Terminy przechowywania 2026: faktury, dowody i co wolno usunąć w 2027

W przypadku faktur, pokwitowań, wyciągów bankowych i innych dowodów księgowych (Buchungsbelege) niemiecka ustawa wymaga od 2025 roku przechowywania przez osiem lat, a już nie przez dziesięć. Dziesięć lat obowiązuje nadal dla ksiąg, ewidencji i sprawozdań finansowych (Jahresabschlüsse), sześć lat dla pism handlowych (Geschäftsbriefe). Terminy zaczynają biec dopiero z końcem roku, w którym dokument powstał. Dlatego od 1 stycznia 2027 roku można z reguły usunąć wszystkie dowody księgowe z 2018 roku i lat wcześniejszych, o ile nie są potrzebne do jeszcze otwartego ustalenia podatku (Steuerfestsetzung).

Spis treści

1. Jaki termin obowiązuje dla jakiego dokumentu?
2. Od kiedy liczy się termin?
3. Co można usunąć 1 stycznia 2027 roku?
4. 8 czy 10 lat: co zmieniło się w 2025 roku
5. Kiedy termin trwa dłużej?
6. Papier, PDF, e-faktura: w jakiej formie?
7. Co się dzieje, gdy brakuje dowodu?
8. Najczęstsze pytania

Jaki termin obowiązuje dla jakiego dokumentu?

Prawie wszystko, co mała firma ma w segregatorze lub na dysku, podlega jednemu z trzech terminów: ośmiu, dziesięciu lub sześciu lat. Ustawa dzieli dokumenty według ich rodzaju, a nie według tego, czy istnieją na papierze, czy jako plik (§ 147 ust. 1 i 3 niemieckiej ordynacji podatkowej, Abgabenordnung, w skrócie AO).

Dowodem księgowym jest wszystko, czym Państwo dokumentują księgowanie. Administracja skarbowa wymienia jako rodzaje dowodów między innymi faktury, noty kredytowe, pokwitowania gotówkowe, dowody zapłaty, umowy i firmowe wyciągi bankowe (GoBD, numer brzegowy 62). GoBD to zasady niemieckiego Federalnego Ministerstwa Finansów dotyczące prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, ewidencji i dokumentów w formie elektronicznej; numery brzegowe (Randziffern) to ponumerowane akapity tego pisma. Wyciągi z Państwa konta firmowego należą więc z reguły do grupy ośmioletniej.

Oferta lub inne pismo handlowe staje się dowodem księgowym, gdy tylko na jego podstawie dokonuje się księgowania (GoBD, numer brzegowy 63). Wtedy obowiązuje osiem zamiast sześciu lat. To samo dotyczy dokumentu WZ, który jest częścią faktury, ponieważ faktura odsyła do niego w zakresie jednej z obowiązkowych danych (§ 31 ust. 1 UStDV, niemieckie rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Kiedy tak się dzieje, pokazuje artykuł Jak wystawić dokument WZ.

W przypadku e-maili liczy się treść, a nie nośnik. E-mail, który jedynie dostarcza fakturę jako załącznik, administracja skarbowa traktuje jak kopertę: przechowywać należy załącznik, a nie wiadomość. Jeśli sama wiadomość pełni funkcję pisma handlowego lub dowodu księgowego, należy ją przechowywać (GoBD, numer brzegowy 121).

Kto wystawia faktury w programie, ma dużą część tych dokumentów już w formie cyfrowej. W programie do faktur office1.cloud wychodzące dokumenty i e-faktury są archiwizowane bez możliwości zmiany, a faktury zakupowe rejestrują Państwo w tym samym programie.

Od kiedy liczy się termin?

Termin nie zaczyna się z datą widniejącą na dowodzie, lecz z końcem roku kalendarzowego, w którym dowód powstał (§ 147 ust. 4 AO, dla faktur § 14b ust. 1 zdanie 3 UStG). Faktura z 15 marca 2026 roku liczy się więc od 31 grudnia 2026 roku. Osiem lat kończy się 31 grudnia 2034 roku, od 1 stycznia 2035 roku można ją usunąć.

Wynika z tego proste obliczenie: rok dokumentu + termin + 1 daje pierwszy rok, w którym można go usunąć. Dla dowodu z 2018 roku: 2018 + 8 + 1 = 2027.

W przypadku ksiąg i ewidencji liczy się rok ostatniego wpisu, w przypadku sprawozdania finansowego rok, w którym zostało sporządzone. Sprawozdanie finansowe za 2016 rok, które kancelaria podatkowa (Steuerkanzlei) sporządziła w 2017 roku, należy więc przechowywać do końca 2027 roku, a nie tylko do końca 2026 roku.

Co można usunąć 1 stycznia 2027 roku?

Od 1 stycznia 2027 roku można usunąć dowody księgowe z 2018 roku, księgi z 2016 roku i pisma handlowe z 2020 roku, za każdym razem wraz ze wszystkimi starszymi rocznikami. Dotyczy to sytuacji, w których nie są one potrzebne do jeszcze otwartego ustalenia podatku (zob. Kiedy termin trwa dłużej?):

Jeśli nie robili Państwo porządków w ostatnich dwóch latach: dowody księgowe z 2015 i 2016 roku można było usunąć już od 1 stycznia 2025 roku, dowody z 2017 roku i pisma handlowe z 2019 roku od 1 stycznia 2026 roku. Dlaczego od razu zwolniły się dwa roczniki, wyjaśnia część 8 czy 10 lat.

8 czy 10 lat: co zmieniło się w 2025 roku

Jeśli jakaś lista podaje dla faktur dziesięć lat, jest nieaktualna. Tak było do końca 2024 roku. Czwartą ustawą o odciążeniu biurokratycznym (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) niemiecki ustawodawca skrócił termin dla dowodów księgowych do ośmiu lat: w prawie podatkowym (§ 147 ust. 3 AO), w prawie handlowym (§ 257 ust. 4 HGB, niemiecki kodeks handlowy, Handelsgesetzbuch) i dla faktur w prawie o VAT (§ 14b ust. 1 UStG). Według uzasadnienia ustawy faktury są zawsze dowodami księgowymi.

Krótszy termin dotyczy także starszych dowodów. Decyduje to, czy ich dawny dziesięcioletni termin upłynął już 31 grudnia 2024 roku (art. 97 § 19a ust. 2 EGAO, ustawy wprowadzającej niemiecką ordynację podatkową, Einführungsgesetz zur Abgabenordnung; art. 95 EGHGB, ustawy wprowadzającej niemiecki kodeks handlowy, Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuche). Jeśli nie upłynął, obowiązuje nowy ośmioletni termin. Dla dowodów z 2015 i 2016 roku nowy termin tym samym od razu minął, dlatego 1 stycznia 2025 roku zwolniły się jednocześnie dwa roczniki.

Przy dziesięciu latach pozostały księgi, ewidencje, inwentarze i sprawozdania finansowe. Ponadto dla banków, zakładów ubezpieczeń i firm inwestycyjnych (Wertpapierinstitute) dla dowodów księgowych nadal obowiązuje dziesięć lat (§ 257 ust. 4 zdanie 2 HGB, art. 97 § 19a ust. 3 EGAO).

Kiedy termin trwa dłużej?

Nawet po ośmiu latach termin dla dowodu nie upływa, dopóki ma on znaczenie dla podatku, którego termin ustalenia (Festsetzungsfrist) jeszcze nie upłynął (§ 147 ust. 3 zdanie 5 AO). Termin ustalenia to czas, w którym urząd skarbowy (Finanzamt) może wydać lub zmienić decyzję podatkową (Steuerbescheid). Wynosi on z reguły cztery lata (§ 169 ust. 2 AO). Jeśli trzeba złożyć zeznanie podatkowe, zaczyna biec z upływem roku, w którym złożyli Państwo zeznanie, najpóźniej z upływem trzeciego roku po roku podatkowym (§ 170 ust. 2 pkt 1 AO).

Typowe przypadki, w których termin ustalenia trwa dłużej:

• Odwołanie (Einspruch) lub skarga na decyzję podatkową. Termin ustalenia nie upływa, dopóki odwołanie lub skarga nie zostaną rozstrzygnięte w sposób ostateczny (§ 171 ust. 3a AO).
• Kontrola podatkowa (Betriebsprüfung). Jeśli rozpoczęła się kontrola zewnętrzna (Außenprüfung), termin dla kontrolowanych podatków nie upływa, dopóki decyzje wydane po kontroli nie staną się ostateczne (§ 171 ust. 4 AO).
• Dowody, które oddziałują na późniejsze lata. Może to być na przykład faktura zakupu samochodu firmowego, który Państwo jeszcze amortyzują. Czy dowód liczy się jeszcze dla otwartego roku, w razie wątpliwości wyjaśni Państwa kancelaria podatkowa.

Przed większymi porządkami pomaga więc krótkie pytanie do kancelarii podatkowej, czy dla danego rocznika toczy się jeszcze jakieś postępowanie.

Papier, PDF, e-faktura: w jakiej formie?

Papierowe dowody mogą Państwo zeskanować lub sfotografować, a papier potem z reguły zniszczyć. Dowody otrzymane elektronicznie pozostają w formacie, w jakim przyszły.

Zeskanować papier i wyrzucić. Ustawa pozwala przechowywać dokumenty jako obraz lub plik, jeśli odwzorowanie jest wizualnie zgodne z oryginałem oraz przez cały okres przechowywania dostępne, czytelne i możliwe do analizy maszynowej (§ 147 ust. 2 AO). Według administracji skarbowej dopuszczalny jest do tego także smartfon, jeśli spełnione są pozostałe wymogi (GoBD, numer brzegowy 130). Potem papier można wyrzucić, o ile żaden przepis nie wymaga oryginału (numer brzegowy 140). Administracja skarbowa wymaga, aby procedura była udokumentowana: kto rejestruje dokumenty, kiedy oraz jak sprawdza się czytelność i kompletność (numer brzegowy 136). Jak szczegółowo, zależy według GoBD od wielkości i struktury firmy.

Wyjątek: sprawozdań finansowych i bilansu otwarcia nie można zastąpić skanem, pozostają w oryginale (§ 147 ust. 2 AO). Ponadto administracja skarbowa pozostawia Państwu decyzję, czy dodatkowo zachować w oryginale dokumenty, których moc dowodowa przepadłaby w postaci skanu (numer brzegowy 140).

Faktury PDF i wyciągi bankowe jako plik pozostają w formacie, w jakim zostały otrzymane (GoBD, numer brzegowy 131). Wydruk nie zastępuje więc pliku.

E-faktury (XRechnung, ZUGFeRD). Decydująca jest część ustrukturyzowana, czyli plik XML. Wystarczy ją przechowywać. Czytelna część PDF faktury ZUGFeRD jest potrzebna tylko wtedy, gdy zawiera dodatkowe dane istotne podatkowo, na przykład adnotacje księgowe (GoBD, numery brzegowe 119 i 131 w brzmieniu z 14 lipca 2025 roku). Plik XML nie może zostać utracony przez konwersję do innego formatu (numer brzegowy 125). Różnicę między tymi dwoma formatami wyjaśnia artykuł XRechnung czy ZUGFeRD.

Autentyczne, niezmienione, czytelne. W przypadku faktur ustawa wymaga, aby pochodzenie, treść i czytelność były zabezpieczone przez cały okres przechowywania (§ 14b ust. 1 zdanie 2 w związku z § 14 ust. 3 UStG). Skrzynka e-mail, z której w każdej chwili można coś usunąć, nie jest do tego dobrym miejscem. A ponieważ dokumenty muszą być dostępne przez cały okres przechowywania (§ 147 ust. 2 pkt 2 AO), warto mieć drugą kopię w innym miejscu: w przeciwnym razie uszkodzony komputer zabierze ze sobą osiem lat dowodów. Jak może wyglądać archiwum faktur zakupowych, pokazuje artykuł Zarządzanie fakturami zakupowymi.

Wypowiedzenie lub zmiana programu. Obowiązek przechowywania faktur spoczywa na samym przedsiębiorcy (§ 14b ust. 1 UStG), a nie na dostawcy programu. Kto wypowiada umowę na program, zabiera więc swoje dane ze sobą i sam przechowuje je do końca terminu. W Easy Invoice wszystko pozostaje zarchiwizowane, dopóki są Państwo klientem. Po wypowiedzeniu otrzymują Państwo swoje dane; po upływie określonego terminu platforma je usuwa i od tej chwili to Państwo odpowiadają za dalsze przechowywanie.

Miejsce przechowywania. Księgi i ewidencje należy co do zasady prowadzić i przechowywać w kraju, czyli w Niemczech (§ 146 ust. 2 AO). W formie elektronicznej mogą znajdować się także w innym państwie UE, jeśli urząd skarbowy ma pełny dostęp do danych (§ 146 ust. 2a AO, dla faktur § 14b ust. 2 UStG). Na miejsce przechowywania poza UE potrzebna jest zgoda urzędu skarbowego (§ 146 ust. 2b AO).

Co się dzieje, gdy brakuje dowodu?

Jeśli firma nie może przedstawić ksiąg lub ewidencji albo wystarczająco wyjaśnić swoich danych, urząd skarbowy dokonuje szacowania (Schätzung) (§ 162 ust. 2 AO). Przy pojedynczym brakującym dowodzie w grę wchodzą dwie rzeczy: wydatek i podatek naliczony (Vorsteuer).

• Wydatek można udokumentować dowodem zastępczym (Eigenbeleg), jeśli brak dowodu zewnętrznego (GoBD, numer brzegowy 61). Jak to zrobić, opisuje artykuł Dowód zastępczy w Niemczech.
• Odliczenie podatku naliczonego wymaga według ustawy, aby posiadali Państwo prawidłową fakturę (§ 15 ust. 1 zdanie 1 pkt 1 zdanie 2 UStG). Dowód zastępczy nie jest taką fakturą. Czy utraconą fakturę można udowodnić w inny sposób, omawia również artykuł o dowodzie zastępczym.

Najczęstsze pytania

Jak długo trzeba przechowywać wyciągi bankowe?

Firmowe wyciągi bankowe należą z reguły do dowodów księgowych (GoBD, numer brzegowy 62): osiem lat od końca roku, w którym zostały sporządzone. Jeśli otrzymują je Państwo jako PDF, zachowuje się je jako PDF (numer brzegowy 131). Ten artykuł dotyczy dokumentów firmy, a nie kont prywatnych.

Czy dotyczy to także małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer) i Kleingewerbe?

Tak. Według administracji skarbowej także ten, kto ustala zysk rachunkiem nadwyżki przychodów nad kosztami, przechowuje ewidencje i dokumenty zgodnie z § 147 ust. 1 AO (GoBD, numer brzegowy 115). Obowiązek dotyczący faktur z § 14b UStG obejmuje każdego przedsiębiorcę; zwolnienie dla małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung) z § 19 UStG go nie wyłącza. Na co mali przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę przy e-fakturze, pokazuje artykuł E-faktura a mały przedsiębiorca.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację płacową?

Konto płacowe (Lohnkonto) każdego pracownika należy przechowywać do końca szóstego roku po ostatniej wpisanej wypłacie wynagrodzenia (§ 41 ust. 1 zdanie 9 EStG, niemiecka ustawa o podatku dochodowym, Einkommensteuergesetz). Rozliczenia płac i wynagrodzeń (Lohn- und Gehaltsabrechnungen) administracja skarbowa wymienia jako rodzaj dowodu (GoBD, numer brzegowy 62); jako dowody księgowe podlegają one z reguły terminowi ośmiu lat. Jeśli zlecają Państwo płace biuru płacowemu (Lohnbüro), najlepiej uzgodnić sposób archiwizacji właśnie z nim.

Czy dotyczy to także faktur prywatnych?

Terminy w tym artykule dotyczą dokumentów firmy. Dla osób prywatnych istnieje szczególna zasada, którą powinni znać także rzemieślnicy: kto jako osoba prywatna otrzymuje fakturę za dostawę z wykonaniem prac (Werklieferung) lub usługę związaną z nieruchomością, przechowuje fakturę, dowód zapłaty lub inny dokument o mocy dowodowej przez dwa lata (§ 14b ust. 1 zdanie 5 UStG). Jeśli wystawiają Państwo takie faktury klientom prywatnym, na fakturze należy umieścić informację o tym obowiązku (§ 14 ust. 4 zdanie 1 pkt 9 UStG).

Czy po upływie terminu trzeba usunąć dokumenty?

Jeśli dokumenty zawierają dane osób, na przykład nazwiska i adresy klientów, w grę wchodzi ochrona danych. Dane osobowe należy usunąć, gdy nie są już niezbędne do swojego celu (art. 17 ust. 1 lit. a RODO, unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, po niemiecku DSGVO). Dopóki istnieje ustawowy obowiązek przechowywania, to prawo do usunięcia nie ma zastosowania (art. 17 ust. 3 lit. b RODO). Po upływie terminu ta przyczyna z reguły odpada. Jak wdrożyć to w firmie, w razie wątpliwości wyjaśni Państwa doradca ds. ochrony danych.

Proszę wypróbować Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Źródła

• § 147 AO, przepisy porządkowe dotyczące przechowywania dokumentów (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, po niemiecku)
• § 146 AO, przepisy porządkowe dotyczące prowadzenia ksiąg i ewidencji (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, po niemiecku)
• § 162 AO, szacowanie podstaw opodatkowania (Schätzung von Besteuerungsgrundlagen, po niemiecku)
• § 169 AO, termin ustalenia podatku (Festsetzungsfrist, po niemiecku)
• § 170 AO, początek biegu terminu ustalenia podatku (Beginn der Festsetzungsfrist, po niemiecku)
• § 171 AO, wstrzymanie upływu terminu (Ablaufhemmung, po niemiecku)
• Art. 97 § 19a EGAO, terminy przechowywania (Aufbewahrungsfristen, po niemiecku)
• § 257 HGB, przechowywanie dokumentów, terminy przechowywania (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen, po niemiecku)
• Art. 95 EGHGB, przepis przejściowy dotyczący terminu przechowywania (Übergangsvorschrift zur Aufbewahrungsfrist, po niemiecku)
• § 14 UStG, wystawianie faktur (Ausstellung von Rechnungen, po niemiecku)
• § 14b UStG, przechowywanie faktur (Aufbewahrung von Rechnungen, po niemiecku)
• § 15 UStG, odliczenie podatku naliczonego (Vorsteuerabzug, po niemiecku)
• § 19 UStG, zwolnienie z podatku dla małych przedsiębiorców (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer, po niemiecku)
• § 31 UStDV, dane na fakturze (Angaben in der Rechnung, po niemiecku)
• § 41 EStG, obowiązki ewidencyjne przy poborze podatku od wynagrodzeń (Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug, po niemiecku)
• Federalne Ministerstwo Finansów: zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, ewidencji i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD), pismo z 28 listopada 2019 roku, BStBl I S. 1269, numery brzegowe 61 do 63, 115, 121, 130, 136, 140 (po niemiecku)
• Federalne Ministerstwo Finansów: GoBD, 2. zmiana (GoBD, 2. Änderung), pismo z 14 lipca 2025 roku, numery brzegowe 119, 125, 131 (po niemiecku)
• Niemiecki Bundestag, druk 20/11306: projekt Czwartej ustawy o odciążeniu biurokratycznym, uzasadnienie (Entwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, Begründung, po niemiecku)
• Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (UE) 2016/679, RODO, artykuł 17 (Datenschutz-Grundverordnung, po niemiecku)
• Händlerbund: FAQ – obowiązek przechowywania (FAQ Pflicht zur Aufbewahrung), stan na 11 lutego 2026 roku (po niemiecku)