Сроки хранения 2026: счета, документы и что можно уничтожить в 2027

Для счетов, квитанций, банковских выписок и других учётных документов (Buchungsbelege) закон с 2025 года требует хранения в течение восьми лет, а не десяти, как раньше. Десять лет по-прежнему действуют для книг, записей и годовой отчётности, шесть лет — для деловых писем. Сроки начинаются только в конце года, в котором документ возник. Поэтому с 1 января 2027 года, как правило, можно уничтожить все учётные документы за 2018 год и более ранние годы, если они не нужны для ещё не завершённого начисления налога (Steuerfestsetzung).

Содержание

1. Какой срок действует для какого документа?
2. С какого момента отсчитывается срок?
3. Что можно уничтожить 1 января 2027 года?
4. 8 или 10 лет: что изменилось в 2025 году
5. Когда срок длится дольше?
6. Бумага, PDF, электронный счёт: в какой форме хранить?
7. Что будет, если документа нет?
8. Частые вопросы

Какой срок действует для какого документа?

Почти всё, что есть у небольшого предприятия в папках или на жёстком диске, подпадает под один из трёх сроков: восемь, десять или шесть лет. Закон распределяет документы по их виду, а не по тому, хранятся они на бумаге или в виде файла (§ 147 абз. 1 и 3 Налогового кодекса Германии, Abgabenordnung, сокращённо AO).

Учётный документ — это всё, чем вы подтверждаете проводку. Налоговая администрация (Finanzverwaltung) называет в качестве видов документов, среди прочего, счета, кредит-ноты, кассовые квитанции, платёжные документы, договоры и банковские выписки по счёту предприятия (GoBD, пункт 62). GoBD — это указания Федерального министерства финансов о надлежащем ведении и хранении книг, записей и документов в электронной форме; ссылки вида «пункт 62» относятся к их пронумерованным пунктам (Randziffern). Поэтому выписки по расчётному счёту вашего предприятия, как правило, относятся к группе с восьмилетним сроком.

Коммерческое предложение (Angebot) или другое деловое письмо становится учётным документом, как только на его основании делается проводка (GoBD, пункт 63). Тогда действует срок восемь лет вместо шести. То же относится к накладной, которая является частью счёта, потому что счёт ссылается на неё для одного из обязательных реквизитов (§ 31 абз. 1 Постановления о применении Закона об НДС, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, UStDV). Когда это происходит, показывает статья Как оформить накладную.

У электронных писем значение имеет содержание, а не носитель. Письмо, которое только доставляет счёт во вложении, налоговая администрация рассматривает как конверт: хранить нужно вложение, а не само письмо. Если само письмо выполняет функцию делового письма или учётного документа, его нужно хранить (GoBD, пункт 121).

Если вы выставляете счета в программе, значительная часть этих документов у вас уже есть в цифровом виде. В программе для выставления счетов office1.cloud исходящие документы и электронные счета архивируются без возможности изменения, а входящие счета вы вносите в той же программе.

С какого момента отсчитывается срок?

Срок начинается не с даты на документе, а с окончания календарного года, в котором документ возник (§ 147 абз. 4 AO, для счетов § 14b абз. 1 предл. 3 UStG). Таким образом, счёт от 15 марта 2026 года отсчитывается с 31 декабря 2026 года. Восемь лет заканчиваются 31 декабря 2034 года, с 1 января 2035 года его можно уничтожить.

Отсюда получается простой расчёт: год документа + срок + 1 даёт первый год, в котором его можно уничтожить. Для документа 2018 года: 2018 + 8 + 1 = 2027.

Для книг и записей учитывается год последней записи, для годовой отчётности — год, в котором она была составлена. Поэтому годовую отчётность за 2016 год, которую налоговый консультант (Steuerkanzlei) составил в 2017 году, нужно хранить до конца 2027 года, а не только до конца 2026 года.

Что можно уничтожить 1 января 2027 года?

С 1 января 2027 года можно уничтожить учётные документы 2018 года, книги 2016 года и деловые письма 2020 года — в каждом случае вместе со всеми более ранними годами. Это действует, пока они не нужны для ещё не завершённого начисления налога (см. Когда срок длится дольше?):

Если вы не разбирали документы последние два года: учётные документы 2015 и 2016 годов можно было уничтожить уже с 1 января 2025 года, документы 2017 года и деловые письма 2019 года — с 1 января 2026 года. Почему освободились сразу два года, объясняет раздел 8 или 10 лет.

8 или 10 лет: что изменилось в 2025 году

Если в каком-либо списке для счетов указаны десять лет, он устарел. Так было до конца 2024 года. Четвёртым законом о снижении бюрократической нагрузки (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) законодатель сократил срок для учётных документов до восьми лет: в налоговом праве (§ 147 абз. 3 AO), в торговом праве (§ 257 абз. 4 Торгового кодекса Германии, Handelsgesetzbuch, HGB) и для счетов в праве НДС (§ 14b абз. 1 UStG). Согласно обоснованию законопроекта (Gesetzesbegründung), счета всегда являются учётными документами.

Более короткий срок действует и для старых документов. Решающее значение имеет, истёк ли их прежний десятилетний срок уже к 31 декабря 2024 года (ст. 97 § 19a абз. 2 Вводного закона к Налоговому кодексу, EGAO; ст. 95 Вводного закона к Торговому кодексу, EGHGB). Если нет, действует новый восьмилетний срок. Для документов 2015 и 2016 годов он тем самым сразу истёк, поэтому 1 января 2025 года освободились сразу два года.

Десятилетний срок сохранился для книг, записей, инвентарных описей и годовой отчётности. Кроме того, для банков, страховых компаний и инвестиционных фирм (Wertpapierinstitute) для учётных документов по-прежнему действуют десять лет (§ 257 абз. 4 предл. 2 HGB, ст. 97 § 19a абз. 3 EGAO).

Когда срок длится дольше?

Даже по истечении восьми лет срок хранения документа не истекает, пока документ имеет значение для налога, срок начисления которого (Festsetzungsfrist) ещё не истёк (§ 147 абз. 3 предл. 5 AO). Срок начисления — это время, в течение которого налоговая инспекция (Finanzamt) может вынести или изменить налоговое уведомление (Steuerbescheid). Как правило, он составляет четыре года (§ 169 абз. 2 AO). Если нужно подавать налоговую декларацию, он начинается по окончании года, в котором вы подали декларацию, но не позднее окончания третьего года после налогового года (§ 170 абз. 2 п. 1 AO).

Типичные случаи, в которых срок начисления длится дольше:

• Возражение (Einspruch) или иск против налогового уведомления. Срок начисления не заканчивается, пока по возражению или иску не принято окончательное решение, которое больше нельзя обжаловать (§ 171 абз. 3a AO).
• Налоговая проверка (Betriebsprüfung). Если началась выездная проверка (Außenprüfung), срок для проверяемых налогов не истекает, пока налоговые уведомления по итогам проверки не станут окончательными (§ 171 абз. 4 AO).
• Документы, которые влияют на последующие годы. Например, это может быть счёт за покупку служебного автомобиля, который вы ещё амортизируете. Имеет ли документ ещё значение для незакрытого года, в случае сомнений выяснит ваш налоговый консультант.

Поэтому перед крупной разборкой документов полезно коротко спросить налогового консультанта, не ведётся ли ещё по какому-либо году производство.

Бумага, PDF, электронный счёт: в какой форме хранить?

Бумажные документы можно сканировать или фотографировать, а бумагу после этого, как правило, уничтожать. Документы, полученные в электронном виде, хранятся в том формате, в котором они поступили.

Отсканировать бумагу и уничтожить. Закон разрешает хранить документы в виде изображения или файла, если копия по изображению совпадает с оригиналом и в течение всего срока доступна, читаема и пригодна для машинной обработки (§ 147 абз. 2 AO). По мнению налоговой администрации, для этого допустим и смартфон, если соблюдены остальные требования (GoBD, пункт 130). После этого бумагу можно уничтожить, если никакая норма не требует оригинала (пункт 140). Налоговая администрация требует, чтобы процедура была задокументирована: кто оцифровывает документы, когда и как проверяются читаемость и полнота (пункт 136). Насколько подробно, согласно GoBD, зависит от размера и структуры предприятия.

Исключение: годовую отчётность и вступительный баланс нельзя сканировать с заменой оригинала, они остаются в оригинале (§ 147 абз. 2 AO). Кроме того, налоговая администрация оставляет на ваше усмотрение решение дополнительно хранить в оригинале документы, доказательная сила которых в виде скана была бы утрачена (пункт 140).

Счета в PDF и банковские выписки в виде файла хранятся в том формате, в котором они были получены (GoBD, пункт 131). Поэтому распечатка не заменяет файл.

Электронные счета (XRechnung, ZUGFeRD). Решающее значение имеет структурированная часть, то есть файл XML. Достаточно хранить её. Читаемая PDF-часть счёта ZUGFeRD нужна только тогда, когда она содержит дополнительные важные для налогообложения сведения, например отметки о проводке (Buchungsvermerke) (GoBD, пункты 119 и 131 в редакции от 14 июля 2025 года). Файл XML не должен быть утрачен при преобразовании в другой формат (пункт 125). Разницу между двумя форматами объясняет статья XRechnung или ZUGFeRD.

Подлинно, без изменений, читаемо. Для счетов закон требует, чтобы происхождение, содержание и читаемость были обеспечены в течение всего срока (§ 14b абз. 1 предл. 2 в сочетании с § 14 абз. 3 UStG). Почтовый ящик электронной почты, в котором в любой момент можно что-то удалить, для этого плохо подходит. А поскольку документы должны быть доступны в течение всего срока (§ 147 абз. 2 п. 2 AO), стоит держать вторую копию в другом месте: иначе сломанный компьютер унесёт с собой документы за восемь лет. Как может выглядеть архив входящих счетов, показывает статья Управление входящими счетами.

Отказ от программы или переход на другую. Обязанность хранить счета лежит на самом предпринимателе (§ 14b абз. 1 UStG), а не на поставщике программы. Поэтому тот, кто отказывается от программы, забирает свои данные с собой и сам хранит их до конца срока. В Easy Invoice всё остаётся в архиве, пока вы являетесь клиентом. После расторжения договора вы получаете свои данные; по истечении определённого срока платформа удаляет их, и с этого момента за дальнейшее хранение отвечаете вы сами.

Место хранения. Книги и записи в принципе следует вести и хранить в Германии (im Inland) (§ 146 абз. 2 AO). В электронном виде они могут находиться и в другом государстве ЕС, если у налоговой инспекции есть полный доступ к данным (§ 146 абз. 2a AO, для счетов § 14b абз. 2 UStG). Для места хранения за пределами ЕС нужно разрешение налоговой инспекции (§ 146 абз. 2b AO).

Что будет, если документа нет?

Если предприятие не может предъявить книги или записи или недостаточно объясняет свои данные, налоговая инспекция определяет налоговую базу путём оценки (Schätzung) (§ 162 абз. 2 AO). Если не хватает одного документа, на кону две вещи: расход и входной НДС.

• Расход можно подтвердить собственным документом (Eigenbeleg), если стороннего документа нет (GoBD, пункт 61). Как это сделать, описано в статье Собственный документ (Eigenbeleg).
• Входной НДС (Vorsteuer) по закону предполагает, что у вас есть надлежащий счёт (§ 15 абз. 1 предл. 1 п. 1 предл. 2 UStG). Собственный документ таким счётом не является. Можно ли подтвердить утерянный счёт другим способом, также рассматривает статья о собственном документе.

Частые вопросы

Сколько хранить банковские выписки?

Банковские выписки по счёту предприятия, как правило, относятся к учётным документам (GoBD, пункт 62): восемь лет с конца года, в котором они были созданы. Если вы получаете их в формате PDF, они так и хранятся в формате PDF (пункт 131). Эта статья рассматривает документы предприятия, а не частные счета.

Касается ли это малых предпринимателей (Kleinunternehmer) и мелкого промысла (Kleingewerbe)?

Да. По мнению налоговой администрации, и тот, кто определяет прибыль расчётом превышения доходов над расходами, хранит записи и документы по § 147 абз. 1 AO (GoBD, пункт 115). Обязанность хранить счета по § 14b UStG действует для каждого предпринимателя; режим малого предпринимателя (Kleinunternehmerregelung) по § 19 UStG от неё не освобождает. На что малым предпринимателям обращать внимание при электронных счетах, показывает статья Электронный счёт для малого бизнеса.

Сколько нужно хранить документы по зарплате?

Лицевой счёт по заработной плате (Lohnkonto) каждого работника нужно хранить до конца шестого года после последней внесённой выплаты зарплаты (§ 41 абз. 1 предл. 9 Закона о подоходном налоге, Einkommensteuergesetz, EStG). Расчёты заработной платы и оклада (Lohn- und Gehaltsabrechnungen) налоговая администрация называет видом документа (GoBD, пункт 62); как для учётного документа для них, как правило, действуют восемь лет. Если вы поручили расчёт зарплаты бюро по расчёту зарплаты (Lohnbüro), порядок хранения лучше согласовать с ним.

Касается ли это частных счетов?

Сроки в этой статье касаются документов предприятия. Для частных лиц есть особое правило, которое стоит знать и ремесленникам: если частное лицо получает счёт за поставку с выполнением работ (Werklieferung) или за услугу, связанную с земельным участком, оно хранит счёт, платёжный документ или другой доказательный документ два года (§ 14b абз. 1 предл. 5 UStG). Если вы выставляете такие счета частным клиентам, в счёт следует включить указание на эту обязанность (§ 14 абз. 4 предл. 1 п. 9 UStG).

Нужно ли удалять документы после истечения срока?

Если в документах есть данные людей, например имена и адреса клиентов, свою роль играет защита данных. Персональные данные подлежат удалению, если они больше не нужны для своей цели (ст. 17 абз. 1 подп. a Общего регламента ЕС по защите данных, GDPR, нем. DSGVO). Пока действует законная обязанность хранения, это право на удаление не применяется (ст. 17 абз. 3 подп. b GDPR). По истечении срока это основание, как правило, отпадает. Как реализовать это на вашем предприятии, в случае сомнений выяснит ваш консультант по защите данных.

Попробуйте Easy Invoice бесплатно 10 дней — без платёжных данных, пробный период заканчивается сам.

Источники

• § 147 AO, правила хранения документов (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
• § 146 AO, правила ведения бухгалтерского учёта и записей (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen)
• § 162 AO, оценка налоговой базы (Schätzung von Besteuerungsgrundlagen)
• § 169 AO, срок начисления налога (Festsetzungsfrist)
• § 170 AO, начало срока начисления налога (Beginn der Festsetzungsfrist)
• § 171 AO, приостановление истечения срока (Ablaufhemmung)
• Ст. 97 § 19a EGAO, сроки хранения (Aufbewahrungsfristen)
• § 257 HGB, хранение документов, сроки хранения (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen)
• Ст. 95 EGHGB, переходное положение о сроке хранения (Übergangsvorschrift zur Aufbewahrungsfrist)
• § 14 UStG, выставление счетов (Ausstellung von Rechnungen)
• § 14b UStG, хранение счетов (Aufbewahrung von Rechnungen)
• § 15 UStG, вычет входного НДС (Vorsteuerabzug)
• § 19 UStG, освобождение от налога для малых предпринимателей (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer)
• § 31 UStDV, сведения в счёте (Angaben in der Rechnung)
• § 41 EStG, обязанность ведения записей при удержании налога на заработную плату (Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug)
• Федеральное министерство финансов: принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD), письмо от 28 ноября 2019 года, BStBl I S. 1269, пункты с 61 по 63, 115, 121, 130, 136, 140
• Федеральное министерство финансов: GoBD, второе изменение, письмо от 14 июля 2025 года, пункты 119, 125, 131 (GoBD, 2. Änderung, Schreiben vom 14. Juli 2025)
• Бундестаг Германии, печатный документ 20/11306: проект Четвёртого закона о снижении бюрократической нагрузки, обоснование (Deutscher Bundestag, Drucksache 20/11306: Entwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, Begründung)
• Общий регламент по защите данных (ЕС) 2016/679, статья 17 (Datenschutz-Grundverordnung, Artikel 17)
• Händlerbund: частые вопросы об обязанности хранения (FAQ Pflicht zur Aufbewahrung), по состоянию на 11 февраля 2026 года