Comptabilité préparatoire : ce dont votre expert-comptable a vraiment besoin – et comment lui éviter de tout ressaisir

« Comptabilité préparatoire » signifie simplement : trier tout suffisamment en amont pour que votre expert-comptable n'ait plus qu'à vérifier et enregistrer, au lieu de vous relancer. Deux choses en font partie, et on les confond souvent. D'abord les chiffres – chaque facture et chaque dépense sous forme de ligne d'écriture. Votre logiciel de facturation les fournit en un clic, généralement sous forme de fichier DATEV. Ensuite tout ce qui ne se trouve pas dans votre logiciel : relevés bancaires, justificatifs d'espèces, contrats de prêt et de leasing, achats importants, stock. Cela, vous devez le rassembler vous-même, et c'est là que la plupart des transmissions échouent – pas sur la technique.

Avant de rassembler quoi que ce soit, réglez une question avec votre cabinet : votre comptable enregistre-t-il vos écritures tout au long de l'année, ou ne fait-il que la clôture ? De cela dépend si vous devez tout fournir ou seulement les états.

Cet article fournit une information générale et ne remplace pas un conseil fiscal.

Sommaire

1. D'abord clarifier : qui fait quoi ?
2. Est-ce urgent ? Les délais pour 2025
3. La checklist : ce qui doit figurer sur la pile
4. Ce que votre logiciel fournit – et ce que vous devez chercher
5. Voie 1 : exporter le fichier DATEV
6. Les deux numéros indispensables
7. Voie 2 : donner un accès personnel à votre comptable
8. Quelle voie vous convient ?
9. La première fois, les soldes d'ouverture manquent
10. Comment transmettre les données
11. Si le comptable dit : « Je ne peux pas importer ça »
12. Micro-entreprises : ce qui ne vous concerne pas
13. Pourquoi une fois par an est la voie la plus coûteuse

D'abord clarifier : qui fait quoi ?

Il existe deux répartitions courantes, et elles aboutissent à des piles très différentes :

Le comptable enregistre en continu. Il s'occupe de vos déclarations de TVA et connaît vos chiffres chaque mois. Dans ce cas, l'essentiel est déjà chez lui. Vous ne fournissez que ce qui ne lui est pas parvenu en cours d'année – justificatifs d'espèces, nouveaux contrats, parts privées.

Vous tenez la comptabilité, le comptable ne fait que la clôture. Il contrôle, détermine le bénéfice et remplit les formulaires. Il lui faut alors vos états finalisés – les écritures et la balance générale – ainsi que les documents qu'il ne peut pas déduire de vos écritures.

Un appel au cabinet fait gagner une semaine d'allers-retours. Demandez simplement : « Qu'enregistrez-vous pour moi, et que dois-je vous fournir ? »

Est-ce urgent ? Les délais pour 2025

Pour l'année fiscale 2025, les délais normaux s'appliquent de nouveau. Qui déclare soi-même devait avoir terminé au 31 juillet 2026. Qui a un expert-comptable ou une association d'aide fiscale dispose automatiquement jusqu'au 1er mars 2027 – sans demande. La date théorique serait le 28 février, mais elle tombe un dimanche.

Ce délai appartient toutefois à votre comptable, pas à vous. Il doit boucler les dossiers de tous ses clients durant les mêmes semaines. Qui transmet en février se retrouve sur la même pile que tous ceux qui transmettent en février. Qui livre à la fin de l'été ou à l'automne est généralement bien plus vite servi et reçoit les questions à un moment où quelqu'un peut encore y répondre calmement.

Toutes les échéances figurent dans Délais de déclaration 2026. Si vous avez vous-même manqué le 31 juillet : ce qui arrive réellement est expliqué dans Délai de déclaration dépassé.

La checklist : ce qui doit figurer sur la pile

Parcourez-la une fois de haut en bas. Rayez ce qui ne vous concerne pas.

Relevés bancaires – sans lacune. Tous les comptes professionnels, l'année entière, sans numéro manquant. C'est de loin la première cause de relances. Votre comptable vérifie ainsi que chaque paiement correspond à une facture. Un relevé manquant, c'est un morceau de piste en moins.

Espèces. Chaque paiement en liquide avec son justificatif, ainsi que vos relevés de recettes en espèces si vous en tenez. Une dépense en espèces sans justificatif ne peut être retenue par personne.

Factures de vente. Tout ce que vous avez émis – y compris les factures annulées et rectifiées. Les trous dans la numérotation sautent immédiatement aux yeux lors d'un contrôle.

Factures d'achat. Tous les justificatifs de vos charges. Comment les classer en cours d'année pour que rien ne manque en décembre : voir Gérer les factures fournisseurs.

Achats importants. Des seuils déterminent ici si vous déduisez immédiatement ou étalez sur plusieurs années :

Ces seuils sont inchangés depuis 2018 et valent aussi pour 2026. C'est en principe le montant hors taxes qui compte ; si vous ne pouvez pas déduire la TVA en amont, demandez à votre comptable quelle valeur s'applique à vous. Le choix entre déduction immédiate et poste collectif ne se fait d'ailleurs pas appareil par appareil, mais de façon uniforme pour tous les achats de l'année dans cette fourchette – laissez ce choix à votre comptable, il voit l'ensemble.

Contrats. Prêts et décomptes d'intérêts, leasing, loyer des locaux professionnels, assurances. Surtout les nouveaux contrats et les modifications de l'année écoulée – il ne veut pas deux fois ceux qu'il détient déjà.

Stock. Si vous vendez des marchandises ou stockez du matériel : ce qui restait au 31 décembre, avec sa valeur. Sans ce chiffre, le bénéfice ne peut pas être juste.

Personnel. Bulletins de paie, déclarations aux caisses d'assurance maladie, justificatifs de cotisations – sauf si un service de paie s'en charge déjà.

Ce que vous utilisez aussi à titre privé. Véhicule de société avec carnet de bord ou règle du 1 %, téléphone et internet, bureau à domicile. Le comptable doit isoler la part privée et ne peut le faire que s'il en a connaissance.

Courrier de l'administration fiscale. Avis d'imposition de l'année précédente, acomptes fixés, notifications de délais.

Ce que votre logiciel fournit – et ce que vous devez chercher

Voici la répartition qui montre honnêtement l'effort :

La colonne de gauche, c'est un clic. Celle de droite, c'est le vrai travail – et elle ne rétrécit pas, quel que soit le logiciel acheté.

Voie 1 : exporter le fichier DATEV

Pourquoi un fichier plutôt que les factures ? Parce qu'une facture PDF est, pour l'ordinateur, une image avec du texte dessus. L'humain lit « 1 000 € HT, 19 %, travaux de peinture » ; le logiciel comptable, non. Quelqu'un doit ressaisir ou vérifier. À 300 factures et deux minutes par pièce, cela fait dix heures de travail – effectuées au cabinet et facturées sur votre note.

Un fichier d'écritures, lui, s'importe en quelques secondes. Vous choisissez une période et téléchargez une archive ZIP contenant six fichiers :

Les quatre premiers sont au format DATEV. Si votre comptable demande de quoi il s'agit exactement, la réponse est : lot d'écritures EXTF – le format standard qu'importent les programmes DATEV. Rien à renommer, rien à convertir.

Dans office1.cloud, cela se trouve à partir de la formule Standard dans les états comptables, sous « paquet expert-comptable ». Les fichiers peuvent aussi être téléchargés séparément – certains cabinets ne veulent que le lot d'écritures, les listes clients et fournisseurs étant déjà tenues chez eux.

Important : les PDF des justificatifs ne sont pas dans le ZIP. Il contient les chiffres, pas les images correspondantes. Si votre comptable veut voir les justificatifs – et pour les charges, c'est souvent le cas –, téléchargez-lui ceux qui sont concernés ou donnez-lui directement un accès personnel.

Les deux numéros indispensables

C'est là que la première tentative échoue presque toujours, alors que c'est vite réglé : tout fichier DATEV contient un numéro de conseil et un numéro de client. Le numéro de conseil appartient à votre expert-comptable, le numéro de client, c'est vous dans son fichier. Seuls lui ou son secrétariat connaissent les deux.

Demandez-les une fois par e-mail – quatre informations, deux phrases :

Bonjour, pour exporter ma comptabilité, j'ai besoin de votre numéro de conseil et de mon numéro de client. Par ailleurs : travaillez-vous avec le SKR 03 ou le SKR 04, et quand débute mon exercice ?

Les deux dernières questions vous évitent un second essai. SKR 03 et SKR 04 sont deux plans comptables allemands répandus – des systèmes de numérotation indiquant à quoi correspond chaque compte. Les deux sont courants, ils sont simplement classés différemment. Celui qu'utilise votre comptable, vous le réglez une fois et n'y revenez plus. L'exercice commence chez la plupart le 1er janvier ; si autre chose s'applique chez vous, vous le savez déjà.

Voie 2 : donner un accès personnel à votre comptable

La seconde voie supprime l'envoi : vous créez votre expert-comptable comme utilisateur distinct. Il reçoit une invitation par e-mail, définit son propre mot de passe et travaille ensuite avec ses propres identifiants.

C'est le point essentiel : ne communiquez jamais votre propre mot de passe. Sinon, plus personne ne peut établir ensuite qui a fait quoi – et vous assumez chaque modification effectuée sous votre nom.

office1.cloud prévoit pour les experts-comptables un rôle dédié, plus étroit qu'un accès salarié classique. Il peut :

• consulter factures, justificatifs, clients, fournisseurs, articles et contrats
• générer lui-même tous les états et exports, y compris le paquet DATEV
• modifier dépenses et écritures, afin d'affecter les justificatifs sans vous solliciter

Il ne peut pas : établir ou envoyer des factures, modifier les données clients, inviter d'autres utilisateurs, changer les réglages ni supprimer quoi que ce soit.

Le gain concret : les relances disparaissent. « Il me manque quelque chose sur la pièce 214 » ne devient plus un e-mail pour vous – le comptable voit la pièce lui-même.

Quelle voie vous convient ?

• Vous transmettez tout une fois par an et ne voulez pas vous en occuper → export. Un ZIP, un message, terminé.
• Votre comptable enregistre en continu et déclare votre TVA → accès. C'est ce qui fait gagner le plus de temps des deux côtés.
• Le cabinet veut expressément un fichier → export. Certains ont de bonnes raisons de ne pas laisser entrer de systèmes tiers dans leur organisation.

Les deux à la fois fonctionnent aussi : l'accès pour les questions courantes, l'export pour la clôture.

La première fois, les soldes d'ouverture manquent

Un point qui provoque à coup sûr une relance lors de la première transmission : un export contient les mouvements d'une période – ce qui s'est passé dans l'année. Il ne contient pas ce avec quoi vous êtes entré dans cette année : factures clients encore ouvertes de l'exercice précédent, factures fournisseurs impayées, soldes de comptes, amortissements en cours.

Ces valeurs de départ, votre comptable les détient généralement lui-même s'il a traité l'année précédente. Si vous changez justement de cabinet ou de logiciel, il devra les demander au précédent. Abordez le sujet avant d'exporter – sinon les totaux ne concordent pas et personne ne sait d'abord pourquoi.

Comment transmettre les données

Ce ZIP contient l'intégralité de votre chiffre d'affaires et votre liste de clients. Ce n'est pas quelque chose qui devrait circuler sans protection. La plupart des cabinets disposent d'un portail ou d'un dépôt sécurisé – renseignez-vous avant de l'attacher à un e-mail. Si l'envoi par messagerie s'impose malgré tout, protégez l'archive par un mot de passe et communiquez ce mot de passe par un autre canal, par téléphone par exemple.

Avec un accès personnel, la question ne se pose même pas : les données ne quittent pas votre système.

Si le comptable dit : « Je ne peux pas importer ça »

Cela arrive, et ce ne sont presque jamais les chiffres. Quatre causes habituelles :

Numéros erronés ou manquants. Numéro de conseil et numéro de client doivent correspondre exactement, sinon le logiciel du cabinet n'affecte le fichier à aucun dossier. Un chiffre inversé suffit.

L'autre plan comptable. Vous avez exporté en SKR 03, le cabinet travaille en SKR 04. Les écritures arrivent, mais sur les mauvais comptes. On bascule une fois, on réexporte.

Période en double. Si vous exportez deux fois la même période et que le cabinet importe les deux, le chiffre d'affaires figure en double. Notez ce que vous avez déjà envoyé.

Longueur de compte inadaptée. Le nombre de positions de vos comptes – quatre le plus souvent – doit correspondre aux réglages du cabinet. C'est un paramètre, pas une erreur de données.

Utile dans ces discussions : chaque export est journalisé chez vous – période, nom du fichier, taille, horodatage, auteur, plus une empreinte de contrôle du fichier. « Vous ai-je déjà envoyé ce trimestre ? » se règle ainsi en dix secondes. Pourquoi ces journaux comptent lors d'un contrôle : voir Facture conforme aux GoBD.

Micro-entreprises : ce qui ne vous concerne pas

Si vous relevez du régime des petites entreprises prévu au § 19 de la loi allemande sur la TVA, la transmission est nettement plus courte. Vous ne facturez pas de TVA, n'en reversez pas et ne déposez en règle générale pas de déclaration périodique – le fichier TVA du paquet reste alors vide ou disparaît. Depuis l'année fiscale 2024, les petites entreprises n'ont en principe plus à déposer de déclaration annuelle de TVA non plus – sauf demande expresse de l'administration.

Ce qui subsiste : les recettes et les dépenses, les justificatifs correspondants et tout ce qui figure dans la checklist ci-dessus. Votre déclaration de revenus n'est pas concernée. À quoi doit ressembler une facture sans TVA : voir Établir une facture sans TVA.

Pourquoi une fois par an est la voie la plus coûteuse

La plupart des petites entreprises transmettent tout d'un coup après la clôture. C'est le pire moment : vous ne savez plus à quoi correspondait le justificatif d'espèces de mars, le comptable pose des questions sur des opérations vieilles de dix mois, et une erreur de TVA a grossi pendant un an au lieu d'un mois.

Livrer par trimestre, ou donner un accès au comptable, répartit la charge et fait apparaître les erreurs tôt. L'effort est le même clic – quatre fois au lieu d'une.

Si vous travaillez entièrement sans comptable, l'export n'est pas votre sujet. Il s'agit alors du compte de résultat simplifié et des bons formulaires dans ELSTER – c'est expliqué dans Faire soi-même sa déclaration en tant qu'indépendant.

Pour tous les autres, l'étape suivante est ce court e-mail au cabinet : qui enregistre quoi, et quels sont les deux numéros ? Avec ces réponses et la checklist ci-dessus, la transmission se règle en une matinée.