die Branche. Bei Sonderanfertigungen und Material, das Sie einkaufen müssen, sind 30 bis 50 Prozent verbreitet. Bei Standardware gegenüber Stammkunden wirkt schon eine Anzahlung wie ein Misstrauensvotum. Der Satz, der beides auflöst: Die Anzahlung deckt Ihr Vorleistungsrisiko, nicht Ihren Gewinn.

Vorkasse in den AGB: der heikle Punkt

Eine Klausel in Ihren AGB, die den Kunden zur Zahlung vor der Leistung verpflichtet, wird an § 307 BGB gemessen. Und dort gerät sie in Schwierigkeiten, weil das Gesetz von der umgekehrten Reihenfolge ausgeht.

Der Bundesgerichtshof hat am 7. März 2013 die Klausel eines Küchenlieferanten für unwirksam erklärt, nach der der Kaufpreis „spätestens bei Anlieferung ohne Abzug" zu zahlen war (BGH, Urteil vom 07.03.2013 – VII ZR 162/12). Begründung: Die Klausel verpflichtet den Kunden zur Vorleistung, ohne dass er die Gegenleistung schon prüfen kann.

Wichtig ist, was das nicht heißt. Vorkasse als eine von mehreren Zahlungsarten anzubieten, zwischen denen der Kunde wählt, ist etwas anderes als eine Klausel, die ihm die Vorleistung vorschreibt. Und im einzeln ausgehandelten Vertrag gilt ohnehin das, was beide vereinbart haben.

Wo genau die Grenze verläuft, hängt an der Formulierung und am Geschäftsmodell. Das ist Anwaltsgebiet, kein Ratgeberthema: Wenn Sie Vorkasse fest in Ihre AGB schreiben wollen, lassen Sie die Klausel prüfen, bevor die erste Abmahnung kommt. Für die Vereinbarung im Einzelfall – Angebot, Auftragsbestätigung, unterschriebener Vertrag – brauchen Sie das nicht.

Der Auftrag platzt: Geld zurück, Rechnung korrigieren

Der Kunde springt ab, Sie zahlen die Anzahlung zurück. Damit ist die Sache kaufmännisch erledigt, steuerlich noch nicht.

Sie haben die Umsatzsteuer auf die Anzahlung bereits abgeführt. Zurückholen können Sie sie über § 17 Abs. 2 Nr. 2 UStG: Die Berichtigungsregel gilt sinngemäß, wenn „für eine vereinbarte Lieferung oder sonstige Leistung ein Entgelt entrichtet, die Lieferung oder sonstige Leistung jedoch nicht ausgeführt worden ist". Die Berichtigung gehört in den Voranmeldungszeitraum, in dem Sie das Geld zurückgezahlt haben – nicht rückwirkend in den, in dem es eingegangen war.

Dazu gehört eine Korrektur der Anzahlungsrechnung. Wie das formal aussieht, steht in Rechnung korrigieren.

Wenn Sie das Geld behalten dürfen, etwa als vereinbarte Stornopauschale, liegt die Sache anders. Dann ist zu klären, ob der einbehaltene Betrag echter Schadensersatz ist oder Entgelt für eine Leistung – davon hängt ab, ob Umsatzsteuer darauf entfällt. Diese Abgrenzung entscheidet der Einzelfall, und sie geht regelmäßig schief, wenn man sie selbst trifft. Fragen Sie hier Ihre Steuerberatung.

Ein Sonderfall: der Widerruf im Fernabsatz. Bestellt ein Verbraucher online und zahlt per Vorkasse, hat er in der Regel vierzehn Tage Widerrufsrecht. Widerruft er, müssen Sie den vollen Betrag einschließlich der Standard-Lieferkosten zurückzahlen. Die Vorkasse schützt Sie also vor dem Zahlungsausfall, nicht vor dem Widerruf.

Formulierungen für Angebot und Rechnung

Vier Sätze, die Sie übernehmen können. Der entscheidende gehört ins Angebot, nicht auf die Rechnung.

Im Angebot oder in der Auftragsbestätigung:

Zahlungsbedingungen: 30 % der Auftragssumme sind vor Arbeitsbeginn fällig, der Restbetrag nach Abnahme innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Für volle Vorkasse:

Zahlungsbedingung: Zahlung vor Versand. Wir versenden nach Eingang des Rechnungsbetrags.

Auf der Anzahlungsrechnung:

Diese Rechnung betrifft eine vereinbarte Anzahlung. Die Leistung ist noch nicht erbracht. Über die Restsumme erhalten Sie nach Abschluss eine Schlussrechnung, in der diese Anzahlung abgezogen wird.

Auf der Schlussrechnung:

Abzüglich Anzahlungsrechnung Nr. 2026-0184 vom 15.09.2026: 3.600,00 EUR netto, 684,00 EUR Umsatzsteuer.

Ein Hinweis zur Wortwahl: „Vorkasse" und „Vorauskasse" meinen dasselbe und sind beide üblich. „Vorauszahlung" ist der Begriff, den das Steuerrecht benutzt. Bleiben Sie innerhalb eines Dokuments bei einem Wort, sonst entsteht der Eindruck, es handle sich um verschiedene Dinge.

Wenn Sie Zahlungsbedingungen nicht bei jeder Rechnung neu tippen wollen, hinterlegen Sie sie einmal im Rechnungsprogramm; das Fälligkeitsdatum steht danach als konkretes Datum auf dem Beleg, statt als Formulierung, die der Kunde selbst ausrechnen muss.

Häufige Fragen

Darf ich Vorkasse verlangen, wenn im Angebot nichts dazu steht?

Nein. Ohne Vereinbarung bleibt es bei der gesetzlichen Reihenfolge: Sie leisten, dann zahlt der Kunde. Sie können ihn nachträglich fragen, ob er anzahlt, aber verlangen können Sie es nicht.

Muss ich für die Anzahlung eine Rechnung schreiben?

Für den Vorsteuerabzug Ihres Geschäftskunden ja. Er darf die Steuer aus der Anzahlung nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG erst ziehen, „wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist". Ohne Rechnung fehlt ihm die halbe Voraussetzung. Abführen müssen Sie die Umsatzsteuer dagegen unabhängig davon, ob Sie eine Rechnung geschrieben haben – ausgelöst wird sie vom Geldeingang.

Ab wann darf ich die Anzahlung anmahnen?

Sobald der vereinbarte Termin verstrichen ist, gilt für die Anzahlung dasselbe wie für jede andere Forderung. Die Fristen und den Ablauf finden Sie in Zahlungsziel auf der Rechnung und Mahnung schreiben. Der einfachere Weg ist meist, mit der Arbeit nicht zu beginnen – das Druckmittel ist die Leistung, die noch aussteht.

Wie buche ich eine erhaltene Anzahlung?

Erhaltene Anzahlungen laufen nicht über das normale Erlöskonto, sondern über ein eigenes Konto für erhaltene Anzahlungen; die Umsatzsteuer darauf wird getrennt erfasst. Welche Kontonummer das in Ihrem Kontenrahmen ist und wie die Auflösung bei der Schlussrechnung gebucht wird, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Hier Zahlen zu raten, kostet später mehr Zeit, als die Frage wert ist.

Zählt die Anzahlung bei der Einnahmenüberschussrechnung im Jahr des Zuflusses?

Bei der Einnahmenüberschussrechnung gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip des § 11 EStG: Eingenommen ist, was auf dem Konto ist. Eine Anzahlung, die im Dezember eingeht, gehört damit in das alte Jahr, auch wenn die Leistung im neuen erbracht wird. Wie die Aufstellung insgesamt funktioniert, steht in Einnahmenüberschussrechnung selbst machen.

Kann ich Vorkasse verlangen und trotzdem Skonto anbieten?

Technisch ja, wirtschaftlich selten sinnvoll. Skonto ist der Preis für frühe Zahlung – bei Vorkasse zahlt der Kunde ohnehin zuerst. Was der Nachlass tatsächlich kostet, rechnet Skonto auf der Rechnung vor.

Wer Anzahlungen regelmäßig nutzt, braucht vor allem den Überblick, welche Beträge zu einer Schlussrechnung noch offen sind. Easy Invoice kostenlos testen – Zahlungsbedingungen liegen dort als Vorlage bereit, und die offenen Posten stehen zum Stichtag.

Quellen

• § 13 UStG – Entstehung der Steuer
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug
• § 17 UStG – Änderung der Bemessungsgrundlage
• § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 20 UStG – Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten
• § 632a BGB – Abschlagszahlungen
• § 650m BGB – Abschlagszahlungen; Absicherung des Vergütungsanspruchs
• § 307 BGB – Inhaltskontrolle
• § 11 EStG – Vereinnahmung und Verausgabung
• § 355 BGB – Widerrufsrecht bei Verbraucherverträgen
• BGH, Urteil vom 07.03.2013 – VII ZR 162/12