„Księgowość przygotowawcza" oznacza po prostu: uporządkować wszystko na tyle, by doradca podatkowy musiał już tylko sprawdzić i zaksięgować, zamiast dopytywać. Składają się na nią dwie rzeczy, które często się myli. Po pierwsze liczby – każda faktura i każdy wydatek jako wiersz księgowy. Dostarcza je program do fakturowania jednym kliknięciem, zwykle jako plik DATEV. Po drugie wszystko, czego w programie nie ma: wyciągi bankowe, paragony gotówkowe, umowy kredytu i leasingu, większe zakupy, stan magazynu. To trzeba zebrać samodzielnie i właśnie na tym przewraca się większość przekazań – nie na technice.
Zanim cokolwiek zaczniesz zbierać, wyjaśnij z kancelarią jedną kwestię: czy doradca księguje przez cały rok, czy sporządza wyłącznie zamknięcie roku? Od tego zależy, czy musisz dostarczyć wszystko, czy tylko zestawienia.
Ten artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego.
Spis treści
- Najpierw ustal: kto co robi?
- Czy to musi być teraz? Terminy za 2025
- Lista kontrolna: co trafia na stos
- Co dostarcza program – a czego musisz poszukać sam
- Droga 1: eksport pliku DATEV
- Dwa numery, bez których ani rusz
- Droga 2: własny dostęp dla doradcy
- Która droga pasuje do ciebie?
- Za pierwszym razem brakuje bilansu otwarcia
- Jak przesłać dane
- Gdy doradca mówi: „Tego nie mogę wczytać"
- Mali przedsiębiorcy: co odpada
- Dlaczego raz w roku to najdroższa droga
Najpierw ustal: kto co robi?
Są dwa typowe podziały i prowadzą do zupełnie różnych stosów:
Doradca księguje przez cały rok. Zajmuje się deklaracjami VAT i co miesiąc zna twoje liczby. Wtedy większość już u niego jest. Dosyłasz tylko to, co w ciągu roku do niego nie dotarło – paragony gotówkowe, nowe umowy, udziały prywatne.
Księgujesz sam, doradca robi tylko zamknięcie. Sprawdza, ustala zysk i wypełnia formularze. Wtedy potrzebuje twoich gotowych zestawień – księgowań i zestawienia obrotów i sald – oraz dokumentów, których z twoich księgowań nie odczyta.
Jeden telefon do kancelarii oszczędza tydzień korespondencji. Zapytaj wprost: „Co księgujecie za mnie, a co mam dostarczyć?"
Czy to musi być teraz? Terminy za 2025
Za rok podatkowy 2025 obowiązują znów zwykłe terminy. Kto rozlicza się sam, musiał zdążyć do 31 lipca 2026. Kto ma doradcę podatkowego albo stowarzyszenie pomocy podatkowej, ma automatycznie czas do 1 marca 2027 – bez wniosku. Właściwą datą byłby 28 lutego, ale wypada w niedzielę.
Ten termin należy jednak do doradcy, nie do ciebie. W tych samych tygodniach musi domknąć sprawy wszystkich klientów. Kto przekazuje dokumenty w lutym, ląduje na tym samym stosie co wszyscy inni, którzy też przekazują w lutym. Kto dostarczy je późnym latem albo jesienią, jest zwykle obsłużony znacznie szybciej i dostaje pytania wtedy, gdy ktoś może jeszcze spokojnie odpowiedzieć.
Wszystkie daty zebrane są w Terminy składania zeznań 2026. Jeśli sam przegapiłeś 31 lipca: co naprawdę grozi, opisuje Przekroczony termin zeznania podatkowego.
Lista kontrolna: co trafia na stos
Przejdź ją raz od góry do dołu. Co u ciebie nie występuje, skreśl.
Wyciągi bankowe – bez luk. Wszystkie rachunki firmowe, cały rok, bez brakujących numerów. To zdecydowanie najczęstszy powód dopytywania. Doradca sprawdza dzięki nim, czy każda płatność ma swoją fakturę. Brakujący wyciąg to brakujący odcinek śladu.
Gotówka. Każda zapłata gotówką z dowodem, a do tego twoje zapiski o utargach, jeśli je prowadzisz. Wydatków gotówkowych bez dowodu nikt nie rozliczy.
Faktury sprzedaży. Wszystko, co wystawiłeś – także anulowane i korygowane. Luki w numeracji rzucają się przy kontroli w oczy natychmiast.
Faktury zakupu. Wszystkie dowody kosztów firmowych. Jak układać je w ciągu roku, żeby w grudniu nic nie brakowało, opisuje Zarządzanie fakturami zakupowymi.
Większe zakupy. Tu obowiązują progi wartości, które decydują, czy odliczasz od razu, czy rozkładasz na lata:
| Wartość zakupu (netto) | Co się z tym dzieje |
|---|---|
| do 250 € | od razu koszt firmowy, bez odrębnej ewidencji |
| od 250 € do 800 € | od razu w pełni odliczalne, ale z odrębną ewidencją (§ 6 ust. 2 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym) |
| od 250 € do 1.000 € | alternatywnie pozycja zbiorcza rozłożona na pięć lat (§ 6 ust. 2a) |
| powyżej 800 € | nie od razu, lecz rozłożone na lata użytkowania – faktura i tak trafia do doradcy |
Progi te są niezmienione od 2018 roku i obowiązują także w 2026. Decydująca jest co do zasady kwota netto; jeśli nie możesz odliczać podatku naliczonego, zapytaj doradcę, która wartość liczy się u ciebie. Wyboru między odliczeniem natychmiastowym a pozycją zbiorczą nie dokonuje się zresztą dla każdego urządzenia osobno, lecz jednolicie dla wszystkich zakupów roku w tym przedziale – zostaw ten wybór doradcy, on widzi całość.
Umowy. Kredyty i rozliczenia odsetek, leasing, czynsz za lokal firmowy, ubezpieczenia. Przede wszystkim nowe umowy i zmiany z minionego roku – tych, które już ma, nie chce dwa razy.
Stan magazynu. Jeśli handlujesz towarem albo magazynujesz materiał: co zostało 31 grudnia, wraz z wartością. Bez tej liczby zysk nie może się zgadzać.
Pracownicy. Listy płac, zgłoszenia do kas chorych, zestawienia składek – o ile nie zajmuje się tym i tak biuro płac.
To, czego używasz również prywatnie. Samochód firmowy z ewidencją przebiegu albo regułą jednego procenta, telefon i internet, gabinet w domu. Doradca musi wydzielić część prywatną i może to zrobić tylko wtedy, gdy o niej wie.
Poczta z urzędu skarbowego. Decyzje z poprzedniego roku, ustalone zaliczki, pisma o terminach.
Co dostarcza program – a czego musisz poszukać sam
Oto podział, który uczciwie pokazuje nakład pracy:
| Załatwia program do fakturowania | Musisz zebrać sam |
|---|---|
| Wszystkie faktury sprzedaży jako wiersze księgowe | Wyciągi z banku |
| Zaksięgowane faktury zakupu i wydatki | Paragony gotówkowe, których nigdy nie wprowadziłeś |
| Lista klientów i dostawców | Umowy kredytu, leasingu i najmu |
| Plan kont z nazwami | Stan magazynu na koniec roku |
| Zestawienie obrotów i sald | Dokumenty płacowe |
| Kwoty VAT za okres | Udziały prywatne, ewidencja przebiegu |
Lewa kolumna to jedno kliknięcie. Prawa to właściwa praca – i nie zmaleje, jakiekolwiek oprogramowanie kupisz.
Droga 1: eksport pliku DATEV
Dlaczego w ogóle plik, a nie po prostu faktury? Bo faktura PDF jest dla komputera obrazkiem z tekstem. Człowiek widzi „netto 1.000 euro, 19 procent, prace malarskie", program księgowy nie. Ktoś musi to przepisać albo sprawdzić. Przy 300 fakturach i dwóch minutach na dokument daje to dziesięć godzin pracy – powstających w kancelarii i lądujących na twoim rachunku.
Plik księgowań wczytuje się natomiast w kilka sekund. Wybierasz okres i pobierasz archiwum ZIP z sześcioma plikami:
| Plik | Co zawiera | Do czego mu służy |
|---|---|---|
| Paczka księgowań | Każda operacja w jednym wierszu: data, kwota, podatek, konto, konto przeciwstawne, numer dowodu | Sedno – z tego powstaje twoja księgowość |
| Odbiorcy | Twoi klienci z numerem, nazwą, adresem | Żeby księgowania miały nazwę, a nie sam numer |
| Dostawcy | Twoi dostawcy, tak samo | To samo po stronie kosztów |
| Nazwy kont | Jak nazywają się twoje konta | Żeby nie dotarł sam goły numer „4400", ale i to, że są to przychody z prac malarskich |
| Zestawienie obrotów i sald | Wszystkie konta z wartością początkową, obrotem i końcową | Jego kontrola: czy suma zgadza się z wczytanymi danymi? |
| Deklaracja VAT | Kwoty obrotu i podatku wg pozycji | Do porównania z tym, co zgłosiłeś urzędowi |
Pierwsze cztery są w formacie DATEV. Jeśli doradca zapyta, o co dokładnie chodzi, odpowiedź brzmi: paczka księgowań EXTF – standardowy format, który wczytują programy DATEV. Nic nie trzeba zmieniać ani konwertować.
W office1.cloud znajdziesz to od taryfy Standard wzwyż wśród zestawień księgowych jako „pakiet dla doradcy podatkowego". Pojedyncze pliki można pobrać też osobno – niektóre kancelarie chcą wyłącznie paczkę księgowań, bo listy klientów i dostawców prowadzą u siebie.
Ważne: plików PDF z dowodami w ZIP nie ma. Zawiera on liczby, nie obrazy do nich. Jeśli doradca chce zobaczyć dowody – a przy kosztach firmowych chce często – pobierz mu te konkretne albo od razu daj mu własny dostęp.
Dwa numery, bez których ani rusz
Tu pierwsze podejście kończy się niepowodzeniem niemal zawsze, choć załatwia się to szybko: każdy plik DATEV zawiera numer doradcy i numer klienta. Numer doradcy należy do twojego doradcy podatkowego, numer klienta to ty w jego kartotece. Oba zna tylko on albo jego sekretariat.
Zapytaj raz mailem – cztery dane, dwa zdania:
Dzień dobry, do eksportu mojej księgowości potrzebuję Państwa numeru doradcy oraz mojego numeru klienta. Ponadto: pracują Państwo na SKR 03 czy SKR 04 i kiedy zaczyna się mój rok obrotowy?
Dwa ostatnie pytania oszczędzają drugie podejście. SKR 03 i SKR 04 to dwa rozpowszechnione niemieckie plany kont – systemy numeracji określające, które konto czemu odpowiada. Oba są typowe, różnią się tylko ułożeniem. Ten, którego używa doradca, ustawiasz raz i nigdy więcej. Rok obrotowy u większości zaczyna się 1 stycznia; jeśli u ciebie jest inaczej, i tak o tym wiesz.
Droga 2: własny dostęp dla doradcy
Druga droga całkowicie oszczędza wysyłkę: zakładasz doradcę podatkowego jako osobnego użytkownika. Dostaje zaproszenie mailem, ustawia własne hasło i od tej pory pracuje na własnych danych logowania.
To najważniejszy punkt: nigdy nie przekazuj własnego hasła. Inaczej nikt później nie odróżni, kto co zrobił – a ty odpowiadasz za każdą zmianę dokonaną pod twoim nazwiskiem.
Dla doradców podatkowych office1.cloud ma osobną rolę, węższą niż zwykły dostęp pracownika. Może:
- przeglądać faktury, dowody, klientów, dostawców, artykuły i umowy
- samodzielnie tworzyć wszystkie zestawienia i eksporty, a więc także pakiet DATEV
- edytować wydatki i księgowania, by przypisywać dowody bez pytania ciebie
Nie może: wystawiać ani wysyłać faktur, zmieniać danych klientów, zapraszać kolejnych użytkowników, zmieniać ustawień ani niczego usuwać.
Praktyczny zysk: dopytywanie znika. „Przy dowodzie 214 czegoś mi brakuje" nie zamienia się już w maila do ciebie – doradca sam widzi dokument.
Która droga pasuje do ciebie?
- Oddajesz wszystko raz w roku i nie chcesz mieć z tym nic wspólnego → eksport. Jeden ZIP, jedna wiadomość, gotowe.
- Doradca księguje na bieżąco i składa twój VAT → dostęp. To oszczędza najwięcej czasu obu stronom.
- Kancelaria wyraźnie chce plik → eksport. Niektóre z dobrych powodów nie wpuszczają obcych systemów do swojego trybu pracy.
Można też jedno i drugie: dostęp do bieżących pytań, eksport na zamknięcie roku.
Za pierwszym razem brakuje bilansu otwarcia
Punkt, który przy pierwszym przekazaniu na pewno wywoła pytanie: eksport zawiera ruchy z danego okresu – to, co wydarzyło się w roku. Nie zawiera tego, z czym w ten rok wszedłeś: nieopłaconych faktur klientów z poprzedniego roku, niezapłaconych faktur dostawców, stanów kont, trwających odpisów amortyzacyjnych.
Te wartości początkowe doradca zwykle ma sam, jeśli robił poprzedni rok. Jeśli właśnie zmieniasz kancelarię albo program, musi je uzyskać od poprzednika. Poruszcie to zanim wyeksportujesz – inaczej sumy końcowe się nie zgodzą i początkowo nikt nie będzie wiedział dlaczego.
Jak przesłać dane
W tym ZIP jest twój pełny obrót i lista klientów. To nie jest coś, co powinno wędrować przez sieć bez ochrony. Większość kancelarii ma do tego portal albo bezpieczne przesyłanie – zapytaj, zanim doczepisz plik do maila. Jeśli jednak musi pójść mailem, zabezpiecz archiwum hasłem, a hasło przekaż inną drogą, na przykład telefonicznie.
Przy własnym dostępie pytanie w ogóle nie powstaje: dane nie opuszczają twojego systemu.
Gdy doradca mówi: „Tego nie mogę wczytać"
To się zdarza i prawie nigdy nie chodzi o liczby. Cztery typowe przyczyny:
Błędne lub brakujące numery. Numer doradcy i numer klienta muszą zgadzać się dokładnie, inaczej program kancelarii nie przypisze pliku do żadnego klienta. Wystarczy przestawiona cyfra.
Inny plan kont. Wyeksportowałeś w SKR 03, kancelaria pracuje na SKR 04. Księgowania dochodzą, ale trafiają na złe konta. Raz przestawić i wyeksportować ponownie.
Podwójny okres. Jeśli wyeksportujesz ten sam okres dwa razy, a kancelaria wczyta oba, obrót pojawi się w księgach podwójnie. Notuj, co już wysłałeś.
Nie zgadza się długość konta. Ile znaków mają twoje konta – zwykle cztery – musi pasować do ustawień kancelarii. To ustawienie, nie błąd w danych.
Przydatne w takich dyskusjach: każdy eksport jest u ciebie protokołowany – okres, nazwa pliku, rozmiar, moment, kto go utworzył, plus wartość kontrolna pliku. Dzięki temu „czy wysłałem już ten kwartał?" rozstrzyga się w dziesięć sekund. Dlaczego takie zapisy liczą się przy kontroli, opisuje Faktura zgodna z GoBD.
Mali przedsiębiorcy: co odpada
Jeśli korzystasz ze zwolnienia dla małych przedsiębiorców według § 19 niemieckiej ustawy o VAT, przekazanie jest wyraźnie krótsze. Nie wykazujesz VAT, nie odprowadzasz go i z reguły nie składasz deklaracji okresowych – plik VAT w pakiecie pozostaje wtedy pusty albo odpada. Od roku podatkowego 2024 mali przedsiębiorcy co do zasady nie muszą składać także rocznej deklaracji VAT – chyba że urząd skarbowy wyraźnie o to wezwie.
Co zostaje: przychody i wydatki, dowody do nich oraz wszystko z listy powyżej. Twojego zeznania o podatku dochodowym to nie dotyczy. Jak ma wyglądać faktura bez VAT, opisuje Faktura bez VAT.
Dlaczego raz w roku to najdroższa droga
Większość małych firm oddaje wszystko jednym rzutem po zakończeniu roku. To najmniej wygodny moment: nie pamiętasz już, czego dotyczył paragon z marca, doradca pyta o zdarzenia sprzed dziesięciu miesięcy, a błąd w VAT narastał rok zamiast miesiąca.
Kto zamiast tego dostarcza kwartalnie albo daje doradcy dostęp, rozkłada pracę i wychwytuje błędy wcześnie. Nakład to to samo kliknięcie – tyle że cztery razy zamiast raz.
Jeśli pracujesz zupełnie bez doradcy, eksport nie jest twoim tematem. Wtedy chodzi o rachunek przychodów i kosztów oraz właściwe załączniki w ELSTER – opisuje to Samodzielne rozliczenie podatkowe przy samozatrudnieniu.
Dla wszystkich pozostałych następnym krokiem jest ten krótki mail do kancelarii: kto co księguje i jak brzmią oba numery? Z tymi odpowiedziami i listą powyżej przekazanie załatwia się w jeden poranek.
Latwiejsze fakturowanie
Easy Invoice laczy oferty, faktury i zarzadzanie klientami w chmurze.
Wyprobuj Easy InvoiceCzytaj dalej
Fakturowanie i księgowość
Faktura zgodna z GoBD: dlaczego czegoś takiego nie ma – i co niemiecki urząd skarbowy sprawdza naprawdę
Wiele osób szuka faktury zgodnej z GoBD. Coś takiego nie istnieje: GoBD nie regulują tego, co jest na papierze, tylko sposób, w jaki pracujesz. Którą połowę załatwia program – a która połowa zostaje przy Tobie, cokolwiek kupisz.
Fakturowanie i księgowość
Faktura do UE: z VAT czy bez – i co się dzieje bez numeru VAT UE
Pierwszy klient za granicą i od razu pytanie: doliczyć 19 procent czy nie? Odpowiedź zależy od trzech pytań – i od numeru, który lepiej sprawdzić przed wysłaniem faktury niż po.
Fakturowanie i księgowość
Jak wystawić fakturę ZUGFeRD: cztery kroki – i test, który pokazuje, czy Twój PDF naprawdę nią jest
Faktura ZUGFeRD to Twoja zwykła faktura PDF z niewidocznymi danymi w środku. Co trzeba ustawić, które dane muszą być kompletne – i najprostszy sposób, by samemu sprawdzić wynik.